Бюджетирование HR: руководство по планированию

Планирование HR-бюджета помогает HR-службам подготовиться к будущему и эффективно управлять своими ресурсами для продуктивной работы. Как вы можете спланировать свой HR-бюджет?

Создание бюджета для покрытия расходов на подбор, найм, обучение, зарплаты, льготы и многое другое отвечает интересам вашей компании. Это помогает предотвратить любые неожиданности, которые могут лишить вас возможности создать сильную рабочую силу. Если ваша организация все еще сталкивается с некоторой неопределенностью, это еще одна веская причина разработать бюджетный план HR с учетом гибкости.

Если вы новичок в этой концепции или просто хотите освежить в памяти, бюджет управления персоналом предусматривает средства, которые выделяются специально для всех процессов управления персоналом в организации. Поскольку самым важным активом бизнеса являются его люди, этот бюджет должен быть тщательно спланирован, доведен до сведения и одобрен руководством компании.

Существует два типа бюджетов на управление персоналом, которые обычно используют организации. Выбор типа зависит от нескольких факторов, включая доступные средства, прогнозируемые расходы и прибыль.

Дополнительный бюджет на персонал. Используя данные о расходах на персонал за предыдущие годы, можно внести корректировки в цифры на предстоящий год. Если остались средства, вы можете заложить их и в бюджет. Новый бюджет включает увеличение (или уменьшение) по сравнению с предыдущим годом в зависимости от целей HR, например, увеличение расходов на страховые взносы.

Бюджет на управление персоналом с нулевой базой — это бюджет на новый персонал или бюджет, который нуждается в полном пересмотре. Начните с чистого отчета, имея в виду только новый год. Начните с распределения там, где бюджет нуждается в наибольшей поддержке.

Планирование бюджета на управление персоналом является систематическим процессом, который включает тщательный анализ расходов за предыдущие годы, расходы на текущий год, прогнозируемое количество сотрудников и другие прогнозы на будущее, чтобы не обделить вниманием функциии управления персоналом.

Есть много областей, которые охватывают человеческие ресурсы, так как вы можете быть уверены, что включите все в бюджет HR? Даже малый бизнес может недооценивать затраты на подбор, найм, обучение и другие меры, чтобы обеспечить отличный опыт для сотрудников. Это также область, которая может ввергнуть организацию в хаос как внутренних, так и внешних источников почти в одночасье, как мы видели во время пандемии.

В связи со смещением приоритетов всем организациям необходимо пересмотреть свою стратегию бюджетирования управления персоналом, чтобы обеспечить эффективное управление персоналом в течение всего года.

Наличие шаблона бюджета для персонала может помочь в процессе планирования разумного бюджета на предстоящий год. Вот составляющие типичного HR-бюджета:

Привлечение и рекрутинг талантов

Для большинства организаций это является высоким приоритетом. с высоким ценником. Планирование новых сотрудников требует наличия бюджета на управление персоналом, который может поддержать все, от объявления о вакансиях до адаптации. Ожидается, что конкуренция будет расти; Поэтому здесь нужно выделять большую часть своего бюджета. Вы должны заложить в бюджет следующие средства:

• Реклама открытых вакансий
• Собеседование и отбор кандидатов
• Проверку
• Адаптация новых сотрудников
• Агентское вознаграждение
• Переезд сотрудников или организация удаленного офиса
• Маркетинг по подбору персонала
• Снижение текучести кадров

Обучение и развитие

Опрос Gartner 2021 года показал, что 68% руководителей отделов кадров заявили, что в следующем году они будут развивать критически важные навыки и компетенции. Выделите разумную сумму на обучение и развитие, которые обеспечивают положительную отдачу от инвестиций. Рассматривать:

• Обучение новых сотрудников
• Устранение пробелов в навыках
• Сертификация сотрудников
• Внедрение систем обучения
• Переход на электронное обучение

Повышение квалификации HR

HR должен устранять не только пробелы в навыках сотрудников, но и свои собственные. Если вы хотите, чтобы ваша HR-команда оказала реальное влияние на организацию, вам необходимо убедиться, что члены вашего отдела обладают перспективными HR-компетенциями— которые помогут вашему бизнесу добиться успеха. Вот почему вам необходимо включить возможности повышения квалификации HR в планирование бюджета.

• Командная или корпоративная лицензия на курсы электронного обучения по управлению персоналом
• Сертификация в области управления персоналом
• Бюджеты на персональное обучение сотрудников HR
• Семинары
• Курсы в колледже

Компенсации и льготы

Сравнивая прошлогодний найм и стоимость компенсаций и льгот для сотрудников, увеличьте свой HR-бюджет примерно на 3-5%. Примите во внимание:

• Заработная плата сотрудников
• Медицинская страховка
• Страхование жизни
• Пенсионные планы
• Оплачиваемый отгул
• Оплата сверхурочной работы
• Бонусы
• Другие привилегии

Многообразие, равенство и инклюзивность

По прогнозам, движение к большему разнообразию, равенству и инклюзивности продолжится. Внесите свой вклад, выделив часть своего бюджета на человеческие ресурсы на образование и культуру DEI:

• Увеличение разнообразия найма
• Внедрение инклюзивных практик найма
• Обучение разнообразию и инклюзия и построение культуры
• Программы лидерства DEI

Отношения с сотрудниками и управление талантами

Компенсации и льготы — это только начало, когда речь идет о поощрении сотрудников. А сотрудники должны чувствовать, что их ценят. Рассмотрите другие способы повышения стимулов и признания ваших лучших работников при планировании бюджета на эту категорию расходов.

• Вовлечение сотрудников
• Создание позитивной рабочей среды
• Тимбилдинг и коучинг
• Точное размещение кандидатов
• Построение отношений с руководством
• Трудовые отношения

Безопасность и благополучие сотрудников

Обеспечение безопасного и ориентированного на безопасность рабочего места является юридической обязанностью всех работодателей. В рамках подготовки бюджета на управление персоналом проведите аудит действующих политик и систем, чтобы определить затраты, связанные с улучшениями.

• Соблюдение требований физической безопасности
• Психическое благополучие
• Здоровье сотрудников
• Безопасность на работе

HR-технологии

Поскольку новые продукты предлагаются постоянно, это может быть отличной возможностью обновить ваши старые системы управления персоналом и инвестировать во что-то, что оптимизирует управление человеческим капиталом.

• HR информационные системы (HRIS)
• Технология управления обучением
• Системы начисления заработной платы и льгот
• Инструменты для удаленной работы

Управление персоналом

Обязательно выделите место в своем бюджете на управление персоналом, чтобы покрыть расходы на содержание отдела кадров. Будь то отдел из одного человека в малом бизнесе или большая команда в крупной компании, или управление большой командой рекрутеров и специалистов по персоналу, все должны чувствовать поддержку, поскольку мир работы продолжает меняться.

• HR-коммуникации
• Общее кадровое делопроизводство

Планирование бюджета на управление персоналом так же необходимо, как и учет затрат на любую другую область деятельности; На самом деле, это лежит в основе того, почему ваша организация процветает. Основные причины, по которым нужно начать думать о бюджете на HR заранее, заключаются в следующем:

• Управление затратами на человеческий капитал – Избегайте перерасхода средств или, что еще хуже, нехватки средств. Хорошо спланированный бюджет на управление персоналом позволяет перераспределять ресурсы при изменении ситуации.
• Обеспечение операционной эффективности HR – у вас есть обзор того, куда вы можете потратить деньги и сколько, что позволяет вам работать эффективно и результативно.
• Достижение организационного успеха – Благодаря эффективности управления персоналом организации могут получить максимальную отдачу от своего персонала, быть продуктивными и достигать своих целей. Это также подготовит вас к изменениям в законодательстве, которые повлияют на различные области управления персоналом.
• Занимайте свое место за столом принятия решений – Поскольку на 60% больше бизнес-лидеров ожидают от HR партнеров, возможность представить хорошо разработанный бюджетный план может повысить вашу ценность для организации.

Есть некоторые шаги, которые вы можете предпринять, и лучшие практики, которые вы можете применить, чтобы сделать планирование вашего HR-бюджета более эффективным.

Шаг 1 – Определите свои бизнес-цели.

Все кадровое планирование должно соответствовать бизнес-целям на сделующий год. Сначала определите, каковы приоритеты для бизнеса, чтобы ваши цели в области управления персоналом были хорошо согласованы, а затем переходите к менее важным областям. Отличным примером компании, которая хорошо справляется с этой задачей, является Apple, которая поощряет участие HR во всех областях корпоративной стратегии.

Шаг 2 – Проанализируйте прошлые бюджеты.

Используйте это время, чтобы проанализировать прошлые бюджеты, расходы и производительность. Подумайте, как вы использовали бюджеты и каковы были их результаты. Учитесь и совершенствуйтесь.

Шаг 3 – Проанализируйте и спрогнозируйте свои потребности в рабочей силе.

Заблаговременное планирование потребностей в подборе персонала может поставить вас на место управленца с точки зрения бюджета. Получите хорошее представление о численности персонала в каждом отделе в сравнении с текучестью кадров и производительностью проекта. Работа с затратами на найм, обучение, компенсации и льготы.

Шаг 4 – Подготовьте свой бюджет на HR на основе данных.

Как мы уже упоминали, ваши прошлые результаты, ваши планы и прогнозы роста, а также технологии — все это основы для точного планирования HR-бюджета. Используйте самые последние данные для принятия решений, что избавляет от догадок.

Шаг 5 – Планируйте наилучший и наихудший сценарии.

Составьте план, чтобы охватить лучшее и худшее из того, что рынок труда предлагает вашей компании. Например, ваша годовая текучесть кадров может составлять в среднем 5%. Но что, если с Великой отставкой она увеличится до 15%? Тогда вам, возможно, придется увеличить свои расходы на подбор персонала, потому что вам нужно будет заменить больше людей.

Шаг 6 – Рассматривайте инвестиции как строители бизнеса.

Планируете запустить новый HR-инструмент или новую реферальную программу для сотрудников? Со всеми доступными отличными вариантами сейчас самое время обновить свои системы управления персоналом и/или внедрить новые технологии. Это инвестиция в успех вашего отдела кадров. Просто не забудьте учесть это в своем бюджете, в том числе то, какой ROI вы ожидаете.

Шаг 7 – Имейте реалистичные ожидания.

Бюджет вашего HR-отдела должен быть реалистичным представлением о том, что принесет будущий год. Не тратьте слишком много, но и не упускайте из виду критически важные области. Подготовьте свой бюджет в виде четкого отчета, используя реалистичные цифры, чтобы он с большей вероятностью был принят.

Шаг 8 – Получите одобрение.

Последним шагом перед реализацией бюджета на управление персоналом является его рассмотрение и утверждение руководством вашей организации. Говорите на языке бизнес-целей и проиллюстрируйте, как предлагаемый бюджет согласуется с корпоративными целями. У вас будет больше шансов получить одобрение руководства без лишней суеты.

Точное планирование HR-бюджета требует досконального понимания всех затрат и разнообразных данных.