HRIS, HRMS и HCM: в чем отличия

Навигация в мире HR-технологий может быть непосильной задачей, особенно с такими аббревиатурами, как HRIS, HRMS и HCM, которые используются как взаимозаменяемые. Возможно, вы задаетесь вопросом о том, что на самом деле делают эти системы, чем они отличаются и какая из них лучше всего подходит для вашей организации.

Вы не одиноки — многие специалисты по персоналу изо всех сил пытаются различить эти инструменты и то, как они согласуются с потребностями их компании.

Надеемся, что после прочтения данной статьи будет более четкое представление о том, какая система лучше всего поддержит рост, цели и стратегии управления персоналом вашей организации.

Информационная система управления персоналом (HRIS) — это тип программного обеспечения для управления персоналом, используемое для управленияосновными функциями управления персоналом, такими как хранение данных о сотрудниках.

Храня всю информацию о сотрудниках в одном месте, HRIS устраняет необходимость в нескольких электронных таблицах, базах данных и перегруженности документооборотом, предоставляя легкодоступную и оптимизированную информацию.

Несмотря на то, что каждая программная система уникальна, внедрение системы HRIS может помочь командам по управлению персоналом, организуя следующие функции:

Основные кадры и расчет заработной платы
Администрирование льгот
Записи об обучении
HR-аналитика и отчеты
Учет рабочего времени и управление отпусками
Адаптация сотрудников

Система управления человеческими ресурсами (HRMS) — это тип системы управления персоналом, который помогает организациям управлять данными о сотрудниках, а также ключевыми процессами управления персоналом, такими как набор персонала, расчет заработной платы, льготы, обучение и оценка производительности. Они похожи на системы HRIS в том, что охватывают одни и те же основные области управления персоналом. Тем не менее, есть некоторые ключевые различия.

Системы HRMS предлагают более широкие возможности для автоматизации задач HR на протяжении всего жизненного цикла сотрудника, в то время как системы HRIS больше ориентированы на облегчение проблем, с которыми сталкиваются HR-команды при вводе данных и управлении ими.

HRIS & HRMS Краткая история

В 1960-х и 1970-х годах крупные предприятия начали управлять данными своих сотрудников с помощью программного обеспечения для управления персоналом. В то время их основной целью было помочь в управлении документами и соблюдении требований к юридической документации.

Раннее программное обеспечение для управления персоналом было сосредоточено в основном на расчете заработной платы и производилось на мейнфреймах, которые служили центральными хранилищами данных с небольшой возможностью обработки или взаимодействия с системой.

Затем HRIS стали более популярными в 1980-х годах, когда системы планирования ресурсов предприятия (ERP) набрали обороты в деловом мире. Это положило начало переходу от систем мэйнфреймов к технологии клиент-сервер.

Теперь компании могли визуализировать общую картину потребностей своей компании, а лидеры начали понимать, что отношения с людьми — сотрудниками и клиентами — имеют большое значение для уровня их успеха.

В настоящее время термин HRIS используется как синоним системы управления человеческими ресурсами (HRMS).

Управление человеческим капиталом (HCM) использует те же процессы, что и HRIS, и включает в себя управление талантами и персоналом. Решение HCM делает акцент на стратегическом подходе к управлению сотрудниками.

Некоторые области, которые охватывает программное обеспечение HCM, включают:

Привлечение талантов
ATS (система отслеживания кандидатов)
Онбординг
Управление талантами
Культурное строительство
Карьерный путь
Сопоставление компетенций
Планирование преемственности

Краткая история HCM

В 1950-х и 1960-х годах появился термин «человеческий капитал», когда бизнес-лидеры начали понимать ценность сотрудников.

Сотрудники из разных отраслей стали восприниматься руководством как ценные участники команды, обладающие навыками и способностями, способствующими росту их компаний, а не просто единица на производственной линии или сотрудники, которых можно было бы легко заменить.

Когда в 1990-х годах использование Интернета начало расти, у лидеров возникла потребность в трансформации своей практики. Все, начиная от найма, управления талантами, вовлечения и удержания сотрудников, должно было быть пересмотрено и обновлено.

Чем похожи системы HRIS, HRMS и HCM

HRIS, HRMS и HCM — это типы систем управления человеческими ресурсами, которые поддерживают многие из тех же функций управления персоналом, таких как:

Управление расчетом заработной платы
Хранение демографической информации о сотрудниках
Запись информации об управлении эффективностью
Предоставление возможностей самообслуживания
Ведение записей об обучении сотрудников.

Все три фактора сыграли важную роль в цифровой трансформации управления персоналом.

Чем отличаются системы HRIS, HRMS и HCM

Основное различие между инструментами HRIS, HCM и HRMS заключается в глубине и широте охвата HR. HRIS выполняет основные функции управления персоналом, в то время как HCM углубляются в процессы, более ориентированные на сотрудников, а программное обеспечение HRMS предлагает еще более широкие функции.

HRIS охватывает все основные функции управления персоналом, но с точки зрения управления данными и сбора данных. Все данные о сотрудниках находятся в одном месте, но у вас меньше инструментов для выполнения действий с этими данными.

Программное обеспечение HCM дает вам возможность полностью вовлекаться на уровне конкретного сотрудника в такие области, как производительность сотрудников, аналитика и адаптация, в то время как HRIS предоставляет больше данных о сотрудниках на базовом уровне.

Системы HRMS делают еще один шаг вперед по сравнению с программным обеспечением HRIS и HCM. Они предлагают более широкий набор функций и более продвинутые функциональные возможности, такие как интегрированная аналитика на основе данных о персонале для поддержки стратегического планирования.

Как выбрать между решениями HRIS, HRMS и HCM

Решение о том, какой тип программного решения для управления персоналом использовать, зависит от конкретных потребностей вашего бизнеса.

Задайте себе следующие вопросы, чтобы определить, какой из них лучше всего подходит для вас:

Каковы ваши основные функции управления персоналом и конкретные потребности?
Каково текущее состояние ваших HR-технологий?
Является ли вовлеченность сотрудников обоснованной потребностью в вашем бизнесе?
Какие направления вашего бизнеса можно оптимизировать?
Как вы управляете данными сотрудников?
Как выглядит процесс адаптации?
Нужен ли в вашем бизнесе управление талантами?
Есть ли необходимость в планировании преемственности?

Затем вы можете оценить функции, соответствующие этим требованиям, и протестировать их с помощью демонстраций или пробных версий. Вот пошаговое руководство, которое поможет вам принять обоснованное решение о выборе HR-технологий:

Шаг 1: Определите свои потребности

Начните с определения потребностей вашей команды, чтобы заложить основу для выбора лучшего программного обеспечения для управления персоналом:

Соберите отзывы заинтересованных сторон

Привлеките ключевых заинтересованных лиц, таких как отдел кадров, расчет заработной платы и ИТ, чтобы получить полное представление о своих потребностях. Проводите встречи или отправляйте опросы, чтобы получить их информацию. Спросите их, каких функций им не хватает в текущей системе. Отдавайте приоритет обратной связи от тех, кто будет использовать программное обеспечение ежедневно.

Составьте список болевых точек и определите их приоритеты

Определите болевые точки в вашей текущей системе. Что замедляет работу вашей HR-команды? Создайте список и ранжируйте их по влиянию на рабочий процесс. Распространенные проблемы могут включать в себя следующее:

Ручной ввод данных: Отнимает ли управление вашей базой данных HR время ваших специалистов по персоналу?
Отсутствие интеграции: Происходит ли администрирование и зачисление льгот, управление жизненным циклом сотрудников и планирование персонала в разрозненных, разрозненных технологиях управления персоналом?
Ограниченные возможности отчетности: Трудно ли руководителям отдела кадров составлять отчеты и отслеживать такие вещи, как вовлеченность, удержание и производительность сотрудников?

Соответствие политикам и целям

Убедитесь, что ваши требования соответствуют внутренним политикам и целям. Проверьте наличие протоколов безопасности данных или нормативных требований, которым вы должны соответствовать. Согласуйте предпочтения поставщиков с бюджетом и стратегическим направлением вашей организации.

Различайте Must-Have и Nice-to-Have

Различайте обязательные и приятные функции. Обязательные элементы необходимы для ваших операций, таких как расчет заработной платы и управление персоналом, администрирование льгот для сотрудников или управление данными отдела кадров.

Приятными функциями могут быть функции, которые повышают удобство использования или усиливают опыт ваших сотрудников. Это могут быть мобильные приложения, инструменты управления эффективностью, система управления обучением (LMS) или портал самообслуживания сотрудников.

Задайте себе следующие вопросы:

Какие жалобы или блокировщики возникают чаще всего?
Какие потребности сегодня не удовлетворяются?
Какие функции решат ваши 3 основные проблемы?
Какую окупаемость инвестиций вы ожидаете от этих инвестиций?

Шаг 2: Изучите поставщиков

Погрузитесь в исследование и сравнение поставщиков программного обеспечения для управления персоналом, чтобы найти наиболее подходящего для вашей команды:

Проведите сканирование поставщиков

Начните с высокоуровневого сканирования с помощью сайтов с обзорами, рейтингов и тематических исследований. Ищите отзывы о пользовательском опыте и поддержке клиентов. Обращайте внимание на повторяющиеся похвалы или жалобы. Это даст вам широкое представление о репутации каждого поставщика.

Сравнивайте в зависимости от потребностей

Подбирайте инструменты в соответствии с размером и потребностями вашего бизнеса. Подумайте, нужна ли вам интеграция с существующими системами или комплексное решение, такое как информационная система управления персоналом (HRIS) или система управления персоналом (HRMS).

Решите, что лучше: аутсорсинг лучше, чем создание собственной модели. А если вы переросли свою текущую систему и вам нужно обновить программное обеспечение для управления персоналом, подумайте, как будет выглядеть процесс миграции.

Определите ключевые дифференциаторы

Ищите такие дифференциаторы, как поддержка внедрения и пользовательский опыт. Рассмотрите гибкость для нишевых сценариев использования, если у вашей команды есть уникальные потребности. Проверьте, предлагают ли поставщики индивидуальные решения или универсальные пакеты.

Задокументируйте свои выводы

Отслеживайте свои исследования, документируя свои выводы. Создайте таблицу для сравнения функций, цен и поддержки. Это поможет вам принимать обоснованные решения и обеспечит согласованность действий вашей команды.

Задайте себе следующие вопросы:

Что каждый инструмент делает лучше всего?
Подходит ли он вашему размеру, бюджету и стеку вашей команды?
Какая поддержка и документация доступны?
Насколько гибок инструмент под требования ниши?
Каковы ключевые отличия?

Шаг 3: Составьте шорт-лист и свяжитесь с ним

После того, как вы провели исследование, пришло время сузить круг вариантов поставщиков и начать переговоры с потенциальными партнерами:

Шорт-лист поставщиков

Выберите 2–4 поставщика на основе вашего предыдущего исследования, сосредоточившись на тех, которые лучше всего соответствуют потребностям и бюджету вашей команды. Это упрощает управление и сравнение вариантов. Убедитесь, что каждый поставщик соответствует большинству ваших приоритетов.

Отправка запроса на запрос информации или запроса предложений

Рассмотрите возможность отправки RFP или RFI программного обеспечения для управления персоналом, чтобы собрать подробную информацию от поставщиков, включенных в короткий список. Это поможет вам понять предложения и возможности каждого из них, а также даст им возможность согласовать свое предложение с вашими конкретными потребностями. Используйте этот шаг, чтобы прояснить любые неопределенности и получить подробную информацию о ценах и функциях.

Заказывайте демонстрации и задавайте вопросы

Запланируйте демонстрации с поставщиками, включенными в короткий список, и подготовьте конкретные вопросы. Используйте это время, чтобы увидеть программное обеспечение в действии и оценить пользовательский опыт. Спросите о конкретных особенностях и о том, как они решают ваши болевые точки.

Используйте согласованные критерии оценки

Применяйте одни и те же критерии оценки ко всем поставщикам. Это обеспечивает честное сравнение и помогает определить наиболее подходящий вариант. Создайте контрольный список или систему показателей, чтобы отслеживать сильные и слабые стороны каждого поставщика.

Задайте себе следующие вопросы:

Можете ли вы рассказать мне реальную историю клиента, подобную нашей?
Какие ресурсы поддержки или адаптации вы предлагаете?
Для каких функций требуется обновление?
Как ваше программное обеспечение справляется с конкретными болевыми точками, с которыми мы сталкиваемся?
Существуют ли какие-либо скрытые расходы, о которых мы должны знать?

Шаг 4: Создайте экономическое обоснование

Превратите свое исследование поставщиков в надежное экономическое обоснование, которое ваша команда руководителей поймет и поддержит:

Обобщите болевые точки и результаты

Начните с краткого изложения проблем, с которыми сталкивается ваша команда, и их влияния на производительность, производительность или эффективность ваших HR-операций. Выделите результаты, которые вы ожидаете от нового программного обеспечения, и то, как они решат эти проблемы, которые вы изложили. Используйте конкретные примеры, чтобы продемонстрировать ожидаемые преимущества и улучшения.

Текущие сметы расходов и сроки

Ознакомьтесь с базовыми оценками затрат и сроками реализации на основе исследований поставщиков. Четко представьте эти детали своей руководящей команде. Используйте руководства по ценообразованию на программное обеспечение для управления персоналом, чтобы предоставить диапазон затрат. Включите временные шкалы, чтобы показать, когда начнутся льготы.

Формулируйте окупаемость инвестиций и риски

Объясните, какой прирост инвестиций и эффективность принесет программное обеспечение. Подчеркните финансовые и операционные риски, связанные с отсутствием изменений, и продемонстрируйте, как программное обеспечение сэкономит время и уменьшит количество ошибок, повысив общую производительность.

Задайте себе следующие вопросы:

Какую бизнес-задачу это решит?
Какие риски связаны с бездействием?
Каковы финансовые и операционные преимущества?
Как скоро мы увидим отдачу от инвестиций?
Какие метрики будут свидетельствовать об успехе?

Шаг 5: Внедрение и адаптация

После того, как вы выбрали поставщика программного обеспечения для управления персоналом, спланируйте плавный процесс адаптации для своей команды:

Информирование о плане развертывания

Четко донесите план развертывания до сведения всех пользователей, а не только до отдела кадров. Делитесь сроками и информацией о каждом этапе, особенно если миграция требует обновления документов или данных сотрудников.

Убедитесь, что каждый понимает свою роль в переходном периоде. Используйте электронную почту или собрания команды, чтобы держать всех в курсе, проводить сеансы вопросов и ответов и оптимизировать переход на новую систему.

Назначение внутренних владельцев

Назначьте внутренних владельцев и контактных лиц для программного обеспечения. Это могут быть руководители отделов кадров, руководители и менеджеры среднего звена. Процесс выбора этих владельцев должен учитывать уровень их влияния и широкого охвата, чтобы у всех сотрудников был человек, к которому можно обратиться.

Эти специалисты будут управлять развертыванием и отвечать на любые вопросы, поэтому убедитесь, что они обучены и готовы руководить своими командами. Это помогает поддерживать плавный переход.

Обеспечьте обучение и внедрение

Убедитесь, что команды прошли обучение и последовательно внедряют этот инструмент. По возможности используйте ресурсы, предоставленные поставщиками, и устанавливайте сроки завершения обучения. Отслеживайте использование и устраняйте любые сопротивления или проблемы по мере их возникновения.

Создание циклов обратной связи

Устанавливайте циклы обратной связи во время развертывания, чтобы собирать отзывы пользователей и улучшать процессы в режиме реального времени. Регулярные встречи с вашей командой помогут усовершенствовать процесс внедрения и будут способствовать широкому внедрению.

Задайте себе следующие вопросы:

Каков план управления изменениями?
Кто отвечает за внедрение?
Как вы будете отслеживать ранние успехи?
Какие учебные ресурсы доступны?
Как вы будете обрабатывать отзывы пользователей?

Предлагаем список из 10 доступных вариантов программного обеспечения для управления персоналом, который поможет вам начать поиск:

Инструментов автоматизации много, рынок растет ежегодно, в нем сложно ориентироваться, и внедрить систему в компании еще сложнее.
На курсе Автоматизация HR и Digital HR вы узнаете как отечественные решения, так и иностранные, научитесь торговаться, выбирать лучшую систему под задачи, интегрировать друг с другом и автоматизировать свой HR.