Digital HR: руководство

Digital HR (Цифровой HR) стал неотъемлемой частью практически всех HR-процессов и играет ключевую роль в создании отличного опыта работы с сотрудниками. Элементы цифровизации присутствуют на каждом этапе жизненного цикла сотрудника - от найма и отбора до приема на работу, управления эффективностью, вовлечения и увольнения.

Что такое цифровой HR?
Проще говоря, цифровой HR - это интеграция цифровых технологий в процессы управления персоналом, чтобы сделать их более эффективными, результативными и взаимосвязанными. Это стратегическое сочетание отдела кадров и технологий, которое приводит к оптимизации операций, улучшению процесса принятия решений, повышению качества обслуживания сотрудников, а также к созданию более гибкой и оперативной организации.

Чем цифровой HR отличается от традиционного?
Цифровой HR отличается от традиционного тем, что он оцифровывает ручные задачи, такие как ведение учета, анализ данных и ответы на вопросы сотрудников.

Использование цифровых технологий в HR - это не просто внедрение нескольких программных решений. Это сложный процесс, требующий времени, усилий и ресурсов.

Как же подойти к реализации проекта такого масштаба?

Этапы цифровой трансформации HR
Каждая организация, участвующая в цифровой трансформации, проходит шесть этапов. Вот что они означают для HR:

• Бизнес как обычно: HR действует, полагая, что текущие решения останутся актуальными.
• Присутствие и активность: На этом этапе различные эксперименты по всей компании способствуют развитию цифровой грамотности и креативности.
• Формализация: Эксперименты становятся целенаправленными и получают большую поддержку со стороны руководства.
• Стратегический: на этом этапе многопрофильные проектные команды реализуют большинство цифровых HR-инициатив. Усиливается взаимодействие, что приводит к разработке стратегических дорожных карт цифровой трансформации HR.
• Конвергентный: Специальная команда по цифровой трансформации направляет цифровую поддержку стратегии и операций HR.
• Инновационный и адаптивный: К этому моменту цифровая трансформация стала для организации новым «привычным делом» и непрерывным процессом.

Понимание этих этапов крайне важно по нескольким причинам.

• Во-первых, оно помогает организациям оценить свое текущее положение на пути цифровой трансформации и определить следующие шаги для дальнейшего развития.

• Во-вторых, оно обеспечивает согласованность усилий с более широкой бизнес-стратегией, максимально повышая отдачу от цифровых инициатив.

• И наконец, она способствует структурированному подходу к изменениям. Таким образом, организации могут планомерно адаптироваться к новым технологиям и практикам и в конечном итоге достичь поставленных целей.

Начало такого сложного процесса, как цифровая трансформация HR, может показаться непосильным. Следующие лучшие практики являются основой цифровой трансформации HR и станут ключевыми факторами успеха.

✔ Оцените текущие HR-процессы
Начните с аудита текущей ситуации. Вот несколько вопросов, которые следует задать себе, и шаги, которые необходимо предпринять:

Какое программное обеспечение или инструменты для работы с персоналом вы используете в настоящее время для управления различными HR-процессами? Например, используете ли вы HRIS и ATS?
Если у вас еще ничего нет, то в каких областях цифровой HR окажет наибольшее влияние? Попытайтесь понять, можно ли увязать это с бизнес-целями компании.
Если цифровые инструменты уже существуют, сделайте обзор всех текущих HR-решений, которые использует ваша организация, и выясните, могут ли эти системы взаимодействовать друг с другом. Если могут, то каким образом?
Как поддерживается каждое решение и инструмент? Заботится ли об этом отдел кадров? Происходит ли это автоматически?
На основе проведенного аудита вы сможете решить, какие приоритеты необходимо решить прямо сейчас и с чего начать.

✔ Развивайте навыки цифрового HR в своей команде
HR-практики должны обладать необходимыми навыками для цифровой трансформации компании, начиная с цифровой гибкости. Это означает способность быстро адаптироваться к цифровым технологиям и инструментам и использовать их для улучшения HR-процессов, повышения эффективности и внедрения инноваций.

Вот несколько способов развития цифровой гибкости:

• Ознакомиться с различными типами технологий
• Сотрудничать с другими отделами в области инноваций
• Работать над своими навыками управления изменениями
• Экспериментировать
• Пройти курс Автоматизация HR.
• Определить четкие цели и показатели успеха преобразований

Как и в любом другом новом проекте, перед началом пути цифровой трансформации необходимо определить четкие цели и показатели успеха.

В разных организациях цели и метрики могут быть разными. Допустим, ваша цель - повысить операционную эффективность, позволив HR выполнять работу с меньшими затратами, за меньшее время и с меньшим количеством задействованных людей.

Для оценки достижения этой цели можно использовать следующие показатели:

• Затраты на HR в расчете на одного сотрудника: Эта метрика рассчитывает общие расходы на HR, деленные на количество сотрудников. Снижение затрат на HR в расчете на одного сотрудника свидетельствует о том, что цифровая трансформация сделала HR-процессы более экономически эффективными.
• Время предоставления HR-услуг: Этот показатель отражает среднее время, необходимое для выполнения различных HR-услуг, таких как обработка заявлений на отпуск или решение вопросов сотрудников. Сокращение времени оказания услуг отражает повышение операционной эффективности и ускорение времени реагирования благодаря цифровым инструментам и процессам.
• Коэффициент использования самообслуживания сотрудниками: Этот показатель отражает процент операций, связанных с управлением персоналом (таких как заявления на отпуск, регистрация льгот и обновление личной информации), выполненных сотрудниками с помощью порталов или приложений самообслуживания. Высокий коэффициент использования означает, что сотрудники эффективно используют цифровые HR-инструменты для самостоятельного управления своими потребностями, что снижает административную нагрузку на HR-персонал и повышает общую производительность за счет минимизации времени, затрачиваемого на рутинные задачи.

✔ Применяйте поэтапный подход
Поэтапный подход к цифровой трансформации HR позволяет корректировать курс при необходимости. Прежде чем переводить в цифровой формат тот или иной процесс управления персоналом, начните с пилотного проекта. Это позволит вам протестировать и уточнить стратегию цифровой трансформации HR.

Допустим, ваша компания хочет автоматизировать процесс начисления заработной платы. Прежде чем переводить на цифровые технологии всех сотрудников организации, протестируйте новое решение на одной или двух группах, например, на собственной HR-команде.Применяйте поэтапный подход

Поэтапный подход к цифровой трансформации HR позволяет корректировать курс при необходимости. Прежде чем переводить в цифровой формат тот или иной процесс управления персоналом, начните с пилотного проекта. Это позволит вам протестировать и уточнить стратегию цифровой трансформации H

Допустим, ваша компания хочет автоматизировать процесс начисления заработной платы. Прежде чем переводить на цифровые технологии всех сотрудников организации, протестируйте новое решение на одной или двух группах, например, на собственной HR-команде.

✔ Внедряйте масштабируемые решения
Внедряете ли вы цифровое HR-программное обеспечение или цифровые HR-инструменты, вы хотите, чтобы они были масштабируемыми. Процесс выбора, покупки, внедрения и запуска цифровых инструментов слишком затратен с точки зрения времени и денег, чтобы повторять его бесчисленное количество раз. Поэтому, если организация растет, вы хотите, чтобы программное обеспечение, которое вы используете, росло вместе с ней.

✔ Создайте кросс-функциональные команды
Маловероятно, что вы, как HR-команда, сможете добиться успешной цифровой трансформации в одиночку. С самого начала привлеките к работе нужных людей - подумайте об ИТ-отделе, юридическом отделе и других заинтересованных сторонах - и создайте межфункциональную команду по преобразованию.

Такой совместный подход не только улучшит внедрение и принятие цифровых решений, но и обеспечит соответствие требованиям, безопасность и согласованность с более широкими стратегиями организации.

✔ Подготовьте план управления изменениями
Цифровая трансформация HR затрагивает многих сотрудников организации. HR-отделу следует подумать о создании плана управления цифровыми изменениями, чтобы подготовить сотрудников к предстоящим переменам.

К числу элементов, о которых следует подумать в этой связи, относятся:

• Общайтесь с заинтересованными сторонами, чтобы понять, как изменения повлияют на вашу компанию.
• Используйте систему принятия решений Cynefin, чтобы сориентировать проект изменений с помощью конкретных шагов
• Основывайте свои коммуникации по поводу изменений на системе конкурирующих ценностей
• Управляйте заинтересованными сторонами.

✔ Ориентируйтесь на опыт сотрудников
Чаще всего именно сотрудникам компании приходится ежедневно пользоваться цифровыми инструментами. Поэтому очень важно, чтобы программное обеспечение, приложения и другие виды технологий, которые вы внедряете, улучшали опыт работы ваших сотрудников.

Чтобы убедиться в этом, привлекайте их с самого начала, спрашивайте их мнение и, самое главное, прислушивайтесь к нему.

✔ Создайте интегрированный стек HR-технологий
Практически для каждого HR-процесса существует свое цифровое программное решение. Если бы нам нужно было классифицировать различные технологии, мы бы выделили три основные категории:

• Основные HR-решения: HRIS, расчет заработной платы, программы для управления компенсациями и льготами и т. д.
• Рекрутинг: ATS, инструменты предварительного отбора, реферальное программное обеспечение и т. д.
• Опыт работы с сотрудниками: Onboarding, LMS, программное обеспечение для управления эффективностью, вознаграждения и т. д.

Большинство компаний используют программное обеспечение и инструменты из каждой из этих категорий; это то, что мы называем их HR-техническим стеком.

Убедитесь, что вы создали интегрированный технологический стек. Это означает, что все элементы вашего HR-технологического стека должны работать вместе. Например, ваша система управления персоналом (HRMS) должна интегрироваться с программным обеспечением для расчета заработной платы, обеспечивая бесперебойный поток данных и сокращая необходимость ручного ввода данных.

Набор инструментов, которые не могут взаимодействовать друг с другом, будет контрпродуктивным. Вам также не нужна неэффективность отдельных направлений для каждого HR-процесса.

Чтобы внедрить цифровой HR и реализовать дорожную карту цифровой трансформации организации, HR-практикам необходимо овладеть определенными навыками.

К основным навыкам цифрового HR относятся:

Цифровая гибкость
Это способность использовать технологии для повышения отдачи от HR и подготовки организации к внедрению цифровых практик.

Существует три аспекта цифровой гибкости:

• Технологические возможности: HR-практики, овладевшие цифровой гибкостью, способны интегрировать технологии для создания эффективных, масштабируемых и влиятельных HR-решений.
• Способность к цифровым технологиям: Цифровая гибкость HR-специалистов мотивирует их учиться и экспериментировать с цифровыми методами работы.
• Внедрение цифровых технологий: HR-специалисты, развившие в себе способность к цифровым технологиям, создают среду, готовую к внедрению цифровых технологий.

Знание HRIS
Как мы видели ранее, HRIS является основой цифрового HR компании. В современном цифровом мире HR-специалисты должны быть знакомы с HRIS-решениями и обладать соответствующими знаниями.

Знание соответствующего программного обеспечения для HR
В зависимости от вашей роли в HR, вам необходимо знать, как использовать конкретное программное обеспечение.

Например, как специалист по привлечению талантов, вы должны знать, как пользоваться системой отслеживания кандидатов (ATS) и как использовать различные платформы социальных сетей.

Если вы курируете стратегию управления талантами в организации, вам необходимо ознакомиться с программным обеспечением для управления талантами (Talent Management Software, TMS).

Облачные технологии
Почти все существующие программные решения для управления персоналом основаны на облачных технологиях. Это означает, что вам, как HR-практику, необходимо знать, как работать с облачными HRIS, ATS, TMS или LMS.

Промптинг
Подсказки становятся важным цифровым HR-навыком в связи с растущим использованием в рабочих процессах генеративных инструментов, основанных на искусственном интеллекте.

Эти инструменты опираются на четкие подсказки при выполнении таких задач, как создание информационных сообщений для кандидатов, разработка планов по введению в должность и анализ отзывов сотрудников. HR-специалистам необходимо овладеть навыками подсказок, чтобы обеспечить точность результатов.

По мере развития инструментов AI эффективные подсказки позволят HR-специалистам в полной мере и стратегически эффективно использовать передовые возможности.

Каким видится будущее цифрового HR? Эти ключевые тенденции развития цифрового HR будут определять работу HR.

Генеративный AI в HR
В будущем генеративный искусственный интеллект обеспечит истинное бизнес-партнерство в сфере HR.

До сих пор технологии автоматизации HR были нацелены в основном на выполнение повторяющейся и не очень сложной работы. Проблема в том, что многие виды работы в HR не являются ни простыми, ни повторяющимися, и именно здесь на помощь приходит GenAI.

Например, GenAI может помочь в составлении индивидуальных планов развития сотрудников, анализе сложных данных о персонале для получения практических результатов и создании индивидуальных коммуникаций для удовлетворения различных потребностей сотрудников. Это позволяет HR стать более стратегическим партнером в организации.

Персонализированный опыт сотрудников
Сегодня сотрудники хотят получать доступ к тому, что им нужно, в нужный момент, одним касанием экрана. Они хотят получить персонализированный опыт, учитывающий их потребности. Во многих организациях этого пока не происходит.

Именно поэтому все большее внимание будет уделяться разработке опыта сотрудников, а HR-технологии будут играть важную роль в этом процессе.

Осознание предвзятости AI
По мере того как использование AI в HR будет расширяться, будет расти и осведомленность людей о предвзятости. В сфере найма есть примеры того, как предвзятость AI повлияла на принятие решений из-за необъективных данных обучения, алгоритмического дизайна или предвзятого участия человека.

HR-службам придется максимально снизить уровень предвзятости AI. Это можно сделать с помощью алгоритмов, учитывающих принцип справедливости, а также улучшая общий сбор данных и человеческий контроль.

HR-чатботы и виртуальные помощники
HR-чатботы имеют два основных преимущества. С одной стороны, они избавляют HR-команды от необходимости отвечать на часто задаваемые вопросы и предоставлять часто запрашиваемую информацию.

С другой стороны, они могут значительно улучшить опыт сотрудников, круглосуточно отвечая на их запросы, например, о правилах ухода в отпуск или льготах.

Поэтому неудивительно, что в период с 2023 по 2030 год ожидается значительный рост рынка HR-чатботов.

Автоматизация задач по введению в должность
Недавние статистические данные, касающиеся приема сотрудников на работу, показывают, что HR-практики рассматривают технологию как недостающий элемент в своем наборе инструментов для приема на работу, причем 68 % планируют использовать ее в ближайшем будущем.

Согласно статистике, в организациях с формальным процессом онбординга процент удержания сотрудников на 50 % выше, чем в организациях без него. Этот показатель увеличивается на 16 %, если автоматизировать конкретные задачи по введению в должность.

Таким образом, дальнейшая автоматизация процесса онбординга, скорее всего, произойдет в ближайшем будущем.

Mike Pritula Academy поможет вам развить навыки, знания и опыт, необходимые для руководства цифровой трансформацией HR в вашей организации:
Автоматизация HR и Digital HR - узнаете как отечественные решения, так и иностранные, научитесь торговаться, выбирать лучшую систему под задачи, интегрировать друг с другом и автоматизировать свой HR
Agile и управление проектами - без этого подхода более 50% проектов провальны. Как применить Agile в HR узнаете и попрактикуетесь.
Оптимизация процессов - ваши процессы должны быть лучше, эффективнее и вовсе не иметь потерь. Научитесь их оптимизировать и выводить бизнес на новый уровень.
Автоматизация сорсинга - курс о том, еще сильнее ускорить закрытие вакансий компании. Если сорсинг способен ускорить закрытие вакансий в 2 раза, то автоматизация в 3-4 раза!
RoboHR: От ChatGPT до AIHR и Роботов в работе HR - научитесь использовать AI для оптимизации процессов и подготовки к будущему сотрудничеству человека и роботов.
Выбор за вами!
И если есть вопросы, готов ответить 👉🏻 в чате Telegram 😉