Контрольный список требований HRIS: руководство для начала работы

HRIS - это основа вашей HR технологии, поскольку в ней сосредоточены все кадровые данные. Поэтому ее нужно выбирать тщательно, исходя из потребностей вашей организации.

Инвестиции в эффективную HRIS обеспечат вашей организации множество преимуществ, среди которых:

• Оптимизация и улучшение доступа к информации в единой системе
• Подготовка полезных отчетов
• Экономия времени на выполнение административных задач за счет исключения дублирования данных
• Обеспечение безопасности данных
• Поддержка усилий по соблюдению нормативных требований
• Повышение качества обслуживания сотрудников и соискателей
• Как в малых, так и в крупных организациях на отдел кадров возлагается множество важнейших обязанностей, связанных с документированием, хранением и поиском данных. Работа с этими данными в цифровом формате с помощью системы HRIS приводит к повышению эффективности работы отдела кадров.

Следующие обстоятельства могут быть признаками того, что пора задуматься о внедрении HRIS или переходе на новую систему:

• Ваш штат быстро растет.
• Вы знаете, что есть лучший способ работы с бумагами.
• Вы хотите упростить процессы и отслеживать больше данных.
• Вы хотите получить полную картину данных о сотрудниках.
• Вы должны быть готовы к аудиту.

Выбор подходящей HRIS - это серьезное дело, которое зависит от уникальных требований и бюджета вашей организации. Также важно сравнить несколько вариантов, прежде чем принимать решение.

Попробуйте выполнить следующие шаги в процессе выбора HRIS:

• Узнайте потребности и долгосрочные планы вашей организации.
• Соберите команду из сотрудников HR-службы, ИТ-специалистов, менеджеров, лиц, принимающих ключевые решения, и других людей, чтобы получить информацию и получить перспективу для создания чек-листа требований к HR-системе.
• Проведите обширное исследование авторитетных поставщиков программного обеспечения для управления персоналом, которые предлагают продукты с необходимыми вам возможностями в рамках вашего бюджета.
• Запросите у поставщиков бесплатные пробные и демонстрационные версии. Используйте эту возможность для оценки качества обслуживания клиентов.
• Сделайте обоснованный выбор, а затем повторно оцените его после внедрения.

Что должно быть в системе управления персоналом? Это зависит от того, что нужно вашей организации для достижения ее целей. Приведенный ниже чек-лист ни в коем случае не является исчерпывающим, некоторые функции могут пересекаться, но в нем указаны общие требования и компоненты, которые следует учитывать. Вполне возможно, что все они вам не понадобятся, но вы можете использовать этот чек-лист для создания индивидуального шаблона требований к HRIS.

Следующие спецификации требований к HR-системе разбиты на семь технических аспектов (с примерами функций для каждого модуля) и пять рекомендуемых элементов:

✅ Технические аспекты
✔ Управление информацией о сотрудниках
В вашей HRIS будут храниться записи о сотрудниках, содержащие информацию, необходимую для принятия кадровых решений и поддержки сотрудников. Вы также можете использовать ее для отслеживания и отчетности.

• Личная информация
• История работы
• Дисциплинарные меры
• Отслеживание численности персонала
• Инвентаризация навыков

✔ Управление финансами и заработной платой
Обеспечение правильной оплаты труда и ведение точного финансового учета - важнейшие функции HRIS. Другими словами, в чек-лист требований к HRIS необходимо включить функции управления финансами и заработной платой.

Начисление заработной платы (если начисление заработной платы не предусмотрено или вы хотите продолжать использовать существующее решение для начисления заработной платы, убедитесь, что оно интегрируется с HRIS).

• Расчет сверхурочных
• Автоматические вычеты
• Администрирование и история заработной платы
• Комиссионные и бонусы
• Банковская и налоговая информация
• Управление поощрениями

✔ Управление льготами
HRIS должна регулировать управление льготами. Это включает управление изменениями персональной информации, вариантами зачисления и изменениями статуса на протяжении всего жизненного цикла льгот.

• Страховки
• PTO
• Компенсация проезда
• Пенсионные планы
• Программы оздоровления сотрудников

✔ Compliance
Соответствие требованиям - это требование HRIS, которое может быть двояким. Прежде всего, она должна поддерживать соблюдение местных и национальных законов и правил в области трудоустройства. Кроме того, для европейских компаний ваша HRIS должна соответствовать требованиям Общего регламента по защите данных (GDPR) в отношении работы с данными сотрудников.

HRIS может быть разработана таким образом, чтобы отправлять оповещения о сроках сдачи отчетности и о том, какие действия необходимо предпринять для соблюдения изменений в законодательстве.

• Удостоверение личности сотрудника
• Соблюдение правил начисления заработной платы/налогов и отчетность
• Соблюдение требований EEO
• Стандарты ISO
• GDPR
• Отслеживание/управление соответствием требованиям конкретной компании

✔ Обучение и развитие
HRIS может централизовать программы обучения, подготовки и развития персонала. Это особенно полезно для компаний, требующих лицензий и сертификатов. Вы также можете использовать ее для составления отчетов по инвентаризации навыков и планированию преемственности.

• Зачисление
• Сертификация/завершение обучения
• Бюджетирование/затраты

✔ Управление временем и посещаемостью
Все вопросы, связанные с рабочим временем, могут быть решены с помощью HRIS, интегрированной с программным обеспечением для расчета заработной платы и предоставления льгот. Она позволяет отслеживать посещаемость и планировать/утверждать отгулы для координации кадровых потребностей организации и повышения эффективности работы.

• Управление часами рабочего времени
• Отслеживание посещаемости
• Биометрическая идентификация
• Начисление и использование PTO
• Календарь праздников
• Оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска
• Управление сверхурочной работой
• Сравнение запланированных и фактически отработанных часов

✔ Функции рекрутинга и набора персонала
Использование HRIS улучшит весь процесс найма. Она оптимизирует множество задач, начиная с размещения вакансии на нескольких веб-сайтах и платформах социальных сетей и заканчивая структурированием процесса приема на работу, чтобы ускорить оформление документов и знакомство. Такая автоматизация позволяет гарантировать, что новые сотрудники не приступят к работе, пока не будут оформлены все необходимые документы.

Рекрутинг

• Размещение вакансий
• Интеграция с социальными сетями
• Онлайн-приложения
• Система отслеживания кандидатов (или интеграция)
• Автоматический отклик
• Предварительный отбор кандидатов
• Письма с предложением о трудоустройстве

Онбординг

• Подготовка к приему на работу
• Заполнение безбумажных личных дел сотрудников с электронной подписью
• Инструктаж по основной информации
• Представление компании и ключевого персонала
• Соблюдение правовых норм

Как только вам удастся сократить число поставщиков до нескольких, рассмотрите следующие функциональные элементы в процессе отбора:

✅ Интеграционные возможности
Интеграционные возможности HRIS означают, что между каждым HR-процессом и даже другими системами в вашей организации существует бесшовная связь. Данные всегда синхронизируются и отображаются в режиме реального времени, что избавляет от необходимости дважды вводить информацию, отнимающую время. Например, если вы измените ставку заработной платы сотрудника в системе расчета заработной платы, она будет автоматически обновлена во всех остальных соответствующих записях.

Вы получаете легкий доступ к согласованным данным и эффективную отчетность. Кроме того, целесообразно использовать HRIS, которая содержит возможности интеграции с любыми новыми системами в будущем.

✅ Самообслуживание сотрудников
В идеале HRIS должна предоставлять сотрудникам возможность самообслуживания для просмотра общекорпоративных ресурсов и собственной информации. Руководители также должны иметь возможность получать соответствующие данные для управления своими сотрудниками. Это экономит время HR, когда сотрудники могут использовать портал самообслуживания для запроса отгулов, регистрации в системе льгот и обновления личных записей.

Поскольку большинство сотрудников привыкли к цифровому миру, они предпочитают выполнять операции самостоятельно и иметь мгновенный доступ к необходимым материалам и ответам на свои вопросы. Имейте в виду, что ваши сотрудники оценят понятные и удобные интерфейсы.

✅ Импорт и экспорт данных
Наличие средств импорта и экспорта данных из одной системы в другую обеспечивает большую эффективность. Если вы сможете заполнить новую HRIS, взяв как можно больше актуальных данных из других источников, это будет гораздо менее утомительно, чем ручной ввод.

Учитывая постоянные изменения в технологиях и рабочей силе, переход на другую HRIS, скорее всего, не за горами. Возможность экспорта данных сделает переход гораздо более плавным.

✅ Безопасность данных
Работодатели доверяют своим сотрудникам множество конфиденциальных данных. В вашей HRIS будут храниться личные данные, такие как банковская информация и персональные идентификационные номера. Утечка данных может нанести ущерб всем заинтересованным лицам. Поэтому вы должны быть уверены, что ваша HRIS обладает достаточной безопасностью, чтобы обеспечить защиту от внутренних и внешних угроз.

Она должна быть достаточно сложной, чтобы не только блокировать хакеров, но и гарантировать, что каждый пользователь имеет право просматривать или изменять только ту информацию, на которую он имеет право. Именно поэтому система, обеспечивающая различные уровни доступа, имеет большое значение.

Обратите внимание на то, что предлагают поставщики HRIS для защиты и как их клиенты оценивают качество безопасности программного обеспечения. Начиная с этапа внедрения, кибербезопасность должна стать приоритетом. Затем продолжайте соблюдать строгие меры безопасности и предосторожности, чтобы обеспечить сохранность данных ваших сотрудников.

✅ Облако
Облако, также называемое программным обеспечением как услуга (SaaS), представляет собой сеть серверов, на которых хранятся данные, работают приложения и предоставляются онлайн-услуги. HRIS может быть как облачной с подпиской, так и основанной на местном оборудовании с программным обеспечением для HR.

Поскольку облачная HRIS работает в режиме онлайн, она, безусловно, экономит физическое пространство и накладные расходы по сравнению с внутренней системой. Есть и другие преимущества, в том числе:

• Интеллектуальные приложения, обеспечивающие простой и настраиваемый пользовательский опыт.
• Масштабируемость с учетом меняющихся условий и потребностей бизнеса.
• Легкая и доступная модернизация для новых технологий.
• Современные средства защиты данных и обеспечения конфиденциальности.
• Обслуживание клиентов и техническая поддержка включены в стоимость подписки.

Если вам сложно разобраться в технических особенностях, не стесняйтесь проконсультироваться с коллегами из других отделов, например, ИТ.

Читайте в нашей статье
Информационная система управления персоналом (HRIS): шаги внедрения

HRIS предоставляет технологии, необходимые в современном деловом мире для лучшей поддержки отдела кадров и всей вашей организации. Первый шаг к успешному выбору HRIS - это глубокое понимание того, что нужно вашей компании. Затем вы можете проработать чек-лист требований к HRIS, чтобы найти лучшего поставщика.

Если вам сложно разобраться в технических особенностях, не стесняйтесь проконсультироваться с коллегами из других отделов, например, ИТ.
Внедрение HRIS или переход на новую систему - это проект. Посмотрите программы курсов и выберите то, что вам именно сейчас нужно прокачать:

• Оптимизация процессов
• Автоматизация HR и Digital HR
• Agile и Управление проектами в HR
• Управление проектами