Источники HR-данных

Надёжные HR-данные позволяют организациям лучше понимать своих сотрудников, процессы и потенциал. Но какие источники данных можно использовать для аналитики данных в отделе?

Источники данных HR можно разделить на четыре основные группы:

• Данные по HR-системам

Данные из HRIS компании включают большую часть данных компании о её сотрудниках. Распространённые примеры HRIS-провайдеров, особенно в крупных компаниях, включают Oracle, SAP и Workday. Другие системы включают систему отслеживания кандидатов (ATS) и систему управления обучением (LMS).

• Другие данные HR

Некоторая информация необходима HR для принятия решений на основе данных, но не включена в HRIS. Это часто данные, полученные с помощью опросов или других методов измерения.

• Бизнес-данные

Хотя при проведении аналитики персонала невозможно охватить все бизнес-данные, она играет всё более важную роль в связи трендов рабочей силы с более широкими результатами компании. Это включает данные из финансовых, продаж, операционных систем и обратной связи клиентов.

• Внешние данные

Данные из внешних источников, таких как отраслевые отчёты и тенденции, а также данные, например, о гриппе и погоде, также формируют HR-стратегии.

HRIS компании содержит данные о наиболее распространённых HR-функциях, включая рекрутинг, управление эффективностью и управление талантами. Хотя модули HRIS различаются от компании к компании, часто существует общая группа модулей, содержащих данные, полезные для аналитики людей.

Рекрутинговые данные, собранные из ATS, которая является частью HRIS или связанной с ней, являются распространённым источником данных для анализа. Он включает количество кандидатов, подававших заявки, их резюме, другие характеристики, а также данные о воронке рекрутинга, источниках рекрутинга, отборе и так далее. ATS — самый распространённый источник данных для метрик рекрутинга.

Ещё одним ключевым источником данных являются записи сотрудников в HRIS. К ним относятся удостоверения личностей сотрудников, имена, пол, даты рождения, места жительства, должности, отделы, спецификации центра затрат, даты уволения и так далее. Эти демографические данные часто включаются в анализ как контрольные переменные.

Кроме того, при ручном объединении данных часто создаётся база данных, обогащённая данными из других систем путём сопоставления идентификатора сотрудника как уникального идентификатора.

Зафиксированные данные о отсутствиях — ещё один ключевой источник данных HR. Обычно отслеживают больничные и фиксируют их в системе. Некоторые организации также указывают причины отсутствия. Аналогично, учитываются и другие виды отпуска, такие как родительский и FMLA-отпуск, а также данные об опозданиях.

Система управления эффективностью (PMS) часто является частью HRIS и содержит информацию об управлении эффективностью, включая опросы сотрудников и оценки эффективности.

Система управления обучением (LMS) — ещё один источник информации в области HR. Фиксируется прогресс сотрудников по различным программам.

Однако не все обучающие данные хранятся в LMS. Например, финансовый отдел часто хранит информацию о расходах из внешних источников, тогда как влияние и эффективность обучения обычно измеряются с помощью опросов.

Архитектура работы — это фреймворк, который служит основой для оплаты труда. Другие связанные термины — оценка вакансий и прокачка. Различные роли организованы по шкале зарплат с диапазонами и рангами с максимальным уровнем вознаграждения.

Например, компания может сгруппировать инженеров-программистов на уровни от младшего до старшего и ведущего, каждый из которых привязан к определённому диапазону зарплат и чётким ожиданиям.

При использовании в аналитике она помогает отвечать на такие вопросы, как:

Важной частью поддержания вовлечённости сотрудников является обеспечение справедливой оплаты за свою работу. Данные о компенсациях и льготах также хранятся в HR-системе компании и/или системе расчёта заработной платы. В ней включены детали пакета компенсаций и вторичные льготы для сотрудников.

Планы преемственности также часто встречаются в HR-системе. Объём данных по этому вопросу зависит от практик планирования преемственности организации. Примеры включают данные о развитии лидерских качеств и данные о том, какие сотрудники следуют в очереди на определённые должности.

Сюда входят данные о программах, направленных на развитие внутренних талантов — например, треки развития лидерства, списки сотрудников с высоким потенциалом или участие в наставничестве. Хотя некоторые элементы могут находиться в LMS, более широкие данные о развитии талантов часто поступают из нескольких источников, включая HRIS, обзор талантов и инструменты отслеживания программ. Она даёт представление о том, как организация инвестирует в будущих лидеров и внутреннюю мобильность.

В зависимости от организации, данные о выходных интервью также могут храниться в HRIS. Данные предоставляют, среди прочего, информацию о причинах ухода сотрудников из организации. Это может быть полезно для получения понимания по снижению текучости кадров и улучшению их опыта.

Это источники, которые обычно не входят в HRIS, часто потому, что их сложнее собирать через стандартизированные процессы. Хотя такие данные не всегда структурированы или централизованы, они добавляют важный контекст к тому, как сотрудники работают, сотрудничают и взаимодействуют с организацией.

Данные об эффективности обучения и оценке учебных программ часто хранятся отдельно от LMS и управляются учебным отделом. Эти данные могут храниться в таблицах Excel и инструментах для сбора опросов.

Интеграция этих данных в более широкую базу данных HR-отчётности и аналитики является одним из первых приоритетов для организаций, которые начинают работать над аналитикой обучения или пытаются продвинуть свою отчетность.

Данные о поездках дают полезный контекст о ролях сотрудников и режимах работы, особенно для глобальных или ориентированных на клиентов команд. Поскольку это обычно управляется через финансовые или туристические системы бронирования, он обычно находится вне HRIS и требует отдельного анализа.

Программы наставничества могут быть богатым источником данных, если их правильно отслеживать. Информация, такая как участники, продолжительность наставничества, типы совпадения (коллеги, кросс-функциональные, старшие и младшие) и отзывы от участников, могут помочь HR оценить охват программ, эффективность и её роль в карьерном росте.

Эти данные полезны для понимания тенденций развития, поддержки целей DEIB и определения будущих лидеров. Это может быть связано с специализированными платформами наставничества, координаторами программ или инструментами для опросов.

Большая часть данных HR собирается через опросы. Это может варьироваться от опроса по качеству еды в столовой, опроса генерального директора о популярности до традиционного опроса вовлечённости сотрудников.

Большинство компаний рассылают опросы децентрализованно, что может привести к разбросанности данных по всей организации и усталости от опросов. Сбор всех этих данных в одном месте помогает лучше понять данные опросов сотрудников.

Опрос вовлечённости иногда входит в упомянутый нами опрос сотрудников. Однако опросы по вовлечённости часто собираются третьей стороной для гарантии анонимности. Это означает, что опросы вовлечённости функционируют как отдельный источник данных со своей структурой и отчетностью.

В зависимости от организации могут быть доступны записи о участии в программах оздоровления сотрудников. Это ещё один источник данных, который обычно не фиксируется в HRIS.

Данные о социальных сетях организации — также называемые анализом организационных сетей (ONA) — показывают, как сотрудники взаимодействуют и сотрудничают по всей организации. Он может выявить неформальных инфлюенсеров, узких мест в коммуникации и межкомандную динамику.

Данные для ONA могут поступать из различных источников, включая инструменты для совместной работы (например, электронную почту или чат-платформы), данные календаря, телефонные журналы или специализированные сетевые опросы. Хотя это требует тщательного обращения из-за соображений конфиденциальности, ONA может дать ценное понимание того, как действительно выполняется работа за пределами организационных схем.

Объём бизнес-данных практически бесконечен. Многие бизнес-источники данных можно использовать для аналитики людей. Вот некоторые из самых важных из них.

Система управления взаимоотношениями с клиентами компании содержит огромное количество данных о клиентах. Сюда входят моменты контакта с клиентами, оценки NPS по этим точкам контакта, результат лидеров и т.д. Эти данные могут служить ключевыми результатами, используемыми для оценки влияния политик по персоналу на сотрудников, работающих с клиентами.

Финансовые данные — ещё один ключевой источник бизнес-данных. Её можно использовать для простого анализа расходов на обучение и разработки или более сложных анализов затрат на труд, расчёта ROI для различных вмешательств и других финансовых анализов.

Системы управления производством отслеживают операционные метрики, такие как расписание, вызовы в службу, скорость доставки и сроки выполнения. Хотя эти данные в основном используются операционными командами, они могут служить результатами в аналитике персонала — помогая HR оценить, как кадровая политика влияет на производительность, эффективность или качество услуг в производственных и административных ролях.

Данные о продажах — ещё один показатель результата. Примеры включают продажи на магазин, которые могут использоваться как данные о результатах для оценки влияния различных HR-политик, например, эффективности программ обучения.

Помимо внутренних систем, внешние данные могут играть ключевую роль в формировании стратегий персонала и понимании динамики рабочей силы. Вот несколько заметных категорий:

Такие источники, как Glassdoor, Payscale и Бюро статистики труда (BLS), предоставляют данные о компенсациях и рынке труда. Эти показатели помогают HR сохранять конкурентоспособность в оплате, понимать доступность талантов и замечать изменения спроса на определённые навыки.

Исследования таких организаций, как McKinsey, SHRM и Deloitte, дают представление о тенденциях найма, показателях рабочей силы и развивающихся HR-практиках. Эти отчёты помогают контекстуализировать внутренние данные и направлять стратегическое планирование.

Такие агентства, как EEOC, OSHA и IRS, публикуют данные по трудовому праву, безопасности, льготам и тенденциям в сфере рабочей силы. Эта информация поддерживает усилия по соблюдению требований и может помочь в управлении рисками и разработке политики.

Доски объявлений и платформы для найма, такие как LinkedIn, Indeed и ZipRecruiter, могут служить внешними источниками данных, предоставляя информацию о результатах вакансий, доступности кандидатов и конкурентоспособности на рынке. Работодатели, использующие эти инструменты, могут получить доступ к аналитике для совершенствования стратегий закупок и адаптации к тенденциям рынка труда. Даже без полного доступа эти платформы всё равно могут предоставлять полезные сигналы о спросе на найм и отраслевых стандартах.

Работа с множеством различных источников HR-данных требует структуры и эффективного управления данными HR. Вот семь лучших практик, которые стоит рассмотреть при внедрении:

• Централизация данных

Используйте Информационную систему управления персоналом (HRIS) как единый источник достоверности для данных о сотрудниках. Интегрируйте другие HR-системы, такие как ATS, LMS, системы расчёта заработной платы и управления эффективностью, чтобы устранить изолированные данные данных. Используйте платформы HR-аналитики или хранилища данных для консолидации информации из нескольких источников.

• Поддержание соответствия и безопасности данных

Следуйте рекомендациям и нормативам для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения требований HR. Ограничить доступ к конфиденциальным данным HR на основе разрешений, основанных на ролях, а также зашифровывать и копировать данные HR.

• Обучайте HR-специалистов грамотности в работе с данными

Специалисты с грамотностью в области HR могут извлекать релевантную информацию из данных, критически оценивать данные и применять её в конкретных целях.

• Объедините HR-данные с бизнес-данными

Вы можете объединить HR-данные с бизнес-данными (например, показателями продаж и обслуживания клиентов), чтобы оценить, как ваши HR-практики способствуют достижению бизнес-целей вашей организации. Цепочка создания ценности HR может помочь вам с этим анализом.

• Установите чёткое владение и управление данными

Назначить HR-управляющих данными для контроля целостности и соответствия данным, определить право собственности на данные для каждой HR-функции (например, команда по зарплате управляет данными о зарплатах, команда по набору — с данными ATS и т.д.), а также создавать политики управления данными HR, охватывающие доступ к данным, права на изменение и структуры отчетности.

• Постоянно совершенствуйте стратегии по данным

Регулярно пересматривайте методы сбора данных в HR, чтобы устранить избыточные источники данных и оптимизировать процессы.

• Обеспечьте качество данных

Вы хотите убедиться, что собранные и с которыми вы работаете данные, то есть полные, без ошибок и актуальные.

Каждая организация структурировала свои HR и бизнес-данные по-своему. Некоторые данные и источники, упомянутые в этой статье, могут быть доступны, но другие данные могут (пока нет). Вот почему важно составить карту того, что уже доступно, выявить пробелы и разработать план для постепенного привлечения новых данных в ваши HR-аналитические усилия.