Внутренняя коммуникация: руководство для HR как создать стратегию

Внутренняя коммуникация, ориентированная на управление персоналом, — это двусторонний поток информации внутри компании, направленный на согласование сотрудников с целями организации. Это достигается за счет целенаправленных циклов обмена сообщениями и обратной связи с использованием различных каналов для информирования, мотивации и вовлечения сотрудников.

В конечном счете, внутренние коммуникации направлены на содействие пониманию и согласованию, а также на создание позитивной рабочей среды, в которой каждый чувствует себя связанным и воодушевленным.

HR играет центральную роль в управлении следующими видами внутренней коммуникации:

• Стратегическая коммуникация для информирования и согласования сотрудников с видением, миссией, ценностями и целями компании
• Коммуникация при адаптации сотрудников, чтобы приветствовать новых сотрудников в компании и помочь им интегрироваться в вашу команду и корпоративную культуру
• Опросы сотрудников для сбора важной обратной связи об удовлетворенности работой, вовлеченности и других темах
• Коммуникация с политиками и процедурами для информирования ваших сотрудников о новых или обновленных политиках компании и объяснения того, как они повлияют на них
• Коммуникация с вовлеченными сотрудниками для формирования сильной корпоративной культуры и позитивной рабочей атмосферы
• Коммуникация по вопросам многообразия и инклюзивности, которая демонстрирует приверженность вашей компании DEIB
• Коммуникация о преимуществах для стимулирования использования ваших программ здоровья и благополучия (и любых других привилегий, которые вы предлагаете)
• Коммуникация по управлению изменениями, чтобы помочь сотрудникам понять и принять новые инициативы
• Коммуникации по управлению эффективностью для предоставления информации об ожиданиях и обратной связи о производительности и развитии навыков
• Коммуникация по вопросам отношений с сотрудниками для решения таких вопросов, как жалобы и дисциплинарные вопросы.

Внутренние коммуникации являются критически важной функцией для HR:

• Вовлеченность сотрудников: Регулярное предоставление обновлений и создание платформ для открытого диалога и признания через внутренние коммуникации формирует чувство общности и цели, способствуя более вовлеченному персоналу.
• Четкая коммуникация с HR: Своевременное и последовательное обновление новостей компании, решений и вклада сотрудников создает культуру прозрачности, которая повышает доверие и уверенность, что приводит к повышению морального духа и мотивации.
• Разрешение конфликтов: Установив открытые двусторонние каналы связи, вы можете побудить сотрудников выражать свои опасения на ранних этапах и решать проблемы до того, как они обострятся. Это сводит к минимуму конфликты и способствует созданию гармоничной среды.
• Культурная ориентация: Четко сообщая о ценностях, ожиданиях и историях успеха вашей компании, внутренние коммуникации с сотрудниками могут помочь вашей команде понять и воплотить желаемую культуру и поведение для создания единой и позитивной рабочей среды.
• Управление изменениями: Прозрачная, упреждающая коммуникация о предстоящих изменениях, их обосновании и о том, как они повлияют на ваших сотрудников, поможет снизить беспокойство, обеспечить более плавный переход и успешное внедрение изменений.
• Обратная связь и развитие: Эффективные двусторонние каналы коммуникации предоставляют вашим сотрудникам платформу для предоставления ценной обратной связи о своем опыте работы с процессами и политиками, помогая HR выявлять области для улучшения и внедрять позитивные изменения.
• Удержание и подбор персонала: Коммуникации, поддерживающие позитивную и прозрачную рабочую среду, могут помочь вам привлечь лучших специалистов и мотивировать нынешних сотрудников остаться.
• Брендинг работодателя: Обмен достижениями вашей компании, историями успеха сотрудников и позитивной культурой на рабочем месте через внутренние коммуникации также может привести к созданию сильного нарратива бренда, который найдет отклик у потенциальных кандидатов, когда ваши нынешние и бывшие сотрудники поделятся своим опытом общения с вашей организацией за ее пределами.

Канва модели HR-коммуникации (HR CMC), основанная на канве бизнес-модели Алекса Остервальдера, была скорректирована в соответствии с по внутренним коммуникациям.

При заполнении каждого элемента модели коммуникации с персоналом вы и ваша команда проведете мозговой штурм и исследование по каждому из них, используя результаты для каждого соответствующего раздела.

1. Определите сегменты своих сотрудников

Сегментация сотрудников позволяет идентифицировать различные группы сотрудников в организации на основе сходств, таких как роли, географическая зона, пол, возраст, поведение и интересы, чтобы вы могли разрабатывать индивидуальные методы и политики на основе общих характеристик и потребностей каждой группы, чтобы повысить актуальность вашего общения.

Сегменты сотрудников будут различаться в разных компаниях в зависимости от сектора, в котором они работают, компетенций, которые они требуют, и того, как они определяют успех сотрудников.

Кроме того, у каждого сотрудника есть определенные амбиции и движущие силы в организации. Сегментация помогает вам нацеливаться на индивидуальные цели и интегрировать их в вашу HR-стратегию. Это включает в себя все соответствующие группы заинтересованных сторон в организации, для которых HR создает (или должен) создавать ценность.

2. Ценностное предложение и коммуникационные цели

Определение ценностного предложения и коммуникационных целей начинается с определения полного набора преимуществ, которые оно обещает предоставить всем вашим внутренним клиентам. Это требует от вас размышлений об организационной стратегии и роли внутренней коммуникации в ее достижении.

Для каждого сегмента сотрудников вам придется придумать основное ценностное предложение и цели.

Виды ценностных предложений HR-коммуникации

• Производительность: Улучшение коммуникации с отделом кадров, чтобы она была быстрее и доступнее
• Настройка: Адаптация коммуникационных услуг к конкретным потребностям внутренних сегментов клиентов
• «Выполнение работы: создание ценности, позволяя сотрудникам выполнять работу лучше и эффективнее.
• Удобство: Если сделать вещи более удобными или простыми в использовании, это может создать существенную ценность для сотрудников.

3. Определите каналы коммуникации с HR

Выбор правильных каналов коммуникации для вашей организации является ключом к поддержанию продуктивности, вовлеченности сотрудников и их согласованности с бизнес-целями.

Сегодня цифровые каналы коммуникации — электронная почта, платформы внутренней коммуникации, программное обеспечение для совместной работы сотрудников, интранеты, внутренние подкасты, внутренние блоги компании — являются самыми популярными на рабочем месте.

Чтобы определить, какие каналы наиболее подходят для различных сегментов сотрудников, подумайте о том, что вы общаетесь и в каком направлении идет общение.

4. Определите свои внутренние отношения с клиентами

Какого типа отношений каждый из ваших внутренних клиентских сегментов ожидает от HR? Вам нужно уточнить, какой тип отношений вы хотите иметь с каждым сегментом сотрудников.

Отношения устанавливаются и развиваются через различные каналы связи.

Каковы ожидания сотрудников в плане коммуникации? Мы знаем, что на разных этапах своей трудовой жизни сотрудники хотят разных вещей. Вы должны понимать точки зрения разных сотрудников и знать, что они ценят. Очень важно создавать целевые, целенаправленные и релевантные сообщения для каждого сегмента вашей аудитории.

5. Определите свою деятельность по коммуникации с персоналом

Подумайте, какие действия лучше всего подходят для доставки важных сообщений вашему внутреннему клиенту. Ключевые виды деятельности должны быть сосредоточены на реализации ценностного предложения, охвате внутренних сегментов клиентов и поддержании внутренних отношений с клиентами.

6. Определите необходимые ресурсы

Определите, какие ресурсы вам нужны для наилучшей доставки вашего сообщения. Привлечение клиентов является сильной стороной маркетинга, поэтому ваша маркетинговая команда может помочь вам в создании программ вовлечения на рабочем месте.

Когда дело доходит до коммуникации на рабочем месте, технологии могут способствовать высокоэффективной и четкой коммуникации, которая происходит с помощью наилучшего метода доставки. Подумайте о том, каким образом ваше сообщение будет наиболее понятным и с наибольшей вероятностью будет правильно интерпретировано.

Технологии облегчают коммуникацию на рабочем месте, поэтому подумайте, в какие новые цифровые средства коммуникации вам, возможно, придется инвестировать, например, в центры адаптации или инструменты для работы сотрудников.

7. Определите стоимость связи

Определите затраты, связанные со стратегией HR-коммуникаций, и составьте бюджет. Правильно определенный бюджет на внутренние коммуникации помогает превратить коммуникации, проходящие по всему бизнесу, в ценные и измеримые бизнес-активы.

Расходы, которые следует учитывать, включают подписку на программное обеспечение, а также человеческий капитал и внутренние ресурсы, необходимые для разработки стратегии внутренних коммуникаций.

8. Определите факторы ценности HR-коммуникации

Организации полагаются на специалистов по персоналу, которые доносят до сотрудников важную информацию и изменения в политике. Эффективная коммуникация не только гарантирует, что все будут в курсе, но и может помочь бизнесу соответствовать требованиям и избежать ненужных проблем. Возможно, что еще более важно, это приводит к повышению доверия, вовлеченности и удовлетворенности сотрудников.

Хорошая коммуникация может повысить креативность сотрудников до 93%, что, в свою очередь, может способствовать повышению уровня производительности. Сотрудники, которые чувствуют, что их слышат, в 4,6 раза чаще получают возможность выполнять свою работу наилучшим образом, а увеличение вовлеченности сотрудников на 5% может привести к скачку выручки компании на 3%.

Важно также измерять свои усилия по коммуникации с персоналом, чтобы вы могли понять, насколько они эффективны, и при необходимости внести коррективы.

1. Уровень вовлеченности сотрудников: Интранет компании может помочь измерить вовлеченность сотрудников с помощью ключевых показателей эффективности (KPI), таких как читательская аудитория, участие и социальные показатели, такие как количество лайков, репостов и комментариев, генерируемых контентом.

2. Открываемость или отчет о прочтении в интранете компании: Отчет о прочтении во внутренней сети компании измеряют, действительно ли сотрудник подтвердил получение и чтение важных обновлений.

3. Посещения страниц и входы в систему: Фиксируйте уникальные просмотры страниц и другие наблюдаемые метрики для ежедневной оптимизации.

4. Темпы внедрения новых приложений: При внедрении нового приложения для сотрудников отслеживание темпов внедрения имеет решающее значение.

5. Обратная связь с сотрудниками: Поощряйте сотрудников задавать вопросы и высказывать свое мнение о том, что происходит в компании.

6. Коэффициент текучести кадров: Сотрудники, которые чувствуют себя вовлеченными в работу, вряд ли уйдут. По этой причине важным KPI внутренней коммуникации для измерения является коэффициент текучести кадров.