Ориентация новых сотрудников в организации может сильно повлиять на то, решит ли кто-то остаться в компании. На самом деле, исследование BambooHR показывает, что 29% новых сотрудников уже в течение первой недели знают, подходит ли им работа.
Ориентация новых сотрудников — это процесс, помогающий новым сотрудникам познакомиться с организацией, ее культурой, коллегами и ролью. По своей сути, ориентация служит трем основным целям: приветствовать, информировать и вовлекать сотрудников, когда они начинают свой путь в компании.
Термины «ориентация новых сотрудников» и «адаптация сотрудников» часто используются так, как будто они означают одно и то же.
Ориентация новых сотрудников — это краткосрочный процесс, который обычно происходит в течение дня или недели. Это начальный этап более широкого процесса адаптации, направленный на формирование первых впечатлений нового сотрудника о своем рабочем месте.
Онбординг, напротив, начинается с того момента, как кандидат подписывает письмо с предложением и официально становится будущим сотрудником. Это продолжается до тех пор, пока они не смогут уверенно выполнять свою роль самостоятельно.
Проще говоря, ориентация — это краткая отправная точка, в то время как адаптация — это более длительный и всеобъемлющий процесс. Преследуют одну и ту же общую цель: помочь новым сотрудникам познакомиться с организацией, ее культурой, людьми и их новой ролью.
Ориентация новых сотрудников — это краткосрочный процесс, который обычно происходит в течение дня или недели. Это начальный этап более широкого процесса адаптации, направленный на формирование первых впечатлений нового сотрудника о своем рабочем месте.
Онбординг, напротив, начинается с того момента, как кандидат подписывает письмо с предложением и официально становится будущим сотрудником. Это продолжается до тех пор, пока они не смогут уверенно выполнять свою роль самостоятельно.
Проще говоря, ориентация — это краткая отправная точка, в то время как адаптация — это более длительный и всеобъемлющий процесс. Преследуют одну и ту же общую цель: помочь новым сотрудникам познакомиться с организацией, ее культурой, людьми и их новой ролью.
Пять этапов адаптации сотрудников
Разные модели описывают этапы адаптации сотрудников немного по-разному, но общая и практическая разбивка включает в себя пять ключевых этапов:
1️⃣ Перед первым днем
2️⃣ Первый день → ориентации
3️новых сотрудников ⃣ Первая неделя → ориентации
4️новых сотрудников ⃣ Первые 90 дней
5️⃣ Конец первого года
Эти этапы отражают постепенный путь от нового сотрудника до полностью интегрированного, уверенного в себе сотрудника организации.
Идеи ориентации новых сотрудников (пример)
В первый день
- Около 9:00 утра – Теплый прием: новый сотрудник прибывает, и его встречает его команда. Мы сохраняем гостеприимную легкую и неформальную атмосферу, чтобы дать всем возможность сразу же пообщаться. Это первое взаимодействие помогает растопить лед, знакомит нового сотрудника с культурой и задает позитивный тон на весь день.
- Около 9:30 утра – Обсуждение повестки дня: Как только первое приветствие улажено, новый сотрудник встречается со своим менеджером, чтобы пересмотреть повестку дня на день. Это обеспечивает структуру и помогает определить ожидания с самого начала.
- Около 9:45 утра – Экскурсия по офису и знакомство: Далее следует экскурсия по офису с гидом. Знание того, где что находится, кухня, кофемашина, ванные комнаты, принтеры и даже то, как закрыть офис, помогает новым сотрудникам чувствовать себя как дома. Во время экскурсии они заново знакомятся с коллегами и своей командой. Поскольку не все могут быть доступны утром, это гарантирует, что они встретятся со всеми, с кем будут тесно сотрудничать. Кроме того, в течение первой недели запланированы встречи один на один с членами команды для налаживания более прочных связей.
- Около 10:30 утра новый сотрудник получает свой 90-дневный план, который включает в себя подробное объяснение всех различных элементов. Это помогает управлять их ожиданиями и обеспечивает структуру.
- Около 11:30 утра – Время обустраиваться: до обеда новым сотрудникам дается некоторое время на обработку первых впечатлений и усвоение полученной информации.
- С 12:00 до 14:00 – Командный обед: Командный обед делает день более запоминающимся и позволяет коллегам познакомиться друг с другом в непринужденной обстановке.
- Около 13:00 — Презентация компании: После обеда проводят презентацию компании. В презентации рассказывается о структуре компании с точки зрения команд и ролей, а также о миссии, видении и культуре компании. Она разработана таким образом, чтобы быть одновременно информативным и увлекательным.
- В 14:00 – Еженедельная и ежемесячная структура: Менеджер снова садится за стол переговоров с новым сотрудником, чтобы объяснить, как компания работает изо дня в день. Во время этого сеанса новый сотрудник также добавляется в события календаря команды, получает доступ к праздничному календарю и знакомится с папкой ресурсов для сотрудников. Хотя это может показаться рутинным, они являются неотъемлемой частью ориентации.
- Около 15:00 – Закрытие дня: Официальная повестка дня первого дня завершается рано. С этого момента новые сотрудники могут решить, хотят ли они провести дополнительное время, обустраиваясь в офисе, знакомясь со своим рабочим местом, или отправиться домой, чтобы зарядиться энергией, чтобы вернуться на следующий день полными сил.
Поощряйте менеджеров сотрудничать со своими командами, чтобы придумать творческие способы сделать первый день (и первую неделю) нового сотрудника особенным. Небольшие, личные "прикосновения" могут иметь большое значение для того, чтобы оказать новичкам теплый прием.
В первую неделю
Идеи для ориентации новых сотрудников на первую неделю могут включать:
Идеи для ориентации новых сотрудников на первую неделю могут включать:
- Выберите ресторан: Дайте новому сотруднику возможность выбрать место для командного обеда. Это может означать совместный выход или заказ еды на вынос, чтобы насладиться им в офисе.
- Встречи один на один с членами команды: Планируйте короткие встречи между новым сотрудником и отдельными членами команды. Если календарь становится слишком насыщенным, отдайте приоритет тем, с кем они будут работать наиболее тесно, а затем расширяйте его со временем.
- Поговорите с менеджером по найму: Помимо быстрых ежедневных проверок, выделите время в конце недели для подведения итогов. Этот разговор должен касаться того, что прошло хорошо, что можно было бы улучшить, а также любые вопросы, которые могли возникнуть.
- Спланируйте презентацию компании: Поощряйте нового сотрудника представлять свой взгляд на компанию коллегам. Это не только укрепляет их понимание бизнеса, но и повышает уверенность в том, чтобы говорить о нем.
- Добавьте на страницу компании: Включение нового сотрудника на страницу команды «О нас» означает, что он официально является частью организации.
- Объявите в LinkedIn: Если вы поделитесь приветственным постом, вы познакомите нового сотрудника с более широкой аудиторией, укрепите внутреннюю гордость и внесете свой вклад в развитие вашего бренда работодателя.
- Настройте регистрацию на 90-дневный план: Пересмотрите 90-дневный план, намеченный в первый день, в течение первой недели, и запланируйте повторяющиеся ежемесячные встречи, чтобы отслеживать прогресс и придерживаться поставленных целей.
- Разошлите новый опрос по ориентации: В конце программы попросите нового сотрудника оставить отзыв, пока опыт еще свеж. Это помогает получить честную информацию, которую вы можете использовать для улучшения ориентации на будущее.
Простой способ вовлечь все команды в программу ориентации — попросить каждый отдел провести короткую 5-15-минутную презентацию о том, кто они и чем занимаются.
Это помогает новичкам лучше понять организацию, узнать, кто есть кто, и наладить связь с коллегами из разных отделов.
👉🏻 Скачать Чек-лист ориентации сотрудников
Первый день
Приветствие (в основном для менеджера по найму):
Практические аспекты (в основном для отдела кадров; требования варьируются в зависимости от страны и применимого законодательства):
Приветствие (в основном для менеджера по найму):
- Подготовьте персонализированную приветственную записку или небольшой подарок на своем рабочем столе (или отправьте его, если удаленно)
- Пройдитесь по повестке дня
- Проведите экскурсию по офису (или виртуальный обход, если удаленно)
- Познакомьте нового сотрудника с коллегами и непосредственной командой
- Представьте 90-дневный план и ожидания
- Поделитесь обзором компании (в идеале старшим руководителем или основателем)
- Объяснение структуры еженедельных и ежемесячных совещаний
- Добавляйте их в общие календари (встречи команды, корпоративные праздники, повторяющиеся события).
Практические аспекты (в основном для отдела кадров; требования варьируются в зависимости от страны и применимого законодательства):
- Общий доступ к данным Wi-Fi и доступа к системе
- Запросить контактные данные для экстренных случаев
- Соберите необходимые формы для уплаты налогов и заработной платы
- Отправка информации о новых сотрудниках в систему расчета заработной платы
- Проверка и загрузка документов, удостоверяющих личность и разрешение на работу,
- Сделайте или запросите фотографию профиля для внутреннего использования.
- Настройте ноутбук, монитор и другое необходимое оборудование
- Предоставить доступ к инструментам коммуникации (Slack, Teams и т.д.)
- Настройка учетной записи электронной почты и подписи
- Ознакомьтесь с основами кибербезопасности (политика паролей, осведомленность о политике, использование VPN).
Первая неделя
Команда (во главе с менеджером по найму):
Команда (во главе с менеджером по найму):
- Организуйте обед для команды (позвольте новому сотруднику выбрать, если он этого хочет)
- Планируйте встречи один на один с ключевыми коллегами
- Назначьте напарника или наставника для повседневного руководства
- Поощряйте неформальные беседы за чашкой кофе с коллегами
- В конце недели проведите встречу с менеджером по найму.
- Опубликовать приветственное сообщение в LinkedIn (с одобрения нового сотрудника)
- Планируйте повторяющиеся 30-, 60- и 90-дневные встречи
- Пройдитесь по ключевым HR-процессам (запросы на отгулы, отчеты о расходах, обучающие платформы)
- Назначьте небольшой первый проект или задачу, чтобы помочь новому сотруднику применить то, что он узнал
- Попросите заблаговременно оставить отзыв о процессе адаптации перед отправкой официального опроса
- Разошлите опрос по ориентации новых сотрудников.
Вопросы для ориентационного опроса
Общее впечатление
Вопрос
1. По шкале от 1 до 10 (1 — самый низкий, 10 — самый высокий), как бы вы оценили свой общий опыт ориентации?
2. Оправдала ли программа ориентации ваши ожидания? Почему или почему бы и нет?
3. Что вам больше всего понравилось в ориентации?
Ясность информации
Вопрос
4. По шкале от 1 до 10, насколько четко вы представляете себе свою роль и что от вас ожидается?
5. Достаточно ли Вы получили информации о своих обязанностях? Если нет, то чего не хватало?
6. Были ли четко объяснены политики и процедуры компании? Знаете ли вы, к кому обратиться с вопросами?
Команда
Вопрос
7. По шкале от 1 до 10, как бы вы оценили свой опыт встречи с вашей командой?
8. Были ли у вас личные встречи с коллегами в течение первой недели?
9. Четко ли вы представляете себе различные роли, которые люди выполняют в команде?
Рабочая среда
Вопрос
10. По шкале от 1 до 10, насколько хорошо вы чувствуете, что знаете дорогу в офисе?
11. По шкале от 1 до 10, насколько полезными были презентации отдела для понимания своей роли в компании?
12. Есть ли у вас все необходимое (оборудование, доступ к программному обеспечению, пропуск и т.д.) для выполнения вашей работы? Если нет, то чего не хватает?
Управляющий
Вопрос
13. Как часто Вы встречались со своим менеджером в течение первой недели?
14. Поделился ли ваш менеджер и провел ли вас через ваш 90-дневный план?
15. Запланировали ли вы регулярные встречи один на один со своим менеджером на следующий месяц?
16. Получили ли вы от своего менеджера все необходимое для начала работы? Если нет, то чего не хватало?
Другое
Вопрос
17. По шкале от 1 до 10, с какой вероятностью вы порекомендуете вам отличное место для работы, основываясь на вашем опыте ориентации?
18. Какие у вас есть предложения по улучшению процесса ориентации для будущих новых сотрудников?
Вопрос
1. По шкале от 1 до 10 (1 — самый низкий, 10 — самый высокий), как бы вы оценили свой общий опыт ориентации?
2. Оправдала ли программа ориентации ваши ожидания? Почему или почему бы и нет?
3. Что вам больше всего понравилось в ориентации?
Ясность информации
Вопрос
4. По шкале от 1 до 10, насколько четко вы представляете себе свою роль и что от вас ожидается?
5. Достаточно ли Вы получили информации о своих обязанностях? Если нет, то чего не хватало?
6. Были ли четко объяснены политики и процедуры компании? Знаете ли вы, к кому обратиться с вопросами?
Команда
Вопрос
7. По шкале от 1 до 10, как бы вы оценили свой опыт встречи с вашей командой?
8. Были ли у вас личные встречи с коллегами в течение первой недели?
9. Четко ли вы представляете себе различные роли, которые люди выполняют в команде?
Рабочая среда
Вопрос
10. По шкале от 1 до 10, насколько хорошо вы чувствуете, что знаете дорогу в офисе?
11. По шкале от 1 до 10, насколько полезными были презентации отдела для понимания своей роли в компании?
12. Есть ли у вас все необходимое (оборудование, доступ к программному обеспечению, пропуск и т.д.) для выполнения вашей работы? Если нет, то чего не хватает?
Управляющий
Вопрос
13. Как часто Вы встречались со своим менеджером в течение первой недели?
14. Поделился ли ваш менеджер и провел ли вас через ваш 90-дневный план?
15. Запланировали ли вы регулярные встречи один на один со своим менеджером на следующий месяц?
16. Получили ли вы от своего менеджера все необходимое для начала работы? Если нет, то чего не хватало?
Другое
Вопрос
17. По шкале от 1 до 10, с какой вероятностью вы порекомендуете вам отличное место для работы, основываясь на вашем опыте ориентации?
18. Какие у вас есть предложения по улучшению процесса ориентации для будущих новых сотрудников?
Советы по оранизации эффективной ориентации
- Обеспечьте структуру и определите ожидания: Поделитесь повесткой дня на первый день и первую неделю заранее. Это дает новым сотрудникам четкое представление о том, что их ждет. В первый день убедитесь, что руководитель проводит время с новым сотрудником, чтобы просмотреть график и обсудить 90-дневный план.
- Предлагаем поддержку: Начало новой работы может быть стрессовым. Ориентация должна помочь облегчить этот переход. Программа наставничества — это эффективный способ успокоить, ответить на неформальные вопросы и помочь новичкам ориентироваться на рабочем месте в социальном и практическом плане.
- Подготовьтесь к первому дню: Готовность распространяется на HR, руководителя и нового сотрудника. Убедитесь, что рабочее пространство, инструменты и учетные записи настроены, а также что руководитель присутствует, чтобы лично поприветствовать сотрудника. Для нового сотрудника заранее предоставьте практические детали, такие как схема проезда, информация о парковке и подъезде к зданию, чтобы уменьшить беспокойство.
- Подчеркните организационную культуру: Не все, что определяет компанию, записано в руководствах или процедурах. Простые привычки, такие как совместный обед или обращение к коллегам по имени, могут показаться очевидными для нынешних сотрудников, но не для новичков. Убедитесь, что ориентация включает в себя этот тип организационной социализации, чтобы новые сотрудники быстро понимали не только то, чем занимается компания, но и то, как люди взаимодействуют и работают вместе.
- Добавьте командных связей и веселья: Первый день на новой работе обычно запоминается надолго. Вот почему стоит добавить в игру несколько веселых, запоминающихся элементов. Предложите менеджеру по найму сообщить команде, когда приедет их новый коллега, и попросите запланировать небольшие мероприятия во время ориентации. Это может быть приветствие новичка первым делом с утра, организация совместного обеда или участие в экскурсии по офису. Эти моменты создают теплую атмосферу и помогают команде сплотиться с новым сотрудником с самого начала.
- Поясните программное обеспечение: Ориентация всегда должна включать знакомство с программным обеспечением и инструментами, которыми сотрудники пользуются ежедневно. Это относится к общекорпоративным инструментам, таким как электронная почта, коммуникационные платформы или системы отчетности о расходах, а также к любым приложениям, специфичным для ролей. В зависимости от работы, обучение программному обеспечению может быть кратким обзором или более подробным занятием, но в любом случае важно охватить это заранее, чтобы новые сотрудники могли работать эффективно.
- Используйте чек-листы и будьте последовательны: Чек-листы — один из самых простых и эффективных способов обеспечить гладкое прохождение ориентации. Они помогают HR, менеджерам по найму, ИТ-специалистам и другим точно знать, что и когда нужно делать. Однако для того, чтобы контрольные списки были эффективными, их необходимо использовать последовательно. Убедитесь, что все участники процесса применяют их к каждому новому сотруднику, чтобы ни один шаг не был пропущен.
- Собирайте отзывы и корректируйте: Наконец, ориентация должна заканчиваться возможностью для новых сотрудников поделиться своим мнением. Опрос — это отличный способ получить информацию, пока опыт еще свеж. Спросите, что сработало, что не сработало, а что можно было бы улучшить. Используйте эти данные для постоянного совершенствования своей программы ориентации, чтобы она оставалась актуальной и эффективной.
Хорошо структурированный, тщательно продуманный процесс ориентации, который уравновешивает практическую информацию с человеческой стороной начала работы, может иметь большое значение для построения прочных и долгосрочных рабочих отношений.
Ориентационный опыт закладывает основу для вовлеченности, производительности и удержания сотрудников. Но это только начало. Стратегическое управление талантами означает взращивание потенциала с первого дня, построение четких путей роста и поддержку преемственности во всем бизнесе.
🚩 Онлайн курс-практикум Управление талантами охватывает весь спектр: от стратегического планирования до создания собственной системы управления талантами, которая поможет вашей организации привлекать и удерживать лучших сотрудников.
