Сегодня организации сталкиваются с вопросом о том, как точно измерить производительность, особенно по мере того, как мир становится все более и более удаленным. Более того, вопрос измерения производительности вышел за рамки простого измерения «продукта». Она имеет нюансы, учитывающие внешние и внутренние факторы и потребности организации в конкретный данный момент. Организации и их сотрудники всегда искали способы получения наибольшего объема продукции в кратчайшие сроки. И чтобы продемонстрировать это, вы должны уметь это измерять.
Вот в чем и заключается реальный вопрос – как точно измерить продуктивность и показать ценность усилий сотрудников на работе. Давайте рассмотрим, зачем и как рассчитывать продуктивность.
Вот в чем и заключается реальный вопрос – как точно измерить продуктивность и показать ценность усилий сотрудников на работе. Давайте рассмотрим, зачем и как рассчитывать продуктивность.
Зачем рассчитывать продуктивность
Продуктивность (производительность) — это метрика, которая помогает понять, когда и как вашему бизнесу необходимо скорректироваться для достижения лучших результатов. Давайте подробнее рассмотрим некоторые другие причины, по которым расчет продуктивности имеет важное значение:
- Оптимизация трудовых ресурсов — расчет производительности помогает организации понять текущую рабочую силу и вносить изменения в условиях изменений. Он предоставляет данные для внесения изменений в графики работы сотрудников и организационную структуру, снижения операционных расходов и оптимизации производительности сотрудников.
- Создание финансового эффекта – расчет производительности эквивалентен тому, чтобы держать руку на пульсе вашей организации. В условиях меняющегося рынка вы можете корректировать процессы или рабочие процессы сотрудников для оптимизации производительности. В результате вы всегда можете быть уверены, что организация находится в наилучшем положении для увеличения прибыли, сохраняя при этом тот же уровень усилий.
- Отслеживание изменений в производительности — вы можете увидеть, изменилось ли что-либо, и при необходимости принять меры. Кроме того, вы также можете быть в курсе любых сигналов, которые могут привести к непоправимому ущербу.
- Управление вашим бизнесом – четкое понимание уровня производительности вашей организации позволяет принимать более эффективные решения. Вы можете управлять работой на переднем крае своего бизнеса и ожиданиями клиентов. Он также определяет проблемные области в операциях и необходимость расширения команды или внедрения новой операционной модели.
Как рассчитать продуктивность
Существует простая общая формула для расчёта производительности:
Продуктивность = Выход / Вход
Но как это реализовать на практике?
Пример 1
Возьмём, к примеру, организацию, производящую ноутбуки. За месяц они производят более 200 000 ноутбуков, при этом 40 сотрудников работают 18 дней в неделю по 9 часов в день в течение 6 месяцев.
Чтобы рассчитать общий вклад, выполните следующий расчет:
Ввод = 40 (количество сотрудников) x 9 (количество часов работы в день) x 6 (количество месяцев) x 18 (количество дней, отработанных в месяце).
Это 38 880.
Производительность = 200 000 / 38 880 = 5,14
Это означает, что каждый час производилось 5,14 единицы продукции. Другими словами, компания производила 5,14 ноутбуков в час.
Возьмём, к примеру, организацию, производящую ноутбуки. За месяц они производят более 200 000 ноутбуков, при этом 40 сотрудников работают 18 дней в неделю по 9 часов в день в течение 6 месяцев.
Чтобы рассчитать общий вклад, выполните следующий расчет:
Ввод = 40 (количество сотрудников) x 9 (количество часов работы в день) x 6 (количество месяцев) x 18 (количество дней, отработанных в месяце).
Это 38 880.
Производительность = 200 000 / 38 880 = 5,14
Это означает, что каждый час производилось 5,14 единицы продукции. Другими словами, компания производила 5,14 ноутбуков в час.
Пример 2
Предположим, организация решила нанять операционного менеджера, который оптимизирует процессы и рабочий процесс. Это приводит к значительному увеличению количества производимых ноутбуков - 270 000 при сохранении прежнего уровня трудозатрат.
В результате ваш результат составит 6,8!
Это разница в производительности в 1,66 раза, достигнутая всего лишь в результате найма одного сотрудника. Видно, как наличие данных перед глазами и одно изменение или корректировка могут существенно повлиять на общие показатели производительности и общий объём производства.
Предположим, организация решила нанять операционного менеджера, который оптимизирует процессы и рабочий процесс. Это приводит к значительному увеличению количества производимых ноутбуков - 270 000 при сохранении прежнего уровня трудозатрат.
В результате ваш результат составит 6,8!
Это разница в производительности в 1,66 раза, достигнутая всего лишь в результате найма одного сотрудника. Видно, как наличие данных перед глазами и одно изменение или корректировка могут существенно повлиять на общие показатели производительности и общий объём производства.
Другие методы измерения производительности
Конечно, приведённая выше формула — полезный показатель производительности, но не единственный. На самом деле, она подходит для определённых ситуаций, когда результат можно достаточно чётко определить. Однако, например, некоторые должности не так чётко ориентированы на результат, чтобы его можно было измерить количественно. Например, такие должности, как HR, не всегда измеряются определённым числом. Вот несколько других способов измерения производительности в зависимости от ситуации:
Онлайн-программное обеспечение для отслеживания времени и управления проектами
Технологии достигли такого уровня развития, что теперь можно мгновенно и в любой момент отслеживать производительность труда сотрудников. Это актуально в средах, где используются табели учета рабочего времени, а также для любой должности, требующей работы онлайн. ProofHub, Hubstaff и ActivTrak — лишь некоторые примеры онлайн-приложений для учета рабочего времени.
Также весьма полезны программы для управления проектами, такие как Asana и Trello. Они особенно полезны для географически разбросанных или удалённых команд.
Однако будьте осторожны с подобными инструментами, чтобы не показаться склонными к микроменеджменту и «шпионажу» за членами вашей команды.
Онлайн-программное обеспечение для отслеживания времени и управления проектами
Технологии достигли такого уровня развития, что теперь можно мгновенно и в любой момент отслеживать производительность труда сотрудников. Это актуально в средах, где используются табели учета рабочего времени, а также для любой должности, требующей работы онлайн. ProofHub, Hubstaff и ActivTrak — лишь некоторые примеры онлайн-приложений для учета рабочего времени.
Также весьма полезны программы для управления проектами, такие как Asana и Trello. Они особенно полезны для географически разбросанных или удалённых команд.
Однако будьте осторожны с подобными инструментами, чтобы не показаться склонными к микроменеджменту и «шпионажу» за членами вашей команды.
360-градусная обратная связь
Ещё один отличный способ измерения производительности — получение обратной связи от коллег. Чтобы обеспечить целостность, обратная связь 360 градусов предполагает получение отзывов от вышестоящих и нижестоящих сотрудников, а также от всех ключевых заинтересованных сторон.
Это хороший критерий для оценки эффективности работы сотрудника и того, достигаются ли его цели с точки зрения окружающих. Этот метод отлично работает в среде, где существует регулярное сотрудничество и активное общение. Обратная связь будет слабой, если сотрудник контактирует с коллегой один-два раза в год.
Следуйте рекомендациям, представленным здесь, по эффективному внедрению обратной связи «360 градусов». Обязательно задайте один-два вопроса, касающихся производительности.
Это хороший критерий для оценки эффективности работы сотрудника и того, достигаются ли его цели с точки зрения окружающих. Этот метод отлично работает в среде, где существует регулярное сотрудничество и активное общение. Обратная связь будет слабой, если сотрудник контактирует с коллегой один-два раза в год.
Следуйте рекомендациям, представленным здесь, по эффективному внедрению обратной связи «360 градусов». Обязательно задайте один-два вопроса, касающихся производительности.
Управление по целям
Это методика, при которой цели сотрудника четко определены, а также предоставлены инструменты, необходимые для достижения этих целей. Например, если цель состоит в том, чтобы увеличить продажи на 50%, то для достижения этой цели необходимо предоставить необходимые инструменты, такие как технологии, обучение, стимулы и т. д.
Регулярные проверки обеспечат четкое понимание препятствий на пути к достижению этих целей и того, как они отслеживаются. Двухмесячные, квартальные и полугодовые обзоры также являются полезными контрольными точками для отслеживания того, насколько хорошо сотрудники достигают поставленных целей.
Эти регулярные проверки являются ключевыми в управлении по целям. Обзор в конце года без регулярных проверок крайне неэффективен и только вызывает вопросы о процедурной справедливости.
Регулярные проверки обеспечат четкое понимание препятствий на пути к достижению этих целей и того, как они отслеживаются. Двухмесячные, квартальные и полугодовые обзоры также являются полезными контрольными точками для отслеживания того, насколько хорошо сотрудники достигают поставленных целей.
Эти регулярные проверки являются ключевыми в управлении по целям. Обзор в конце года без регулярных проверок крайне неэффективен и только вызывает вопросы о процедурной справедливости.
Рекомендации по расчету продуктивности
- Отраслевые факторы – учтите, что не все отрасли работают одинаково. В таких средах, как производство или продажи, где производительность легко представить в цифрах, легко измерить производительность. В качестве примера IFC показывает, что глобальный показатель для ответа на звонок в службу поддержки клиентов составляет не менее 80% времени в течение 20 секунд. Все это имеет свои нюансы, так как некоторые отрасли сложнее других. Однако некоторые отрасли измерения не столь осязаемы. Именно здесь становится полезным использование управления по целям или 360-градусной обратной связи.
- Организационные цели и контрольные показатели – для измерения производительности рабочей силы можно использовать внешние контрольные показатели. Это может быть представлено, например, средним количеством продаж, совершаемых в час в определенной отрасли, или коэффициентом отсева от звонков по продажам. Однако это относится не ко всем профессиям. Опять же, для должностей, связанных с обслуживанием, вы можете захотеть установить внутренние контрольные показатели и организационные цели.
- Эффективность (и то, как она отличается от продуктивности) – важно установить четкую разницу между продуктивностью и эффективностью – и то, и другое необходимо рассчитать. Производительность — это показатель работы с течением времени, а эффективность — это показатель того, насколько хорошо выполнена задача. Например, сотрудник может разработать три коммерческие презентации за одну неделю, в то время как другой может создать 20 за тот же период времени.
Как повысить продуктивность
- Используйте технологии для автоматизации повторяющихся задач — в HR, например, автоматизация может включать планирование собеседований, процессы подписания документов и т. д. В то же время, когда задачи автоматизированы, повышайте квалификацию сотрудников другим способом. Опять же, в HR это может означать помощь им в развитии их деловой хватки или их HR-стратегии и лидерских навыков. Таким образом, вы можете обеспечить повышение производительности.
- Работайте над вовлеченностью сотрудников – Вовлеченность и продуктивность идут рука об руку. Поэтому, если вы хотите убедиться, что ваши сотрудники продуктивны, вы должны постоянно работать над вовлеченностью сотрудников. Исследования показывают, что вовлеченные сотрудники на 17% продуктивнее своих коллег. Это довольно существенная разница, если вычислить ее по всей организации.
- Четко определите, что означает продуктивность для каждой роли/команды – Каждый должен понимать, что значит быть продуктивным. Это также включает в себя постановку четких целей. Это будет сильно отличаться в зависимости от роли, и в зависимости от этого способы измерения продуктивности также будут отличаться (как мы обсуждали выше).
Кроме того, рассмотрите возможность проведения ежегодной инвентаризации производительности на рабочем месте. Сделайте шаг назад и посмотрите, как все части организации взаимодействуют друг с другом. Также может быть полезно нанять внешнего аналитика, чтобы получить объективное представление о том, что работает, а что мешает продуктивности. Таким образом, вы можете добиться повышения производительности и качества работы в своей организации.
Научитесь измерять и максимизировать производительность сотрудников
Чтобы эффективно измерять и максимизировать производительность сотрудников, необходимо ставить четкие цели, оказывать достаточную поддержку, использовать данные для принятия обоснованных решений и отслеживать важные показатели.
✅ Создавайте и внедряйте HR-метрики в соответствии со стратегией вашей организации.
✅ Эффективно передавайте данные с помощью убедительных отчетов и техник сторителлинга.
✅ Анализируйте HR-данные для расчета ROI и демонстрации стратегической ценности HR.
✅ Сравнивайте свои HR-метрики для определения эффективности и влияния HR.
Выберите подходящую программу обучения в неограниченном доступе к курсам Академии
