Измерение затрат на персонал (HR costs, также называемое Human Resource costing) - ключевой компонент кадрового учета. В этой статье мы объясним, что такое калькуляция затрат на управление персоналом, зачем нужно измерять затраты, как это делать и почему простого измерения затрат на управление персоналом недостаточно.
Традиционно отдел кадров рассматривается как центр затрат или сжигатель денег. По этой причине в HR всегда уделяется большое внимание сокращению расходов. Именно здесь на помощь приходит калькуляция затрат на управление персоналом.
Первый вопрос заключается в том, как мы определяем стоимость. Согласно Фламхольцу (1999), затраты - это жертвы, понесенные для получения некоторой ожидаемой выгоды или услуги. Это означает, что все затраты имеют компонент "расход" и компонент "актив". Именно в этом и состоит задача учета человеческих ресурсов: измерять компоненты затрат и активов.
Существует множество способов сделать это, но сначала давайте разберемся, почему мы измеряем затраты на управление персоналом.
Традиционно отдел кадров рассматривается как центр затрат или сжигатель денег. По этой причине в HR всегда уделяется большое внимание сокращению расходов. Именно здесь на помощь приходит калькуляция затрат на управление персоналом.
Первый вопрос заключается в том, как мы определяем стоимость. Согласно Фламхольцу (1999), затраты - это жертвы, понесенные для получения некоторой ожидаемой выгоды или услуги. Это означает, что все затраты имеют компонент "расход" и компонент "актив". Именно в этом и состоит задача учета человеческих ресурсов: измерять компоненты затрат и активов.
Существует множество способов сделать это, но сначала давайте разберемся, почему мы измеряем затраты на управление персоналом.
Зачем измерять затраты на персонал?
Есть четыре основные причины, по которым вы хотите измерять расходы на управление персоналом:
- Контролировать расходы отделов
- Измерять воздействие и общий успех
- Прогнозировать будущие расходы
- Рассчитать возврат инвестиций (ROI)
Контролируйте расходы по отделам
Прежде всего, вы хотите контролировать расходы отделов. Это, пожалуй, самая важная причина для изучения калькуляции затрат на управление персоналом.
Мониторинг затрат не является специфическим для HR. В наше время каждый отдел и руководитель должны знать свои затраты. Например, это может потребоваться для составления бюджета. В начале года отдел получает определенный бюджет, а в конце года ему необходимо отчитаться о том, как этот бюджет был потрачен.
Этот бюджет помогает ответить на такие вопросы, как:
Отслеживая расходы на человеческие ресурсы, легко показать, как они меняются. Это напрямую связано с нашим следующим пунктом: если расходы растут, то растет ли и наша эффективность?
Прежде всего, вы хотите контролировать расходы отделов. Это, пожалуй, самая важная причина для изучения калькуляции затрат на управление персоналом.
Мониторинг затрат не является специфическим для HR. В наше время каждый отдел и руководитель должны знать свои затраты. Например, это может потребоваться для составления бюджета. В начале года отдел получает определенный бюджет, а в конце года ему необходимо отчитаться о том, как этот бюджет был потрачен.
Этот бюджет помогает ответить на такие вопросы, как:
- Были ли деньги выделены на соответствующие цели?
- Соответствовало ли распределение денег первоначальному бюджету? Если нет, то почему было выделено больше или меньше денег?
Отслеживая расходы на человеческие ресурсы, легко показать, как они меняются. Это напрямую связано с нашим следующим пунктом: если расходы растут, то растет ли и наша эффективность?
Измерьте эффективность затрат на управление персоналом
Если затраты на HR растут, а эффективность HR снижается, значит, у нас проблема. Это означает, что эффективность HR снижается.
Эффективность - это количество ресурсов, необходимых для достижения определенной цели. Если для достижения цели используется много ресурсов, эффективность низкая. Если же используется совсем немного ресурсов, эффективность высока.
Приведем пример: Две организации пытаются снизить уровень отсутствия сотрудников на рабочем месте. Одна из них предоставляет всем желающим бесплатный абонемент на фитнес. Другая убирает нездоровые закуски из столовой и предоставляет бесплатные фрукты. Оба мероприятия снижают уровень отсутствия на работе на 5%. Однако затраты первой организации в 4 раза выше, чем второй. Другими словами, вторая организация более эффективна.
Учитывая это, вторая причина для измерения затрат - получить представление об эффективности действий HR. Обратите внимание: это ничего не говорит о влиянии или общем успехе этих действий! Мы все знаем примеры проектов, которые стоили больших денег, но не увенчались успехом.
Если затраты на HR растут, а эффективность HR снижается, значит, у нас проблема. Это означает, что эффективность HR снижается.
Эффективность - это количество ресурсов, необходимых для достижения определенной цели. Если для достижения цели используется много ресурсов, эффективность низкая. Если же используется совсем немного ресурсов, эффективность высока.
Приведем пример: Две организации пытаются снизить уровень отсутствия сотрудников на рабочем месте. Одна из них предоставляет всем желающим бесплатный абонемент на фитнес. Другая убирает нездоровые закуски из столовой и предоставляет бесплатные фрукты. Оба мероприятия снижают уровень отсутствия на работе на 5%. Однако затраты первой организации в 4 раза выше, чем второй. Другими словами, вторая организация более эффективна.
Учитывая это, вторая причина для измерения затрат - получить представление об эффективности действий HR. Обратите внимание: это ничего не говорит о влиянии или общем успехе этих действий! Мы все знаем примеры проектов, которые стоили больших денег, но не увенчались успехом.
Прогнозирование будущих затрат
Третья причина измерения затрат на персонал - прогнозирование будущих затрат. Это довольно просто: если в следующем году то же количество людей будет выполнять те же действия, что и в прошлом году, то ожидается, что затраты будут одинаковыми.
Нанимая новых сотрудников, вы можете оценить затраты для всего коллектива. Если количество сотрудников увеличится на 25 %, расходы на HR-поддержку также вырастут примерно на тот же процент.
Конечно, в реальности все гораздо сложнее. Позже в этой статье вы прочтете о стоимости денег с течением времени. Деньги подвержены инфляции, которая со временем снижает их сегодняшнюю стоимость.
Расчет затрат на персонал для расчета ROI
Расчет ROI - это последняя причина, по которой HR-специалисты заинтересованы в оценке затрат на человеческие ресурсы. Затраты являются ключевым элементом в формуле ROI.
Третья причина измерения затрат на персонал - прогнозирование будущих затрат. Это довольно просто: если в следующем году то же количество людей будет выполнять те же действия, что и в прошлом году, то ожидается, что затраты будут одинаковыми.
Нанимая новых сотрудников, вы можете оценить затраты для всего коллектива. Если количество сотрудников увеличится на 25 %, расходы на HR-поддержку также вырастут примерно на тот же процент.
Конечно, в реальности все гораздо сложнее. Позже в этой статье вы прочтете о стоимости денег с течением времени. Деньги подвержены инфляции, которая со временем снижает их сегодняшнюю стоимость.
Расчет затрат на персонал для расчета ROI
Расчет ROI - это последняя причина, по которой HR-специалисты заинтересованы в оценке затрат на человеческие ресурсы. Затраты являются ключевым элементом в формуле ROI.
ROI = Чистая выгода / Общие затраты = (Общая выгода - Общие затраты) / Общие затраты
Верхняя часть формулы ROI называется чистой выгодой. Чистая выгода - это общая выгода минус общие затраты. Чистая выгода делится на общие затраты.
Пример: После беседы с врачами компании HR выясняет, что в организации высока частота сосудистых заболеваний. В основном это связано с тем, что в компании преобладает население среднего возраста.
В ответ на это для борьбы с проблемой запускается табло подсчета шагов. Это табло показывает количество шагов по отделам и командам, что приводит к некоторой "здоровой" конкуренции. Если вы сможете рассчитать затраты и оценить выгоду от такого вмешательства, вы сможете рассчитать ROI.
Расчет рентабельности инвестиций - дело хитрое и непростое. Действительно, существует немало критики по поводу того, какое значение придается этому расчету. Рассмотрим следующее:
"Какова рентабельность инвестиций в электронную почту?". Вы можете представить, что на этот вопрос невозможно ответить. Однако никто из нас не хочет возвращаться к написанию писем и липких заметок коллегам.
В ответ на это для борьбы с проблемой запускается табло подсчета шагов. Это табло показывает количество шагов по отделам и командам, что приводит к некоторой "здоровой" конкуренции. Если вы сможете рассчитать затраты и оценить выгоду от такого вмешательства, вы сможете рассчитать ROI.
- Если ROI больше 1 (что равно 100%), то он положительный. Если он меньше 1, скажем, .5 (50 %), то он отрицательный. Если окупается только 50 % затрат, то это плохая инвестиция.
Расчет рентабельности инвестиций - дело хитрое и непростое. Действительно, существует немало критики по поводу того, какое значение придается этому расчету. Рассмотрим следующее:
"Какова рентабельность инвестиций в электронную почту?". Вы можете представить, что на этот вопрос невозможно ответить. Однако никто из нас не хочет возвращаться к написанию писем и липких заметок коллегам.
Классификация затрат на управление персоналом
Когда мы говорим о классификации затрат, мы имеем в виду концепции из экономики. В своей книге "Инвестиции в людей: Financial Impact of Human Resource Initiatives" Уэйн Касио и Джон Будро перечисляют (среди прочего) эти затраты.
- Постоянные и переменные затраты
- Стоимость возможностей
- Стоимость денег с течением времени
- Оценочная стоимость времени сотрудников
- Анализ затрат и выгод и экономической эффективности
- Полезность как взвешенная сумма характеристик полезности
- Конъюнктурный анализ
- Анализ чувствительности и безубыточности
Постоянные и переменные затраты на HR
Самое важное различие для любого проекта - это различие между постоянными и переменными затратами.
Постоянные затраты - это затраты, которые остаются неизменными, независимо от видов деятельности в проекте. Переменные затраты меняются по мере изменения деятельности.
Например, создание учебной сессии влечет за собой определенные постоянные затраты. Однако количество проведенных занятий связано с переменными затратами. Поэтому стоимость обучения 200 человек на 10 семинарах выше, чем стоимость обучения 20 человек на 1 семинаре. Затраты на создание материала одинаковы, но если провести 10 семинаров вместо одного, переменные затраты снижаются в 10 раз.
Издержки и экономия на возможностях HR
Под альтернативной стоимостью понимается потенциальная выгода, которая могла бы быть получена, если бы ресурсы были направлены на другие цели.
Например, обучение продавцов обходится вам не только в зарплату (она же оценочная стоимость рабочего времени сотрудника). Нет, у него также есть альтернативная стоимость: за то время, которое они тратят на обучение, они могли бы заключить сделку. Это и есть ваши альтернативные затраты.
Чтобы количественно оценить эти затраты, вам следует составить список всех действий, которые сотрудник не может выполнять из-за вмешательства. Затем вы можете количественно определить альтернативные издержки для каждого из этих видов деятельности. Например, если продавец работает на 5 часов меньше, потому что проходит тренинг, и ему требуется в среднем 200 часов для заключения сделки, которая приносит $40 000, то альтернативные издержки тренинга по продажам составят $1 000.
Стоимость денег с течением времени
Все мы знаем, что деньги не сохраняют свою ценность из-за инфляции. Однако если деньги не вкладывать в HR-интервенции, а хранить в банке, они будут создавать еще больше денег. Это означает, что деньги в банке обычно имеют постоянную положительную доходность. Я пишу "обычно", так как ситуация меняется, если инфляция выше, чем проценты.
Таким образом, стоимость денег колеблется со временем из-за инфляции и процентов. Это важно учитывать, когда вы рассчитываете срок окупаемости или доходность инвестиций. Метод, позволяющий это сделать, называется (чистой) приведенной стоимостью.
Самое важное различие для любого проекта - это различие между постоянными и переменными затратами.
Постоянные затраты - это затраты, которые остаются неизменными, независимо от видов деятельности в проекте. Переменные затраты меняются по мере изменения деятельности.
Например, создание учебной сессии влечет за собой определенные постоянные затраты. Однако количество проведенных занятий связано с переменными затратами. Поэтому стоимость обучения 200 человек на 10 семинарах выше, чем стоимость обучения 20 человек на 1 семинаре. Затраты на создание материала одинаковы, но если провести 10 семинаров вместо одного, переменные затраты снижаются в 10 раз.
Издержки и экономия на возможностях HR
Под альтернативной стоимостью понимается потенциальная выгода, которая могла бы быть получена, если бы ресурсы были направлены на другие цели.
Например, обучение продавцов обходится вам не только в зарплату (она же оценочная стоимость рабочего времени сотрудника). Нет, у него также есть альтернативная стоимость: за то время, которое они тратят на обучение, они могли бы заключить сделку. Это и есть ваши альтернативные затраты.
Чтобы количественно оценить эти затраты, вам следует составить список всех действий, которые сотрудник не может выполнять из-за вмешательства. Затем вы можете количественно определить альтернативные издержки для каждого из этих видов деятельности. Например, если продавец работает на 5 часов меньше, потому что проходит тренинг, и ему требуется в среднем 200 часов для заключения сделки, которая приносит $40 000, то альтернативные издержки тренинга по продажам составят $1 000.
Стоимость денег с течением времени
Все мы знаем, что деньги не сохраняют свою ценность из-за инфляции. Однако если деньги не вкладывать в HR-интервенции, а хранить в банке, они будут создавать еще больше денег. Это означает, что деньги в банке обычно имеют постоянную положительную доходность. Я пишу "обычно", так как ситуация меняется, если инфляция выше, чем проценты.
Таким образом, стоимость денег колеблется со временем из-за инфляции и процентов. Это важно учитывать, когда вы рассчитываете срок окупаемости или доходность инвестиций. Метод, позволяющий это сделать, называется (чистой) приведенной стоимостью.
Поведенческая оценка стоимости человеческих ресурсов
Вышеупомянутые методы используются Уэйном Касио для поведенческого расчета затрат на человеческие ресурсы. Когда мы применяем калькуляцию затрат на человеческие ресурсы, есть два соображения:
Самый простой способ рассчитать стоимость времени - определить все задачи, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Затем нужно оценить количество часов на выполнение каждой задачи и количественно определить стоимость времени и альтернативную стоимость.
Затем определите постоянные и переменные затраты, и у вас должно получиться представление об общей стоимости проекта. Это и есть исходные данные, необходимые для расчета вышеупомянутой рентабельности инвестиций.
- Cтоимость затрат (материал) + стоимость времени
- Постоянные затраты + переменные затраты + стоимость возможностей
Самый простой способ рассчитать стоимость времени - определить все задачи, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Затем нужно оценить количество часов на выполнение каждой задачи и количественно определить стоимость времени и альтернативную стоимость.
Затем определите постоянные и переменные затраты, и у вас должно получиться представление об общей стоимости проекта. Это и есть исходные данные, необходимые для расчета вышеупомянутой рентабельности инвестиций.
Расчет стоимости человеческих ресурсов без льгот
Калькуляция затрат на человеческие ресурсы - важный и устоявшийся механизм управления затратами. Однако есть один важный аспект, который следует учитывать.
В начале статьи мы говорили о том, что HR часто рассматривается в качестве сжигателя денег. Риск заключается в том, что HR слишком сильно фокусируется на сокращении расходов и эффективности. В конце концов, HR не следует оценивать по эффективности затрат - и не следует стремиться к этому.
В конечном итоге важна добавленная стоимость. Если HR может продемонстрировать добавленную стоимость, то затраты не имеют никакого значения. Позвольте мне объяснить это.
Если увеличение расходов на персонал приносит положительную отдачу, бизнес будет рад инвестировать в HR больше. В данном случае инвестиции в HR приводят к повышению продуктивности сотрудников!
Чтобы доказать эту добавленную стоимость, HR должен сместить фокус с показателей эффективности на HR и бизнес-результаты.
Примерами показателей эффективности являются:
Так стоит ли снижать эти показатели? Снизить стоимость найма легко, а вот нанять высокоэффективных сотрудников - нет. Сократить расходы на обучение тоже просто, а вот обеспечить повышение эффективности работы сотрудников... Это уже другая история.
Чтобы принести реальную пользу, HR должен отказаться от анализа и сокращения затрат и вместо этого сосредоточиться на демонстрации и создании ценности. Это имеет отношение к цепочке создания ценности HR, и именно здесь на помощь приходит HR-аналитика. Аналитика помогает ответить на вопрос: как мы можем повысить эффективность нашего бизнеса?
Именно на эту тему наш курс HR Аналитика, чтобы дать исчерпывающий обзор темы затрат на управление персоналом. Аналитика поможет ответить на вопрос: как вы - HR можете повысить эффективность бизнеса?
👉🏻 Ссылка для ознакомления.
В начале статьи мы говорили о том, что HR часто рассматривается в качестве сжигателя денег. Риск заключается в том, что HR слишком сильно фокусируется на сокращении расходов и эффективности. В конце концов, HR не следует оценивать по эффективности затрат - и не следует стремиться к этому.
В конечном итоге важна добавленная стоимость. Если HR может продемонстрировать добавленную стоимость, то затраты не имеют никакого значения. Позвольте мне объяснить это.
Если увеличение расходов на персонал приносит положительную отдачу, бизнес будет рад инвестировать в HR больше. В данном случае инвестиции в HR приводят к повышению продуктивности сотрудников!
Чтобы доказать эту добавленную стоимость, HR должен сместить фокус с показателей эффективности на HR и бизнес-результаты.
Примерами показателей эффективности являются:
- Стоимость одного найма
- Затраты на HR в расчете на одного сотрудника
- Время найма
- Расходы на обучение в расчете на одного сотрудника
- и т. д.
Так стоит ли снижать эти показатели? Снизить стоимость найма легко, а вот нанять высокоэффективных сотрудников - нет. Сократить расходы на обучение тоже просто, а вот обеспечить повышение эффективности работы сотрудников... Это уже другая история.
Чтобы принести реальную пользу, HR должен отказаться от анализа и сокращения затрат и вместо этого сосредоточиться на демонстрации и создании ценности. Это имеет отношение к цепочке создания ценности HR, и именно здесь на помощь приходит HR-аналитика. Аналитика помогает ответить на вопрос: как мы можем повысить эффективность нашего бизнеса?
Именно на эту тему наш курс HR Аналитика, чтобы дать исчерпывающий обзор темы затрат на управление персоналом. Аналитика поможет ответить на вопрос: как вы - HR можете повысить эффективность бизнеса?
👉🏻 Ссылка для ознакомления.
