Блог

Автоматизация HR и Digital HR. Core HR, что автоматизировать и критерии выбора систем

Только представьте, какое количество людей в мире работает на разных должностях. Далеко не все из них работают комфортно и эффективно. Один из ключей, чтобы организовать работу людей эффективно – это автоматизация. 

Зачем нужна автоматизация?

1.     Снижается вовлеченность сотрудников (по результатам исследований Gallup только 15% вовлечены: Gallup).
2.     Много времени тратится на процессы, которые не автоматизированны.
3.     Компании проигрывают на рынке труда IT-компаниям в привлекательности.
4.     Лояльность сотрудников снижена (средний eNPS на уровне 0).
5.     Процесс адаптации новых сотрудников и передачи знаний не оцифрован.
6.     Доступ к лучшим HR-практикам ограничен.
7.     Внедрение новых процессов занимает много времени.
8.     Сотрудники не хотят пользоваться корпоративными системами.
HR-автоматизация нужна компаниям, которые заинтересованы в эффективном управлении персоналом.
А мы знаем, вовлеченность – это прямой фактор к повышению эффективности и продуктивности работы сотрудников.


Основные HR-тренды на 2020 от компании Deloitte:

•       будущий формат работы: интеграция AI в работу,
•       новый подход к компенсациям,
•       фокус на благосостояние сотрудников,
•       чувство принадлежности сотрудника к работе,
•       управление персоналом из нескольких поколений (X, Y, Z),
•       переформатирование навыков персонала,
•       глобальные таланты,
•       создание и сохранение знаний в организации,
•       управление меняющимися стратегиями персонала,
•       развивающаяся роль HR.

Что должно быть в современном стеке любого HR-специалиста?
Я бы выделил 2 направления автоматизации:
1.     Core HR (информация об оргструктуре, сотрудниках, должностях, отпусках, больничных и прочее).
2.     Talent Acquisition – автоматизация рекрутинга.

Пример моего личного опыта автоматизации систем:
•       BambooHR – CoreHR, Onboarding, Offboarding, Analytics
•       15Five – OKR, 1:1, HighFive
•       Lever (ранее BreezyHR) – рекрутинг
•       Zoom, Calendly – вспомогательные инструменты для организации встреч
•       Workplace – трансляция событий
•       Slack – информирование, переписка
•       Confluence – LMS и база знаний
•       Elin – чат-бот с которым мы экспериментировали
•       Trello – командная работа HR

Эволюция систем от возможности хранения информация и формирования отчетов до чат-ботов и искусственного интеллекта:


И функции данных систем также эволюционировали:

•       Хранение данных – кадры, например, в 1С.
•       Автоматизация операции – заявка на отпуск, например, BambooHR или Hurma.
•       Автоматизация процессов – Onboarding, например, Workable.
•       Автоматизация результата – решение задачи под ключ, например, 15Five.
•       Электронный HR - коучинг, подсказки, автопилот и навигация, предсказание будущего.
Разработчики постоянно усовершенствуют HR-системы и предлагают много различных функций.

Теперь рассмотри эволюцию профессии HR-менеджера


Сегодня HR необходимо возглавить автоматизацию!
Чем будет заниматься HR:

•       архитектура HR-процессов и связь с бизнесом в системах автоматизации,
•       переговоры и убеждение кандидатов,
•       общение с людьми (human touch),
•       решение конфликтов,
•       демонстрация поведения (role model),
•       вдохновение.

Варианты автоматизации процессов: провайдеры и решения

🇺🇦 CleverStaff, Persia, Hurma, PeoplePartner.Ai
🇷🇺 Potok, FriendWork, Amazing Hiring
🌐 BambooHR, ZOHO People, 15Five, Lever, GreenHouse, Fuel50

Эволюция развития чат-ботов:


Многие ожидают, что искусственный интеллект изменит процесс взаимодействия сотрудника и компании, в том числе и HR. 

Примеры развития искусственного интеллекта в других системах:

•       Gmail + авиабилеты = когда выехать в аэропорт,
•       автоответы в Linkedin, Gmail,
•       Siri может добавить событие в календарь,
•       автопилот Tesla – ваш личный водитель,
•       Netflix умеет предлагать вам фильм на основе ваших интересов,
•       банки могут блокировать подозрительные транзакции,
•       Facebook показывает посты и рекламу, основываясь наших предпочтениях.

Я считаю, что искусственный интеллект может быть полезен HR, например:

•       вовремя отследить выгорание сотрудников,
•       предсказывать риски увольнения,
•       находить задачи, которые сотрудник выполняет не эффективно,
•       давать информацию и обучающий контент, когда сотруднику это необходимо,
•       улучшать взаимодействие команд,
•       давать подсказки руководителю, когда ему необходимо похвалить сотрудника.

Как обосновать бизнесу необходимость инвестировать в автоматизацию HR?

1 вариант 

ROI
При среднем окладе сотрудника 500$ в месяц и внедрении базового пакета эффект от автоматизации рутинных процессов позволит сэкономить сотруднику не менее 5% времени ли 25$ в месяц.
ROI бота составляет:
25$ / 1$ х 100 = 2500%

2 вариант


Дополнительные бизнес-эффекты автоматизации:

•       снижение текучести персонала в 1,2 раза,
•       ускорение адаптации на 1 месяц,
•       увеличение привлекательность компании для Y и Z поколений,
•       больше аргументов для принятия решения у руководителя,
•       10% времени сотрудника освобождается за счет автоматизации,
•       в 2 раза снижаются затраты рабочего времени на обучение сотрудника,
•       на каждые 300 сотрудников требуется на одного HR-специалиста меньше.

Шаги внедрения автоматизации:

1.     Фокус на UX.
2.     Создать пилотную группу.
3.     Вовлечь Power Users.
4.     Продумать, в чем преимущество для сотрудников (баллы, бонусы).
5.     Начинать с наиболее важных для людей функций.
6.     Применить модель, например, Unfreeze (срочность, важность) ➡️ Change (презентации, обучение) ➡️ Freeze (культура, привычки).

Как выбрать систему автоматизации? Когда я выбирал систему, то составил набор ожидаемых функций:
1.     Что я хочу автоматизировать в компании?
2.     А что вообще можно автоматизировать? Проанализировал функции существующих в мире систем.

В итоге я создал свой список функций идеальной системы. Вот что у меня получилось:

Встроенная ATS
1.     Публикация вакансий на отдельной страницы.
2.     Сбор откликов с разных сайтов .
3.     Статус по кандидатам.
4.     Автоматическая отправка писем.
5.     Доступ для менеджера.
6.     Связь с Linkedin (возможность подать отклик профилем на Linkedin).

Performance management: 
1.     Каскадирование целей 
2.     Все цели всех сотрудников видны всем.
3.     Оценка 360 по заданным компетенциям.
4.     9 box matrix (potential/performance).
5.     Возможность проводить checkin по целям на регулярной основе (отмечать прогресс движения к цели, писать комментарии к целям вовремя 1:1.
6.     Автоматизация onboarding и адаптации - рассылка писем, чек-лист. 
7.     Employee self-services - отпуска, дистанционные дни работы, отгулы.
8.     Расчет Payroll - учет ЗП, отслеживание даты выхода (proration), история пересмотров ЗП, вилки ЗП или comparatio к рыночной ЗП.
9.     Merit increase / performance based pay - возможность планировать пересмотр ЗП по компании, расчет бонусов, работа с бюджетами.
10.  Управление развитием сотрудников - возможность записывать skills & competencies, уровень их развития, возможность указывать level сотрудника (junior, middle, senior).
11.  Succession planning - возможность назначать саксесоров для сотрудников, возможность сотруднику планировать карьерный рост.
12.  Exit management - отправка анкеты, чек-листы.
13.  Оргструктура компании с возможностью отображения матричной структуры (когда есть 2 руководителя).
14.  Отчетность.
15.  Модуль по управлению вовлеченностью - регулярные опросники, отчеты по командам, доступ к отчетам для менеджеров.
16.  Желательно - peer2peer recognition.
17.  Поддержка Slack будет плюсом.

UX

Цена

Далее я искал провайдеров решений, например:
https://www.g2.com
https://www.capterra.com
https://www.quora.com
https://joshbersin.com/category/human-resources/hrms/
https://hurma.work/ru/blog/sravnenie-populyarnyh-hr-sistem/
https://www.facebook.com/groups/SkyRocketHR

Какие провайдеры существуют?



Если вы готовы к автоматизации, я бы вам рекомендовал рассмотреть следующие варианты систем:


Узнать как автоматизировать HR и научиться это делать легко можно на курсе Автоматизация и Digital HR