Анализ данных интервью при увольнении

Собеседование должна проводить нейтральная третья сторона, поэтому обычно это представитель отдела кадров. Они представляют собой набор конкретных, единообразных вопросов для каждого сотрудника, который увольняется.

Этот заключительный этап пути сотрудника обеспечивает закрытость и позволяет ему быть услышанным в обстановке, где он может откровенно выразить свои мысли. Их мнения и предложения дают представление об обстоятельствах, связанных с их уходом, и о том, как организация рассматривается глазами сотрудника. Это способ узнать, что могло пойти не так и можно ли что-то сделать, чтобы предотвратить подобные случаи в будущем.

Еще один способ сбора данных об увольняющихся сотрудниках — проведение опроса при увольнении, который представляет собой анкету для получения обратной связи о причинах их ухода и общем опыте сотрудников.

Эта информация может помочь вам определить основные причины текучести кадров и другие проблемные области. Затем вы можете решить их, чтобы улучшить рабочую среду и удовлетворенность сотрудников.

Точно так же, как адаптация новых сотрудников начинается с соответствующей информации и проводит их через основные процедуры, увольнение необходимо для надлежащего завершения жизненного цикла сотрудника. Оффбординг включает в себя все необходимые задачи, документы и юридические требования, а также прекращает трудовые отношения на хороших условиях.

Увольняющиеся сотрудники получают последнее впечатление о компании во время оффбординга. Они могут уйти либо обиженным противником, либо сторонником, который высоко отзывается об организации. Независимо от того, что привело к их уходу, оффбординг может заставить их уйти с уважением и профессионализмом.

Собеседования при увольнении являются важной частью оффбординга и должны проводиться при увольнении сотрудников при любых обстоятельствах, т.е. при увольнении, трудоустройстве или расторжении контракта, увольнении или выходе на пенсию. Они позволяют сотрудникам быть услышанными и прояснить недоразумения. Собеседования при увольнении также предоставляют HR специалистам информацию о причинах ухода сотрудников, которую он не получил бы в противном случае.

1. Определите проблему

Первый шаг в процессе анализа данных выходного интервью — знать, чего вы пытаетесь достичь. Вам потребуется сотрудничать с руководством и другими заинтересованными сторонами, чтобы понять, что нужно бизнесу. Какую проблему вы хотите, чтобы вам помогли решить данные?

Обозначьте цель, сформулировав постановку проблемы, например:

• Лучших сотрудников не удерживают.
• Люди постоянно увольняются с определенной должности или из отдела.
• Молодые работники уходят, достигнув определенного уровня занятости.

Затем вы превращаете постановку задачи в вопрос, на который вы хотите получить ответ с помощью данных. Например, можно спросить: «Как мы удерживаем лучшие таланты?» Затем сделайте еще один шаг вперед и сделайте его как можно более конкретным: «Как мы удерживаем лучших специалистов на должностях лидеров команды?»

Далее можно определить желаемый результат, который принесет пользу компании. Это может быть так: «Удержание лучших талантов на должностях руководителей команд сохранит производительность и обеспечит пул потенциальных кандидатов на более высокий уровень управления».

2. Определите, какие данные выходного интервью будут собираться

Как только вы поймете, что ищете, вам нужно решить, какие данные вам понадобятся и как их собирать. Следует учитывать два типа данных: качественные и количественные. Давайте рассмотрим их.

Качественные данные:

Качественные данные выражают субъективные и интерпретативные качества, которые не могут быть измерены численно, но могут быть изучены, записаны и классифицированы. Этот тип данных что-то приближает и характеризует.

Этот тип данных собирается из таких форматов, как опросы, анкеты и интервью с открытыми вопросами. Он определяет черту и выражает ее без цифр.

Примерами качественных данных собеседований при прекращении службы могут быть:

• Рабочая среда инклюзивна, но требовательна
• Организационная культура способствует сотрудничеству и инновациям.

Количественные данные:

Количественные данные выражаются в цифрах и могут быть проверены и валидированы, что позволяет определить, сколько, сколько и как часто. Этот тип данных может быть собран во время выходных собеседований, предлагая числовое ранжирование ответов.

В качестве примера можно привести количественные данные выходного интервью в следующих форматах:

• 65% увольняющихся сотрудников оценивают компанию как работодателя на 3 из 5
• 25% увольняющихся сотрудников оценивают своих руководителей ниже 4 из 5 по беспристрастности.

3. Соберите данные выходного интервью

Теперь, когда у вас есть стратегия работы с данными, вам нужно будет разработать процесс собеседования при увольнении, чтобы собрать необходимую информацию. Вот обзор того, что это влечет за собой:

Определите функции собеседования при прекращении службы:

Помимо решения конкретной бизнес-задачи, выходное интервью служит и другим целям, к которым можно отнести следующее:

• Формальное оформление трудовых отношений
• Просмотр моментального снимка опыта сотрудников и общего восприятия культуры компании
• Определение как того, что работает, так и проблемных зон
• Выяснение, будет ли бывший сотрудник продвигать организацию в будущем.

Разработайте эффективные вопросы/опросы для выходного собеседования:

Постановка правильных вопросов обеспечит лучшие результаты. Использование шаблона выходного интервью может помочь вам сохранить последовательность. Убедитесь, что вопросы следующие:

• Формулировка без осуждения, чтобы стимулировать честные ответы
• Стандартизация для получения согласованных данных
• Задается достаточным временем для ответа
• Возможность подсказать несколько открытых ответов для получения более подробной информации.

Полезно сосредоточить вопросы на оценке определенных компонентов работы. Мы составили полный список типов вопросов, которые следует задавать.

Вот краткое изложение пяти категорий и пример вопроса для каждой из них:

1. Сотрудник: «Объясните обстоятельства, которые побудили вас искать другую работу».
2. Работа: «Соответствовала ли эта работа вашим ожиданиям с момента первого найма?
3. Корпоративная культура: «Как бы вы определили культуру нашей компании?»
4. Рабочая обстановка: «Что вам больше всего понравилось в приходе на работу?»
5. Ресурсы/технологии: «Были ли у вас инструменты, необходимые для того, чтобы наилучшим образом справиться с этой ролью?»

Проведите выходное собеседование:

Наряду с правильными вопросами, есть некоторая административная логистика для проведения успешного выходного собеседования. Вот несколько советов:

• Запланируйте собеседование как можно ближе к отъезду человека. Если они стоят одной ногой за дверью, они будут чувствовать себя более комфортно, будучи открытыми и искренними.
• Для опросов при выходе из системы используйте автоматизированные системы для оптимизации сбора и анализа данных, например, инструмент обратной связи с сотрудниками.
• Имейте в виду, что некоторые вопросы могут вызвать эмоциональную реакцию, особенно когда сотрудника увольняют.
• Обеспечьте конфиденциальность в отношении того, чем они делятся, и выразите признательность за их вклад.

4. Очистите данные выходного интервью

Прежде чем приступить к анализу данных выходного собеседования, вы должны убедиться, что они надежны, особенно при анализе количественных данных. При компиляции данных из нескольких источников может произойти дублирование и неправильная маркировка. «Чистые» данные будут полными, последовательными и точными. «Грязные» данные отражают ошибки и несоответствия. Вложение усилий в ошибочные данные приведет к пустой трате вашего времени и помешает получению результатов.

Очистка данных — это распознавание и исправление ошибок в необработанных данных. Для сохранения качества данных можно выполнить следующие задачи по очистке данных:

• Извлекайте ненужные точки данных, которые не способствуют анализу.
• Выявляйте повторяющиеся ответы и устраняйте выбросы и существенные ошибки.
• Унифицируйте данные, организовав верстку и исправив опечатки.
• Найдите все пропущенные значения и заполните пробелы.
• Анонимизируйте ответы, чтобы защитить неприкосновенность частной жизни и конфиденциальность сотрудников.

Мы разработали подробное руководство о том, какие инструменты и функции Excel могут помочь вам в очистке данных в Excel. Некоторые из них включают в себя:

• Как удалить дубликаты
• Сортировка данных
• Преобразование данных (с помощью функций VALUE и TEXT).

5. Анализируйте данные

Теперь пришло время проанализировать данные выходного интервью и получить некоторое представление. По отдельности выходные интервью и опросы могут не быть богатым источником данных, но в совокупности они выявят определенные тенденции и закономерности.

Вам нужно будет определить, какие инструменты использовать для анализа данных. В вашем программном обеспечении для управления талантами или управления персоналом, вероятно, есть какой-то компонент оффбординга, но он может быть недостаточно подробным. Существуют различные технологические решения, специально предназначенные для данных собеседований при увольнении, но Excel также является мощным и легкодоступным инструментом.

В нашем подробном руководстве по инструментам и функциям Excel также представлены несколько инструментов, которые вы можете использовать для анализа данных. К ним относятся:

• Использование срезов и фильтров
• Сводные таблицы

Ваш подход к анализу данных будет зависеть от того, что вам нужно, чтобы эти данные вам рассказали. Ааналитика данных обычно подпадает под одну из следующих четырех категорий:

1. Описательный анализ: обобщает данные и описывает, что произошло. (Пример: количество сотрудников, покинувших организацию за один год.)
2. Диагностическая аналитика: определяет, почему что-то произошло. (Пример: Поиск наиболее часто раскрываемой причины, по которой люди увольняются.)
3. Прогнозный анализ: формулирует будущие тенденции путем создания моделей на основе исторических данных. (Пример: Прогнозирование текучести кадров на следующий год.)
4. Предписывающий анализ: применяет прошлые и настоящие данные для выработки рекомендаций для будущих решений. (Пример: Определение областей вовлеченности сотрудников, в которых необходимо принять меры для предотвращения текучести кадров.)

Существует несколько показателей, которые вы можете отслеживать рядом с данными выходного собеседования, в том числе следующие:

• Коэффициент текучести кадров: количество уволившихся сотрудников по сравнению со средним числом сотрудников. Возможно, вы захотите разбить это на добровольную и непроизвольную текучесть кадров.
• Коэффициент удержания: Количество занятых сотрудников за вычетом тех, кто ушел в течение установленного периода.
• Коэффициент удержания на одного менеджера: количество увольнений на отдел/руководителя в процентах от всех увольнений.
• Коэффициент удержания лучших или худших сотрудников: количество лучших или низких сотрудников, которые остаются в компании в течение определенного периода времени, по сравнению с общим числом сотрудников на начало этого времени.
• Коэффициент завершения выходного интервью – количество завершенных выходных интервью по сравнению с предложенным числом.

6. Делитесь идеями с заинтересованными сторонами

Интерпретация полученных результатов и формулирование выводов является кульминацией анализа данных. Вам нужно будет подготовить аналитический отчет по выходному собеседованию и представить его заинтересованным сторонам.

Как подвести итоги выходного интервью

В отчете о выходном собеседовании должен быть описан процесс выходного собеседования, какие данные вы собрали, а также некоторые идеи о том, что необходимо исправить. Вы также должны быть готовы внести предложения о том, как действовать.

• Сгруппируйте ответы по соответствующим категориям, таким как рабочая среда, управление, компенсация и карьерный рост.
• Сосредоточьтесь на решении наиболее насущных проблем, которые могут повлиять на удержание сотрудников или эффективность организации.
• Для достижения оптимального эффекта отчет о выходном собеседовании должен содержать методы визуализацииданных. Представление данных в иллюстративной форме дает заинтересованным сторонам более ощутимый способ усвоения информации. Диаграммы, графики, круговые диаграммы, цвета, фигуры и т. д. — все это помещает цифры в картину, которую нетехнические люди могут увидеть и понять лучше.
• Также важно адаптировать информацию, которую вы представляете, в соответствии с потребностями вашей аудитории. Сосредоточение внимания на том, что больше всего интересует определенные заинтересованные стороны, придаст вашим выводам и идеям больше достоверности.
• Подготовьте презентацию с анализом выходного собеседования, в которой вы поговорите с заинтересованными сторонами, например, с менеджерами и старшими руководителями, о своих выводах.

7. Определите действия, которые необходимо предпринять

После того, как вы собрали и проанализировали полезные данные выходного собеседования, пришло время перенести их в решения. Вы должны уметь выявлять вопросы, требующие внимания, и принимать решения на основе данных, чтобы определить свои следующие шаги.

Вы можете использовать данные исследования увольнения для изменения политик и практик, которые улучшат текучесть кадров и коэффициент удержания сотрудников. Когда вы знаете основные причины, по которым сотрудники уходят, вы можете изучить, как различные аспекты опыта сотрудников способствуют этому.

Вот несколько бизнес-практик, которые вы, возможно, захотите изучить на предмет потенциальных слабых мест:

• Стратегии рекрутинга/найма
• Профессиональное обучение/повышение квалификации персонала
• Онбординг
• Целевой коучинг/обучение менеджеров
• Реализация менторской программы
• Вопросы баланса между работой и личной жизнью
• Компенсационный и социальный пакет