Как заниматься описанием и построением процессов?

Описание и построение процессов

Зачем описывать процессы и что это такое?

Чтобы эффективно управлять процессами –

их необходимо описать и построить. 

Мне часто задают вопросы по описанию процессов:
·       Кто должен это делать – HR или бизнес?
·       В чем польза описания процессов?
·       Из чего состоит описание?
·       Какие процессы описывать в первую очередь?
Вот об этом и расскажу.
Начну с основных понятий:
·       BPM (Business Process Management, Управление Бизнес Процессами)
·       BPMN (Business Process Management Notation, Описание Управления Бизнес Процессами)

Кто это должен описывать процессы HR или бизнес?

На мой взгляд, HR процессы должен описывать HR. Что касается других процессов, то роль HR заключается в фасилитации, модерации. Я против того, чтобы HR описывал процессы всех департаментов, так как требуется глубокое погружение и необходимо выделять full time. Если в HR есть специальная должность, например, бизнес-аналитика или другая должность по описанию бизнес-процессов, тогда HR.

Поделюсь своим опытом по описанию процесса рекрутинга.
Задач было несколько:
1.     Описать, как должен работать процесс, и согласовать с менеджментом.
2.     Проинформировать команду рекрутеров о новом процессе.
3.     Выстроить коммуникацию с руководителями по новому процессу.
В решении этих задач помогла визуализация процесса рекрутинга, которая упростила согласование, информирование руководителей, рекрутеров.

Визуализация была отправной точкой, чтобы понять, как команда будет работать.
Кроме того, были создано около 30 документов, которые помогли систематизировать процесс. Вот мой список.

В результате систематизации процесса улучшились показатели, например, средний срок закрытия вакансии с 60 дней уменьшился до 22. 
Дальнейшая работа продолжилась. Мы ввели и доработали оценку кандидата. В итоге с момента введения оценка качества кандидатов возросла с 3,5 до 4,5 (по пятибалльной шкале).
Также мы смогли прогнозировать сроки закрытия вакансий.

KPI

Были созданы следующие документы:

В результате стало проще управлять командой, так как эти документы позволили всем находится в едином информационном поле.
Были созданы шаблоны документов:

Благодаря полученной статистики подбора, появилась возможность рассчитать количество рекрутеров. В таблице ниже показано, как меняются показатели при увеличении количества рекрутеров. Решили увеличить их до 12, так как расчетные показатели руководство приняло за оптимальные.

Даже имея четкие процессы, есть вопрос оценки кандидата. Был создан шаблон оценки кандидата на собеседовании.

Также без качественной заявки невозможно получить правильную оценку кандидата.
Заявка на поиск и подбор персонала тоже претерпела изменения.
Вот примеры этих документов.

Сразу отвечу на вопрос: «Может ли описать процессы внешний специалист?»
Может составить общую схему (смотри выше первую схему, которую я разместил в этой статье), а создать новые документы, которые необходимы для общего понимания всех участников процесса, нет.

Польза от описания бизнес процессов:

• Повышение управляемости бизнеса и его прозрачности для руководителей̆, возможность осмысленно его совершенствовать с точки зрения скорости, качества, себестоимости и т. п. 
• Уменьшение рисков: увод клиентов, потеря технологий при увольнении ключевых сотрудников и прочее. 
• Снижение зависимости от персонала – как от звезд, так и от нерадивых сотрудников. При хорошо проработанной̆ технологии выполнения работ проще найти работников, не обязательно нанимать сверхталантливых. Новички легче и быстрее начинают выдавать нужный̆ компании результат. 
• Высвобождение времени и сил на развитие бизнеса и вообще на жизнь. 
• Повышение качества работ, а значит – репутации компании на рынке.
• И в конечном счете – рост прибыли и устойчивости компании. В том числе в кризис

В чем эффективность описания бизнес-процессов?

Описание процессов может быть хорошим способом для улучшения взаимодействия между подразделениями.
BPM отвечает на вопросы: какая, где, когда, зачем и как выполняется работа, кто отвечает за ее выполнение. На схеме описан простой способ взаимодействия. Могут быть более сложные схемы. Визуализация помогает участникам процесса понять взаимодействие подразделений.

Пример описания бизнес процесса с точки зрения бизнеса, управления, организации, анализа повышения эффективности.

Описание процессов – это еще про «взросление» бизнеса. Можно выделить 3 уровня зрелости бизнеса:

Обратите внимание, изменяемость – это еще одна цель описания процессов.
В теме описания процессов есть различные направления, подходы. Еще один пример уровней зрелости процессов:

И еще немного о пользе описания процессов.

Системная компания:
·       Работает стабильно, как швейцарские часы. 
·       Процессы отлажены и дают хорошие результаты. 
·       Каждый̆ сотрудник знает, за что он отвечает, и хорошо обучен своей̆ работе. 
·       Людям не приходится каждый̆ раз думать, как выполнить ту или иную задачу – работает четкая и эффективная технология привлечения клиентов, выполнения заказов и т. д. 
·       Снижается себестоимость, повышается качество. 
Все перечисленное будет невозможно без описания процессов.
Треугольник гармоничного бизнеса

Важны все 3 составляющие для гармоничного развития бизнеса.

А теперь перейду к основным составляющим описания бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов состоит из 4-х действий (PDSA, Plan-Do-Check-Act):

Внедрение процессного подхода начинается с Принятия решение и заканчивается Запуском цикла PDCA.

Бизнес-процесс – это чёткий̆, зафиксированный письменно алгоритм выполнения некой̆ деятельности.
Например, поиск клиента, выполнение заказа и т. д. Бизнес-процессы многократно повторяются.

Теперь по поводу методологии. Есть разные подходы:

Какие процессы HR описать в первую очередь?
Предлагаю построить работы в следующей последовательности:
1.     Рекрутинг
2.     Адаптация
3.     Обучение
4.     Управление эффективностью
5.     Увольнение
6.     …
Можно взять за основу список возможных HR процессов:

Любой процесс, который вы возьмете описать, методология и подходы будут одни и те же.
А для тех, кто спрашивает «А что почитать?», рекомендую книги с точки зрения процессного менеджмента.