Корпоративный чат – все, что вам нужно знать о командном обмене мгновенными сообщениями

Все больше и больше из нас используют мгновенные сообщения для общения в личной жизни.
Это может облегчить онлайн-чат между удаленными работниками или распределенными командами. Это может быть платформа для быстрого решения простых запросов. Или это может открыть возможность общения с клиентами. Обмен мгновенными сообщениями поддерживает коммуникацию и совместную работу, предлагая некоторые удивительные преимущества по сравнению с традиционной электронной почтой.

К популярным приложениям для группового чата относятся Microsoft Teams, Google Chat и Slack.

Все сотрудники, будь то удаленные, работающие в дороге или в офисе, могут начать новый разговор, создать канал обсуждения и сотрудничать с коллегами

Вот краткий обзор основных функций, которыми должна обладать каждая платформа обмена мгновенными сообщениями для бизнеса:

Чат в реальном времени

Пользователи могут начинать разговоры и обмениваться эмодзи, файлами и т. д. в защищенных индивидуальных и групповых беседах. Чтобы еще больше улучшить коммуникацию, возможность
чтения текста вслух может помочь членам команды, которые предпочитают обработку слуховой информации или занимаются деятельностью, где визуальное внимание ограничено.

Настройка

Вы должны уметь адаптировать платформу чата к потребностям вашей команды. Улучшите взаимодействие с пользователем с помощью функций настройки, таких как уведомления, темы и интеграции.

История чатов с возможностью поиска

Вам нужен легкий доступ к прошлым разговорам и общим файлам.
Сообщения с возможностью поиска позволяют командам быстро находить нужную информацию.

Компании все чаще используют групповой чат для поддержки внутренней коммуникации. В отличие от электронной почты, она намного быстрее и отзывчивее. Пользователи мгновенно получают уведомления, когда они находятся в сети, а отправитель сразу видит, когда получатель прочитал сообщение. Это происходит мгновенно, поэтому сотрудники могут быть в курсе событий более эффективно, чем когда-либо. Совместные, содержательные онлайн-обсуждения быстро решают проблемы, в то время как жизненно важная информация распространяется в равной степени и инклюзивно.

Обмен мгновенными сообщениями также имеет тенденцию быть доступным. Сообщения обычно краткие и больше похожи на непринужденную беседу. И, возможно, из-за того, что они короче и менее формальны, люди обычно отвечают немедленно.

Общение в команде поддержки независимо от местоположения

Стремление к лучшему балансу между работой и личной жизнью после пандемии привело к тому, что все больше и больше людей переходят на удаленную работу. Скорее всего, эта тенденция будет только расти.

Приложение для командного чата предоставляет этим сотрудникам средство для общения, связи и обмена информацией, преодолевая разрыв в физическом расстоянии между пользователями.

Обмен мгновенными сообщениями также позволяет удаленным или мобильным сотрудникам быстро решать проблемы. Допустим, у финансового менеджера есть вопрос о требовании сотрудника о возмещении расходов. В отличие от официального электронного письма, которое сотрудник может не открыть до следующего дня, мгновенное сообщение легко решает проблему. Финансовый менеджер может обработать претензию немедленно, а сотрудник получит свои расходы в тот же день.

Помощь командам эффективнее сотрудничать

Общение в режиме реального времени способствует активной командной работе. Все члены команды могут присоединиться к обсуждению, поделиться идеями и оставить отзыв. Кроме того, это помогает устранить разрозненность и повысить прозрачность, что позволяет достичь общего понимания целей и прогресса.

Повышение производительности

Чаты могут увеличить скорость обмена информацией между командой. Файлы и данные легко загружаются и мгновенно распространяются. Коммуникация в режиме реального времени позволяет быстро принимать решения, что приводит к более гибкой работе и повышению производительности.

Кроме того, групповой чат снижает потребность во встречах и дает сотрудникам ответы на вопросы, которые им нужны, не прерывая рабочие процессы.

Быстрое решение проблем

Корпоративный чат может иметь важное значение в решении вопросов и проблем. В конце концов, помощь знающих коллег находится на расстоянии одного пинга.

Скажем, например, ваш менеджер по персоналу хочет провести собрание команды, чтобы проверить прогресс в получении нового пакета льгот для сотрудников. Однако поиск времени и дня отнимает много времени, особенно если два учтника команды работают в разных офисах. Таким образом, вместо бюрократии, связанной с личными встречами, видео- или конференц-звонками, члены команды просто собираются вместе в социальной сети. Обмен сообщениями в чате в групповом дискуссионном канале означает, что вся команда одновременно получает обновленную информацию.

Распространение важной информации

Групповой чат через социальную сеть — отличный способ быстро распространять важные сообщения. В отличие от электронной почты, где непрочитанные сообщения засоряют почтовые ящики сотрудников по всему миру, групповые чаты работают мгновенно.

Возможно, члену вашей команды нужно срочно принять решение по запросу клиента. Менеджер может ответить незамедлительно, возможно, сохранив сделку.

Повышение качества обслуживания клиентов

Кроме того, командный чат в режиме реального времени может способствовать повышению качества обслуживания клиентов. Компании все чаще используют ботов для обеспечения более оперативного и персонализированного обслуживания клиентов, а обмен мгновенными сообщениями может помочь вашему персоналу работать с клиентами в достижении лучших результатов.

Например, вы можете разговаривать по телефону с потенциальным клиентом, который спрашивает конкретные подробности о продукте, в покупке которого он заинтересован. Вы не знаете информацию из головы. Тем не менее, быстрое мгновенное сообщение коллеге означает, что вы можете ответить на вопрос так, чтобы клиент об этом не узнал.

Проще говоря, обмен мгновенными сообщениями предлагает потенциал для оптимизации внутренней коммуникации и более быстрых и гибких операций.

• Одним из основных недостатков электронной почты являются печально известные длинные и сложные цепочки, которые затрудняют отслеживание разговоров. Обмен мгновенными сообщениями, напротив, обеспечивает бесшовное групповое обсуждение в режиме реального времени, которое легче отслеживать и принимать меры.

Самое главное, что электронная почта не является инструментом коммуникации в режиме реального времени. Только в прошлом году было отправлено почти 350 миллиардов деловых электронных писем, но для принятия срочных решений электронная почта часто не справляется.

Подводя итог, можно сказать, что электронная почта все еще занимает свое место, но ее все чаще дополняют или заменяют мгновенные сообщения.

1. Определите цель и ценность сообщества

Прежде чем развивать сообщество, задайте себе вопросы:

• Зачем оно нужно? Для каждой команды ответ свой: объединить коллектив, донести информацию от руководителя, рассказывать коллегам, куда движется компания, отслеживать достижения и промахи конкурентов и учитывать их в своей работе.
• Какую ценность сообщество приносит сотрудникам? Например, полезная информация, развлекательный контент, общение.

Понимание целей — информирование, обмен опытом, признание заслуг или неформальное общение — поможет выстроить сообщество с четкой структурой и полезным содержанием.

Совет: регулярно напоминайте сотрудникам, зачем сообщество существует, и подчеркивайте его пользу.

2. Оживите коммуникацию

Сухие сообщения и отчеты не заинтересуют аудиторию. Используйте несколько видов контента. Короткие видео, например, мотивационные кружки от руководителей, ролики о корпоративе, или о тренировке в рабочем спортзале. Вдохновляющие истории успеха сотрудников: как профессиональные, так и в рамках хобби.

Совет: используйте неформальный стиль общения, где это уместно. Живые посты с элементами юмора или личными комментариями вызовут больше отклика — лайков и комментариев, чем сухие сводки новостей компании.

3. Добавьте регулярные рубрики

Так приучите читателей следить за новостями. Примеры:

«Понедельничный старт» — планы компании на неделю

«Пятничный дайджест» — главные события и достижения недели

«Сотрудник месяца» — признание заслуг коллег

«Ребусы» — это самая популярная рубрика в нашем ТГ-канале, сотрудники обожают разгадывать загадки, а мы получаем высокую вовлеченность в корпоративные посты/

4. Предложите коллегам стать авторами контента

Очень важно вести канал регулярно, чтобы у сотрудников были мотивация и желание заходить туда каждый день.

• Просите поделиться успехами, кейсами или личными новостями
• Запустите челленджи, например: «Расскажите о своем рабочем дне»
• Призывайте писать комментарии. Самым активным можно дарить мерч или благодарить в постах

Совет: поощряйте активность читателей небольшими бонусами — благодарностями, корпоративным мерчем или символическими подарками.

5. Используйте геймификацию

Игровые элементы стимулируют активность и добавляют соревновательный дух.

• Внедрите систему баллов за участие в обсуждениях и предложениях. Например, кто первым решит задачу или ответит на вопрос — получит баллы, которые можно обменять на корпоративные бонусы
• Проводите викторины и конкурсы с призами

6. Публикуйте важные и срочные новости

Корпоративный чат, канал или платформа должны стать единственным источником актуальной информации. Если сотрудники знают, что все важные объявления публикуют только тут, они будут регулярно следить за обновлениями. Мы, например, ставим все задачи в Битрикс24 и дублируем их в ТГ-канал.

Совет: ставьте уведомления сотрудникам, когда публикуете критически важные сообщения.

7. Развивайте неформальное общение

Позвольте сотрудникам общаться на отвлеченные темы — интересы, хобби, события. Создайте отдельные каналы или рубрики:

• «Обсуждаем фильмы и книги»
• «Планируем выходные»
• «Поздравляем с днем рождения»

8. Поддерживайте диалог и обратную связь

Корпоративное сообщество — это не монолог. Стимулируйте сотрудников к обсуждениям и комментариям: «Какие есть предложения?», «Что думаете на этот счет?». Так получите новые идеи и предложения, которые помогут компании развиваться.

Совет: попросите руководителей участвовать в обсуждениях и благодарить подчиненных за конструктивные комментарии.

9. Свяжите корпоративное сообщество с повседневной работой сотрудников

Чтобы сообщество стало полезным инструментом, а не дополнительной нагрузкой, публикуйте расписание встреч, результаты проектов и важные задачи, автоматизируйте уведомления о новых документах или поручениях.
10. Признавайте и поощряйте активных сотрудников

• Регулярно благодарите участников за вклад в сообщество.
• Вручайте символические «титулы» и награды. Например, «Лучший комментатор месяца» или «Инициатор недели».
• Заранее составьте медиаплан со списком активностей и придерживайтесь его. Закажите мерч и призы заблаговременно, важно системно поощрять сотрудников.