Прогнозирование рабочей силы является неотъемлемой частью общего процесса управления персоналом компании, поскольку для бизнеса крайне важно знать, сколько людей требуется для удовлетворения своих потребностей. Точное прогнозирование потребностей в рабочей силе помогает организациям избегать нехватки талантов, снижать текучесть кадров и оставаться конкурентоспособ
Прогнозирование рабочей силы — это процесс оценки будущих потребностей организации в персонале, чтобы обеспечить наличие нужных людей с нужными навыками в нужное время.
Ключевые аспекты прогнозирования рабочей силы включают прогнозирование управления персоналом, спроса и график. Прогнозирование управления персоналом сосредоточено на операционных аспектах бизнеса (например, планирование графиков и планирование смен), тогда как прогнозирование спроса на персонал оценивает будущий спрос на конкретные роли, навыки или численность персонала.
График персонала включает точное и эффективное распределение ресурсов и рабочей нагрузки, например, распределение сотрудников по определённым сменам или расписаниям. Это обеспечивает баланс между спросом и предложением рабочей силы и помогает предотвратить выгорание сотрудников, снижая количество дополнительных смен или сверхурочных.
График персонала включает точное и эффективное распределение ресурсов и рабочей нагрузки, например, распределение сотрудников по определённым сменам или расписаниям. Это обеспечивает баланс между спросом и предложением рабочей силы и помогает предотвратить выгорание сотрудников, снижая количество дополнительных смен или сверхурочных.
Прогнозирование рабочей силы и планирование персонала различаются по фокусу, временным горизонтам, целям и методологиям.
К ним относятся:
- Фокус и цели: Прогнозирование рабочей силы сосредоточено на прогнозировании и оределении будущих потребностей рабочей силы, основываясь преимущественно на внешних факторах, таких как изменения спроса и предложения рабочей силы, рыночные условия, изменения в отрасли, технологический прогресс и демография рабочей силы. Планирование рабочей силы сосредоточено на согласовании стратегий рабочей силы с ожидаемыми прогнозами, организационной стратегией и бизнес-целями. Это помогает разрабатывать стратегии, связанные с набором, удержанием, управлением и развитием талантов.
- Временной горизонт: Прогнозирование рабочей силы обычно использует среднесрочные и долгосрочные прогнозы (от трёх до пяти лет) для изучения будущих тенденций и их значения для рабочей силы. Планирование персонала охватывает как краткосрочные (например, ежегодное бюджетирование и планирование), так и долгосрочные потребности.
- Методологии: Прогнозирование рабочей силы основано на количественных методах, ориентированных на будущее, таких как моделирование сценариев, предиктивная аналитика и анализ тенденций. Планирование персонала использует данные из прогнозирования рабочей силы и других количественных данных и анализов, а также стратегических данных, обратной связи сотрудников и заинтересованных сторон.
Почему важно прогнозирование рабочей силы
Прогнозирование рабочей силы позволяет компаниям предвидеть будущие потребности рабочей силы для поддержания бизнеса без серьёзных сбоев. Понимая и прогнозируя потребности в персонале, руководство может более эффективно распределять ресурсы между сотрудниками каждого отдела.
Это крайне важно для стратегического планирования персонала, эффективного распределения кадров и минимизации операционных замедлений или перебоев. Практики планирования работы также могут повлиять на сотрудников. У тех, у кого непредсказуемый график, вероятность уволиться за шесть месяцев составляет до 42%, по сравнению с 24% у тех, у кого более стабильный график.
Другие ключевые преимущества прогнозирования рабочей силы включают:
Это крайне важно для стратегического планирования персонала, эффективного распределения кадров и минимизации операционных замедлений или перебоев. Практики планирования работы также могут повлиять на сотрудников. У тех, у кого непредсказуемый график, вероятность уволиться за шесть месяцев составляет до 42%, по сравнению с 24% у тех, у кого более стабильный график.
Другие ключевые преимущества прогнозирования рабочей силы включают:
- Синхронизация уровня персонала и долгосрочных бизнес-потребностей: Это обеспечивает необходимое количество сотрудников с нужными навыками в нужное время для достижения бизнес-целей.
- Поддержка прогнозирования талантов для долгосрочного роста: Более эффективное распределение ресурсов может снизить избыточные расходы на найм и обучение, что способствует экономической эффективности.
- Предотвращение нехватки персонала: Эффективное прогнозирование потребностей в персонале помогает компаниям избежать нехватки персонала и операционных сбоев.
- Повышение удовлетворённости работой: Благодаря лучшему распределению ресурсов эффективное прогнозирование рабочей силы может повысить удовлетворённость работой, вовлечённость сотрудников и удержание сотрудников.
- Обеспечение соблюдения законодательства: Точное прогнозирование рабочей силы позволяет минимизировать юридические риски благодаря проактивному планированию изменений в рабочей силе, которые могут повлиять на нормативные требования.
Как прогнозирование рабочей силы влияет на планирование управления персоналом?
Прогнозирование рабочей силы — это подход, основанный на данных, который помогает HR согласовать стратегии и инициативы с ожидаемыми долгосрочными потребностями бизнеса. Это обеспечивает оперативность HR к изменениям и готовность к будущему HR-стратегиям. В частности, он крайне важен для:
- Распределение бюджета и ресурсов на численность персонала, компенсации и льготы, а также инвестиции в инструменты и технологии
- Планирование преемственности и привлечение талантов обеспечивают непрерывность бизнеса ключевых ролей в будущем
- Развитие и доступ к навыкам через понимание текущих возможностей рабочей силы и того, что потребуется в будущем
- Снижение и управление потенциальными рисками, связанными с персоналом, которые могут повлиять на бизнес.
Как работает прогнозирование рабочей силы
Процесс прогнозирования рабочей силы включает три основных компонента:
- Анализ данных: Аналитика данных помогает прогнозировать будущие потребности в рабочей силе. Используйте и анализируйте исторические данные, рыночные тенденции и предиктивную аналитику для оценки предыдущих кадровых моделей и выявления пробелов в навыках и тенденций текучести.
- Технологические инструменты: По возможности программное обеспечение должно интегрироваться с HR-системами и автоматизировать повторяющиеся задачи. Он также должен предлагать симуляцию, планирование сценариев и комплексный анализ данных, чтобы помочь прогнозировать будущие проблемы и потребности.
- Коммуникация и сотрудничество: Вовлекайте и общайтесь с межфункциональными командами и ключевыми участниками в ваших усилиях по прогнозированию рабочей силы, чтобы помочь согласовать цели и стратегии.
Какие инструменты и методы обычно используются при прогнозировании рабочей силы?
Различные инструменты и методы могут помочь в эффективном планировании рабочей силы, и организациям необходимо выбирать подход, наиболее соответствующий их уникальным потребностям и операционной среде. Некоторые крупные ERP-системы (например, Workday, SAP SuccessFactors и Oracle) включают инструменты прогнозирования рабочей силы. Их основное преимущество заключается в способности бесшовной интеграции с финансовыми данными, предоставляя целостный взгляд как на затраты, так и на прогнозы численности персонала со временем.
Кроме того, существуют более специализированные технологии, ориентированные именно на планирование персонала. Эти системы часто предлагают продвинутые функции, адаптированные для прогнозирования рабочей силы, с особым акцентом на прогнозирование на основе сценариев. Они позволяют организациям разрабатывать и анализировать различные сценарии, оценивая влияние решений о талантах на затраты, предложение талантов и состав персонала.
Шаги для прогнозирования рабочей силы
Вот пять шагов, связанных с прогнозированием рабочей силы, которые вы можете использовать в вашей организации:
Шаг 1: Оцените текущий персонал
Начните с тщательного анализа текущего персонала. Это включает оценку количества сотрудников, их навыков, ролей и общей эффективности. Ищите пробелы в навыках или знаниях и определите области, где может потребоваться дополнительное обучение или найм.
Регулярное обновление этой оценки гарантирует, что ваши данные остаются точными и отражают потребности вашей организации. Инструменты, такие как инвентаризация навыков и системы управления эффективностью, могут упростить этот процесс, давая чёткое представление о сильных и слабых сторонах вашего коллектива.
Шаг 2: Определите бизнес-цели
Прогнозирование численности персонала должно соответствовать стратегическим целям вашей компании. Начните с определения долгосрочных и краткосрочных целей вашей организации — таких как расширение на новые рынки, запуск продуктов или повышение операционной эффективности.
Используйте сессии стратегического планирования, чтобы определить, как потребности рабочей силы вписываются в эти цели. Далее установите измеримые ключевые показатели эффективности (KPI), которые будут направлять ваши усилия, такие как снижение текучести кадров, повышение продуктивности сотрудников или достижение конкретных целей по доходу.
Шаг 3: Прогноз спроса
Прогнозируйте будущие потребности в рабочей силе на основе исторических данных, рыночных тенденций и прогнозов роста бизнеса. Инструменты аналитики данных помогут вам понять, как такие факторы, как сезонный спрос, технологический прогресс или специфические отраслевые тенденции, могут влиять на персонал.
Также тесно сотрудничайте с руководителями отделов, чтобы получить представление о конкретных потребностях ролей, навыков или размера команды. Используйте предиктивную аналитику и планирование сценариев для изучения различных будущих возможностей, чтобы ваш прогноз учитывал как лучшие, так и худшие сценарии.
Шаг 4: Проанализировать предложение
Оцените текущую и будущую доступность талантов, чтобы выявить несоответствия между спросом и предложением. Это включает анализ кадровых кадров, внутренних кадровых резервов и возможных проблем, таких как выход на пенсию или высокая текучка кадров в некоторых отделах.
Обязательно учитывайте экономические факторы, такие как условия на рынке труда и конкуренция в отрасли, которые могут влиять на набор или удержание сотрудников. Гибкие планы труда, включая стратегии повышения квалификации, внутреннего повышения или использование временных сотрудников, могут помочь устранить пробелы и подготовиться к неожиданным изменениям.
Шаг 5: Разработайте и реализуйте план
Преодолейте разрыв между спросом и предложением рабочей силы с помощью чёткого и практического плана — это включает в себя определение шагов по найму, обучению и перераспределению ресурсов для удовлетворения будущих потребностей. Кроме того, включайте инициативы, такие как рекрутинг на труднозаполненные должности, предоставление возможностей для кросс-тренинга или создание ротационных программ для расширения навыков сотрудников.
Составьте запасные планы на случай колебаний (например, резкого роста спроса или падения на рынке труда). Наконец, информируйте о плаен между командами и планируйте регулярные контрольные точки для отслеживания прогресса и внесения необходимых корректировок.
Методы и модели прогнозирования рабочей силы
Существует множество методов и моделей прогнозирования рабочей силы, которые вы можете использовать для выявления и прогнозирования кадровых и расписаний. К ним относятся:
Качественные методы
- Метод Дельфи использует экспертные консультации или опросы для сбора информации о текущей рабочей силе и мнений о будущих потребностях, которые затем агрегирует для прогнозирования потребностей. Это включает в себя привлечение экспертных мнений от старших руководителей, экспертов по предметной области и других ключевых участников, которые предлагают качественные инсайты.
- Планирование сценариев. Разрабатывая будущие сценарии на основе конкретных предположений, компании могут визуализировать широкий спектр потенциальных потребностей рабочей силы. HR может дать советы по лучшим и худшим сценариям, чтобы выявить различные возможные исходы. Это помогает организациям адаптироваться и своевременно реагировать на различные ситуации.
- Оценочное прогнозирование. Этот метод в конечном итоге опирается на экспертизу, опыт и интуицию HR, что способствует более субъективному прогнозированию. Такой вид прогнозирования иногда может быть частью планирования сценариев.
Количественные методы
- Анализ временных рядов. Этот метод анализирует прошлые тенденции и исторические данные, такие как тенденции численности персонала, чтобы предсказать будущие потребности.
- Регрессионный анализ. Этот метод исследует, как определённые факторы — такие как финансовая эффективность, рост, рыночный спрос и кадровый состав — могут влиять на потребности в рабочей силе.
- Инструменты аналитики рабочей силы. Инструменты или программное обеспечение для аналитики данных позволяют организациям автоматизировать методы прогнозирования, анализируя наборы данных для прогнозирования потребностей в персонале. Это помогает анализировать прошлые показатели занятости, уровень текучести кадров и выявлять тенденции роста или снижения.
Гибридные модели
Гибридная техника может усовершенствовать прогнозирование численности персонала, сочетая количественные и качественные методы. Этот подход использует как данные, так и варианты для выявления тенденций и тенденций в рабочей силе. Некоторые примеры включают:
- Интеграция экспертного суждения со статистическим анализом
- Сочетание прогнозирования ИИ с человеческим контролем
- Использование планирования сценариев наряду с инструментами машинного обучения.
Лучшие практики прогнозирования рабочей силы для HR
Соблюдение следующих лучших практик поможет вам максимально повысить эффективность планирования и прогнозирования рабочей силы:
Начните с чётких целей и задач
Понимайте ключевые бизнес-цели — будь то заполнение конкретных пробелов в навыках или управление сезонными колебаниями в рабочей силе. Этот критически важный первый шаг служит основой и основным двигателем вашего процесса прогнозирования талантов.
Используйте инструменты прогнозирования рабочей силы
Вместо того чтобы полагаться на ручные процессы, используйте программное обеспечение для управления персоналом и планирования графика, чтобы разработать надёжный и надёжный процесс прогнозирования за короткие сроки. Это обеспечит процесс не только менее трудоёмким, но и более эффективным, результативным и точным.
Регулярно отслеживайте данные
Убедитесь, что ваши прогнозы остаются актуальными и точными, регулярно пересматривая их. Корректируйте прогнозы по мере необходимости на основе данных в реальном времени. Это приведёт к более точным прогнозам будущих потребностей в найме, дефиците навыков или районах с возможной резкой утечкой.
Продвигать межведомственное сотрудничество
Сотрудничайте с другими отделами для получения критически важной информации и информации для согласования прогнозов с организационными стратегиями. Это способствует более интегрированному подходу к управлению талантами и позволит лучше предугадывать потребности в кадрах, выявлять потенциальные трудности и разрабатывать стратегии, соответствующие более широким целям организации.
Обучение HR-команд
HR играет важную роль в общем процессе прогнозирования рабочей силы, поэтому обязательно обучьте свои HR-команды обладать навыками и знаниями для эффективного использования методологий и инструментов прогнозирования.
Инструменты и программное обеспечение для эффективного прогнозирования рабочей силы
Существует множество вариантов инструментов и программного обеспечения для прогнозирования рабочей силы — обязательно выбирайте инструменты, которые сделают ваш процесс прогнозирования простым и эффективным. Использование неподходящих инструментов или программного обеспечения может создать больше работы и не дать желаемого результата. Некоторые программные программы и системные опции для прогнозирования рабочей силы включают:
- ADP Workforce Now: Этот комплексный инструмент для прогнозирования персонала обладает возможностями прогнозирования, помогая оптимизировать такие функции, как планирование управления талантами.
- Ceridian Dayforce: Эта платформа для управления персоналом предоставляет возможности работы с данными в реальном времени для предиктивной аналитики, которую можно использовать для прогнозирования персонала.
- PeopleFluent Talent Management: Эта система ориентирована на оптимизацию процесса управления талантами и включает интегрированные функции прогнозирования и планирования.
- SAP SuccessFactors Workforce Analytics: Эта система предоставляет исторические и прогнозные данные, которые можно использовать для прогнозирования потребностей в персонале.
- UKG Dimensions: ранее называвшаяся Kronos Workforce Dimensions, эта платформа специализируется на планировании и прогнозировании рабочей силы и помогает оптимизировать затраты на труд и кадровые потребности.
Изучите навыки, необходимые для эффективного прогнозирования рабочей силы
Для проведения эффективного и точного прогнозирования рабочей силы необходимы сильные аналитические навыки, стратегическое согласование, принятие решений на основе данных, сотрудничество и адаптивность.
В программе Управление талантами вы научитесь использовать сегментирование талантов и прогнозирование спроса для поддержки планирования персонала.
