От создания объявлений о вакансиях до просмотра резюме и отбора соискателей — требуется много усилий, чтобы добраться до этапа собеседования в процессе найма. Чтобы убедиться, что ваши усилия потрачены не зря, вы должны предпринять все возможные шаги, чтобы свести к минимуму отсев кандидатов на этом этапе. Электронные письма с подтверждением собеседования (или сообщение в мессенджере) — это не просто любезность при составлении расписания, это инструмент, который поможет вам сократить количество неявок и поддерживать высокую вовлеченность кандидатов на протяжении всей воронки найма.
Важность электронных писем с подтверждением собеседования
Электронное письмо с подтверждением собеседования — это возможность зафиксировать ключевые детали встречи в письменном виде. Большинство людей проводят несколько часов в день в своем почтовом ящике, поэтому отправка электронного письма — это эффективный и ненавязчивый способ поделиться этой важной информацией. Ваше сообщение послужит легкодоступной отправной точкой, если кандидату потребуется напоминание о времени, дате или месте собеседования. К нему легко обратиться, и он помогает предотвратить ошибки в планировании, которые могут привести к ненужным задержкам при найме.
Электронные письма с подтверждением также являются шансом поддерживать последовательную и привлекательную линию связи с кандидатами. Каждое сообщение, которое вы отправляете в процессе найма, — это возможность укрепить свой бренд работодателя и обеспечить положительный опыт кандидата. Используйте этот метод, чтобы поддерживать высокий интерес кандидатов и сильный энтузиазм к должности.
Наконец, электронные письма с подтверждением собеседования могут быть автоматизированы, что помогает оптимизировать задачи и ускорить процесс найма. Создав шаблон и заполнив его соответствующей информацией, вы сэкономите время и сократите количество сообщений, которые могут нарушить концентрацию внимания рекрутеров.
Электронные письма с подтверждением также являются шансом поддерживать последовательную и привлекательную линию связи с кандидатами. Каждое сообщение, которое вы отправляете в процессе найма, — это возможность укрепить свой бренд работодателя и обеспечить положительный опыт кандидата. Используйте этот метод, чтобы поддерживать высокий интерес кандидатов и сильный энтузиазм к должности.
Наконец, электронные письма с подтверждением собеседования могут быть автоматизированы, что помогает оптимизировать задачи и ускорить процесс найма. Создав шаблон и заполнив его соответствующей информацией, вы сэкономите время и сократите количество сообщений, которые могут нарушить концентрацию внимания рекрутеров.
Что включить в электронное письмо
Ваши электронные письма с подтверждением собеседования должны содержать всю информацию, к которой кандидат должен подготовиться и своевременно прибыть на собеседование. Вот некоторая ключевая информация, которую следует включить:
Понятная тема письма
Используйте четкую и прямую тему письма, чтобы ваше электронное письмо привлекло внимание заявителя и его было легко найти для дальнейшего использования. [Название компании] – хорошими примерами являются детали собеседования или Подтверждение собеседования на [дата].
Теплый привет
Поблагодарите кандидата за согласие участвовать в собеседовании и подчеркните свою заинтересованность в общении с ним.
Дата и время
Подтвердите дату и время. Полезно указать день недели в дополнение к дате в календаре. Кроме того, обязательно укажите, в каком часовом поясе вы планируете встречу.
Интервьюер(ы)
Укажите имена и должности всех интервьюеров, которые будут принимать участие в беседе.
Место проведения интервью
Укажите, где будет проходить собеседование. Укажите платформу и предоставьте ссылку на встречу, если это виртуальное собеседование.
Физические направления
Для личного собеседования укажите адрес и любые другие данные о местоположении, которые помогут кандидату добраться туда (например, «занять второе место после прохождения через выход на регистрацию»). Объясните, как войти в здание и с кем кандидат должен попросить или с кем он должен встретиться по прибытии.
Технические детали
Для виртуальных собеседований поделитесь инструкциями о том, как получить доступ к встрече, а также о любых приготовлениях, которые должны быть сделаны заранее, например, о загрузке приложения. Сообщите кандидату, к кому обратиться, если ему потребуется техническая помощь.
Временные рамки собеседования
Сообщите кандидату, сколько будет длиться собеседование.
Структура интервью
Помогите кандидату показать себя наилучшим образом, установив ожидания относительно того, чего ожидать с точки зрения структуры собеседования. Например, сообщите им, будет ли это групповое или групповое собеседование или им потребуется выполнить задание по оценке навыков или тесту в день собеседования.
Что взять с собой
Обозначьте любые материалы, которые кандидат должен принести на собеседование, например, портфолио, чтобы поделиться с участниками встречи, или действительное удостоверение личности для получения пропуска посетителя.
Теплое закрытие
Еще раз подчеркните свой энтузиазм в разговоре с кандидатом и поделитесь подробностями о том, как с ним связаться, если ему нужно внести какие-либо изменения в расписание.
Понятная тема письма
Используйте четкую и прямую тему письма, чтобы ваше электронное письмо привлекло внимание заявителя и его было легко найти для дальнейшего использования. [Название компании] – хорошими примерами являются детали собеседования или Подтверждение собеседования на [дата].
Теплый привет
Поблагодарите кандидата за согласие участвовать в собеседовании и подчеркните свою заинтересованность в общении с ним.
Дата и время
Подтвердите дату и время. Полезно указать день недели в дополнение к дате в календаре. Кроме того, обязательно укажите, в каком часовом поясе вы планируете встречу.
Интервьюер(ы)
Укажите имена и должности всех интервьюеров, которые будут принимать участие в беседе.
Место проведения интервью
Укажите, где будет проходить собеседование. Укажите платформу и предоставьте ссылку на встречу, если это виртуальное собеседование.
Физические направления
Для личного собеседования укажите адрес и любые другие данные о местоположении, которые помогут кандидату добраться туда (например, «занять второе место после прохождения через выход на регистрацию»). Объясните, как войти в здание и с кем кандидат должен попросить или с кем он должен встретиться по прибытии.
Технические детали
Для виртуальных собеседований поделитесь инструкциями о том, как получить доступ к встрече, а также о любых приготовлениях, которые должны быть сделаны заранее, например, о загрузке приложения. Сообщите кандидату, к кому обратиться, если ему потребуется техническая помощь.
Временные рамки собеседования
Сообщите кандидату, сколько будет длиться собеседование.
Структура интервью
Помогите кандидату показать себя наилучшим образом, установив ожидания относительно того, чего ожидать с точки зрения структуры собеседования. Например, сообщите им, будет ли это групповое или групповое собеседование или им потребуется выполнить задание по оценке навыков или тесту в день собеседования.
Что взять с собой
Обозначьте любые материалы, которые кандидат должен принести на собеседование, например, портфолио, чтобы поделиться с участниками встречи, или действительное удостоверение личности для получения пропуска посетителя.
Теплое закрытие
Еще раз подчеркните свой энтузиазм в разговоре с кандидатом и поделитесь подробностями о том, как с ним связаться, если ему нужно внести какие-либо изменения в расписание.
Когда отправлять электронное письмо
Если вы хотите нанять лучших специалистов до того, как их подхватит другой работодатель, время имеет решающее значение. Электронные письма с подтверждением собеседования должны быть отправлены сразу после того, как кандидат согласился пройти собеседование и выбрал подходящий временной интервал.
Если ваше подтверждение отправляется более чем за день или два до назначенного времени собеседования, хорошей идеей будет отправить еще одно напоминание за 24 часа до встречи. Это поможет сократить количество пропущенных встреч и позволит кандидатам отменить их, если они передумали или согласились на другую должность с момента вашего последнего взаимодействия.
Если ваше подтверждение отправляется более чем за день или два до назначенного времени собеседования, хорошей идеей будет отправить еще одно напоминание за 24 часа до встречи. Это поможет сократить количество пропущенных встреч и позволит кандидатам отменить их, если они передумали или согласились на другую должность с момента вашего последнего взаимодействия.
Шаблоны писем
Шаблон для личного собеседования
Уважаемый [имя кандидата],
Благодарим Вас за то, что Вы указали свою готовность на собеседование с [название компании]. Мы будем рады узнать больше о вашем опыте и квалификации.
Ваше собеседование назначено на [день недели, дата] в [время]. Оно будет проходить по адресу [адрес интервью и информация о местоположении]. Когда вы приедете, [инструкции по прибытию, такие как парковка, регистрация безопасности и т. д.].
Это групповое собеседование, которое, как ожидается, продлится примерно [продолжительность интервью]. Вы будете говорить с [интервьюером 1, должность] и [интервьюером 2, должностью]. Интервью будет посвящено [темам, которые будут обсуждаться].
Мы с нетерпением ждем личной встречи с вами и еще раз благодарим вас за проявленный интерес к роли [название должности]. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужно скорректировать время собеседования, вы можете связаться со мной по телефону или написать текстовое сообщение по адресу [номер телефона].
С уважением,
[Имя отправителя]
Шаблон для виртуального собеседования
Здравствуйте [имя кандидата],
Спасибо, что подтвердили свою готовность пройти собеседование на нашу должность [название должности]. Мы назначили Ваше собеседование на следующую дату и время:
[день недели, дата] в [время]
Это будет виртуальное собеседование, которое будет проходить на [платформе для интервью]. Вашим интервьюером будет [имя интервьюера, должность], а разговор будет длиться примерно [продолжительность интервью].
Вот ссылка для входа на встречу. [предоставить ссылку]
Перед собеседованием убедитесь, что у вас есть доступ к надежному Wi-Fi и вы используете браузер, который соответствует минимальным требованиям для [платформа для собеседования]. Ознакомиться с техническими характеристиками можно здесь [ссылка на технические подробности]. Если у вас возникнут какие-либо технические трудности, пожалуйста, свяжитесь с [имя, должность] по адресу [номер телефона].
Мы с нетерпением ждем встречи с вами!
[Имя отправителя]
Отправляя быстрые и профессиональные электронные письма с подтверждением собеседования, используя приведенные выше шаблоны, вы будете держать кандидатов в курсе и сократите задержки на собеседовании, которые могут задержать ваш процесс найма.
Как построить партнерские отношения с заказчиком
👉🏻 Senior Recruiter - курс для рекрутеров полного цикла, которые разбираются и в рекрутинге и в сорсинге и в оценке кандидатов. Это не просто курс, это практическая программа, на которой вы будете закрывать свою реальную вакансию и пройдёте путь от А до Я.
Переходите по ссылке, задавайте вопросы
