Рекомендательное письмо для сотрудника: как составить (+ шаблоны)

Рекомендательное письмо для сотрудников - это мощный инструмент, который демонстрирует сильные стороны профессионала, его характер и достижения, позволяя потенциальным работодателям принимать взвешенные решения на основе достоверной оценки. Понимая ценность убедительного рекомендательного письма, HR-специалисты играют важную роль в формировании будущего рабочей силы и стимулировании собственного организационного роста.

Как HR или специалист по кадрам, вы, скорее всего, читали и оформляли сотни (или даже тысячи) рекомендательных писем для сотрудников на протяжении многих лет. Этот официальный документ, который используется для демонстрации желаемых качеств и навыков кандидата, является бесценным инструментом для работодателя, который проверяет, подходит ли человек для его организационной культуры и может ли он соответствовать необходимым требованиям.

Что такое рекомендательное письмо для сотрудника?
Рекомендательное письмо - это документ, который бывший сотрудник может запросить при приеме на новую работу. Потенциальный работодатель также может связаться с бывшим работодателем кандидата и попросить предоставить рекомендательное письмо, чтобы получить другую точку зрения на его трудовую этику, привычки и проверенные результаты работы.

Почему HR могут попросить предоставить рекомендательные письма для сотрудников
Как HR-специалиста, вас могут попросить написать рекомендательное письмо, потому что вы можете связаться с разными менеджерами и коллегами в организации, чтобы составить полную картину о бывшем сотруднике.

Вас также могут попросить проконсультировать менеджеров или руководителей по поводу различных типов рекомендательных писем и того, что в них должно быть включено, чтобы эффективно общаться от имени сотрудника.

Если вы можете написать положительную рекомендацию для бывшего сотрудника, потому что он принес пользу вашей организации и продемонстрировал навыки и ценности, которыми вы восхищаетесь, всегда стоит воспользоваться возможностью помочь ему:

Если сотрудник заслуживает блестящего рекомендательного письма, велика вероятность того, что ваша организация захочет нанять его снова в будущем. Предоставление отличного рекомендательного письма гарантирует, что вы сохраните с ним прочные отношения.
Кроме того, отличные сотрудники склонны общаться с людьми, похожими на них самих, а вы хотите, чтобы они хорошо отзывались о вашем бренде работодателя.
Наконец, вы можете написать рекомендательное письмо (или попросить об этом менеджера сотрудника) в рамках процесса увольнения при уходе сотрудника. Это не только обеспечит сотруднику хороший опыт увольнения, но и укрепит ваш бренд работодателя.

Виды рекомендательных писем для сотрудников
Большинство рекомендательных писем имеют схожие элементы. Они включают в себя:

Роль, которую занимал сотрудник
Продолжительность работы
Ключевые обязанности в рамках своей роли
Конкретные характеристики или выдающиеся навыки
Ваши контактные данные на случай, если потребуется дополнительная информация.

В этом руководстве мы привели шаблоны для четырех различных типов рекомендательных писем:

Рекомендательное письмо - личное
Профессиональное рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо для продвижения по должности
Простое рекомендательное письмо

👉🏻 По ссылке 🎁вы можете скачать шаблоны рекомендательных писем

Как использовать шаблоны рекомендательных писем
Шаблон может стать удобным средством экономии времени, а также гарантировать, что вы передадите ценный документ бывшему сотруднику. Однако хорошее рекомендательное письмо хорошо только тем, что в нем есть детали. Чтобы написать отличное рекомендательное письмо, во время работы с шаблонами не забывайте о следующем:

Разберитесь в ситуации. Всегда указывайте контекст для каждого примера. Это заставит кандидата "выпрыгнуть" из бумаги.
Будьте гибкими. Шаблоны - это руководство к действию, они не являются незыблемыми. Используйте то, что подходит вашему бизнесу и самим бывшим сотрудникам.
Будьте честны. Вам нужно не только защитить свой бренд, но и не оказать кандидату долгосрочную услугу, если вы слишком преувеличите его навыки.
Будьте целеустремленными. Если вы знаете, на какую должность или бизнес претендует бывший сотрудник, укажите это, а также объясните, почему его опыт и навыки могут принести пользу этой должности или компании (и снова приведите примеры).

2. Профессиональное рекомендательное письмо

Стандартное рекомендательное письмо, часто называемое профессиональным или трудовым рекомендательным письмом, содержит оценку квалификации, навыков, результатов работы и достижений человека на работе.

Как правило, его пишет профессиональный собеседник, например коллега, руководитель или специалист по кадрам, который сталкивался с данным человеком на работе. Как правило, оно используется, когда человек устраивается на работу, и должно подтвердить его способности.

Как написать хорошее профессиональное рекомендательное письмо

Будьте профессионалом. Это само собой разумеется, но стоит повторить. Используйте формальные названия и профессиональный язык и помните, что вы представляете себя и компанию, в которой работаете.
Представьте себя и свои отношения с кандидатом. Важно, чтобы читатель знал, кто вы, какова ваша роль и в каком качестве вы знакомы с кандидатом. Будьте кратки, но постарайтесь сообщить читателю все необходимые подробности.
Сосредоточьтесь на соответствующих навыках и достижениях. Какие навыки и достижения имеют отношение к должности или возможности, которую ищет человек? Используйте конкретные примеры, чтобы проиллюстрировать их сильные стороны и то, какой вклад они внесли в реализацию проектов или задач.
Будьте конкретны и приводите примеры. Чем подробнее, тем лучше. Изложение характеристик или навыков никогда не будет столь же убедительным, как демонстрация того, как эти навыки приносят пользу на примере реальной работы. Это добавит доверия к вашей рекомендации и позволит получателю лучше понять ценности и способности кандидата.
Будьте лаконичны и сконцентрированы. Хорошее рекомендательное письмо, как правило, должно занимать не более одной страницы, максимум - две. Придерживайтесь самых важных и значимых моментов, чтобы удержать внимание получателя, даже если вы добавляете детали.
Подчеркните потенциал кандидата. Подчеркивая потенциал кандидата для роста и успеха на новой должности, вы демонстрируете свою уверенность в его способности адаптироваться и добиваться успеха в различных ситуациях.

3. Рекомендательное письмо для повышения по должности

Рекомендательное письмо для продвижения по должности- это письменное внутреннее одобрение со стороны руководителя, менеджера или коллеги, которое поддерживает кандидатуру сотрудника для продвижения по работе в компании. Это может быть руководитель, который рекомендует повышение, или отдел или группа руководителей, которые определили сотрудника в качестве потенциального кандидата и запросили письмо.

Основное различие между рекомендательным письмом о повышении и общим рекомендательным письмом заключается в контексте. В рекомендательном письме о повышении особое внимание уделяется вкладу сотрудника в работу организации, его готовности к расширению обязанностей и тому, как он продемонстрировал свой потенциал для работы на более высокой должности.

Как написать хорошее рекомендательное письмо для повышения

Подчеркните достижения и успехи. Ваш читатель понимает потребности сотрудника и организации, поэтому по возможности укажите количественный вклад, в том числе в повышение эффективности или увеличение доходов.
Расскажите о профессиональном росте и развитии. Продвижение по службе обычно предлагается людям, чей набор навыков растет и которые стремятся достичь большего или предложить больше бизнесу и его клиентам. Подчеркивание стремления сотрудника к профессиональному росту и развитию покажет, что он готов взять на себя новую роль и будет продолжать развиваться в новой должности.
Укажите на потенциал успеха. Приведите примеры адаптивности, устойчивости и способности сотрудника справляться с возросшими обязанностями, чтобы показать, что он добьется успеха в этой роли.

4. Простое рекомендательное письмо

Простое рекомендательное письмо может быть использовано по нескольким причинам. Первая из них заключается в том, что профессиональное рекомендательное письмо не требуется, поскольку контекст гораздо более неформальный, чем при приеме на работу. Простые письма больше подходят для неформальной обстановки, например, для рекомендации на волонтерскую работу или членство в клубе.

Однако в профессиональной среде простое письмо используется для подтверждения данных о трудоустройстве человека без оценки его работы или способностей. Это может быть связано с тем, что подробная информация не запрашивалась или не требовалась - работодателю нужно только подтверждение того, что кандидат работал в организации на определенной должности и за подтвержденную зарплату.

Еще одна причина для простого письма - если HR-специалиста попросили предоставить рекомендательное письмо, но из-за плохой работы человека он не хочет подтверждать ценности или способности кандидата. В таких случаях лучше всего сосредоточиться только на фактических деталях.

Как написать хорошее простое рекомендательное письмо

Придерживайтесь фактов. Укажите должность бывшего сотрудника, период его работы в организации и основные обязанности.
Не редактируйте текст. Избегайте любых суждений или оценок его работы, поскольку это может негативно сказаться на его шансах в будущем или привести к судебному разбирательству, если человек считает, что его несправедливо представили, что может нанести ущерб его репутации или карьерным перспективам.

Советы по составлению рекомендательных писем

1. Используйте профессиональный формат
Если только вы не пишете рекомендательное письмо - личные, используйте профессиональный формат, включающий вашу контактную информацию, дату, адрес, имя и должность получателя (если вы его знаете). Если письмо пишется в преддверии приема на работу, достаточно указать ваши данные и данные бывшего сотрудника.

Язык письма должен быть профессиональным и информативным, избегайте жаргонизмов и сленга, используйте профессиональный шрифт, например Arial, Calibri или Times New Roman, который легко читается. Помните, что ваша цель - создать положительное впечатление о кандидате, а профессиональное, легко читаемое письмо поможет добиться этого.

2. Объясните, почему вы обладаете достаточной квалификацией для написания письма.
Несмотря на то, что в рекомендательном письме речь идет не о вас, в решающей степени ваш авторитет закладывает основу для авторитета кандидата. Помогите получателю понять, кто вы, каковы ваши отношения с кандидатом и почему вы предлагаете это рекомендательное письмо.

3. Опишите навыки, рабочие привычки и достижения кандидата.
Считайте, что это основа рекомендательного письма. Именно это содержание действительно интересует получателя. Приведенные вами подробности помогут читателю понять, подходит ли сотрудник на эту роль и в какую культуру входит организация.

4. Используйте конкретные примеры.
Успех кроется в деталях. Приемры не только покажут, что у вас были профессиональные отношения с кандидатом, но и станут отличным и запоминающимся способом проиллюстрировать его навыки и качества. Это также поможет придать достоверность любым деталям или информации, которыми бывший сотрудник мог уже поделиться с потенциальным работодателем.

5. Завершите письмо формальной концовкой
Завершите письмо, подтвердив свою уверенность в том, что кандидат будет полезен будущим работодателям и в новой роли. Предложите контактные данные и пригласите получателя связаться с вами для получения дополнительной информации. Наконец, завершите письмо приветствием и добавьте свое имя и должность в конце письма.

6. Вычитайте документ
Это очень важный шаг. Документ, заполненный ошибками (или всего несколькими опечатками), выглядит крайне непрофессионально и подрывает ваш профессионализм и доверие к бывшему сотруднику, которому вы пытаетесь помочь.

И наоборот, документ с ошибками, правильным форматом и орфографией показывает, что вам небезразличен человек, для которого вы пишете письмо, и что вы уделяете внимание деталям.

Юридические аспекты при предоставлении рекомендательного письма

Рекомендательное письмо - это, по сути, оценка характера, ценностей, навыков и трудовой этики человека. Существует несколько юридических аспектов, которые необходимо учитывать, чтобы процесс был справедливым, соответствовал требованиям и не подвергал организацию или автора потенциальной ответственности.

Как HR-специалист, вы обязаны знать об этих соображениях и принимать соответствующие меры для минимизации рисков.

К таким рискам относятся:

Диффамация. Диффамация возникает, когда кто-то делает ложное заявление, которое наносит ущерб его репутации, и если человек считает, что вы сделали ложное заявление, он может подать в суд за диффамацию.
Дискриминация. В большинстве стран существуют законы, защищающие людей от дискриминации на рабочем месте. К ней относится несправедливое отношение к вам на основании определенных характеристик, таких как пол, раса, возраст, религия или инвалидность.
Избегайте любых дискриминационных высказываний или предубеждений, которые могут привести к неравному обращению. Вместо этого сосредоточьтесь на профессиональных навыках, способностях и достижениях сотрудника. Любые личные характеристики должны быть напрямую связаны с работой, которую выполнял человек, а не с его полом, этнической принадлежностью или другими личными характеристиками.

Как минимизировать юридические риски:

Проинформируйте руководителей и менеджеров о правовых последствиях предоставления рекомендательных писем, в том числе о рисках диффамации и дискриминации.
Разработайте четкие рекомендации и правила составления рекомендательных писем в организации. Рассмотрите потенциальные правовые риски и дайте рекомендации по составлению честных, точных и соответствующих законодательству писем.
Поощряйте культуру открытого общения между HR и менеджерами и сообщите руководителям, что вы, как HR-специалист, можете предоставить шаблоны и просмотреть проекты рекомендательных писем.
Посоветуйтесь с юридическим отделом и подготовьте проект рекомендательного письма, в котором содержится конфиденциальная информация или потенциальные юридические риски.

Как поступать в сложных ситуациях:

Если вы не чувствуете, что можете честно и положительно рекомендовать человека на должность, или если в вашей компании действует политика, запрещающая давать рекомендации, лучше вежливо отклонить просьбу о рекомендательном письме.
Лучше вообще не писать рекомендательное письмо, чем написать такое, которое выражает не полное доверие к сотруднику. Точно так же не стоит быть неправдивым - это выплывет наружу и может повредить бренду работодателя. Помните, что вы не обязаны давать кому-либо рекомендацию.
Если вы опасаетесь обидеть человека из-за того, что не можете дать ему рекомендательное письмо, вы можете вежливо и дипломатично отклонить его просьбу в следующих случаях:

Если вы плохо знаете человека: "Мне очень жаль, но я не считаю, что работаю с вами достаточно долго или знаю вас достаточно хорошо, чтобы дать вам точную и подробную рекомендацию".
Если вы хорошо знаете человека: "Спасибо, что попросили меня написать для вас рекомендательное письмо. Мне кажется, я не самый подходящий человек для написания рекомендации, но, возможно, вы можете попросить [назвать имя человека, который может чувствовать себя более комфортно].
Если у вас были проблемы с работой: "Я ценю вашу просьбу о рекомендательном письме, однако из-за некоторых проблем с работой во время вашего трудоустройства в [название компании] я не считаю, что мы можем предоставить вам такое письмо. Желаю вам удачи в ваших будущих начинаниях".
Если ваша компания не разрешает рекомендательные письма: "К сожалению, у нас действует политика, не допускающая рекомендательных писем. Однако я могу предоставить простое рекомендательное письмо, которое подтвердит вашу трудовую биографию и обязанности, и я укажу, что наша политика не предусматривает рекомендательных писем".
Если запрос касался конфиденциальной информации: "Спасибо за ваш запрос. Обращаюсь к вам по поводу [имя бывшего сотрудника]. Я могу подтвердить, что [имя бывшего сотрудника] работал в [название компании] с [дата начала] по [дата окончания] и какую должность он занимал в нашей компании. Однако в соответствии с политикой нашей компании и требованиями конфиденциальности я не могу разглашать конфиденциальную информацию. Пожалуйста, сообщите мне, если у вас есть другие неконфиденциальные запросы.

Создание культуры, поддерживающей написание положительных рекомендательных писем для сотрудников, является мощным инструментом по целому ряду причин. Внутри организации они показывают сотрудникам, что их менеджеры и отдел кадров обращают внимание на то, как они работают и какую пользу приносят бизнесу.
Для бывших сотрудников это способ поддержания отношений, создания бренда работодателя и поощрения бывших сотрудников к тому, чтобы они высоко отзывались о вашей компании.
Используя представленные нами шаблоны, вы сможете создать полезную библиотеку рекомендательных писем и обучить менеджеров и руководителей написанию сильных рекомендательных писем.
И если есть сложности в управлении командой, особенно в направлениях рекрутинга, обучения, мотивации, оплаты и удержания - добро пожаловать на программу⭐️PEOPLE MANAGEMENT MBA⭐️