Как правильно уволить сотрудника

Как правильно уволить сотрудника

Встречались ли вы в своей работе с такими вопросами:

Кого увольнять?
Давать ли второй шанс?
Как организовать процесс увольнения?
Как снизить риски при увольнении сотрудника?

Рассмотрим различные подходы к увольнению. Условно объединим сотрудников в группы: ABCDE-players

В таблице ниже приведу основные характеристики каждого вида, которые я создавал на примере одной компании, в которой работал

Критерии оценки при принятии решения об увольнении:

Квартальная оценка достижения целей
Квартальная оценка демонстрации ценностей 360'
Если в компании отсутствуют какие либо оценки, то чтобы понять к какому виду относится сотрудник, можно задать себе контрольные вопросы: насколько сильно я бы удерживал(а) сотрудника, если бы он(а) решили уйти:

Если вы думаете, при ответе на вопрос по конкретному сотруднику “замену мне будет сложно найти”, то это настоящий A-player.
Если ваш ответ: “Это отличный сотрудник, но я вероятно могу найти A-player на его место” - это B-player.
Для C-player: “Мне не составит труда найти замену этому сотруднику.
Для D-player: “ Это отличное решение для него и нас и возможность найти более подходящего сотрудника”.
Для E-player: “Наконец-то это закончилось ☺”

Ежегодное присвоение рейтинга

Немного про философию увольнения. Увольнение – не трагедия. Подтверждение этому есть несколько факторов:

средний срок работы сотрудника в компании: 2-3 года
средний срок поиска новой работы: 3 месяца
в мире добровольная текучесть составляет только 50%
для человека смена работы – мощный стимул для развития, шанс получить выше заработную плату
отдых во время поиска благоприятен для восстановления

Увольнение - это не про хороших и плохих людей, а про соответствие роли. Это нужно для здоровой работы компании, так как сила команды равна силе самого слабого человека в команде.

В чем польза увольнения для каждой из сторон этого процесса.

Польза для компании

Выше продуктивность
Выше соответствие культуре
Успешная трансформация и управление изменениями
Новые знания с рынка/компетенции
Активнее карьерный рост (принцип McDonald's)

Польза для руководителя

Усиление команды A-players
Новые идеи, новые Role Models
Высвобождение времени, которое тратилось
Возможность делегировать то, что раньше было некому

Польза для сотрудника

Возможность найти свою A-role
Возможность найти компанию с лучше culture fit
Преодоление «стеклянного потолка»
Выход из зоны комфорта как способ развития

Польза для команды

Выше целостность
Понимание справедливости
Новый член команды – новые знания
Перезапуск командной динамика, выход на новый уровень эффективности

Этическая сторона вопроса

Увольнение - это следствие ошибок на различных стадиях:

Найм
Адаптация
Постановка целей
Обратная связь
Контроль выгорания

Профилактика ошибок на каждой стадии.

Найм

Качественное описание вакансии
Scorecard и 2-3 интервьюера
Выбор из широкой воронки
Мотивация от 7 из 10

Адаптация

Четкие задачи
Наставник
Регулярная обратная связь и личные встречи
Внимание

Постановка целей

Наличие четких измеримых целей на квартал
Понимание, как цели связаны с целями руководителя и компании
Регулярное обсуждение прогресса

Обратная связь

Одноминутная похвала
Одноминутная критика
Дать понять, как справляется долгосрочно
Рейтинг

Контроль выгорания

Время прихода
Время ухода
Болезни
Отсутствие на работе по причинам
Как дела?
Отношение к критике

Кого увольнять, как и почему?

E-players – моментально

D-players - всегда и сразу же

C-players – дать шанс

Предупредить за 1-3 месяца письменно
Поставить четкие измеримые цели на этот период
Объяснить, какое изменение в поведении ожидается
Регулярные 1:1 раз в неделю на этот период
Сразу назначить встречу подведения итогов

B-players на A-roles

Объяснить важность роли и почему там нужен A-player
Объяснить, что такое быть A-player на этой роли
Сообщить о том, чего сейчас не хватает до уровня A-player
Дать шанс и 3 месяца, четко обозначить цели и поведение
Назначить встречу через 3 месяца
Быть готовым потерять сотрудника

B-players на B-roles, если есть A-player

Самый сложный вариант. Это может быть в прошлом A-player
Нет гарантии, что A-player будет точно A-player на этой роли
Объяснить, что для этой роли есть A-players
Дать шанс и 3 месяца, четко обозначить цели и поведение
Назначить встречу через 3 месяца
Быть готовым потерять сотрудника
Поддерживать контакт с A-player
Если есть шансы потерять A-player – искать возможности совместить их обоих на какое-то время

RIF – сокращение. Как правило применяется при падении общей загрузки. Недозагруженный сотрудник = стагнирующий сотрудник. Для компании сокращение - это шанс оставить больше A-players, при этом важно дать всем возможность проявить себя как A-players. Принимать финальное решение рекомендую через 3 месяца.

Альтернативы увольнениям

Performance improvement plan
Понижение в должности
Перевод на сдельную оплату
Перевод на фриланс
Отпуск
Sabbatical
Ротация/Другой руководитель

Дать второй шанс, который может быть оформлен в документе Performance improvement plan. Он содержит:

Информирование
Зоны улучшений
План улучшений
Поддержка
Точные даты ревью
Уведомление об увольнении

Для сотрудников с низкой эффективностью составляется план повышения эффективности

Аналог увольнению может быть и понижение в должности. Многие хорошие специалисты, которых назначают на роль руководителя, из-за недостаточности компетенций могут не справляться со своими обязанностями. При этом если их вернуть на прежнюю роль, смогут продолжать эффективно работать.

Еще как вариант - перевод на сдельную оплату работает, например, когда сотрудник не выполняет план, бонусная часть к заработной плате не предусмотрена.

Перевод на фриланс

Сохранение отношений
Доступ к экспертизе
Сдельная оплата
Экономия денег

Отпуск

Только для A и B-players
Если устали или упала продуктивность
Не менее 2х недель
В сложных случаях 1 месяц

Sabbatical (долгосрочный отпуск)

Только для бывших A-players, если они выгорели
От 3 до 6 месяцев

Ротация/Другой руководитель

Если проблемы связаны с командой или руководителем
Если пропал интерес к работе
Если другое подразделение/руководитель более привлекательны
Обязательно предупредить другого руководителя (не подкинуть свинью)
Обязательно с испытательным сроком на новой должности
Есть примеры, когда человек 5 лет ротировался, но так и не принес пользу бизнесу

Рассмотрели альтернативы увольнению, перейдем к действиям, если решено уволить сотрудника

Подготовка

Подготовить бумаги (Performance Improvement Plan)
Подготовить результаты прошлых оценок
Собрать обратную связь
Сообщить в HR
Принять решение до встречи
Прописать аргументы
Узнать остаток отпуска и какая техника компании у сотрудника
Проконсультироваться с юристом, если нужно

Если решили пойти по направлению Предупреждения

Письменно в формате Performance improvement plan (PIP)
В почте если необходимо в период действия PIP
В почте с комментариями коллег/клиентов, если необходимо

Теперь сама встреча

Вместе с HR и/или вышестоящим руководителем. Лучше, когда на встрече присутствует третье лицо.
Только лично. Исключение - удаленные сотрудники, которые не бывают в офисе.
Отдельная комната

Место

Удобная комната
Достаточно времени, минимум 60 минут

Кого взять

Руководителя
HR-директора
Юриста/Кадровика, если необходимо

Что говорить

Причину увольнения
Четко сообщить, что это финальный разговор
Дату увольнения
До какого числа будет выплачена заработная плата
Выплата бонусов/премий, если предусмотрены для должности
Компенсация отпуска
Выходное пособие, если предусмотрено
Готовность (или ее отсутствие) давать рекомендации и в чем вы сможете дать хорошие рекомендации
Проговорить, на тему чего вы не сможете дать хорошие рекомендации
Спросить как предпочитает сообщить команде

Когда

Не затягивать!
Не делать в 2-3 этапа
Лучше пятница вечер. Сообщение об увольнении - это эмоциональное событие, после которого прийти на следующий день на работу очень сложно.

На встрече вы сообщили сотруднику об увольнении. Есть еще набор действий, которые нужно сделать после встречи - Exit Management

Проведение Exit Interview
Рекомендации
Помощь в поиске
Сообщение решения команде
Информирование руководителей
Информирование всей компании (зачем и когда)
Последний день на работе

Проведение Exit Interview

Исключительно HR
Что понравилось/что не понравилось?
Обратная связь компании, что можно улучшить?
С каким отношением уходит?
Готов ли будет рекомендовать компанию как работодателя?
Договориться о рекомендациях

Проведение Exit Interview

Компания проводит интервью с увольняющимися сотрудниками

Рекомендации

Иметь четкую договоренность о том, о чем вы будете хорошим рекомендателем, а о чем – лучше поискать кого-то другого
Написать рекомендацию в Linkedin, если это поможет смягчить ситуацию
Если просит – сделать письменную рекомендацию
Подумайте, кому мог бы подойти этот сотрудник и сообщите об этом и ему и сотруднику

Помощь в поиске (если не D и E - player)

Отправьте резюме знакомым, если это не D-E-player
Дайте советы сотруднику
Напишите у себя в Фейсбук, Линкедин

Сообщение решения команде

Сообщить факт
Сообщить дату
Причину по согласованию с самим сотрудником
Не говорить плохо
Проинформировать тех, с кем тесно работал
Предложить сотруднику самому написать письмо тем, кому посчитает нужным

Информирование руководителей

Рассказать какой это был сотрудник: ABCDE
Рассказать о процессе и дате

Информирование всей компании (зачем и когда) Лично я не рекомендую делать публичные уведомления об увольнении. Это никого не радует, не мотивирует. Исключение, если сотрудника знает больше 70% сотрудников

Последний день на работе

Устроить совместный обед
Подарить подарок
Поблагодарить
Сделать уход легким

Как минимизировать негатив

Акцент на соответствие роли и личности человека. Вот цитаты, которые можете использовать:
Это не означает, что ты плохой
Роль не соответствует твоим компетенциям
В других компаниях есть другие роли, среди которых ты выберешь лучшую для себя
В обычной жизни мы остаемся в хороших отношениях
Договориться о причинах для третьих лиц, например, найти компромисс, посмотреть на ситуацию философски
Подарить подарок

Написать пост в Фейсбук (по договоренности с сотрудником). В посте вы можете поблагодарить за работу, пожелать удачи. Важно сделать пост позитивным

Если вы хотите узнать с кем нужно работать, а кого можно отпустить, почитайте книгу

При увольнении есть еще юридическая составляющая. Мы должны действовать с учетом законодательства и в этом вам нужна будет консультация юриста. Мы с вами затронули только одну из важных тем школы руководителя. Вопросов, с которыми сталкиваются руководители, гораздо больше.

Мы их можем изучить вместе на курсе PEOPLE MANAGEMENT