Процесс адаптации сотрудника - ключевой момент, закладывающий фундамент отношений между работником и работодателем. Хорошо продуманная программа по введению в должность положительно влияет на производительность, удовлетворенность работой и удержание сотрудников. В этой статье мы подробно расскажем о процессе адаптации сотрудников, что поможет вам создать индивидуальный процесс адаптации для построения позитивных и долгосрочных отношений с новыми сотрудниками.
Что такое адаптация сотрудников?
Ввод в должность - это процесс, в ходе которого новые сотрудники знакомятся с организацией, людьми и культурой компании, в которую они только что пришли. Это ключевой этап жизненного цикла сотрудника.
Новых сотрудников знакомят с организацией и интегрируют в их новую роль и обязанности. Им показывают рабочее место, предоставляют необходимое оборудование и ресурсы, они встречаются с коллегами и руководителями, знакомятся с рабочими процессами и узнают о миссии и ценностях компании. К концу процесса вхождения в должность они могут самостоятельно и эффективно выполнять свою работу.
Цель периода вхождения в должность двояка.
После успешной адаптации сотрудник:
Ввод в должность - это процесс, в ходе которого новые сотрудники знакомятся с организацией, людьми и культурой компании, в которую они только что пришли. Это ключевой этап жизненного цикла сотрудника.
Новых сотрудников знакомят с организацией и интегрируют в их новую роль и обязанности. Им показывают рабочее место, предоставляют необходимое оборудование и ресурсы, они встречаются с коллегами и руководителями, знакомятся с рабочими процессами и узнают о миссии и ценностях компании. К концу процесса вхождения в должность они могут самостоятельно и эффективно выполнять свою работу.
Цель периода вхождения в должность двояка.
- С одной стороны, традиционная цель введения сотрудников в должность заключается в том, чтобы как можно быстрее ввести новых сотрудников в работу.
- С другой стороны, в последнее время онбординг стал играть важную роль в формировании первого впечатления о компании у новых сотрудников.
После успешной адаптации сотрудник:
- Понимает свою роли и компании
- Познакомился с коллегами
- Поддерживает отношения со своим непосредственным руководителем
- Имеет доступ ко всем ресурсам, чтобы хорошо выполнять свою работу
- Прошел необходимое обучение
- Понимает свою роль и работу и чувствовует себя готовым к успеху
- Чувствует себя в организации как дома
- Завел несколько значимых связей
- Имеет четкие цели для работы и достигает их
- Четко понимает критерии оценки своей работы
В 89% организаций адаптация сотрудников длится недолго, менее 3 месяцев. Однако по-настоящему эффективная адаптация - это непрерывный процесс, который может занять до года, пока сотрудник полностью не раскроет свой потенциал.
Простейший способ проверить, насколько хорошо сотрудник адаптирован, - это регулярно проверять его и спрашивать, понимает ли он свою роль и то, как выглядит успех, имеет ли он инструменты и знания для работы, чувствует ли он себя желанным гостем в команде и вовлеченным в работу. Если это не так, то процесс адаптации, скорее всего, не удался.
Простейший способ проверить, насколько хорошо сотрудник адаптирован, - это регулярно проверять его и спрашивать, понимает ли он свою роль и то, как выглядит успех, имеет ли он инструменты и знания для работы, чувствует ли он себя желанным гостем в команде и вовлеченным в работу. Если это не так, то процесс адаптации, скорее всего, не удался.
Важность введения сотрудников в должность
Согласно исследованиям Brandon Hall Group, качественная подготовка сотрудников к приему на работу может повысить уровень удержания на 82%. По данным компании BambooHR, сотрудники, получившие положительный опыт знакомства с компанией, в 18 раз более преданы своему работодателю.
Онбординг также ускоряет время достижения продуктивности, то есть время, пока новый сотрудник не начнет вносить полноценный вклад в работу организации. Среднее время достижения продуктивности составляет 28 недель.
Другими словами, преданные и продуктивные сотрудники позволяют организациям увеличивать доходы и повышать удовлетворенность сотрудников.
Новые сотрудники стремятся произвести впечатление, проявить себя и освоиться в новой организации. Однако некачественная подготовка (или полное отсутствие таковой) может привести к тому, что сотрудники не будут понимать, как добиться успеха, и будут чувствовать себя неудовлетворенными.
В этом случае они, скорее всего, уйдут из организации раньше времени и будут способствовать текучести новых сотрудников, которая вредит организации во многих отношениях. Высокая текучесть кадров приводит к увеличению расходов на персонал, сбоям в работе и снижению морального духа коллектива. Более того, крупные организации теряют до 16% новых сотрудников в течение первых шести месяцев.
Для компаний, которые пытаются нанять (и удержать) лучших специалистов, отличный процесс адаптации - это обязательное условие, а не просто приятная мелочь.
Согласно исследованиям Brandon Hall Group, качественная подготовка сотрудников к приему на работу может повысить уровень удержания на 82%. По данным компании BambooHR, сотрудники, получившие положительный опыт знакомства с компанией, в 18 раз более преданы своему работодателю.
Онбординг также ускоряет время достижения продуктивности, то есть время, пока новый сотрудник не начнет вносить полноценный вклад в работу организации. Среднее время достижения продуктивности составляет 28 недель.
Другими словами, преданные и продуктивные сотрудники позволяют организациям увеличивать доходы и повышать удовлетворенность сотрудников.
Новые сотрудники стремятся произвести впечатление, проявить себя и освоиться в новой организации. Однако некачественная подготовка (или полное отсутствие таковой) может привести к тому, что сотрудники не будут понимать, как добиться успеха, и будут чувствовать себя неудовлетворенными.
В этом случае они, скорее всего, уйдут из организации раньше времени и будут способствовать текучести новых сотрудников, которая вредит организации во многих отношениях. Высокая текучесть кадров приводит к увеличению расходов на персонал, сбоям в работе и снижению морального духа коллектива. Более того, крупные организации теряют до 16% новых сотрудников в течение первых шести месяцев.
Для компаний, которые пытаются нанять (и удержать) лучших специалистов, отличный процесс адаптации - это обязательное условие, а не просто приятная мелочь.
5 этапов адаптации сотрудников
Период онбординга начинается с момента подписания кандидатом письма с предложением и заканчивается, когда сотрудник может самостоятельно выполнять работу, для которой вы его наняли.
Период между подписанием письма с предложением и первым днем работы в офисе называется периодом предварительного знакомства. Хотя предварительный инструктаж иногда рассматривается как отдельный процесс, в этой статье мы рассмотрим его как часть более широкого процесса подготовки сотрудника к работе.
Существует множество мнений о том, каковы этапы подготовки сотрудника к работе. Мы определили пять основных этапов:
Период между подписанием письма с предложением и первым днем работы в офисе называется периодом предварительного знакомства. Хотя предварительный инструктаж иногда рассматривается как отдельный процесс, в этой статье мы рассмотрим его как часть более широкого процесса подготовки сотрудника к работе.
Существует множество мнений о том, каковы этапы подготовки сотрудника к работе. Мы определили пять основных этапов:
- До первого дня (preboarding)
- Первый день (ориентация)
- Первая неделя
- Первые 90 дней
- Конец первого года
Рассмотрим каждый этап более подробно.
1. До первого дня - предварительная подготовка
После того как кандидат подпишет письмо с предложением о работе, начинается этап предварительной подготовки. Вот основные подготовительные мероприятия, которые вы должны провести до первого дня работы.
После того как кандидат подпишет письмо с предложением о работе, начинается этап предварительной подготовки. Вот основные подготовительные мероприятия, которые вы должны провести до первого дня работы.
Отправьте практическое информационное письмо и приветственное видео
В этом письме проинформируйте новых членов команды об их первом дне и ответьте на такие вопросы, как:
Если вы проводите обучение сотрудников на месте, передайте им информацию о том, как войти в сеть компании.
Неплохо также вставить видеоролик с приветствием основателей компании или руководителя или команды кандидата. Это сделает знакомство с сотрудниками более личным.
Компания Vodafone создала свою платформу Digital Onboarding Platform, доступ к которой новые сотрудники получают сразу же после подписания письма о приеме на работу. Она помогает им пройти процесс оформления, узнать важную информацию о компании, а также помогает Vodafone упростить процесс оформления.
В этом письме проинформируйте новых членов команды об их первом дне и ответьте на такие вопросы, как:
- Во сколько мне начинать?
- Куда мне нужно идти? Где мне войти в систему?
- Должен ли я приносить обед на работу?
- С кем мне связаться, если у меня возникнут вопросы?
Если вы проводите обучение сотрудников на месте, передайте им информацию о том, как войти в сеть компании.
Неплохо также вставить видеоролик с приветствием основателей компании или руководителя или команды кандидата. Это сделает знакомство с сотрудниками более личным.
Компания Vodafone создала свою платформу Digital Onboarding Platform, доступ к которой новые сотрудники получают сразу же после подписания письма о приеме на работу. Она помогает им пройти процесс оформления, узнать важную информацию о компании, а также помогает Vodafone упростить процесс оформления.
Приглашение на социальные мероприятия
Отправьте приглашение на первое мероприятие знакомства с командой, чтобы помочь наладить контакт с коллегами.
Отправьте приглашение на первое мероприятие знакомства с командой, чтобы помочь наладить контакт с коллегами.
Составьте план на 30-60-90 дней
План на 30-60-90 дней - это документ, содержащий обязанности сотрудника и ожидания организации от его работы. Сюда входят как текущие обязанности, входящие в его роль, так и новые проекты, которые он будет вести самостоятельно. SMART-цели будут установлены на 30, 60 и 90 дней после первого дня работы сотрудника, а также четкие показатели успеха.
Такой план не только дает понять новому сотруднику, чего от него ждут, но и заставляет непосредственного руководителя четко сформулировать свои ожидания.
План на 30-60-90 дней - это документ, содержащий обязанности сотрудника и ожидания организации от его работы. Сюда входят как текущие обязанности, входящие в его роль, так и новые проекты, которые он будет вести самостоятельно. SMART-цели будут установлены на 30, 60 и 90 дней после первого дня работы сотрудника, а также четкие показатели успеха.
Такой план не только дает понять новому сотруднику, чего от него ждут, но и заставляет непосредственного руководителя четко сформулировать свои ожидания.
Проинформируйте коллектив о новом сотруднике
Как минимум за день до начала работы нового сотрудника проинформируйте команду о нем, его роли и обязанностях. Это позволит прояснить роль и объяснить, в каких проектах будет участвовать новый сотрудник. Это также поможет новому сотруднику почувствовать себя желанным гостем в первый день работы.
Buffer - полностью удаленная компания с момента своего основания. Перед тем как новые сотрудники приступают к работе, они получают пять электронных писем, которые помогают поделиться и собрать необходимую информацию для обеспечения плавного перехода.
Эти письма выглядят следующим образом:
Как минимум за день до начала работы нового сотрудника проинформируйте команду о нем, его роли и обязанностях. Это позволит прояснить роль и объяснить, в каких проектах будет участвовать новый сотрудник. Это также поможет новому сотруднику почувствовать себя желанным гостем в первый день работы.
Buffer - полностью удаленная компания с момента своего основания. Перед тем как новые сотрудники приступают к работе, они получают пять электронных писем, которые помогают поделиться и собрать необходимую информацию для обеспечения плавного перехода.
Эти письма выглядят следующим образом:
- Приветственное письмо
- Сбор основной информации
- Знакомство с руководителями и коллегами
- Представление инструментов, которыми будут пользоваться новые сотрудники
- Определение ожиданий на первый день работы
Проект плана действий по введению в должность в первый день и первую неделю
Первый день работы сотрудника в новой организации всегда проходит в суматохе. Сотрудник знакомится с коллективом, получает презентацию компании от руководства, проходит экскурсию по всему рабочему месту и садится за стол переговоров со своим непосредственным руководителем.
Это требует активного участия множества людей в компании, поэтому планирование этого процесса - ключ к созданию гладкого первого дня. Это также формирует четкую повестку дня для нового сотрудника.
Первый день работы сотрудника в новой организации всегда проходит в суматохе. Сотрудник знакомится с коллективом, получает презентацию компании от руководства, проходит экскурсию по всему рабочему месту и садится за стол переговоров со своим непосредственным руководителем.
Это требует активного участия множества людей в компании, поэтому планирование этого процесса - ключ к созданию гладкого первого дня. Это также формирует четкую повестку дня для нового сотрудника.
Настройка адреса электронной почты и доступа к сети
В разных организациях этот процесс происходит по-разному. Если есть IT-отдел, это может быть отдельным рабочим процессом. Однако очень важно, чтобы все было организовано и проверено на наличие проблем до того, как сотрудник приступит к работе. Таким образом, они не сразу попадут в затруднительное положение и смогут избежать пустой траты времени и трений с IT-отделом.
Поддерживайте связь
Иногда период между подписанием контракта и началом работы нового сотрудника может затянуться. В этот период важно поддерживать интерес новых сотрудников. HR или руководители должны регулярно общаться с новыми сотрудниками, поощрять их задавать и отвечать на эти вопросы.
В разных организациях этот процесс происходит по-разному. Если есть IT-отдел, это может быть отдельным рабочим процессом. Однако очень важно, чтобы все было организовано и проверено на наличие проблем до того, как сотрудник приступит к работе. Таким образом, они не сразу попадут в затруднительное положение и смогут избежать пустой траты времени и трений с IT-отделом.
Поддерживайте связь
Иногда период между подписанием контракта и началом работы нового сотрудника может затянуться. В этот период важно поддерживать интерес новых сотрудников. HR или руководители должны регулярно общаться с новыми сотрудниками, поощрять их задавать и отвечать на эти вопросы.
Рабочая среда и оборудование
Назначьте (и уберите) рабочее место - даже если ваша организация работает по принципу "горячих столов", выделение новым сотрудникам постоянного места на первые несколько дней или недель будет полезным. Наличие выделенного места рядом с их командой и руководителем - ключевой момент, позволяющий привлечь их к работе с первого дня и дать им почувствовать себя желанными гостями. Позаботьтесь о том, чтобы их рабочее место было пустым и убранным - это простой способ создать хорошее первое впечатление. Для удаленных сотрудников отправьте инструкцию или видео, объясняющее, как настроить их рабочие столы или оборудование дома.
Оборудование - подготовьте оборудование до прихода нового сотрудника, например, ноутбук, мышь, клавиатуру и мобильный телефон. Настройте ноутбук и установите все обновления системы за день до прихода нового кандидата. Тогда им не придется ждать несколько часов, пока процесс установки завершится сам собой.
Пользовательское соглашение на оборудование - Приготовьте ноутбук с пользовательским соглашением. Это обязательный юридический документ, поэтому его необходимо подписать в первый же день до начала работы.
Назначьте (и уберите) рабочее место - даже если ваша организация работает по принципу "горячих столов", выделение новым сотрудникам постоянного места на первые несколько дней или недель будет полезным. Наличие выделенного места рядом с их командой и руководителем - ключевой момент, позволяющий привлечь их к работе с первого дня и дать им почувствовать себя желанными гостями. Позаботьтесь о том, чтобы их рабочее место было пустым и убранным - это простой способ создать хорошее первое впечатление. Для удаленных сотрудников отправьте инструкцию или видео, объясняющее, как настроить их рабочие столы или оборудование дома.
Оборудование - подготовьте оборудование до прихода нового сотрудника, например, ноутбук, мышь, клавиатуру и мобильный телефон. Настройте ноутбук и установите все обновления системы за день до прихода нового кандидата. Тогда им не придется ждать несколько часов, пока процесс установки завершится сам собой.
Пользовательское соглашение на оборудование - Приготовьте ноутбук с пользовательским соглашением. Это обязательный юридический документ, поэтому его необходимо подписать в первый же день до начала работы.
Карта доступа на рабочее место - с этой картой сотрудник может самостоятельно попасть на рабочее место на следующий день.
Проездной билет - в некоторых странах, в том числе в Нидерландах, работодатели обычно предоставляют своим сотрудникам проездные билеты на общественный транспорт. Если сотрудник путешествует на машине, убедитесь, что в первый же день он сможет попасть на парковку офиса, и узнайте о наличии мест на парковке.
Приветственный набор - в каждой компании он свой. Типичные приветственные подарки включают в себя фирменный блокнот, ручку, бутылку с водой, сумку-тоут и все остальное, что вы хотели бы подарить своим новым сотрудникам.
Проездной билет - в некоторых странах, в том числе в Нидерландах, работодатели обычно предоставляют своим сотрудникам проездные билеты на общественный транспорт. Если сотрудник путешествует на машине, убедитесь, что в первый же день он сможет попасть на парковку офиса, и узнайте о наличии мест на парковке.
Приветственный набор - в каждой компании он свой. Типичные приветственные подарки включают в себя фирменный блокнот, ручку, бутылку с водой, сумку-тоут и все остальное, что вы хотели бы подарить своим новым сотрудникам.
2. Первый день - введение в должность
Первый день, или введение в должность, - это скорее опыт, чем информация. В первый день вы дадите кандидату много информации. Однако они не смогут запомнить и обработать ее всю. То, что они запомнят на всю оставшуюся карьеру, - это ощущение от первого дня, поэтому целью первого дня должно быть создание запоминающегося, позитивного впечатления.
Первый день, или введение в должность, - это скорее опыт, чем информация. В первый день вы дадите кандидату много информации. Однако они не смогут запомнить и обработать ее всю. То, что они запомнят на всю оставшуюся карьеру, - это ощущение от первого дня, поэтому целью первого дня должно быть создание запоминающегося, позитивного впечатления.
Добро пожаловать
Будьте готовы провести кандидата внутрь
У кандидата еще нет карточки доступа на рабочее место. Убедитесь, что он знает, куда идти, и что кто-то ожидает его у стойки регистрации, впустит и тепло поприветствует.
Обсудите повестку дня
Четко определите для нового сотрудника программу действий на первый день. Неплохо составить ее заранее и разослать по электронной почте, чтобы он знал, чего ожидать. Затем новый сотрудник и его руководитель могут ненадолго сесть за стол и просмотреть ее, чтобы день был структурирован.
Экскурсия по офису
Если новый сотрудник приезжает на место, проведите для него экскурсию по офису, чтобы он знал, где что находится. Сюда входят туалеты, общая кухня, работа чайных и кофейных автоматов, принтеры и их использование, а также расположение различных отделов.
Знакомство с коллегами и командой
Важной частью ориентации нового сотрудника является знакомство с коллегами. В больших организациях невозможно представить нового сотрудника всем, но постарайтесь, чтобы он познакомился со всеми членами своей команды.
Назначьте новому сотруднику наставника
Наставник для нового сотрудника - это система поддержки, которая поможет ознакомиться с рабочим местом, процессами, культурой, льготами и прочим. Netflix гарантирует, что у всех новых сотрудников есть наставник, и в первый же день они получают электронное письмо, чтобы выступить в роли наставника для коллеги.
План на 30-60-90 дней
Позже в течение дня познакомьте нового сотрудника с его 90-дневным планом. Он получает его и подробное объяснение различных элементов от своего руководителя, чтобы знать, что от него ожидается.
Приветственные закуски и напитки
Зачем откладывать закуски, сладкие угощения и напитки на дни рождения сотрудников? Предложите что-нибудь запоминающееся новым сотрудникам в их первый день, чтобы сделать его особенным, и пусть все в офисе присоединятся к празднику. Если вы проводите удаленное приветствие, напомните, чтобы каждый пришел с закуской или напитком, чтобы они могли насладиться ими вместе во время группового звонка, как одна команда.
Презентация компании
В крупных организациях новые сотрудники, как правило, садятся за стол и смотрят презентацию основателей компании или старших руководителей, в которой рассказывается о целях, миссии и ценностях компании, а также о том, как работает организация с точки зрения команд, ролей и культуры.
Будьте готовы провести кандидата внутрь
У кандидата еще нет карточки доступа на рабочее место. Убедитесь, что он знает, куда идти, и что кто-то ожидает его у стойки регистрации, впустит и тепло поприветствует.
Обсудите повестку дня
Четко определите для нового сотрудника программу действий на первый день. Неплохо составить ее заранее и разослать по электронной почте, чтобы он знал, чего ожидать. Затем новый сотрудник и его руководитель могут ненадолго сесть за стол и просмотреть ее, чтобы день был структурирован.
Экскурсия по офису
Если новый сотрудник приезжает на место, проведите для него экскурсию по офису, чтобы он знал, где что находится. Сюда входят туалеты, общая кухня, работа чайных и кофейных автоматов, принтеры и их использование, а также расположение различных отделов.
Знакомство с коллегами и командой
Важной частью ориентации нового сотрудника является знакомство с коллегами. В больших организациях невозможно представить нового сотрудника всем, но постарайтесь, чтобы он познакомился со всеми членами своей команды.
Назначьте новому сотруднику наставника
Наставник для нового сотрудника - это система поддержки, которая поможет ознакомиться с рабочим местом, процессами, культурой, льготами и прочим. Netflix гарантирует, что у всех новых сотрудников есть наставник, и в первый же день они получают электронное письмо, чтобы выступить в роли наставника для коллеги.
План на 30-60-90 дней
Позже в течение дня познакомьте нового сотрудника с его 90-дневным планом. Он получает его и подробное объяснение различных элементов от своего руководителя, чтобы знать, что от него ожидается.
Приветственные закуски и напитки
Зачем откладывать закуски, сладкие угощения и напитки на дни рождения сотрудников? Предложите что-нибудь запоминающееся новым сотрудникам в их первый день, чтобы сделать его особенным, и пусть все в офисе присоединятся к празднику. Если вы проводите удаленное приветствие, напомните, чтобы каждый пришел с закуской или напитком, чтобы они могли насладиться ими вместе во время группового звонка, как одна команда.
Презентация компании
В крупных организациях новые сотрудники, как правило, садятся за стол и смотрят презентацию основателей компании или старших руководителей, в которой рассказывается о целях, миссии и ценностях компании, а также о том, как работает организация с точки зрения команд, ролей и культуры.
Компания Google известна своими сильными и уникальными ценностями, включая девиз "Не будь злом", который напоминает сотрудникам о необходимости всегда действовать честно и уважительно. Новых сотрудников обучают этим ключевым аспектам компании с первого дня работы и поощряют углублять их изучение в течение всего времени работы в компании.
В качестве альтернативы презентация может быть представлена в видеоформате. В компании Grubhub есть короткий двухминутный видеоролик, который представляется потенциальным кандидатам и новым сотрудникам во время процесса вхождения в должность. В нем содержится вся информация, необходимая для того, чтобы превратить новую работу в полезный опыт.
В качестве альтернативы презентация может быть представлена в видеоформате. В компании Grubhub есть короткий двухминутный видеоролик, который представляется потенциальным кандидатам и новым сотрудникам во время процесса вхождения в должность. В нем содержится вся информация, необходимая для того, чтобы превратить новую работу в полезный опыт.
Еженедельная и ежемесячная программа
Руководитель знакомит кандидата с еженедельной и ежемесячной программой, которой он может придерживаться в своей новой роли. Это могут быть ежедневные или еженедельные собрания команды, ежемесячное обновление деловой информации и ежемесячный командный обед.
Приглашение на мероприятия командного календаря и календарь праздников
Убедитесь, что новый сотрудник добавлен в календарь этих мероприятий, получил доступ к календарю праздников и понял, как им пользоваться.
Предоставьте доступ к ресурсу с информацией о сотрудниках.
Сюда входит общий справочник сотрудника и политика компании, руководство по охране труда и технике безопасности, информация о том, как пользоваться системой расходов, доступ к сети компании и важные контактные данные.
Руководитель знакомит кандидата с еженедельной и ежемесячной программой, которой он может придерживаться в своей новой роли. Это могут быть ежедневные или еженедельные собрания команды, ежемесячное обновление деловой информации и ежемесячный командный обед.
Приглашение на мероприятия командного календаря и календарь праздников
Убедитесь, что новый сотрудник добавлен в календарь этих мероприятий, получил доступ к календарю праздников и понял, как им пользоваться.
Предоставьте доступ к ресурсу с информацией о сотрудниках.
Сюда входит общий справочник сотрудника и политика компании, руководство по охране труда и технике безопасности, информация о том, как пользоваться системой расходов, доступ к сети компании и важные контактные данные.
Практические вопросы
Юридические вопросы - к ним относятся формы для вычета налога на заработную плату, скан паспорта или удостоверения личности нового сотрудника и разрешение на работу. Эти действия зависят от местных правил, но важно позаботиться о них как можно скорее.
Подача информации для начисления зарплаты - в большинстве крупных организаций это можно сделать онлайн, хотя в некоторых случаях вам может потребоваться заполнить форму.
Сделайте фотографию профиля - вы можете сделать это на рабочем месте или попросить новых сотрудников прислать фотографию до их первого дня работы. Эта фотография обычно печатается на карточке доступа и используется в приложениях для рабочего общения, таких как Slack или Microsoft Teams.
Обучение
На этом первый день завершен. Эти мероприятия занимают 4-6 часов. Если останется время, сотрудник может ознакомиться с системами, поработать с коллегами или начать работу над своим первым проектом.
Юридические вопросы - к ним относятся формы для вычета налога на заработную плату, скан паспорта или удостоверения личности нового сотрудника и разрешение на работу. Эти действия зависят от местных правил, но важно позаботиться о них как можно скорее.
Подача информации для начисления зарплаты - в большинстве крупных организаций это можно сделать онлайн, хотя в некоторых случаях вам может потребоваться заполнить форму.
Сделайте фотографию профиля - вы можете сделать это на рабочем месте или попросить новых сотрудников прислать фотографию до их первого дня работы. Эта фотография обычно печатается на карточке доступа и используется в приложениях для рабочего общения, таких как Slack или Microsoft Teams.
Обучение
- Программное обеспечение для общения и совместной работы - обучите новых сотрудников программному обеспечению, которое они будут использовать в своей повседневной работе, будь то Zoom, Slack, Asana, Trello, MS Teams, Google Docs или Basecamp.
- Электронная почта - проведите базовый тренинг по работе с электронной почтой, в том числе по установке профессиональной подписи и правилам ответа вне офиса.
- Любое другое программное обеспечение - расскажите о любом другом программном обеспечении, которое необходимо для работы нового сотрудника.
На этом первый день завершен. Эти мероприятия занимают 4-6 часов. Если останется время, сотрудник может ознакомиться с системами, поработать с коллегами или начать работу над своим первым проектом.
Hermina Khara, SVP по работе с персоналом и талантами в Alida, объясняет, что в их компании есть специальный портал для введения в должность, а также программа наставников, чтобы обеспечить незабываемый опыт вхождения в должность для новых сотрудников. Все начинается с первого дня.
"Наши замечательные специалисты по кадрам делают очень большую работу, проводя ориентацию по кадровым вопросам в первый день. Команда IT-специалистов также проводит инструктаж, чтобы люди знали, как пользоваться своим оборудованием, чтобы убедиться, что у них есть нужные подписи, и так далее. Когда все это объединяется, для наших сотрудников это действительно отличный опыт", - отмечает Hermina Khara.
3. Первая неделя
В первую неделю сотрудник продолжает знакомиться с коллективом, компанией и своей должностью.
В первую неделю сотрудник продолжает знакомиться с коллективом, компанией и своей должностью.
Команда
В Zapier сотрудники тратят всю первую неделю на изучение инструментов и систем, необходимых для успешной работы. Они не приступают к выполнению задач до второй недели, что дает им пространство и свободу, чтобы полностью освоиться в своей роли.
- Индивидуальные беседы с непосредственными коллегами
- Один на один с менеджером по найму
- Глубокое изучение инструментов и систем
В Zapier сотрудники тратят всю первую неделю на изучение инструментов и систем, необходимых для успешной работы. Они не приступают к выполнению задач до второй недели, что дает им пространство и свободу, чтобы полностью освоиться в своей роли.
Что нужно сделать
- Запланируйте контрольные встречи по плану 30-60-90 дней
- Добавьте профиль на страницу компании
- Представьте нового сотрудника на LinkedIn
4. Первые 90 дней
Первые 90 дней для любого нового сотрудника закладывают ключевой фундамент на все оставшееся время его работы в организации.
Когда люди приходят в компанию, они могут быть экспертами мирового класса, но в вашем контексте они еще новички. Это означает, что им нужны рекомендации о том, как их поведение может наилучшим образом способствовать реализации стратегии организации и какие модели поведения являются наиболее актуальными и могут оказать наибольшее влияние. Ниже приведена модель ситуационного лидерства, разработанная Херси и Бланшаром. Эта модель показывает желаемое поддерживающее и директивное поведение в зависимости от развития личности.
Первые 90 дней для любого нового сотрудника закладывают ключевой фундамент на все оставшееся время его работы в организации.
Когда люди приходят в компанию, они могут быть экспертами мирового класса, но в вашем контексте они еще новички. Это означает, что им нужны рекомендации о том, как их поведение может наилучшим образом способствовать реализации стратегии организации и какие модели поведения являются наиболее актуальными и могут оказать наибольшее влияние. Ниже приведена модель ситуационного лидерства, разработанная Херси и Бланшаром. Эта модель показывает желаемое поддерживающее и директивное поведение в зависимости от развития личности.
План на 30-60-90 дней очень важен для того, чтобы направить сотрудников в нужное русло. Хорошее представление о своих обязанностях на работе также важно, и хорошо структурированный 30-60-90-дневный план вхождения в должность обеспечивает это.
Книга Майкла Уоткинса "Первые 90 дней", хотя и предназначена для руководителей, предлагает стратегии достижения успеха в новой роли, независимо от того, на каком этапе карьеры находится человек.
Компания Miro также признает важность этого трехмесячного периода и разработала свой план 30-60-90 дней для новых сотрудников на основе этой книги. Руководители направляют новых сотрудников и определяют их ожидания на начальном этапе, поощряют проявлять инициативу и работать самостоятельно над задачами, когда это необходимо, чтобы способствовать их обучению и успеху, а также поощрять самостоятельность.
Руководитель нового сотрудника и HR-специалист должны поддерживать сотрудников, помогая им устанавливать SMART-цели на 30, 60 и 90 дней, которые соответствуют долгосрочным целям организации, а также целям профессионального развития сотрудника. Например, SMART-цель digital-маркетолога может заключаться в увеличении трафика на 2% в первые 30 дней.
Книга Майкла Уоткинса "Первые 90 дней", хотя и предназначена для руководителей, предлагает стратегии достижения успеха в новой роли, независимо от того, на каком этапе карьеры находится человек.
Компания Miro также признает важность этого трехмесячного периода и разработала свой план 30-60-90 дней для новых сотрудников на основе этой книги. Руководители направляют новых сотрудников и определяют их ожидания на начальном этапе, поощряют проявлять инициативу и работать самостоятельно над задачами, когда это необходимо, чтобы способствовать их обучению и успеху, а также поощрять самостоятельность.
Руководитель нового сотрудника и HR-специалист должны поддерживать сотрудников, помогая им устанавливать SMART-цели на 30, 60 и 90 дней, которые соответствуют долгосрочным целям организации, а также целям профессионального развития сотрудника. Например, SMART-цель digital-маркетолога может заключаться в увеличении трафика на 2% в первые 30 дней.
Цели на 30 дней
Первый месяц - это знакомство с организацией и помощь новому сотруднику в освоении своей роли. Цели на 30 дней должны быть ориентированы на внутреннее обучение работе. Если есть внешние цели, они должны быть небольшими и достижимыми.
Руководительнового сотрудника и HR должны вместе побудить сотрудника поставить три-пять целей на этот период и как можно больше учиться, задавать вопросы и общаться с командой.
У каждой цели всегда должна быть мера успеха, чтобы было понятно, когда сотрудник ее достигнет.
Примером 30-дневной цели может быть изучение продукта компании. Мерой успеха может быть создание аккаунта, изучение платформы в течение часа каждый день в течение недели и чтение десяти отзывов покупателей.
Первый месяц - это знакомство с организацией и помощь новому сотруднику в освоении своей роли. Цели на 30 дней должны быть ориентированы на внутреннее обучение работе. Если есть внешние цели, они должны быть небольшими и достижимыми.
Руководительнового сотрудника и HR должны вместе побудить сотрудника поставить три-пять целей на этот период и как можно больше учиться, задавать вопросы и общаться с командой.
У каждой цели всегда должна быть мера успеха, чтобы было понятно, когда сотрудник ее достигнет.
Примером 30-дневной цели может быть изучение продукта компании. Мерой успеха может быть создание аккаунта, изучение платформы в течение часа каждый день в течение недели и чтение десяти отзывов покупателей.
Цели на 60 дней
Второй месяц должен помочь сотруднику приступить к более конкретной деятельности. К концу 60 дней сотрудник должен более глубоко понимать основы организации и ее болевые точки. Он также должен стать полезным членом команды.
HR-специалисты должны совместно с сотрудником и его руководителем определить еще три-пять целей, связанных в основном с конкретными задачами и обязанностями.
Например, цель может заключаться в изучении процесса продаж компании. Результатом или мерой успеха будет проведение пяти звонков по продажам, составление списка наблюдений и их последующее обсуждение с руководителем.
Второй месяц должен помочь сотруднику приступить к более конкретной деятельности. К концу 60 дней сотрудник должен более глубоко понимать основы организации и ее болевые точки. Он также должен стать полезным членом команды.
HR-специалисты должны совместно с сотрудником и его руководителем определить еще три-пять целей, связанных в основном с конкретными задачами и обязанностями.
Например, цель может заключаться в изучении процесса продаж компании. Результатом или мерой успеха будет проведение пяти звонков по продажам, составление списка наблюдений и их последующее обсуждение с руководителем.
Цели на 90 дней
90-дневный план призван обеспечить эффективное вхождение сотрудника в коллектив и его интеграцию в культуру, а также повышение ценности бизнеса. Чтобы достичь этой цели, необходимо тесно увязать 90-дневные цели с долгосрочными ожиданиями от роли. Это этап выполнения, на котором используются знания, полученные за предыдущие 60 дней. Его успех зависит от того, насколько успешно сотрудник достигает 30- и 60-дневных целей.
Примером цели на 90 дней может быть проведение встречи по продажам с клиентом из Великобритании. В качестве результата можно предложить членам команды получить отзывы о встрече и перечислить три области, которые необходимо улучшить в будущем.
В течение последнего месяца HR и руководитель сотрудника должны уточнить, что по истечении 90 дней ожидается полное вхождение сотрудника в свою должность. Это зависит от того, насколько быстро сотрудник вливается в коллектив, насколько он может работать самостоятельно, а также от его стажа/компетентности. Спросите сотрудника, какая поддержка ему необходима для успешного перехода.
90-дневный план призван обеспечить эффективное вхождение сотрудника в коллектив и его интеграцию в культуру, а также повышение ценности бизнеса. Чтобы достичь этой цели, необходимо тесно увязать 90-дневные цели с долгосрочными ожиданиями от роли. Это этап выполнения, на котором используются знания, полученные за предыдущие 60 дней. Его успех зависит от того, насколько успешно сотрудник достигает 30- и 60-дневных целей.
Примером цели на 90 дней может быть проведение встречи по продажам с клиентом из Великобритании. В качестве результата можно предложить членам команды получить отзывы о встрече и перечислить три области, которые необходимо улучшить в будущем.
В течение последнего месяца HR и руководитель сотрудника должны уточнить, что по истечении 90 дней ожидается полное вхождение сотрудника в свою должность. Это зависит от того, насколько быстро сотрудник вливается в коллектив, насколько он может работать самостоятельно, а также от его стажа/компетентности. Спросите сотрудника, какая поддержка ему необходима для успешного перехода.
Обучение новых сотрудников
Обучение новых сотрудников является ключевым моментом при приеме на работу, особенно в первые 90 дней. Оно направлено на обучение сотрудников выполнению задач и работе с оборудованием и программным обеспечением, чтобы они могли как можно быстрее добиться успеха в работе и быть максимально эффективными. 76% новых сотрудников считают обучение на рабочем месте самым важным мероприятием в первую неделю работы, а исследования показывают, что сотрудники, которые чувствуют себя достаточно подготовленными, на 27% более вовлечены в работу, чем те, кто этого не делает.
Типы обучения включают в себя:
Обучение новых сотрудников является ключевым моментом при приеме на работу, особенно в первые 90 дней. Оно направлено на обучение сотрудников выполнению задач и работе с оборудованием и программным обеспечением, чтобы они могли как можно быстрее добиться успеха в работе и быть максимально эффективными. 76% новых сотрудников считают обучение на рабочем месте самым важным мероприятием в первую неделю работы, а исследования показывают, что сотрудники, которые чувствуют себя достаточно подготовленными, на 27% более вовлечены в работу, чем те, кто этого не делает.
Типы обучения включают в себя:
- Обучение под руководством инструктора
- Электронное обучение
- Обучение на рабочем месте
- Наблюдение за работой
- Наставничество
5. В конце первого года
Проведите заключительную встречу с сотрудником, чтобы завершить программу онбординга. Вы можете совместить ее с первым ежегодным обзором результатов работы. Вот некоторые моменты, о которых следует рассказать:
Еще один важный момент - сбор отзывов. Google рассылает всем новым сотрудникам анонимную форму обратной связи, чтобы они могли высказать свои предложения и конструктивную критику по поводу процесса, не боясь никого обидеть. Это позволит вам усовершенствовать процесс приема на работу, а также повысит уровень удержания сотрудников, поскольку они будут чувствовать, что их слышат и ценят.
Проведите заключительную встречу с сотрудником, чтобы завершить программу онбординга. Вы можете совместить ее с первым ежегодным обзором результатов работы. Вот некоторые моменты, о которых следует рассказать:
- Практические вопросы
- Производительность
- Будущее
Еще один важный момент - сбор отзывов. Google рассылает всем новым сотрудникам анонимную форму обратной связи, чтобы они могли высказать свои предложения и конструктивную критику по поводу процесса, не боясь никого обидеть. Это позволит вам усовершенствовать процесс приема на работу, а также повысит уровень удержания сотрудников, поскольку они будут чувствовать, что их слышат и ценят.
Terry Traut, CEO компании Entelechy, занимающейся развитием лидерских качеств, рассказывает, как обратная связь помогла улучшить процесс введения в должность в крупном национальном коммуникационном провайдере. "После многочисленных интервью с руководителями высшего звена (менеджерами руководителей) наша команда была удивлена, узнав, что общей проблемой является эффективное управление календарем. Многие руководители были постоянно заняты по два раза в день или участвовали в совещаниях, не оставляя времени на приоритетные проекты, общение со своей командой или просто размышления", - говорит Traut.
"Мы не ожидали, что этот вопрос будет рассматриваться в нашей программе по вступлению в должность/переходу на новую должность, но в итоге мы создали очень ценный модуль по управлению временем, который получил отличные отзывы и позволил всей команде высшего руководства придерживаться того же подхода к расстановке приоритетов и составлению расписания. Конечным результатом стала более сфокусированная, эффективная и продуктивная команда менеджеров", - заключает Traut.
7 практических советов к процессу адаптации
1. Согласуйте описание должности и план введения в должность
План на 30-60-90 дней должен включать в себя причины создания вакансии и точно отражать описание вакансии и объявления о ней. Если это не так, то кандидат подал заявку на другую работу. Другими словами, когда кандидат приходит на работу и видит, что реальная работа отличается от той, на которую он подавал заявку, он становится недовольным сотрудником и повышается риск того, что он уйдет.
Вот почему так важно интегрировать HR-практики, проводить тщательный отбор вакансий и согласовывать описание работы с объявлением о вакансии и планом на 30-60-90 дней.
2. Создайте эффективные рабочие процессы при приеме на работу
Вполне вероятно, что в вашей организации уже существует рабочий процесс по введению в должность, а также различные системы и процессы, соответствующие размеру вашей организации. Внедрите новые, подходящие способы работы в существующие рабочие процессы. Например, какие шаги, упомянутые в этой статье, отсутствуют в вашем процессе? Как их можно внедрить?
Убедитесь, что, какие бы рабочие процессы вы ни использовали, процесс онбординга способствует установлению личной связи между непосредственным руководителем и сотрудником. Персонализация процесса онбординга и внимание к новым сотрудникам - это залог успешного опыта онбординга, о котором ваши сотрудники будут восторженно отзываться.
План на 30-60-90 дней должен включать в себя причины создания вакансии и точно отражать описание вакансии и объявления о ней. Если это не так, то кандидат подал заявку на другую работу. Другими словами, когда кандидат приходит на работу и видит, что реальная работа отличается от той, на которую он подавал заявку, он становится недовольным сотрудником и повышается риск того, что он уйдет.
Вот почему так важно интегрировать HR-практики, проводить тщательный отбор вакансий и согласовывать описание работы с объявлением о вакансии и планом на 30-60-90 дней.
2. Создайте эффективные рабочие процессы при приеме на работу
Вполне вероятно, что в вашей организации уже существует рабочий процесс по введению в должность, а также различные системы и процессы, соответствующие размеру вашей организации. Внедрите новые, подходящие способы работы в существующие рабочие процессы. Например, какие шаги, упомянутые в этой статье, отсутствуют в вашем процессе? Как их можно внедрить?
Убедитесь, что, какие бы рабочие процессы вы ни использовали, процесс онбординга способствует установлению личной связи между непосредственным руководителем и сотрудником. Персонализация процесса онбординга и внимание к новым сотрудникам - это залог успешного опыта онбординга, о котором ваши сотрудники будут восторженно отзываться.
3. Используйте чек-листы для введения в должность
Чек-листы помогут обеспечить последовательность процесса введения сотрудников в должность. HR-специалист или руководитель сотрудника может физически или в цифровом виде отмечать галочки в списках по мере того, как они принимают на работу новых сотрудников. Это обеспечивает структуру и гарантирует, что необходимые шаги будут выполнены методично.
Вы можете использовать различные типы чек-листов для разных аспектов онбординга:
Можете себе сохранить файл со следующей инфрмацией:
Чек-листы помогут обеспечить последовательность процесса введения сотрудников в должность. HR-специалист или руководитель сотрудника может физически или в цифровом виде отмечать галочки в списках по мере того, как они принимают на работу новых сотрудников. Это обеспечивает структуру и гарантирует, что необходимые шаги будут выполнены методично.
Вы можете использовать различные типы чек-листов для разных аспектов онбординга:
Можете себе сохранить файл со следующей инфрмацией:
- Чек-лист для HR
- Чек-лист для ИТ-специалистов
- Чек-лист для менеджеров
- Чек-лист для обучения новых сотрудников
4. Обеспечьте последовательность
Ваш чек-лист хорош лишь настолько, насколько хороши вы сами. Если у вашей команды или менеджеров есть чек-лист, но они им не пользуются, то пункты, скорее всего, будут забыты или пропущены, а процесс адаптации будет лишен структуры и последовательности.
Внедрите шаблон чек-листа (или другую цифровую систему, которую легко отслеживать) и убедитесь, что все люди, ответственные за прием новых сотрудников, используют его.
Ваш чек-лист хорош лишь настолько, насколько хороши вы сами. Если у вашей команды или менеджеров есть чек-лист, но они им не пользуются, то пункты, скорее всего, будут забыты или пропущены, а процесс адаптации будет лишен структуры и последовательности.
Внедрите шаблон чек-листа (или другую цифровую систему, которую легко отслеживать) и убедитесь, что все люди, ответственные за прием новых сотрудников, используют его.
5. Коммуникация
Четко и часто общайтесь с сотрудниками на протяжении всего процесса адаптации. Это должно начинаться с момента подписания письма о приеме на работу и продолжаться в течение всего первого года работы.
С самого начала определите четкие ожидания, проводите контрольные проверки и убедитесь, что у каждого нового сотрудника есть контактное лицо, к которому он может обратиться с любыми вопросами или проблемами.
6. Внедряйте организационную культуру и ценности
Как уже говорилось на примере Google, важно вплести свою культуру и ценности в процесс адаптации и после него. Предоставьте новым сотрудникам четкое понимание и примеры того, что эти ценности значат в вашей организации, чтобы они могли перенять их и укрепить вашу организационную культуру.
Четко и часто общайтесь с сотрудниками на протяжении всего процесса адаптации. Это должно начинаться с момента подписания письма о приеме на работу и продолжаться в течение всего первого года работы.
С самого начала определите четкие ожидания, проводите контрольные проверки и убедитесь, что у каждого нового сотрудника есть контактное лицо, к которому он может обратиться с любыми вопросами или проблемами.
6. Внедряйте организационную культуру и ценности
Как уже говорилось на примере Google, важно вплести свою культуру и ценности в процесс адаптации и после него. Предоставьте новым сотрудникам четкое понимание и примеры того, что эти ценности значат в вашей организации, чтобы они могли перенять их и укрепить вашу организационную культуру.
7. Анализ
Получая отзывы от новых сотрудников, вы сможете улучшить и оптимизировать процесс введения в должность и адаптировать его таким образом, чтобы он отражал уникальную культуру, ценности и миссию вашей компании.
Используйте такие показатели, как текучесть кадров, удовлетворенность процессом приема на работу и количество пройденных тренингов, чтобы отслеживать эффективность процесса приема на работу, выявлять проблемы и предотвращать нежелательную текучесть кадров.
Получая отзывы от новых сотрудников, вы сможете улучшить и оптимизировать процесс введения в должность и адаптировать его таким образом, чтобы он отражал уникальную культуру, ценности и миссию вашей компании.
Используйте такие показатели, как текучесть кадров, удовлетворенность процессом приема на работу и количество пройденных тренингов, чтобы отслеживать эффективность процесса приема на работу, выявлять проблемы и предотвращать нежелательную текучесть кадров.
Программное обеспечение для введения сотрудников в должность
Аналоговые подходы к оформлению сотрудников медленны, отнимают время у HR и чреваты ошибками. Независимо от размера вашей организации, использование технологий и программного обеспечения для регистрации сотрудников может помочь вам создать более эффективный опыт регистрации, автоматизировать некоторые процессы и сэкономить время вашей команды HR и руководителей отделов.
Существует множество поставщиков программного обеспечения для регистрации сотрудников, в том числе:
Аналоговые подходы к оформлению сотрудников медленны, отнимают время у HR и чреваты ошибками. Независимо от размера вашей организации, использование технологий и программного обеспечения для регистрации сотрудников может помочь вам создать более эффективный опыт регистрации, автоматизировать некоторые процессы и сэкономить время вашей команды HR и руководителей отделов.
Существует множество поставщиков программного обеспечения для регистрации сотрудников, в том числе:
- Enboarder
- Freshteam
- Eloomi
- BambooHR
- ClearCompany
Правильно выстроенный процесс онбординга важен для успеха любой организации. И этот успех - в руках HR. На курсе 👉🏻 Адаптация сотрудников как раз о всех составляющих эффективного выстраивания процесса, записывайтесь!
