Если вы человек (а мы знаем, что вы человек, иначе HR не был бы вашим призванием), письма с отказами никогда не бывают легкими. Но есть и хорошие новости. При правильном подходе письмо с отказом может оставить у кандидатов хорошее впечатление о себе и вашем бренде. А это беспроигрышный вариант.
В рекрутинге последний шаг в процессе собеседования часто бывает самым деликатным: письмо с отказом.
Письмо об отказе в приеме на работу - это простой, часто короткий документ, который несет в себе вес окончательного решения. Это целое искусство, которое, если выполнить его с тактом и сочувствием, может оставить у кандидатов неизгладимое положительное впечатление.
Независимо от того, являетесь ли вы опытным HR-специалистом или новичком в сфере привлечения талантов, эта статья и бесплатные образцы шаблонов помогут вам превратить отказ в возможность для проявления доброты и лояльности к бренду.
Письмо об отказе в приеме на работу - это простой, часто короткий документ, который несет в себе вес окончательного решения. Это целое искусство, которое, если выполнить его с тактом и сочувствием, может оставить у кандидатов неизгладимое положительное впечатление.
Независимо от того, являетесь ли вы опытным HR-специалистом или новичком в сфере привлечения талантов, эта статья и бесплатные образцы шаблонов помогут вам превратить отказ в возможность для проявления доброты и лояльности к бренду.
Что такое письмо с отказом?
Письмо с отказом - это официальное сообщение, обычно в письменной форме, которое организация или HR-специалист направляет кандидату, чтобы сообщить ему о том, что его заявка на работу была отклонена. Тон письма с отказом в идеале должен быть вежливым и профессиональным, в нем могут быть или не быть указаны отзывы или причины отказа. Цель письма - дать адресату понять, что все завершено, и позволить ему двигаться дальше, используя другие возможности.
Зачем (и когда) нужно предоставлять письмо с отказом?
Поверите ли вы нам, если мы скажем, что письма с отказом могут дать вам конкурентное преимущество при привлечении талантов и превращении в бренд работодателя?
Давайте взглянем на некоторые ключевые статистические данные, касающиеся опыта кандидатов и привлечения талантов:
- 34% кандидатов не получают ответа от работодателей через два месяца после подачи заявки на вакансию
- Только 7% кандидатов говорят, что получают ответ от работодателя, если не получают работу - остальные 93 % становятся "призраками".
- Кандидаты, получающие уведомления на протяжении всего процесса найма, оценивают опыт работы с кандидатами на 50% выше , чем те, кто не получает никаких сообщений (включая информацию о том, получили они или не получили должность).
- Вероятность того, что кандидаты, получившие своевременную обратную связь, снова обратятся к работодателю, на 52% выше.
- Более 69% соискателей делятся негативным опытом работы с кандидатами в Интернете.
Кандидаты хотят получить положительный опыт найма. Если они их получат, то будут делиться своими положительными эмоциями о бренде и даже рассмотрят другую объявленную вакансию в дальнейшем.
Верно и обратное. В рекрутинге отсутствие новостей гораздо хуже плохих новостей, и кандидаты будут делиться своим плохим опытом, особенно если они чувствуют, что их игнорируют или не замечают. Возможно, кандидат не подходил на вакантную должность. Возможно, ему не хватало опыта. Возможно, среди кандидатов был более квалифицированный специалист. Это все разумные причины не нанимать человека - в данный момент.
Но как насчет будущего? В борьбе за таланты воспитание будущего кадрового резерва так же важно, как и поиск талантов сегодня.
Знаете ли вы?
Исследование Kindess.org показало, что доброта является основой удовлетворенности работой и счастья сотрудников. Проявление уважения к кандидатам, четкое и своевременное общение, а также эффективный опыт найма влияют на то, как кандидаты воспринимают вашу организацию и чем они делятся в Интернете. Да, письма с отказами писать трудно, и мы, естественно, хотим их избежать, но что может проявить больше доброты, чем уважительное, сочувственное письмо с отказом?
Преимущества писем с отказом
Для кандидатов
С точки зрения опыта кандидата, письмо с отказом:
- Выражает уважение и признательность за усилия, которые кандидат приложил к подаче заявки
- Заканчивает процесс, гарантируя, что кандидат не останется в неведении относительно результатов.
- Может создать устойчивое положительное впечатление о компании даже в случае отказа.
Кроме того, в соответствии с правилами вежливости, следует незамедлительно информировать кандидатов о том, что они не прошли отбор, что может уменьшить их беспокойство и позволить им с ясностью перейти к другим возможностям.
Для работодателей
Письма с отказами способствуют улучшению имиджа и репутации компании. Они показывают, что организация ценит профессионализм и относится к людям с достоинством и добротой, что может передаваться из уст в уста или на сайтах отзывов о работодателях, потенциально влияя на будущих соискателей.
Выбор времени, когда отправлять письмо с отказом, а когда звонить по телефону, часто зависит от стадии процесса подбора персонала.
Как написать письмо с отказом
Мы предоставим вам образцы писем с отказами, а также советы и рекомендации далее в этой статье. Пока же просто держите в уме эти четыре ключевых момента:
- Поблагодарите
- Сообщите новость
- Назовите основную причину
- Дайте надежду.
Совет HR
Предлагать надежду - не значит давать ложную надежду. Надежда - это просто хороший совет, который кандидаты могут использовать в будущем. Это способ тонко намекнуть, что у него есть много возможностей.
При написании письма с отказом необходимо тщательно соблюдать баланс между ясностью, профессионализмом и деликатностью. Вот пошаговый чек-лист для создания наиболее эффективного письма:
Каждый тип письма с отказом позволяет завершить работу, но при этом стремится оставить у кандидата положительное впечатление о компании. Это важно для поддержания репутации организации и управления отношениями с кандидатами.
Юридические соображения и советы
- Убедитесь, что используемые в письме формулировки не могут быть истолкованы как дискриминационные по признаку расы, пола, возраста, инвалидности или любого другого защищенного класса.
- Обычно лучше не указывать конкретные причины отказа, чтобы избежать неправильного толкования или судебных исков.
- Относитесь ко всем кандидатам, получившим отказ на одном и том же этапе процесса, одинаково, чтобы избежать претензий по поводу несправедливого отношения.
- Ведите учет всех контактов с кандидатами и внутренних процессов принятия решений для отчетности и на случай судебных разбирательств.
3 типа писем с отказом
Рекрутеры направляют письма с отказом кандидатам на разных этапах процесса найма. Например, не каждый соискатель проходит этап предварительного отбора.
Если вы, как HR-специалист, будете относиться к этим сообщениям с заботой и сочувствием и сохраните профессионализм, вы поддержите репутацию организации и даже создадите лояльность к бренду, если вы особенно хорошо справитесь с ситуацией.
Если вы, как HR-специалист, будете относиться к этим сообщениям с заботой и сочувствием и сохраните профессионализм, вы поддержите репутацию организации и даже создадите лояльность к бренду, если вы особенно хорошо справитесь с ситуацией.
Знаете ли вы?
87 % кандидатов меняют свое мнение о компании, которая им не понравилась, если у них был положительный опыт работы с кандидатами.
87 % кандидатов меняют свое мнение о компании, которая им не понравилась, если у них был положительный опыт работы с кандидатами.
1. Письмо с отказом от предварительного отбора
Этот тип письма отправляется, когда кандидат не соответствует основным квалификационным требованиям или требованиям к должности. Поскольку личное взаимодействие отсутствует, письмо обычно стандартное и краткое, в нем кандидата благодарят за проявленный интерес и сообщают, что он не будет продвигаться дальше в процессе отбора.
Этот тип письма отправляется, когда кандидат не соответствует основным квалификационным требованиям или требованиям к должности. Поскольку личное взаимодействие отсутствует, письмо обычно стандартное и краткое, в нем кандидата благодарят за проявленный интерес и сообщают, что он не будет продвигаться дальше в процессе отбора.
Образец письма с отказом в предварительном отборе
Тема: Ваше заявление в [Название компании]
Уважаемый [Имя кандидата],
Благодарим вас за интерес к вакансии [Название вакансии] в [Название компании]. Мы ценим время, которое вы потратили на рассмотрение вашей кандидатуры.
Изучив вашу квалификацию, мы пришли к выводу, что в данный момент не будем рассматривать вашу кандидатуру. Мы получаем большое количество заявок и, к сожалению, не можем предложить собеседование всем кандидатам.
Пожалуйста, не расстраивайтесь, так как это не отражается на ваших навыках и достижениях. Мы рекомендуем вам подавать заявки на будущие вакансии, соответствующие вашей квалификации и интересам.
Еще раз благодарим вас за то, что вы рассматриваете возможность карьерного роста в [Название компании]. Мы желаем вам успехов в поиске работы и профессиональных начинаниях.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Название компании]
2. Письмо с отказом после отбора
Более персонализированное письмо с отказом после отбора отправляется после предварительного онлайн-интервью или телефонного интервью, если кандидат не был выбран для дальнейшего рассмотрения. В письме выражается благодарность за потраченное на отбор время и может содержаться краткая информация о том, почему кандидат не прошел на следующий этап.
Более персонализированное письмо с отказом после отбора отправляется после предварительного онлайн-интервью или телефонного интервью, если кандидат не был выбран для дальнейшего рассмотрения. В письме выражается благодарность за потраченное на отбор время и может содержаться краткая информация о том, почему кандидат не прошел на следующий этап.
Образец письма с отказом в приеме на работу после скрининга
Тема: [Название должности] в [Название компании] - Статус заявки
Уважаемый [Имя кандидата],
Благодарим вас за то, что вы нашли время для участия в предварительном отборе на [Название должности] в [Название компании]. Мы благодарны за возможность узнать о ваших навыках и опыте.
Мы завершили отбор и с сожалением сообщаем вам, что не будем рассматривать вашу кандидатуру на эту должность. Это решение было непростым из-за высокого уровня кандидатов в этом году.
Для нас большая честь иметь возможность рассмотреть вашу кандидатуру в нашей команде, и мы надеемся, что эта новость вас не расстроит. Мы приглашаем вас подавать заявки на будущие вакансии в [Название компании], которые соответствуют вашей квалификации.
Еще раз благодарим вас за интерес к [Название компании] и желаем вам всего наилучшего во всех ваших будущих начинаниях.
С теплыми пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Название компании]
3. Письмо с отказом после собеседования
Если кандидат прошел одно или несколько подробных собеседований, но не был выбран на эту роль, ему отправляют письмо с отказом, чтобы сообщить о своем решении.
В этом случае телефонный звонок - более уважительный и прямой способ сообщить новость. Он дает возможность получить более индивидуальную обратную связь и помогает поддерживать позитивные отношения. Однако если попытки связаться с кандидатом по телефону не увенчались успехом, отправляется тщательно составленное письмо с отказом. В этом письме следует выразить признательность кандидату за потраченное время и усилия, дать обратную связь и порекомендовать ему подавать заявки на будущие вакансии, соответствующие его квалификации.
Если кандидат прошел одно или несколько подробных собеседований, но не был выбран на эту роль, ему отправляют письмо с отказом, чтобы сообщить о своем решении.
В этом случае телефонный звонок - более уважительный и прямой способ сообщить новость. Он дает возможность получить более индивидуальную обратную связь и помогает поддерживать позитивные отношения. Однако если попытки связаться с кандидатом по телефону не увенчались успехом, отправляется тщательно составленное письмо с отказом. В этом письме следует выразить признательность кандидату за потраченное время и усилия, дать обратную связь и порекомендовать ему подавать заявки на будущие вакансии, соответствующие его квалификации.
Образец письма с отказом в приеме на работу после собеседования
Тема: [Название вакансии] Должность в [Название компании]
Уважаемый [Имя кандидата],
Благодарим вас за время и усилия, которые вы уделили процессу собеседования на должность [Название вакансии] в [Название компании]. Было приятно обсудить вашу биографию и стремления.
После тщательного рассмотрения мы решили выбрать другого кандидата на эту должность. Это решение далось нам нелегко, учитывая впечатляющий набор кандидатов, с которыми мы провели собеседование.
Мы ценим возможность узнать вас поближе и благодарны за интерес, проявленный к нашей команде. Мы сохраним ваше резюме, и если появится подходящая вакансия, соответствующая вашим навыкам и опыту. Мы надеемся рассмотреть вашу кандидатуру в будущем.
Желаем вам всего наилучшего в вашей карьере и надеемся, что найдете должность, которая идеально соответствует вашим талантам.
С уважением,
[Ваше имя]
[название вашей должности]
[Название компании]
Как написать письмо с отказом
Сделать
Не делать:
Помните, что цель - проявить уважение и профессионализм, чтобы кандидат чувствовал свою значимость, несмотря на то, что не получил работу.
Сделать
- Отправьте письмо с отказом сразу же после принятия решения
- Сохраняйте профессиональный и вежливый тон на протяжении всего письма
- Поблагодарите кандидата за уделенное время и интерес к вакансии
- Предложите конструктивную обратную связь, если это уместно и возможно
- Поощряйте кандидата подавать заявки на будущие вакансии, если вы считаете, что он может хорошо вписаться в культуру.
- Будьте лаконичны и в то же время внимательны в своем сообщении
- Обеспечьте конфиденциальность сообщения об отказе
- Сохраняйте нейтральный язык, чтобы избежать недоразумений
Не делать:
- Давать ложные надежды. Избегайте формулировок, которые могут быть неверно истолкованы как приглашение снова подать заявку на ту же роль.
- Слишком подробно рассказывать о процессе отбора или о том, почему были выбраны другие.
- Будьте универсальны. Обращайтесь в письме к кандидату по имени, избегая слишком общих шаблонов.
- Не затягивайте отправку уведомления об отказе без необходимости.
- Использовать выражения, которые могут показаться бесчувственными или личными.
- Предложите провести дополнительные переговоры или обсудить решение. Письмо должно быть убедительным.
- Сравнивать получателя с другими кандидатами или раскрывать информацию о них.
- Публично делиться статусом кандидата или своим отзывом с другими кандидатами.
Помните, что цель - проявить уважение и профессионализм, чтобы кандидат чувствовал свою значимость, несмотря на то, что не получил работу.
Хорошо составленное письмо с отказом завершает текущее взаимодействие по подбору персонала на позитивной ноте и закладывает основу для продолжения отношений с потенциальными талантами.
Силу копирайтинга при взаимодействии с кандидатами вы можете приумножить на курсе Продажи в рекрутинге и работа с воронкой
В общем, May the Force be with you — да пребудет с вами сила!
Силу копирайтинга при взаимодействии с кандидатами вы можете приумножить на курсе Продажи в рекрутинге и работа с воронкой
В общем, May the Force be with you — да пребудет с вами сила!
