После того, как сотрудник получает плохую оценку производительности, руководство может дать ему последний шанс улучшить свою работу с помощью плана повышения производительности (Performance Improvement Plan - PIP) или иногда также называемого планом действий по производительности.
План повышения производительности предоставляет сотруднику четкие цели, которых он должен достичь, чтобы избежать увольнения, понижения в должности или перевода.
План повышения производительности предоставляет сотруднику четкие цели, которых он должен достичь, чтобы избежать увольнения, понижения в должности или перевода.
План повышения производительности — это документ, в котором перечислено, где сотрудник отстает и что он может сделать для улучшения.
Имейте в виду, что вы можете использовать планы повышения производительности не только для проблемных сотрудников. План повышения производительности также подходит для работников, которые хотят продвинуться по карьерной лестнице в компании (но не знают, как это сделать), а также для сотрудников, которые лучше подходят для другой должности, т.е. они хотели бы перейти на другую должность.
Преимущества использования плана повышения производительности
Улучшение корпоративной культуры
Трудолюбивые сотрудники чувствуют, что их ценят, так как они знают, что каждый должен выполнять свою работу.
Сотрудники, испытывающие трудности, знают, что менеджеры поддержат их, если они отстают, предоставив им выполнимые цели. Каждый лучше понимает, чего от него ждут.
Экономия время и деньги
Помощь сотрудникам в повышении эффективности работы исключает расходы, связанные с увольнением работников и поиском кандидатов на замещение должностей.
Это также избавляет от необходимости проводить собеседования и планировать обучение для новых сотрудников. Несмотря на то, что сотруднику, получающему PIP, может потребоваться обучение, оно все равно менее продолжительным, чем то, что потребовалось бы новому работнику.
Эффективнее, чем отзывы
Отзывы редко имеют последствия. Плюс некоторые люди плохо реагируют на критику, даже если это конструктивная обратная связь.
Что еще хуже, большинство людей считают, что обратная связь неточна. Сочетание этих факторов приводит к тому, что сотрудники часто отклоняют отзывы и продолжают работать точно так же, как и раньше.
В отличие от них, PIP дают сотрудникам четкое представление о том, где они терпят неудачу и что им нужно сделать, чтобы стать лучше.
Если сформулировать правильное «почему», планы повышения производительности могут даже побудить сотрудников прилагать больше усилий.
Трудолюбивые сотрудники чувствуют, что их ценят, так как они знают, что каждый должен выполнять свою работу.
Сотрудники, испытывающие трудности, знают, что менеджеры поддержат их, если они отстают, предоставив им выполнимые цели. Каждый лучше понимает, чего от него ждут.
Экономия время и деньги
Помощь сотрудникам в повышении эффективности работы исключает расходы, связанные с увольнением работников и поиском кандидатов на замещение должностей.
Это также избавляет от необходимости проводить собеседования и планировать обучение для новых сотрудников. Несмотря на то, что сотруднику, получающему PIP, может потребоваться обучение, оно все равно менее продолжительным, чем то, что потребовалось бы новому работнику.
Эффективнее, чем отзывы
Отзывы редко имеют последствия. Плюс некоторые люди плохо реагируют на критику, даже если это конструктивная обратная связь.
Что еще хуже, большинство людей считают, что обратная связь неточна. Сочетание этих факторов приводит к тому, что сотрудники часто отклоняют отзывы и продолжают работать точно так же, как и раньше.
В отличие от них, PIP дают сотрудникам четкое представление о том, где они терпят неудачу и что им нужно сделать, чтобы стать лучше.
Если сформулировать правильное «почему», планы повышения производительности могут даже побудить сотрудников прилагать больше усилий.
Как составить план повышения производительности
1. Определите приемлемую производительность
Сформулируйте, что было бы приемлемой производительностью, и сравните это с тем, что вы видите в настоящее время от своего сотрудника. Конкретизируйте, где именно сотрудник отстает, включая примеры поведения и производительности.
Сформулируйте, что было бы приемлемой производительностью, и сравните это с тем, что вы видите в настоящее время от своего сотрудника. Конкретизируйте, где именно сотрудник отстает, включая примеры поведения и производительности.
Совместная работа
Вместо того, чтобы неожиданно вручать сотруднику PIP, заранее назначьте встречу, на которой обсудите вопросы производительности.
Все стороны (руководитель, отдел кадров и сотрудник) должны иметь возможность внести свой вклад. Вы хотите, чтобы сотрудник чувствовал себя вовлеченным и приверженным достижению целей.
2. Постановка измеримых целей
Вы должны быть уверены, что PIP стоит затраченных усилий. Выясните, что является причиной низкой производительности.
Возможно, сотрудник чувствует себя перегруженным ожиданиями на работе, или, возможно, он имеет дело с личными проблемами, о которых вы не знаете. Кроме того, проблема может заключаться в том, что сотрудник не заинтересован в том, чтобы оставаться в вашей компании в долгосрочной перспективе.
3. Определите, какую поддержку получит сотрудник
Перечислите, как руководитель сотрудника поможет ему достичь цели PIP. Это может включать обучение, коучинг или использование дополнительных ресурсов.
Весь смысл PIP заключается в том, чтобы помочь сотруднику совершенствоваться, чтобы удержать его в вашей команде. Вместо того, чтобы ожидать, что он достигнет целей в одиночку, подумайте, чего ему может не хватать от вас, что могло бы улучшить его работу.
4. Составьте график встреч
Укажите, как часто вы будете встречаться с сотрудником для предоставления обратной связи. Создайте календарь. Нет смысла создавать PIP, а затем ждать крайнего срока, чтобы проверить прогресс сотрудника.
Регулярные проверки позволят сотруднику озвучить любые сомнения или трудности. Кроме того, они позволят вам подтвердить, что он на правильном пути или если необходимы дальнейшие действия.
5. Сформулируйте последствия отсутствия улучшений
Дайте понять, каковы будут последствия, если сотрудник не достигнет цели улучшения.
К этому моменту вы должны знать, почему вы хотите использовать PIP, как создать план производительности для вашей уникальной ситуации и что именно следует включить.
Очень важно, чтобы ваш сотрудник не воспринимал PIP как признак того, что его скоро уволят.
Не забудьте поговорить о том, в чем он преуспевает, и дать понять, что вы хотите, чтобы он стал лучше. Поставьте перед собой цель, в достижении которой сотрудник чувствует уверенность и которая будет выгодна всем.
Вы должны быть уверены, что PIP стоит затраченных усилий. Выясните, что является причиной низкой производительности.
Возможно, сотрудник чувствует себя перегруженным ожиданиями на работе, или, возможно, он имеет дело с личными проблемами, о которых вы не знаете. Кроме того, проблема может заключаться в том, что сотрудник не заинтересован в том, чтобы оставаться в вашей компании в долгосрочной перспективе.
3. Определите, какую поддержку получит сотрудник
Перечислите, как руководитель сотрудника поможет ему достичь цели PIP. Это может включать обучение, коучинг или использование дополнительных ресурсов.
Весь смысл PIP заключается в том, чтобы помочь сотруднику совершенствоваться, чтобы удержать его в вашей команде. Вместо того, чтобы ожидать, что он достигнет целей в одиночку, подумайте, чего ему может не хватать от вас, что могло бы улучшить его работу.
4. Составьте график встреч
Укажите, как часто вы будете встречаться с сотрудником для предоставления обратной связи. Создайте календарь. Нет смысла создавать PIP, а затем ждать крайнего срока, чтобы проверить прогресс сотрудника.
Регулярные проверки позволят сотруднику озвучить любые сомнения или трудности. Кроме того, они позволят вам подтвердить, что он на правильном пути или если необходимы дальнейшие действия.
5. Сформулируйте последствия отсутствия улучшений
Дайте понять, каковы будут последствия, если сотрудник не достигнет цели улучшения.
К этому моменту вы должны знать, почему вы хотите использовать PIP, как создать план производительности для вашей уникальной ситуации и что именно следует включить.
Очень важно, чтобы ваш сотрудник не воспринимал PIP как признак того, что его скоро уволят.
Не забудьте поговорить о том, в чем он преуспевает, и дать понять, что вы хотите, чтобы он стал лучше. Поставьте перед собой цель, в достижении которой сотрудник чувствует уверенность и которая будет выгодна всем.
План повышения производительности — это отличная стратегия для удержания сотрудника, чья производительность в последнее время была низкой, но у которого есть потенциал и мотивация, чтобы оставаться сильным командным игроком.
Независимо от того, являетесь ли вы работодателем или работником, вы никогда не должны рассматривать план повышения производительности как поверхностный шаг перед увольнением. Это должен быть полезный инструмент для превращения сотрудника, испытывающего трудности, в ценный актив для компании.
Примеры планов повышения производительности
#1 Пример для улучшения обслуживания клиентов
Наш первый пример плана повышения производительности предназначен для обслуживания клиентов.
Такой план повышения производительности может быть необходим, если клиенты жалуются на отношение или поддержку, которую они получают от конкретного сотрудника.
Цель: Общая цель такого PIP может заключаться в улучшении взаимодействия с клиентами.
Цели: Возможными целями для достижения этой цели могут быть улучшение удержания или вовлечения клиентов.
Действие: Для достижения вышеуказанных целей сотрудник может более тесно сотрудничать с клиентами для решения проблем или посещать тренинг по обслуживанию клиентов.
Метрики: наиболее подходящими показателями, скорее всего, будут коэффициент оттока клиентов или показатель удовлетворенности клиентов.
#2 Пример улучшения некачественной работы
В других ситуациях сотрудник может практически не контактировать с клиентами, но он все равно может выполнять некачественную работу другими способами.
Цель: Повышение качества работы.
Задачи: Уложиться в сроки или выполнить работу без ошибок.
Действие: Первая цель проста — сотрудники не должны пропускать сроки в сроки, указанные в PIP. Вторая цель требует сотрудничества со старшим членом команды, чтобы проверить наличие ошибок и оценить, является ли качество приемлемым.
Метрики: Количество просроченных сроков и качество работы (последнее может быть субъективным).
#3 Пример продуктивности
Следующий пример лучше всего подходит для тех, кто занимает руководящую должность среднего звена.
Допустим, сотрудник отвечает за развитие программы за счет увеличения количества подписчиков. По прошествии нескольких месяцев изменения минимальны (если вообще есть).
Цель: Увеличить программу на Х количество подписчиков.
Задачи: Увеличить количество клиентов, подписавшихся на программу, и уменьшить количество отписок.
Действие: Улучшайте кампании, лучше рекламируйте (или увеличивайте) преимущества программы и реализуйте стратегию удержания.
Метрики: подписки и отписки.
#4 Пример непрофессионального поведения
Последний из наших примеров плана повышения производительности касается непрофессионального поведения.
Этот тип PIP может быть необходим в различных ситуациях, начиная от плохого обращения с подчиненными или коллегами и заканчивая постоянными опозданиями и самовольными отсутствиями.
Цель: Полностью прекратить поведение.
Цели: Приходить вовремя, относиться к другим с уважением или посещать все необходимые встречи.
Действие: Пропускать работу только в том случае, если это разрешено по личным или медицинским причинам. Пройдите соответствующее обучение поведению на рабочем месте.
Метрики: Некоторые модели поведения легко измерить (например, опоздал ли сотрудник не более чем на 5 минут каждый день?) Другие ситуации более субъективны. Например, вам может потребоваться поговорить с подчиненными, которым было трудно работать с сотрудником.
Наш первый пример плана повышения производительности предназначен для обслуживания клиентов.
Такой план повышения производительности может быть необходим, если клиенты жалуются на отношение или поддержку, которую они получают от конкретного сотрудника.
Цель: Общая цель такого PIP может заключаться в улучшении взаимодействия с клиентами.
Цели: Возможными целями для достижения этой цели могут быть улучшение удержания или вовлечения клиентов.
Действие: Для достижения вышеуказанных целей сотрудник может более тесно сотрудничать с клиентами для решения проблем или посещать тренинг по обслуживанию клиентов.
Метрики: наиболее подходящими показателями, скорее всего, будут коэффициент оттока клиентов или показатель удовлетворенности клиентов.
#2 Пример улучшения некачественной работы
В других ситуациях сотрудник может практически не контактировать с клиентами, но он все равно может выполнять некачественную работу другими способами.
Цель: Повышение качества работы.
Задачи: Уложиться в сроки или выполнить работу без ошибок.
Действие: Первая цель проста — сотрудники не должны пропускать сроки в сроки, указанные в PIP. Вторая цель требует сотрудничества со старшим членом команды, чтобы проверить наличие ошибок и оценить, является ли качество приемлемым.
Метрики: Количество просроченных сроков и качество работы (последнее может быть субъективным).
#3 Пример продуктивности
Следующий пример лучше всего подходит для тех, кто занимает руководящую должность среднего звена.
Допустим, сотрудник отвечает за развитие программы за счет увеличения количества подписчиков. По прошествии нескольких месяцев изменения минимальны (если вообще есть).
Цель: Увеличить программу на Х количество подписчиков.
Задачи: Увеличить количество клиентов, подписавшихся на программу, и уменьшить количество отписок.
Действие: Улучшайте кампании, лучше рекламируйте (или увеличивайте) преимущества программы и реализуйте стратегию удержания.
Метрики: подписки и отписки.
#4 Пример непрофессионального поведения
Последний из наших примеров плана повышения производительности касается непрофессионального поведения.
Этот тип PIP может быть необходим в различных ситуациях, начиная от плохого обращения с подчиненными или коллегами и заканчивая постоянными опозданиями и самовольными отсутствиями.
Цель: Полностью прекратить поведение.
Цели: Приходить вовремя, относиться к другим с уважением или посещать все необходимые встречи.
Действие: Пропускать работу только в том случае, если это разрешено по личным или медицинским причинам. Пройдите соответствующее обучение поведению на рабочем месте.
Метрики: Некоторые модели поведения легко измерить (например, опоздал ли сотрудник не более чем на 5 минут каждый день?) Другие ситуации более субъективны. Например, вам может потребоваться поговорить с подчиненными, которым было трудно работать с сотрудником.
Составление и последующая работа с Планом повышения производительности - это один из этапов Performance Review. О всем процессе подробно вы можете узнать на курсе Performance Review
Вы получите полное понимание, как провести ревью и набор инструментов, которые помогут сделать это качественно!
Вы получите полное понимание, как провести ревью и набор инструментов, которые помогут сделать это качественно!
