С помощью хорошо продуманного процесса удаленной адаптации настройте своих новых сотрудников и свою организацию на успех. Этот важнейший этап закладывает фундамент для здоровых и прочных отношений между работником и работодателем.
В этом подробном руководстве вы найдете практические шаги для HR-специалистов по созданию успешного процесса удаленного приема на работу, а также удобный чек-лист.
Давайте погрузимся!
В этом подробном руководстве вы найдете практические шаги для HR-специалистов по созданию успешного процесса удаленного приема на работу, а также удобный чек-лист.
Давайте погрузимся!
Что такое адаптация на удаленном рабочем месте?
Удаленное введение в должность - это процесс ознакомления новых сотрудников с организацией, ее сотрудниками и культурой. Он отличается от традиционного, поскольку, как следует из термина, происходит полностью удаленно.
Поскольку после начала пандемии в 2020 году число удаленных сотрудников резко возросло, традиционных методов введения в должность уже недостаточно. Исследование McKinsey, проведенное весной 2022 года, показало, что в США 35% сотрудников имеют возможность работать из дома полный рабочий день, а 90% могут работать по гибридной модели.
В Европе цифры варьируются в зависимости от страны. Данные Eurostat и Statist показывают, что в 2022 году 30% работников регулярно работали из дома. Нидерланды, однако, значительно опережают другие страны: 65% населения работают удаленно хотя бы часть времени, в то время как, например, в Великобритании этот показатель составляет чуть более 15%.
Когда речь заходит об адаптации новых сотрудников, этот рост удаленной работы - особенно если речь идет о полной занятости - требует иного подхода.
Удаленное введение в должность - это процесс ознакомления новых сотрудников с организацией, ее сотрудниками и культурой. Он отличается от традиционного, поскольку, как следует из термина, происходит полностью удаленно.
Поскольку после начала пандемии в 2020 году число удаленных сотрудников резко возросло, традиционных методов введения в должность уже недостаточно. Исследование McKinsey, проведенное весной 2022 года, показало, что в США 35% сотрудников имеют возможность работать из дома полный рабочий день, а 90% могут работать по гибридной модели.
В Европе цифры варьируются в зависимости от страны. Данные Eurostat и Statist показывают, что в 2022 году 30% работников регулярно работали из дома. Нидерланды, однако, значительно опережают другие страны: 65% населения работают удаленно хотя бы часть времени, в то время как, например, в Великобритании этот показатель составляет чуть более 15%.
Когда речь заходит об адаптации новых сотрудников, этот рост удаленной работы - особенно если речь идет о полной занятости - требует иного подхода.
Трудности адаптации сотрудников при удаленной работе
Процесс адаптации сотрудников при удаленной работе ставит перед HR-специалистами уникальные задачи. Некоторые проблемы перекликаются с традиционными, но другие специфичны для удаленной работы.
Вот основные проблемы, которые необходимо учитывать:
👀 Коммуникация
Удаленная коммуникация требует тщательного рассмотрения каналов и методов, чтобы обеспечить вовлеченность, ясность и прочные отношения между работником и работодателем.
👀 Культура
Передать культуру организации сотрудникам, работающим удаленно, и создать у них точное представление о компании становится сложнее без физического рабочего места.
👀 Связь
Встраивать новых сотрудников в коллектив сложнее без случайных встреч. Назначение наставника во время адаптации становится решающим фактором для налаживания связей.
👀 Менеджер
Менеджеры, у которых мало или совсем нет опыта управления удаленными командами, могут столкнуться с трудностями в организации эффективной работы сотрудников, которые работают удаленно. Понимание уникальных особенностей удаленного управления очень важно.
Процесс адаптации сотрудников при удаленной работе ставит перед HR-специалистами уникальные задачи. Некоторые проблемы перекликаются с традиционными, но другие специфичны для удаленной работы.
Вот основные проблемы, которые необходимо учитывать:
👀 Коммуникация
Удаленная коммуникация требует тщательного рассмотрения каналов и методов, чтобы обеспечить вовлеченность, ясность и прочные отношения между работником и работодателем.
👀 Культура
Передать культуру организации сотрудникам, работающим удаленно, и создать у них точное представление о компании становится сложнее без физического рабочего места.
👀 Связь
Встраивать новых сотрудников в коллектив сложнее без случайных встреч. Назначение наставника во время адаптации становится решающим фактором для налаживания связей.
👀 Менеджер
Менеджеры, у которых мало или совсем нет опыта управления удаленными командами, могут столкнуться с трудностями в организации эффективной работы сотрудников, которые работают удаленно. Понимание уникальных особенностей удаленного управления очень важно.
🎁 Бесплатный чек-лист
Как успешно организовать адаптацию сотрудников при удаленной работе
В этом разделе мы расскажем, какие шаги могут предпринять HR-специалисты, чтобы успешно принять на работу удаленно новых сотрудников.
В этом разделе мы расскажем, какие шаги могут предпринять HR-специалисты, чтобы успешно принять на работу удаленно новых сотрудников.
Каждый шаг направлен на решение конкретных задач.
🔖 Шаг 1: Разработайте план введения в должность
Следуйте той же структуре, что и при традиционном онбординге, включая пять основных этапов:
Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.
Следуйте той же структуре, что и при традиционном онбординге, включая пять основных этапов:
- Период подготовки к приему на работу (Pre-boarding). Привлекайте новых сотрудников в период между оффера и первым рабочим днем.
- Первый день. Создайте запоминающийся и позитивный опыт для новых сотрудников.
- Первая неделя. Помогите новым сотрудникам познакомиться с командой, компанией и ролью.
- Первые 90 дней. Разработайте план на 30-60-90 дней, чтобы обеспечить эффективную адаптацию и повышение продуктивности.
- Первый год. Оцените работу и обсудите дальнейшие перспективы в конце первого года.
Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.
1. Pre-boarding
Предварительный инструктаж необходим для того, чтобы удержать нового сотрудника в период, когда он ппринял оффер, но еще не приступил к работе. Возможно, это еще более важно, если речь идет об удаленной работе, поскольку, скорее всего, еще не было личной встречи с руководителем и командой.
Вот чек-лист, который поможет обеспечить успешное вхождение в должность:
✅ Отправьте информационное письмо и приветственное видео
✔ Разработайте свое письмо "Добро пожаловать в команду" так, чтобы в нем содержалась важная информация об оборудовании, льготах на удаленную работу, входах в системы компании и контактах для вопросов, связанных с IT и HR. Кроме того, проинформируйте о программе поддержки при приеме на работу, если она предусмотрена в вашей компании.
✔ Персонализированное приветственное видео. В зависимости от размера вашей организации создайте короткий видеоролик, в котором основатели компании и/или руководитель и команда нового сотрудника тепло поприветствуют и представят его.
Представьте наставника, который будет помогать проходить стажировку: Познакомьте нового сотрудника с его наставником, который будет общаться с ним, устанавливать связь и формировать представление о культуре компании.
✅ Приглашайте на социальные мероприятия
Помогите новым сотрудникам познакомиться с коллективом и культурой компании, пригласив их на виртуальные социальные мероприятия. Вдохновляйтесь такими компаниями, как Drift, которые организуют увлекательные онлайн-встречи для всех сотрудников.
✅ Приглашайте на профессиональные мероприятия
Если в период подготовки к приему на работу в компании проходят значимые отраслевые мероприятия, подумайте о том, чтобы пригласить нового сотрудника принять в них участие.
✅ Составьте план на 30-60-90 дней
Составьте план, в котором будут четко определены обязанности нового сотрудника и его ожидания от работы.
✅ Проинформируйте команду
Убедитесь, что команда знает о своем новом коллеге, и предложите им отправить приветственные сообщения или видеоролики. Это особенно важно для сотрудников, которые находятся удаленно.
✅ Составьте план действий для введения в должность
Ознакомьте нового сотрудника с подробным планом действий на первый день и неделю. Включите в нее встречи с участниками команды, презентации компании, беседы с менеджерами и HR.
✅ Оставайтесь на связи
Регулярно общайтесь с новыми сотрудниками и поощряйте их задавать вопросы. Поддержание открытого общения во время подготовки к работе имеет решающее значение для их адаптации и успеха.
Предварительный инструктаж необходим для того, чтобы удержать нового сотрудника в период, когда он ппринял оффер, но еще не приступил к работе. Возможно, это еще более важно, если речь идет об удаленной работе, поскольку, скорее всего, еще не было личной встречи с руководителем и командой.
Вот чек-лист, который поможет обеспечить успешное вхождение в должность:
✅ Отправьте информационное письмо и приветственное видео
✔ Разработайте свое письмо "Добро пожаловать в команду" так, чтобы в нем содержалась важная информация об оборудовании, льготах на удаленную работу, входах в системы компании и контактах для вопросов, связанных с IT и HR. Кроме того, проинформируйте о программе поддержки при приеме на работу, если она предусмотрена в вашей компании.
✔ Персонализированное приветственное видео. В зависимости от размера вашей организации создайте короткий видеоролик, в котором основатели компании и/или руководитель и команда нового сотрудника тепло поприветствуют и представят его.
Представьте наставника, который будет помогать проходить стажировку: Познакомьте нового сотрудника с его наставником, который будет общаться с ним, устанавливать связь и формировать представление о культуре компании.
✅ Приглашайте на социальные мероприятия
Помогите новым сотрудникам познакомиться с коллективом и культурой компании, пригласив их на виртуальные социальные мероприятия. Вдохновляйтесь такими компаниями, как Drift, которые организуют увлекательные онлайн-встречи для всех сотрудников.
✅ Приглашайте на профессиональные мероприятия
Если в период подготовки к приему на работу в компании проходят значимые отраслевые мероприятия, подумайте о том, чтобы пригласить нового сотрудника принять в них участие.
✅ Составьте план на 30-60-90 дней
Составьте план, в котором будут четко определены обязанности нового сотрудника и его ожидания от работы.
✅ Проинформируйте команду
Убедитесь, что команда знает о своем новом коллеге, и предложите им отправить приветственные сообщения или видеоролики. Это особенно важно для сотрудников, которые находятся удаленно.
✅ Составьте план действий для введения в должность
Ознакомьте нового сотрудника с подробным планом действий на первый день и неделю. Включите в нее встречи с участниками команды, презентации компании, беседы с менеджерами и HR.
✅ Оставайтесь на связи
Регулярно общайтесь с новыми сотрудниками и поощряйте их задавать вопросы. Поддержание открытого общения во время подготовки к работе имеет решающее значение для их адаптации и успеха.
2. День первый: ознакомление
Первый день, ознакомительный, - это скорее опыт, чем информация. Как мы уже говорили, этот день должен стать для новых сотрудников незабываемым и положительным опытом, о котором они будут вспоминать.
Вот некоторые ключевые моменты, на которых следует сосредоточиться в первый день:
Первый день, ознакомительный, - это скорее опыт, чем информация. Как мы уже говорили, этот день должен стать для новых сотрудников незабываемым и положительным опытом, о котором они будут вспоминать.
Вот некоторые ключевые моменты, на которых следует сосредоточиться в первый день:
✅ Теплый прием (связь и культура)
Поскольку мы принимаем на удаленную работу сотрудников, важно создать теплую атмосферу в интернете. Подумайте о том, чтобы начать день с представления команды, где все смогут познакомиться друг с другом виртуально. Командные традиции, такие как отправка приветственной коробки с персонализированной кружкой, могут сделать этот опыт особенным.
✅ Беседы с руководителем
Новому сотруднику следует провести виртуальную встречу с руководителем, чтобы обсудить программу действий на день. Это также возможность для нового сотрудника задать все интересующие его вопросы.
✅ Наставник при прохождении адаптации (связь и культура)
Назначение наставника имеет решающее значение для успешной удаленной адаптации. Этот человек будет оказывать поддержку, помогать новому сотруднику ориентироваться на удаленном рабочем месте и знакомить его с процессами, культурой и преимуществами компании.
✅ План на 30-60-90 дней (общение и руководитель)
В первый же день руководитель должен ознакомить нового сотрудника с его 90-дневным планом. Это гарантирует, что новый сотрудник понимает свои обязанности и то, чего ему следует ожидать. Во время этой встречи менеджер также может поделиться с новым сотрудником еженедельным и ежемесячным расписанием. Это могут быть ежедневные или еженедельные собрания команды, ежемесячное обновление информации о бизнесе и ежеквартальный личный день команды.
✅ Обучение (коммуникация и культура)
Удаленное обучение требует дополнительного планирования. Подумайте о том, чтобы кто-то из IT-отдела мог помогать новым сотрудникам во время обучения. Кроме того, новые сотрудники должны пройти обучение по программам для общения и совместной работы, использованию электронной почты и любого другого программного обеспечения, связанного с их ролью. В этом вопросе вам также может помочь специалист по адаптации.
Поскольку мы принимаем на удаленную работу сотрудников, важно создать теплую атмосферу в интернете. Подумайте о том, чтобы начать день с представления команды, где все смогут познакомиться друг с другом виртуально. Командные традиции, такие как отправка приветственной коробки с персонализированной кружкой, могут сделать этот опыт особенным.
✅ Беседы с руководителем
Новому сотруднику следует провести виртуальную встречу с руководителем, чтобы обсудить программу действий на день. Это также возможность для нового сотрудника задать все интересующие его вопросы.
✅ Наставник при прохождении адаптации (связь и культура)
Назначение наставника имеет решающее значение для успешной удаленной адаптации. Этот человек будет оказывать поддержку, помогать новому сотруднику ориентироваться на удаленном рабочем месте и знакомить его с процессами, культурой и преимуществами компании.
✅ План на 30-60-90 дней (общение и руководитель)
В первый же день руководитель должен ознакомить нового сотрудника с его 90-дневным планом. Это гарантирует, что новый сотрудник понимает свои обязанности и то, чего ему следует ожидать. Во время этой встречи менеджер также может поделиться с новым сотрудником еженедельным и ежемесячным расписанием. Это могут быть ежедневные или еженедельные собрания команды, ежемесячное обновление информации о бизнесе и ежеквартальный личный день команды.
✅ Обучение (коммуникация и культура)
Удаленное обучение требует дополнительного планирования. Подумайте о том, чтобы кто-то из IT-отдела мог помогать новым сотрудникам во время обучения. Кроме того, новые сотрудники должны пройти обучение по программам для общения и совместной работы, использованию электронной почты и любого другого программного обеспечения, связанного с их ролью. В этом вопросе вам также может помочь специалист по адаптации.
3. Первая неделя
В первую неделю новые сотрудники знакомятся с коллективом, компанией и своей ролью.
Вот три ключевых момента, на которые следует обратить внимание:
В первую неделю новые сотрудники знакомятся с коллективом, компанией и своей ролью.
Вот три ключевых момента, на которые следует обратить внимание:
✅ Взаимодействие с командой
В течение первой недели новые сотрудники проводят индивидуальные встречи со своими коллегами, чтобы наладить отношения и понять, как они будут сотрудничать.
✅ Контрольные встречи с менеджерами
Менеджеры должны общаться с новыми сотрудниками не реже одного раза в день (в удаленной среде желательно дважды), чтобы убедиться, что все идет хорошо, ответить на любые вопросы и определить области, требующие улучшения.
✅ Повышение квалификации
Удаленные сотрудники часто работают со сложными программными инструментами и системами, поэтому в течение первой недели необходимо провести обучение. IT-поддержка должна быть доступна для решения любых технических вопросов.
В течение этой недели решающую роль также играет наставник нового сотрудника. Он обеспечивает комфортное пространство для нового сотрудникав, где он может задавать вопросы и выражать свои опасения или мысли.
В течение первой недели новые сотрудники проводят индивидуальные встречи со своими коллегами, чтобы наладить отношения и понять, как они будут сотрудничать.
✅ Контрольные встречи с менеджерами
Менеджеры должны общаться с новыми сотрудниками не реже одного раза в день (в удаленной среде желательно дважды), чтобы убедиться, что все идет хорошо, ответить на любые вопросы и определить области, требующие улучшения.
✅ Повышение квалификации
Удаленные сотрудники часто работают со сложными программными инструментами и системами, поэтому в течение первой недели необходимо провести обучение. IT-поддержка должна быть доступна для решения любых технических вопросов.
В течение этой недели решающую роль также играет наставник нового сотрудника. Он обеспечивает комфортное пространство для нового сотрудникав, где он может задавать вопросы и выражать свои опасения или мысли.
4. Первые 90 дней
К концу первых 90 дней новые сотрудники должны быть полностью интегрированы в коллектив, культуру компании и эффективно выполнять свою роль. Для успешного достижения этой цели идеально подходит план 30-60-90 дней.
В удаленной работе обучение становится особенно важным в первые 90 дней работы нового сотрудника. Тип обучения может варьироваться в зависимости от роли, но в качестве примера можно привести обучение под руководством инструктора, электронное обучение, обучение на рабочем месте и наставничество.
К концу первых 90 дней новые сотрудники должны быть полностью интегрированы в коллектив, культуру компании и эффективно выполнять свою роль. Для успешного достижения этой цели идеально подходит план 30-60-90 дней.
В удаленной работе обучение становится особенно важным в первые 90 дней работы нового сотрудника. Тип обучения может варьироваться в зависимости от роли, но в качестве примера можно привести обучение под руководством инструктора, электронное обучение, обучение на рабочем месте и наставничество.
5. Первый год
Завершите первый год работы заключительной встречей, чтобы завершить процесс введения в должность и провести оценку работы.
На этой встрече затроньте 4 ключевые области.
✔ Практические вопросы
Подтвердите, что все практические вопросы были решены с момента начала процесса онбординга.
✔ Производительность
Оцените работу новых сотрудников и оцените их прогресс в достижении поставленных целей.
✔ Будущее
Обсудите возможности обучения и развития, поинтересуйтесь их карьерными устремлениями и рассмотрите их будущее в организации.
✔ Обратная связь
Соберите отзывы о процессе дистанционного обучения. Определите, что было успешным, и выявите области для улучшения.
Завершите первый год работы заключительной встречей, чтобы завершить процесс введения в должность и провести оценку работы.
На этой встрече затроньте 4 ключевые области.
✔ Практические вопросы
Подтвердите, что все практические вопросы были решены с момента начала процесса онбординга.
✔ Производительность
Оцените работу новых сотрудников и оцените их прогресс в достижении поставленных целей.
✔ Будущее
Обсудите возможности обучения и развития, поинтересуйтесь их карьерными устремлениями и рассмотрите их будущее в организации.
✔ Обратная связь
Соберите отзывы о процессе дистанционного обучения. Определите, что было успешным, и выявите области для улучшения.
🔖 Шаг 2: Оценка успешности удаленного обучения
Плохое обучение может привести к нежелательной текучести кадров. Внедряя метрики онбординга, вы сможете:
Вот некоторые показатели, которые вы можете отслеживать:
Плохое обучение может привести к нежелательной текучести кадров. Внедряя метрики онбординга, вы сможете:
- Выявить любые проблемы в процессе удаленной адаптации
- Повысить эффективность программы онбординга
- Предотвратить нежелательную текучесть кадров.
Вот некоторые показатели, которые вы можете отслеживать:
- Время до продуктивности. Измерьте, сколько времени требуется новому сотруднику, чтобы стать работоспособным и продуктивным.
- Текучесть кадров. Отслеживайте количество сотрудников, которые уходят в течение первого года или определенного периода времени.
- Порог удержания. Определите точку, после которой новые сотрудники покидают организацию.
- Удовлетворенность при приеме на работу. Оценка настроения новых сотрудников по истечении определенного периода времени.
- Коэффициент удержания новых сотрудников в расчете на одного менеджера. Выявление потенциальных проблем в конкретных командах.
- Коэффициент завершения обучения. Отслеживайте, сколько новых сотрудников прошли обучение.
- Оценка 360 градусов. Получите информацию от тех, кто взаимодействует с новыми сотрудниками, чтобы оценить эффективность вашей программы удаленного обучения.
- Неформальная обратная связь. Задайте новым сотрудникам открытые вопросы, чтобы оценить уровень их удовлетворенности.
🔖 Шаг 3: Подготовьтесь к удаленному введению в должность
Прежде чем приступить к удаленному введению в должность, важно полностью подготовиться. Хотя этот шаг может быть сделан позже, очень важно иметь все необходимое для плавного перехода.
Вот несколько ключевых факторов, которые необходимо учесть:
Прежде чем приступить к удаленному введению в должность, важно полностью подготовиться. Хотя этот шаг может быть сделан позже, очень важно иметь все необходимое для плавного перехода.
Вот несколько ключевых факторов, которые необходимо учесть:
- Технические требования. Совместно с IT-отделом оцените технологические потребности для удаленного подключения. Они будут знать, что доступно в настоящее время и что может потребоваться внедрить.
- IT-поддержка. IT-поддержка очень важна в удаленной работе. Во время встречи с IT-специалистами обсудите, какая поддержка необходима новым сотрудникам. Определите, когда IT-специалисты должны быть доступны для помощи, и убедитесь, что все знают, кто когда приступает к работе.
- Ввод в должность. Успешный процесс адаптации удаленных сотрудников часто включает программу помощи при адаптации. Настройте эту программу до начала работы, чтобы новые сотрудники могли с самого начала работать в паре со своим наставником.
- Метрики. Важно определить показатели, которые будут использоваться для оценки успеха процесса удаленного онбординга. Это поможет HR и организации отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы.
Пример
Удаленный процесс онбординга в GitLab
Компания GitLab создала главную страницу, которая дает четкое и информативное представление о процессе адаптации в компании. Она содержит ссылки на дополнительные страницы и шаблоны для новых сотрудников.
Новички могут найти информацию о звонке TaNewKi в GitLab - звонке перед приемом на работу, где они могут познакомиться с будущими коллегами, пообщаться и задать вопросы.
На странице также представлен обзор соответствующих каналов Slack, в которые будут добавлены новые участники команды. Кроме того, здесь есть список соответствующих ссылок, касающихся введения в должность сотрудников отдела продаж, введения в должность разработчиков и т. д.
Что отличает эту страницу, так это ее гибкость. Новые сотрудники могут проходить ее в удобном для них темпе и в удобное для них время.
Подведем итоги
Поскольку количество людей, работающих удаленно, продолжает расти, становится все более важным иметь надежный процесс адаптации удаленных сотрудников. Это требует от HR-специалистов переосмыслить свой подход к процессу адаптации. Шаги, рассмотренные в этой статье, служат ценной отправной точкой для создания успешного опыта удаленной адаптации.
Поскольку количество людей, работающих удаленно, продолжает расти, становится все более важным иметь надежный процесс адаптации удаленных сотрудников. Это требует от HR-специалистов переосмыслить свой подход к процессу адаптации. Шаги, рассмотренные в этой статье, служат ценной отправной точкой для создания успешного опыта удаленной адаптации.
🙏🏻 Настоятельно вам рекомендую пройти курс Организация удаленной работы сотрудников
Существует не менее 500 пунктов, которые необходимо учесть при удаленной работе сотрудников. Все они есть в нашем курсе, посмотрите программу курса
