Обучение сотрудников: как разработать учебные материалы

Разработка учебных инициатив компании играет решающую роль в развитии организации, включая разработку учебных материалов для сотрудников.

Обучение закладывает основу для повышения производительности, компетентности и даже удовлетворенности работой сотрудников. Это расширяет возможности сотрудников, предоставляя им необходимые инструменты и ресурсы для более эффективного и результативного выполнения своей работы. Надежная программа обучения имеет краткосрочные и долгосрочные преимущества, включая повышение вовлеченности и удержания сотрудников, снижение рисков соблюдения нормативных требований и поощрение творческого мышления.

Ресурсы по обучению сотрудников могут быть представлены в различных форматах, включая цифровые или печатные материалы. Каждый элемент контента имеет определенную цель обучения или желаемый результат.

Инструменты обучения сотрудников необходимы по нескольким причинам, в том числе:

• Развитие навыков и компетентности: Учебные материалы важны для того, чтобы помочь сотрудникам развить навыки и обеспечить их необходимыми инструментами и ресурсами для удовлетворения их ожиданий от работы.
• Удержание сотрудников: Сотрудники, которые прошли эффективное обучение, с большей вероятностью останутся у своего работодателя на более длительный срок. Для компании замена и переобучение нового персонала обходится дорого. Таким образом, с финансовой точки зрения, компании выгодно обеспечить адекватное и актуальное обучение своих сотрудников.
• Последовательность и ясность: Хорошо составленные учебные материалы обеспечивают последовательный и понятный источник информации для сотрудников, что приводит к более единообразному обучению для всех. Такая последовательность жизненно важна для поддержания стандартов качества, соответствия нормативным требованиям и операционной эффективности. С другой стороны, непоследовательные учебные материалы могут привести к путанице и отсутствию понимания. Это может привести к тому, что сотрудник не будет знать, как и когда использовать правильные процессы или процедуры.
• Справочные материалы: Учебные материалы для сотрудников являются важным ресурсом, к которому сотрудники могут вернуться, когда им нужно освежить свои знания.

Менеджер по обучению должен учитывать, какой контент необходимо включить, прежде чем создавать ресурсы для обучения сотрудников. Он может консультироваться с руководством или другими ключевыми игроками для сбора информации.

Вот некоторые из основных элементов, которые должны охватывать учебные материалы для сотрудников:

1. Цели обучения: Четко и конкретно определите желаемые цели обучения, результаты и ожидания.
2. Оглавление: Разработайте оглавление, содержащее обзор тем, рассмотренных в учебном курсе. Сотрудники могут использовать это в качестве краткого справочника после обучения.
3. Подробные инструкции: Убедитесь, что все инструкции по тренировке понятны и просты для выполнения. При необходимости включите пошаговые инструкции.
4. Визуальные средства: Включите фотографии, видео, диаграммы, графики или другие визуальные средства, которые улучшат процесс обучения.
5. Организационные схемы: Организационные схемы отражают структуру и функционирование отдела. Включение диаграмм в инструменты обучения сотрудников может помочь им лучше понять, какое место они занимают в организации и как их работа влияет на общие цели и стратегию компании.
6. Практические занятия: Разрабатывайте интерактивные и увлекательные возможности, включающие «реальные» примеры, чтобы сотрудники могли практиковать и применять навыки и концепции, полученные в ходе обучения.
7. Задания и вопросы для проверки знаний: Включайте вопросы на протяжении всего тренинга, чтобы проверить понимание и понимание. Это может помочь оценить, были ли достигнуты цели. HR может анализировать результаты в долгосрочной перспективе, чтобы определить, удовлетворяются ли потребности в обучении или необходимо внести изменения в обучение.
8. Глоссарий терминов: Включите список терминов и определений, которые были включены в обучение, к которым сотрудники могут вернуться.
9. Дополнительные ресурсы по теме: Предоставьте дополнительные ссылки, тренинги или справочные материалы, которые дополняют обучение, чтобы сотрудники могли еще больше расширить свои знания.
10. Соображения доступности: Помните о том, чтобы учебные материалы для сотрудников были доступны для всех участников, в том числе с ограниченными возможностями, используя доступные форматы и стили обучения.

Наконец, регулярно обновляйте учебные материалы. Важно постоянно обновлять учебные материалы, чтобы сотрудники получали самую актуальную информацию.

Учебные материалы для сотрудников могут разрабатываться, использоваться и распространяться различными методами, такими как обучение под руководством инструктора, электронное обучение или самостоятельное обучение, в зависимости от потребностей компании. Ниже приведены некоторые примеры обучающих материалов:

Справочники для сотрудников содержат структурированную информацию о политиках компании, процедурах, информацию о безопасности и соответствии требованиям, стандартные операционные процедуры и даже пошаговые инструкции по конкретным задачам или использованию оборудования.

→ Применение: Служит справочным инструментом, с которым сотрудники могут обращаться на регулярной основе. Идеально подходит для обучения новых сотрудников в процессе адаптации.

Учебные пособия обычно представляют собой уменьшенную версию справочника сотрудника в том смысле, что они содержат информацию или инструкции по конкретному процессу, работе или объему работы.

→ Применение: Эти пособия эффективны для обучения сотрудников определенной теме или задаче.

Очное или виртуальное обучение под руководством инструктора включает скорее обстановку в классе, где фасилитатор проводит сотрудников через серию уроков, упражнений и обсуждений.

Предоставляемые учебные средства обычно включают презентации PowerPoint, рабочие листы или рабочие тетради, а также другие связанные ресурсы. Эти ресурсы могут быть выданы в виде раздаточных материалов или распространены в электронном виде. Они также обеспечивают постоянство, поскольку все сотрудники, проходящие обучение, получают одни и те же материалы.

→ Применение: Распределенные обучающие материалы являются отличным методом быстрой и эффективной передачи информации. Сотрудники могут использовать эти материалы и обращаться к ним для дальнейшего использования.

Интерактивные инструменты обучения включают в себя видео- или очные учебные курсы, которые вовлекают сотрудников в симуляции или ролевые сценарии, видео-виньетки и т. д.

→ Применение: Вовлечение сотрудника в интерактивное обучение позволяет проводить активное обучение и помогает сотрудникам применять и сохранять полученные навыки и концепции.

Контрольные списки, как правило, представляют собой простые, легко читаемые списки, которые включают в себя необходимые действия/шаги, которые необходимо выполнить для выполнения поставленной задачи.

→ Применение: Контрольные списки могут помочь сотрудникам оставаться организованными, отслеживать свой прогресс и гарантировать выполнение всех этапов процесса.

Включите проверку знаний или викторины, которые проводятся на протяжении всего обучения. Проверки знаний должны быть краткими и простыми, но при этом позволять измерить уровень усвоения контента.

→ Применение: Эти инструменты оценки позволяют HR и сотруднику оценить понимание и прогресс сотрудника. HR может использовать эти данные для внесения любых будущих изменений или улучшений в обучение.

Теперь, когда мы рассмотрели примеры обучающих материалов, давайте углубимся в то, как создать реальные обучающие материалы для сотрудников.

Шаг 1: Определите потребности в обучении и цели обучения

Потребности в обучении и цели обучения идут рука об руку и служат основой для процесса обучения и развития. Это помогает определить тип необходимого содержания обучения.

Подумайте о следующем:

• Кто является аудиторией и чего должны достичь эти сотрудники к концу тренинга?
• Какой пробел в навыках необходимо устранить?
• Какая информация, относящаяся к компании или соответствию требованиям, должна быть включена?
• Какой метод предоставления является наиболее эффективным для достижения наилучших результатов?

Четко и конкретно указывайте, что сотрудники должны знать или уметь делать после прохождения обучения. Материалы должны соответствовать общей роли и обязанностям сотрудника.

В то время как учебные материалы по политикам и процедурам компании будут одинаковыми для всех сотрудников, потребности в обучении и методы его проведения могут различаться в зависимости от роли и должностных функций. Например, содержание обучения для должностей в области маркетинга или продаж может сильно отличаться от содержания обучения для инженеров или специалистов по информационным технологиям.

Шаг 2: Просмотрите существующие учебные материалы

У вашей компании уже есть определенные учебные материалы? Если это так, просмотрите все существующие материалы, чтобы определить, актуален ли контент и что может нуждаться в обновлении. Существующие обучающие материалы помогут компании сэкономить время и ресурсы, если ее не нужно полностью разрабатывать с нуля.

Шаг 3: Выберите способ предоставления

Метод проведения обучения влияет на тип учебного материала, который необходимо разработать. Существуют различные методы проведения обучения, в том числе:

• Очное обучение
• Письменные учебные пособия
• Асинхронное компьютерное обучение
• Вебинары в прямом эфире
• Презентации
• Онлайн-занятия.

HR может принять решение о методе проведения обучения в зависимости от потребностей в обучении и бизнес-операций. Например, небольшая компания может принять решение о очном обучении. Более крупная организация, расположенная в разных местах, может счесть более эффективным проведение онлайн-обучения, которое требует меньше координации и экономит время и командировочные расходы.

Получить информацию от руководства или других ключевых игроков при принятии решения о наиболее эффективном методе проведения обучения. Если компания использует внешнего поставщика для проведения обучения, поставщик обычно предоставляет учебные материалы.

Шаг 4: Создайте план и график

Составьте план и график обучения. Это помогает определить, как будет проводиться обучение, сколько времени потребуется на разработку учебных материалов, а также определить целевую дату обучения и его окончания.

Включите в этот процесс конкретные шаги, такие как определение необходимых ресурсов, затрат, временных обязательств и сообщений, связанных с графиком обучения, его проведением и требованиями. После определения этих основных этапов может быть разработан график обучения.

Кроме того, включите механизм отслеживания, чтобы можно было отслеживать и документировать завершение обучения. Учитывайте на занятиях по макияжу/обучении непредвиденные конфликты или конфликты, которые возникают в последнюю минуту.

Шаг 5: Разработайте план обучения

Прежде чем разрабатывать содержание тренинга, составьте план, который поможет определить все основные темы. Это поможет разбить контент на необходимые разделы и темы.

Шаг 6: Создайте учебные пособия и материалы

Сотрудники должны усвоить информацию, которую они узнают на тренинге. Обучение должно быть составлено таким образом, чтобы сотрудники могли легко усваивать необходимую информацию, не перегруженные и не запутываясь в слишком большом количестве деталей.

Разработка качественного и эффективного учебного материала требует размышлений, времени и усилий. После того как план будет разработан, сосредоточьтесь на определении содержания обучения. Добавьте визуальные материалы и интерактивные задания, чтобы увлечь учащихся, что поможет им сохранить полученные знания в долгосрочной перспективе.

Шаг 7: Проводите периодические обучающие аудиты

Потребности и методы обучения со временем будут меняться в зависимости от потребностей бизнеса. Таким образом, важно провести обзор обучения и проанализировать предыдущие оценки обучения, чтобы понять, что нуждается в улучшении.

Разработка и предоставление эффективных обучающих материалов, инструментов и ресурсов для сотрудников являются основным компонентом инициатив компании по обучению.

Правильно обученные сотрудники – это «win-win» как для сотрудника, так и для компании. Удержание имеет тенденцию увеличиваться, когда сотрудники чувствуют себя вовлеченными и чувствуют, что компания инвестирует в них. В свою очередь, это помогает чистой прибыли компании и способствует созданию сильной и позитивной рабочей среды для сотрудников на всех уровнях организации.