Настройте своих новых сотрудников и свою организацию на успех с помощью хорошо продуманного процесса удаленной адаптации. Этот важнейший этап закладывает основу для здоровых и прочных отношений между работником и работодателем.
В этом подробном руководстве вы найдете практические шаги для HR-специалистов по созданию успешного процесса удаленного приема на работу, а также удобный чек-лист. Давайте погрузимся!
В этом подробном руководстве вы найдете практические шаги для HR-специалистов по созданию успешного процесса удаленного приема на работу, а также удобный чек-лист. Давайте погрузимся!
Что такое удаленноя адаптация?
Удаленное введение в должность - это процесс ознакомления новых сотрудников с организацией, ее сотрудниками и культурой. Он отличается от традиционного, поскольку, как следует из термина, происходит полностью удаленно.
Поскольку после начала пандемии в 2020 году число удаленных сотрудников резко возросло, традиционных методов введения в должность уже недостаточно. Исследование McKinsey, проведенное весной 2022 года, показало, что в США 35% сотрудников имеют возможность работать из дома полный рабочий день, а 90% могут работать по гибридной модели.
В Европе цифры варьируются в зависимости от страны. Данные Eurostat и Statist показывают, что в 2022 году 30% работников регулярно работали из дома. Нидерланды, однако, значительно опережают другие страны: 65% населения работают удаленно хотя бы часть времени, в то время как, например, в Великобритании этот показатель составляет чуть более 15%.
Когда речь заходит об обучении новых сотрудников, этот рост удаленной работы - особенно если речь идет о полной занятости - требует иного подхода.
Удаленное введение в должность - это процесс ознакомления новых сотрудников с организацией, ее сотрудниками и культурой. Он отличается от традиционного, поскольку, как следует из термина, происходит полностью удаленно.
Поскольку после начала пандемии в 2020 году число удаленных сотрудников резко возросло, традиционных методов введения в должность уже недостаточно. Исследование McKinsey, проведенное весной 2022 года, показало, что в США 35% сотрудников имеют возможность работать из дома полный рабочий день, а 90% могут работать по гибридной модели.
В Европе цифры варьируются в зависимости от страны. Данные Eurostat и Statist показывают, что в 2022 году 30% работников регулярно работали из дома. Нидерланды, однако, значительно опережают другие страны: 65% населения работают удаленно хотя бы часть времени, в то время как, например, в Великобритании этот показатель составляет чуть более 15%.
Когда речь заходит об обучении новых сотрудников, этот рост удаленной работы - особенно если речь идет о полной занятости - требует иного подхода.
Трудности удаленного найма
Удаленный прием на работу ставит перед HR-специалистами уникальные задачи. Некоторые проблемы перекликаются с традиционными, но другие специфичны для удаленных сотрудников. Вот основные проблемы, которые необходимо учитывать:
Удаленный прием на работу ставит перед HR-специалистами уникальные задачи. Некоторые проблемы перекликаются с традиционными, но другие специфичны для удаленных сотрудников. Вот основные проблемы, которые необходимо учитывать:
- Коммуникация: Удаленная коммуникация требует тщательного рассмотрения каналов и методов, чтобы обеспечить вовлеченность, ясность и прочные отношения между работником и работодателем.
- Культура: Передать культуру организации удаленным сотрудникам и создать у них точное представление о компании становится сложнее без физического рабочего места.
- Связь: Встраивать новых сотрудников в коллектив сложнее без случайных встреч. Назначение наставника становится решающим фактором для налаживания связей.
- Менеджер: Менеджеры, у которых мало или совсем нет опыта управления удаленными командами, могут столкнуться с трудностями в эффективном принятии на работу удаленных сотрудников. Понимание уникальных особенностей удаленного управления очень важно.
Как успешно принять сотрудников на работу удаленно
В этом разделе мы расскажем о шагах, которые могут предпринять HR-специалисты для успешной адаптации новых удаленных сотрудников. Каждый шаг направлен на решение конкретных задач:
Шаг 1: Разработайте план адаптации
Следуйте той же структуре, что и при традиционном онбординге, включая пять основных этапов:
Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.
Шаг 1: Разработайте план адаптации
Следуйте той же структуре, что и при традиционном онбординге, включая пять основных этапов:
- Подготовительный период: Привлекайте новых сотрудников в период между подписанием письма с предложением и их первым рабочим днем.
- Первый день: Создайте запоминающийся и позитивный опыт для новых сотрудников.
- Первая неделя: Помогите новым сотрудникам познакомиться с командой, компанией и ролью.
- Первые 90 дней: Разработайте план на 30-60-90 дней, чтобы обеспечить эффективную интеграцию и повышение ценности.
- Первый год: Оцените работу и обсудите дальнейшие перспективы в конце первого года.
Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих этапов.
1. Пребординг
Предварительная подготовка необходима для того, чтобы удержать нового сотрудника в период, когда он подписал контракт, но еще не приступил к работе. Возможно, это еще более важно, если речь идет об удаленной работе, поскольку, скорее всего, еще не было личной встречи с руководителем и командой.
Вот чек-лист, который поможет обеспечить плавное вхождение в должность:
✅ Отправьте практическое информационное письмо и приветственное видео: Настройте свое письмо "Добро пожаловать в команду" таким образом, чтобы в нем содержалась важная информация об оборудовании, льготах на удаленную работу, входах в системы компании и контактах для решения вопросов, связанных с ИТ и HR. Также расскажите о программе помощи наставникам, если она предусмотрена в вашей компании.
✅ Персонализированное приветственное видео: В зависимости от размера вашей организации создайте короткий видеоролик, в котором основатели компании и/или руководитель и команда нового сотрудника тепло поприветствуют и представят его.
✅ Представьте наставника: Соедините нового сотрудника с его наставником, который будет общаться с ним, устанавливать связь и формировать представление о культуре компании.
✅ Приглашайте на общественные мероприятия: Помогите новым сотрудникам познакомиться с командой и культурой компании, приглашая их на виртуальные социальные мероприятия. Вдохновляйтесь такими компаниями, как Drift, которые организуют увлекательные онлайн-встречи для всех сотрудников.
✅ Приглашайте на профессиональные мероприятия: Если в период подготовки к работе в компании проходят важные отраслевые мероприятия, пригласите нового сотрудника принять в них участие.
✅ Составьте план на 30-60-90 дней: Составьте всеобъемлющий план, чтобы четко определить обязанности нового сотрудника и его ожидания от работы.
✅ Проинформируйте команду: Убедитесь, что команда знает о своем новом коллеге, и предложите им отправить приветственные сообщения или видеоролики. Это особенно важно для удаленных сотрудников.
✅ Составьте план действий по введению в должность: Ознакомьте нового сотрудника с подробной повесткой дня, в которой будут расписаны его первый день и неделя. Включите в нее встречи с членами команды, презентации компании, беседы с менеджерами и HR.
✅ Оставайтесь на связи: Регулярно связывайтесь с новым сотрудником и поощряйте его задавать вопросы. Поддержание открытого общения во время подготовки к приему на работу имеет решающее значение для их интеграции и успеха.
Предварительная подготовка необходима для того, чтобы удержать нового сотрудника в период, когда он подписал контракт, но еще не приступил к работе. Возможно, это еще более важно, если речь идет об удаленной работе, поскольку, скорее всего, еще не было личной встречи с руководителем и командой.
Вот чек-лист, который поможет обеспечить плавное вхождение в должность:
✅ Отправьте практическое информационное письмо и приветственное видео: Настройте свое письмо "Добро пожаловать в команду" таким образом, чтобы в нем содержалась важная информация об оборудовании, льготах на удаленную работу, входах в системы компании и контактах для решения вопросов, связанных с ИТ и HR. Также расскажите о программе помощи наставникам, если она предусмотрена в вашей компании.
✅ Персонализированное приветственное видео: В зависимости от размера вашей организации создайте короткий видеоролик, в котором основатели компании и/или руководитель и команда нового сотрудника тепло поприветствуют и представят его.
✅ Представьте наставника: Соедините нового сотрудника с его наставником, который будет общаться с ним, устанавливать связь и формировать представление о культуре компании.
✅ Приглашайте на общественные мероприятия: Помогите новым сотрудникам познакомиться с командой и культурой компании, приглашая их на виртуальные социальные мероприятия. Вдохновляйтесь такими компаниями, как Drift, которые организуют увлекательные онлайн-встречи для всех сотрудников.
✅ Приглашайте на профессиональные мероприятия: Если в период подготовки к работе в компании проходят важные отраслевые мероприятия, пригласите нового сотрудника принять в них участие.
✅ Составьте план на 30-60-90 дней: Составьте всеобъемлющий план, чтобы четко определить обязанности нового сотрудника и его ожидания от работы.
✅ Проинформируйте команду: Убедитесь, что команда знает о своем новом коллеге, и предложите им отправить приветственные сообщения или видеоролики. Это особенно важно для удаленных сотрудников.
✅ Составьте план действий по введению в должность: Ознакомьте нового сотрудника с подробной повесткой дня, в которой будут расписаны его первый день и неделя. Включите в нее встречи с членами команды, презентации компании, беседы с менеджерами и HR.
✅ Оставайтесь на связи: Регулярно связывайтесь с новым сотрудником и поощряйте его задавать вопросы. Поддержание открытого общения во время подготовки к приему на работу имеет решающее значение для их интеграции и успеха.
2. День первый: ориентация
Первый день, ориентация на рабочем месте, - это скорее опыт, чем информация. Как мы уже говорили, этот день должен стать для новых сотрудников незабываемым и положительным опытом, о котором они будут вспоминать.
Вот несколько ключевых моментов, на которых следует сосредоточиться в первый день:
✅ Теплый прием (связь и культура): Поскольку мы принимаем на работу удаленных сотрудников, важно создать теплую атмосферу в Интернете. Начните день с представления команды, где все смогут познакомиться друг с другом виртуально. Командные традиции, такие как отправка приветственной коробки с персонализированной кружкой, могут сделать этот опыт еще более особенным.
✅ Посиделки с руководителем: Новому сотруднику следует провести виртуальную встречу с руководителем, чтобы обсудить программу действий на день. Это также возможность для нового сотрудника задать все интересующие его вопросы.
✅ Наставник (связь и культура): Назначение наставника имеет решающее значение для успешного дистанционного обучения. Этот человек будет оказывать поддержку, помогать новому сотруднику ориентироваться на виртуальном рабочем месте и знакомить его с процессами, культурой и преимуществами компании.
✅ План на 30-60-90 дней (общение и руководитель): В первый же день руководитель должен ознакомить нового сотрудника с его 90-дневным планом. Это гарантирует, что новый сотрудник понимает свои обязанности и то, чего ему следует ожидать. Во время этой встречи менеджер также может поделиться с новым сотрудником еженедельным и ежемесячным расписанием. Это могут быть ежедневные или еженедельные собрания коллектива, ежемесячное обновление деловой информации и ежеквартальный день коллектива.
✅ Обучение (общение и культура): Удаленное обучение требует дополнительного планирования. Подумайте о том, чтобы кто-то из ИТ-отдела мог помогать новым сотрудникам во время обучения. Кроме того, новые сотрудники должны пройти обучение по программам для общения и совместной работы, использованию электронной почты и любого другого программного обеспечения, связанного с их ролью. Наставник может дать рекомендации в этой области.
Первый день, ориентация на рабочем месте, - это скорее опыт, чем информация. Как мы уже говорили, этот день должен стать для новых сотрудников незабываемым и положительным опытом, о котором они будут вспоминать.
Вот несколько ключевых моментов, на которых следует сосредоточиться в первый день:
✅ Теплый прием (связь и культура): Поскольку мы принимаем на работу удаленных сотрудников, важно создать теплую атмосферу в Интернете. Начните день с представления команды, где все смогут познакомиться друг с другом виртуально. Командные традиции, такие как отправка приветственной коробки с персонализированной кружкой, могут сделать этот опыт еще более особенным.
✅ Посиделки с руководителем: Новому сотруднику следует провести виртуальную встречу с руководителем, чтобы обсудить программу действий на день. Это также возможность для нового сотрудника задать все интересующие его вопросы.
✅ Наставник (связь и культура): Назначение наставника имеет решающее значение для успешного дистанционного обучения. Этот человек будет оказывать поддержку, помогать новому сотруднику ориентироваться на виртуальном рабочем месте и знакомить его с процессами, культурой и преимуществами компании.
✅ План на 30-60-90 дней (общение и руководитель): В первый же день руководитель должен ознакомить нового сотрудника с его 90-дневным планом. Это гарантирует, что новый сотрудник понимает свои обязанности и то, чего ему следует ожидать. Во время этой встречи менеджер также может поделиться с новым сотрудником еженедельным и ежемесячным расписанием. Это могут быть ежедневные или еженедельные собрания коллектива, ежемесячное обновление деловой информации и ежеквартальный день коллектива.
✅ Обучение (общение и культура): Удаленное обучение требует дополнительного планирования. Подумайте о том, чтобы кто-то из ИТ-отдела мог помогать новым сотрудникам во время обучения. Кроме того, новые сотрудники должны пройти обучение по программам для общения и совместной работы, использованию электронной почты и любого другого программного обеспечения, связанного с их ролью. Наставник может дать рекомендации в этой области.
3. Первая неделя
В первую неделю новые сотрудники сосредотачиваются на знакомстве с коллективом, компанией и своей ролью. Вот три ключевых момента, на которые следует обратить внимание:
✅ Общение с командой: В течение первой недели новые сотрудники проводят индивидуальные встречи со своими коллегами, чтобы наладить отношения и понять, как они будут сотрудничать.
✅ Контрольные встречи с менеджерами: Менеджеры должны общаться с новыми сотрудниками не реже одного раза в день (в удаленной среде желательно дважды), чтобы убедиться, что все идет хорошо, ответить на любые вопросы и определить области, требующие улучшения.
✅ Повышение квалификации: Удаленные сотрудники часто работают со сложными программными инструментами и системами, поэтому в течение первой недели необходимо провести тщательное обучение. ИТ-поддержка должна быть доступна для решения любых технических вопросов.
✅ Наставник нового сотрудника также играет важную роль в течение этой недели. Они обеспечивают комфортное пространство для новых сотрудников, где они могут задавать вопросы и выражать свои опасения или мысли.
В первую неделю новые сотрудники сосредотачиваются на знакомстве с коллективом, компанией и своей ролью. Вот три ключевых момента, на которые следует обратить внимание:
✅ Общение с командой: В течение первой недели новые сотрудники проводят индивидуальные встречи со своими коллегами, чтобы наладить отношения и понять, как они будут сотрудничать.
✅ Контрольные встречи с менеджерами: Менеджеры должны общаться с новыми сотрудниками не реже одного раза в день (в удаленной среде желательно дважды), чтобы убедиться, что все идет хорошо, ответить на любые вопросы и определить области, требующие улучшения.
✅ Повышение квалификации: Удаленные сотрудники часто работают со сложными программными инструментами и системами, поэтому в течение первой недели необходимо провести тщательное обучение. ИТ-поддержка должна быть доступна для решения любых технических вопросов.
✅ Наставник нового сотрудника также играет важную роль в течение этой недели. Они обеспечивают комфортное пространство для новых сотрудников, где они могут задавать вопросы и выражать свои опасения или мысли.
4. Первые 90 дней
К концу первых 90 дней новые сотрудники должны быть полностью интегрированы в коллектив, культуру компании и эффективно выполнять свою роль. Для успешного достижения этой цели идеально подходит план 30-60-90 дней.
В удаленной работе обучение становится особенно важным в первые 90 дней работы нового сотрудника. Тип обучения может варьироваться в зависимости от роли, но в качестве примера можно привести обучение под руководством инструктора, электронное обучение, обучение на рабочем месте и наставничество.
5. Первый год
Завершите первый год работы заключительной встречей, чтобы завершить процесс введения в должность и провести первую оценку работы. На этой встрече затроньте 4 ключевые области.
✅ Практические вопросы: Подтвердите, что все практические вопросы были решены с момента начала процесса онбординга.
✅ Производительность: Оцените работу новых сотрудников и оцените их прогресс в достижении поставленных целей.
✅ Будущее: Обсудите возможности обучения и развития, поинтересуйтесь их карьерными устремлениями, а также рассмотрите их будущее в организации.
✅ Обратная связь: Соберите отзывы о процессе дистанционного обучения. Определите, что было успешным, и выявите области для улучшения.
К концу первых 90 дней новые сотрудники должны быть полностью интегрированы в коллектив, культуру компании и эффективно выполнять свою роль. Для успешного достижения этой цели идеально подходит план 30-60-90 дней.
В удаленной работе обучение становится особенно важным в первые 90 дней работы нового сотрудника. Тип обучения может варьироваться в зависимости от роли, но в качестве примера можно привести обучение под руководством инструктора, электронное обучение, обучение на рабочем месте и наставничество.
5. Первый год
Завершите первый год работы заключительной встречей, чтобы завершить процесс введения в должность и провести первую оценку работы. На этой встрече затроньте 4 ключевые области.
✅ Практические вопросы: Подтвердите, что все практические вопросы были решены с момента начала процесса онбординга.
✅ Производительность: Оцените работу новых сотрудников и оцените их прогресс в достижении поставленных целей.
✅ Будущее: Обсудите возможности обучения и развития, поинтересуйтесь их карьерными устремлениями, а также рассмотрите их будущее в организации.
✅ Обратная связь: Соберите отзывы о процессе дистанционного обучения. Определите, что было успешным, и выявите области для улучшения.
Шаг 2: Оценка успешности удаленного обучения
Некачественная адаптация может привести к нежелательной текучести кадров. Внедрив метрики онбординга, вы сможете:
Вот некоторые показатели, которые вы можете отслеживать:
✅ Время до продуктивности: Измерьте, сколько времени требуется новому сотруднику, чтобы стать работоспособным и продуктивным.
✅ Текучесть кадров: Отслеживайте количество сотрудников, которые уходят в течение первого года или определенного периода времени.
✅ Порог удержания: Определите точку, после которой новые сотрудники покидают организацию.
✅ Удовлетворенность при приеме на работу: Оценка настроения новых сотрудников по истечении определенного периода времени.
✅ Коэффициент удержания новых сотрудников в расчете на одного менеджера: Выявление потенциальных проблем в конкретных командах.
✅ Коэффициент завершения обучения: Отслеживайте, сколько новых сотрудников прошли обучение.
✅ Обратная связь 360 градусов: Получите информацию от тех, кто взаимодействует с новыми сотрудниками, чтобы оценить эффективность вашей программы удаленного обучения.
✅ Неформальная обратная связь: Задайте новым сотрудникам открытые вопросы, чтобы оценить уровень их удовлетворенности.
✅ Для более подробного изучения этих и других показателей ознакомьтесь с нашей статьей о показателях онбординга.
Некачественная адаптация может привести к нежелательной текучести кадров. Внедрив метрики онбординга, вы сможете:
- Выявить любые проблемы в процессе удаленной адаптации
- Повысить эффективность программы онбординга
- Предотвратить нежелательную текучесть кадров.
Вот некоторые показатели, которые вы можете отслеживать:
✅ Время до продуктивности: Измерьте, сколько времени требуется новому сотруднику, чтобы стать работоспособным и продуктивным.
✅ Текучесть кадров: Отслеживайте количество сотрудников, которые уходят в течение первого года или определенного периода времени.
✅ Порог удержания: Определите точку, после которой новые сотрудники покидают организацию.
✅ Удовлетворенность при приеме на работу: Оценка настроения новых сотрудников по истечении определенного периода времени.
✅ Коэффициент удержания новых сотрудников в расчете на одного менеджера: Выявление потенциальных проблем в конкретных командах.
✅ Коэффициент завершения обучения: Отслеживайте, сколько новых сотрудников прошли обучение.
✅ Обратная связь 360 градусов: Получите информацию от тех, кто взаимодействует с новыми сотрудниками, чтобы оценить эффективность вашей программы удаленного обучения.
✅ Неформальная обратная связь: Задайте новым сотрудникам открытые вопросы, чтобы оценить уровень их удовлетворенности.
✅ Для более подробного изучения этих и других показателей ознакомьтесь с нашей статьей о показателях онбординга.
Шаг 3: Подготовьтесь к удаленному внедрению
Прежде чем приступить к удаленному внедрению, важно полностью подготовиться. Хотя этот шаг может быть сделан позже, очень важно иметь все необходимое для плавного перехода. Вот несколько ключевых факторов, которые необходимо учесть:
✅ Технические требования: Совместно с ИТ-отделом оцените технологические потребности для удаленного подключения. Они будут знать, что доступно в настоящее время и что может потребоваться внедрить.
✅ ИТ-поддержка: ИТ-поддержка очень важна в удаленной среде. Во время встречи с ИТ-специалистами обсудите, какая поддержка необходима новым сотрудникам. Определите, когда ИТ-специалисты должны быть доступны для помощи, и убедитесь, что все знают, кто когда приступает к работе.
✅ Наставники: Успешный процесс адаптации удаленных сотрудников часто включает в себя программу наставников. Настройте эту программу до начала работы, чтобы новые сотрудники могли с самого начала работать в паре со своим наставником.
✅ Метрики: Важно определить показатели, которые будут использоваться для оценки успеха процесса удаленного онбординга. Это поможет HR и организации отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы.
Выполнив эти шаги по подготовке, вы будете хорошо подготовлены и готовы уверенно взяться за удаленное обучение.
Прежде чем приступить к удаленному внедрению, важно полностью подготовиться. Хотя этот шаг может быть сделан позже, очень важно иметь все необходимое для плавного перехода. Вот несколько ключевых факторов, которые необходимо учесть:
✅ Технические требования: Совместно с ИТ-отделом оцените технологические потребности для удаленного подключения. Они будут знать, что доступно в настоящее время и что может потребоваться внедрить.
✅ ИТ-поддержка: ИТ-поддержка очень важна в удаленной среде. Во время встречи с ИТ-специалистами обсудите, какая поддержка необходима новым сотрудникам. Определите, когда ИТ-специалисты должны быть доступны для помощи, и убедитесь, что все знают, кто когда приступает к работе.
✅ Наставники: Успешный процесс адаптации удаленных сотрудников часто включает в себя программу наставников. Настройте эту программу до начала работы, чтобы новые сотрудники могли с самого начала работать в паре со своим наставником.
✅ Метрики: Важно определить показатели, которые будут использоваться для оценки успеха процесса удаленного онбординга. Это поможет HR и организации отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы.
Выполнив эти шаги по подготовке, вы будете хорошо подготовлены и готовы уверенно взяться за удаленное обучение.
Удаленный процесс онбординга в GitLab
Компания GitLab создала главную страницу, которая дает четкое и информативное представление о процессе адаптации в компании. Она содержит ссылки на дополнительные страницы и шаблоны для новых сотрудников.
Новички могут найти информацию о звонке TaNewKi в GitLab - звонке перед приемом на работу, где они могут познакомиться с будущими коллегами, пообщаться и задать вопросы.
На странице также представлен обзор соответствующих каналов Slack, в которые будут добавлены новые члены команды. Кроме того, здесь есть список соответствующих ссылок, касающихся введения в должность сотрудников отдела продаж, введения в должность разработчиков и т. д.
Что отличает эту страницу, так это ее гибкость. Новые сотрудники могут проходить ее в удобном для них темпе и в удобное для них время.
Компания GitLab создала главную страницу, которая дает четкое и информативное представление о процессе адаптации в компании. Она содержит ссылки на дополнительные страницы и шаблоны для новых сотрудников.
Новички могут найти информацию о звонке TaNewKi в GitLab - звонке перед приемом на работу, где они могут познакомиться с будущими коллегами, пообщаться и задать вопросы.
На странице также представлен обзор соответствующих каналов Slack, в которые будут добавлены новые члены команды. Кроме того, здесь есть список соответствующих ссылок, касающихся введения в должность сотрудников отдела продаж, введения в должность разработчиков и т. д.
Что отличает эту страницу, так это ее гибкость. Новые сотрудники могут проходить ее в удобном для них темпе и в удобное для них время.
Поскольку число людей, работающих удаленно, продолжает расти, становится все более важным иметь надежный процесс адаптации удаленных сотрудников. Это требует от HR-специалистов переосмыслить свой подход к процессу адаптации. Шаги, рассмотренные в этой статье, служат ценной отправной точкой для создания успешного опыта удаленной работы.
Организация удаленной работы сотрудников - это не просто работа сотрудников на дому.
Существует по меньшей мере 500 пунктов, которые необходимо учесть при удаленной работе сотрудников. Все они есть в нашем курсе Организация удаленной работы сотрудников.
Существует по меньшей мере 500 пунктов, которые необходимо учесть при удаленной работе сотрудников. Все они есть в нашем курсе Организация удаленной работы сотрудников.
