Управление эффективностью: руководство + шаблоны

Цель состоит в том, чтобы дать сотрудникам возможность работать с максимальной отдачей, согласовать свои усилия со стратегическими целями организации и создать позитивную и приносящую удовлетворение рабочую среду для всех.

Эффективный процесс управления эффективностью является стратегическим и систематическим, устанавливая непрерывный диалог между сотрудниками, менеджерами и HR для достижения индивидуального и организационного успеха. Он сочетает в себе устную и письменную составляющие, которые проходят в течение всего года, завершаясь ежегодной оценкой производительности.

Процесс включает в себя следующее:

• Установление четких ожиданий,
• Постановка индивидуальных целей и задач, которые согласуются с целями команды и организации,
• Предоставление постоянной обратной связи, а также
• Оценка результатов.

Решения о карьерном росте, включая продвижение по службе, премирование и увольнение, связаны с процессом управления эффективностью.

Типичный цикл управления эффективностью состоит из четырех ключевых этапов. Давайте рассмотрим их подробнее.

Этап 1. Планирование

Этап планирования посвящен согласованию с сотрудниками ожиданий от производительности. В описаниях должностей должны быть четко обозначены эти цели для привлечения нужных кандидатов. После найма кандидата вам нужно еще раз подтвердить эти ожидания и вместе установить SMART-цели и показатели эффективности сотрудников.

Планы управления эффективностью также должны быть гибкими, чтобы их можно было корректировать по мере изменения целей организации.

Сотрудник должен быть активно вовлечен в процесс планирования, потому что это повышает удовлетворенность и мотивацию к совершенствованию.

Этап 2. Мониторинг

Второй этап – мониторинг. На этом этапе HR и менеджеры должны регулярно контролировать эффективность работы сотрудников по поставленным целям и предоставлять обратную связь сотрудникам о достигнутом прогрессе. Если делать это регулярно, а не ежегодно, проблемы будут выявлены и исправлены как можно скорее.

Программное обеспечение для управления эффективностью может помочь в отслеживании эффективности работы сотрудников в режиме реального времени. Тем не менее, данные и отчеты не должны заменять личные обсуждения.

Этап 3. Развивающийся

На этапе разработки данные, собранные на этапе мониторинга, анализируются и используются для повышения эффективности работы сотрудников.

Недостаточную успеваемость можно исправить, предложив курсы повышения квалификации, повышение квалификации, коучинг и другие методы обучения и развития. Менеджеры и HR могут еще больше способствовать повышению производительности, назначив дополнительный проект, который поможет улучшить знания и производительность, что позволит сотруднику еще больше преуспеть.

Этап 4. Рейтинг и награждение

Финальный этап – рейтинговый и награждающий. Эффективность работы сотрудников должна оцениваться регулярно в течение года, а также во время обзора или оценки производительности. Это помогает количественно оценить производительность сотрудников, определить ценность, которую каждый сотрудник вносит в организацию, и внести любые изменения по мере необходимости. И сотрудники, и руководители должны давать свои оценки для получения обратной связи на 360 градусов.

Постоянная неудовлетворительная работа может привести к переходу или увольнению. Ваша организация также должна признавать и вознаграждать превосходную производительность. Вы можете сделать это с помощью похвалы и признания, повышения зарплаты или продвижения по службе.

Постановка целей SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) является популярным методом управления эффективностью, поскольку она дает сотрудникам ясность, цель и мотивацию. Это также помогает им понять, как их работа и результаты помогают компании достигать своих целей. Имея четкие и конкретные цели, сотрудники знают, как расставлять приоритеты в повседневных задачах и более мотивированы на их достижение.

Существуют различные SMART-цели, которые менеджеры могут ставить совместно с сотрудниками, в зависимости от их потребностей и целей бизнеса:

• Цели результативности: Цели, которые обычно согласуются с конкретными должностными требованиями
• Цели разработки: Цели, которые помогают сотрудникам развивать навыки и компетенции, которые готовят их к переходу на другие должности в компании.
• Цели на развитие: Цели, которые бросают вызов сотрудникам, выводя их из зоны комфорта и расширяя их текущие возможности.

Непрерывное управление эффективностью — это целостный подход к управлению эффективностью, при котором руководители и сотрудники обсуждают производительность работы и цели сотрудника на постоянной основе в течение года. Менеджеры предоставляют членам своей команды конструктивную обратную связь о производительности в режиме реального времени, которая сочетается с постановкой целей и проверкой.

Благодаря более частой обратной связи сотрудники и менеджеры могут заложить более прочный фундамент доверия и подлинности, способствуя более здоровым рабочим отношениям. Мгновенная обратная связь также помогает быстро решать проблемы до того, как они обострятся, улучшает коммуникацию между сотрудниками, менеджерами и наставниками, а также способствует формированию культуры роста и развития, в которой каждый может реализовать свой потенциал.

Управление по целям (MBO) — это отличный метод управления эффективностью, который помогает проанализировать общую производительность сотрудника в своей роли. Это позволяет менеджерам оценить должностные требования должности и увидеть, как они согласуются с целями организации, а затем установить реалистичные цели для достижения сотрудниками.

Следующим шагом является сбор и анализ данных о производительности сотрудников, чтобы увидеть, насколько хорошо они достигают этих целей, и предоставить сотрудникам обратную связь. Это позволяет им понять, что у них получается хорошо, а что можно улучшить. Затем они могут обратиться за помощью и поддержкой в любых областях своей работы, с которыми они испытывают трудности.

Этот метод также может помочь HR выявить возникающие пробелы в навыках, а также области для дальнейшего обучения. Это также может дать хорошее представление о рабочей нагрузке и о том, могут ли сотрудники управлять текущей рабочей нагрузкой или необходимо делегировать определенные задачи.

Обратная связь 360 градусов (также известная как оценка 360) — это метод управления эффективностью, при котором сотрудник получает обратную связь от своего руководителя, коллег и самооценку. Это не только дает сотрудникам широкий обзор своей производительности, а не единственное мнение руководителя, но и побуждает их постоянно учитывать свои собственные потребности в производительности и развитии.

В то время как члены команды берут на себя большую часть этой задачи, менеджеры участвуют в контроле всех отчетов, чтобы отмечать и решать ключевые проблемы и замечания. Обратная связь также может быть использована для информирования об обучении и планах развития сотрудников. Это демонстрирует всем сотрудникам, что их отзывы воспринимаются серьезно, что, вероятно, повысит вовлеченность в процесс.

Одной из наиболее традиционных систем управления эффективностью является оценка производительности. Обычно это происходит ежегодно, раз в два года или ежеквартально и включает в себя личную встречу между сотрудником и его руководителем. Менеджеры часто готовят вдумчивую обратную связь, касающуюся всех областей работы сотрудника, определяя их сильные и слабые стороны, а также ключевые области для улучшения.

Оценка производительности является полезным инструментом, позволяющим предоставить сотрудникам четкую картину их карьерного пути в компании и шагов, которые им необходимо предпринять для продвижения по службе. Это также может помочь повысить вовлеченность, повысить моральный дух и производительность, а со временем улучшить показатели удержания.

Коучинг

Коучинг — это процесс управления эффективностью, направленный на наставничество и развитие навыков, знаний и производительности сотрудника, в первую очередь через индивидуальные беседы. Как правило, фокусируясь на конкретных навыках или целях, коучинговые сессии носят недирективный характер. Это означает, что сотрудникам не дают конкретных решений, а поощряют их к поиску решений для себя, что способствует самостоятельности и инициативе.

Коучинг — это квалифицированная деятельность, что означает, что менеджеры должны иметь необходимую подготовку, чтобы иметь возможность эффективно тренировать сотрудников.

Важно отметить, что большинство организаций будут использовать комбинацию нескольких из этих методов управления эффективностью.