Собеседования с кандидатами: зачем вести запись

Записи собеседований очень важны для процесса подбора персонала - они помогают рекрутерам и менеджерам по подбору персонала точно вспомнить детали собеседований с кандидатами. Записи собеседований также помогают смягчить предвзятость и способствуют принятию справедливых решений в процессе найма. Как HR-специалист, вы также можете использовать записи собеседований для сравнения лучших практик, основанных на успешных наймах.

В эти записи обычно включаются наблюдения, ответы и ключевые моменты, обсуждавшиеся во время собеседований, что обеспечивает всестороннюю и объективную оценку кандидатов со стороны HR. В этих записях отражаются квалификация, навыки, опыт и общее соответствие кандидата занимаемой должности, а также даются рекомендации, которые помогут в процессе принятия решения.

Записи о собеседованиях также представляют собой официальный отчет, который можно использовать в случае возникновения вопросов или споров, связанных с процессом найма. Они обеспечивают прозрачность и подотчетность, позволяя определить, насколько методично ведется процесс найма и справедливо оцениваются кандидаты. Это особенно важно, если кандидат сомневается в результатах собеседования или если компании приходится решать юридические вопросы или вопросы соблюдения нормативных требований.

Понимание того, когда и зачем каждая сторона делает записи и что в них должно быть включено, обеспечивает согласованную и всестороннюю оценку кандидатов.

На этапе предварительного отбора
На этапе предварительного отбора HR-специалист делает заметки, основываясь на резюме, телефонных звонках, ключевых квалификациях и опыте, а также на любых потенциальных «красных флажках». Эти заметки помогают отсеять неквалифицированных кандидатов и обеспечить переход к следующему этапу только подходящих кандидатов.

Отборочные интервью
Во время отборочных собеседований отдел кадров записывает подробные ответы кандидатов на стандартные вопросы, оценивая их базовую квалификацию, соответствие культурным особенностям, культурные пристрастия и интерес к открытым вакансиям. Эти записи затем передаются менеджеру по подбору персонала, предоставляя ему полное представление о каждом кандидате.

Тесты для первичной оценки
HR отвечает за документирование результатов и любых других наблюдений за работой каждого кандидата, если процесс найма включает в себя какие-либо первичные тесты или оценку навыков. Эта информация очень важна для менеджера по подбору персонала, чтобы понять возможности кандидатов и их соответствие различным должностям.

Проверка рекомендаций
Подробная информация об отзывах предыдущих работодателей и коллег кандидатов - один из самых важных этапов процесса подбора персонала. Эти справки необходимы для проверки биографии кандидата и позволяют противостоять возможным предубеждениям. Например, если предыдущие работодатели или руководители кандидата высказывают совершенно разные мнения о нем, вам необходимо провести дополнительное исследование, прежде чем предпринимать дальнейшие шаги.

Обсуждения при приеме на работу
На заключительных этапах процесса найма HR может обсудить с каждым кандидатом его ожидания по зарплате, наличие свободных мест и логистику оформления на работу. Заметки, сделанные в ходе этих обсуждений, важны для обеспечения плавного перехода новых сотрудников и согласования их ожиданий с ожиданиями компании.

Технические собеседования
Во время технических собеседований менеджер по подбору персонала делает записи о навыках, умении решать проблемы и технических знаниях кандидатов. Это очень важно для оценки соответствия кандидата техническим аспектам роли, а также для сравнения профессиональных навыков и опыта разных кандидатов.

Кроме того, просмотр записей после технического собеседования может выявить пробелы, которые не были очевидны изначально из-за способности кандидата казаться более осведомленным, чем он был на самом деле.

Поведенческие интервью
В ходе поведенческих интервью менеджер по подбору персонала фиксирует ответы кандидатов на ситуационные вопросы, оценивая их поведение в прошлом и потенциальное соответствие культуре компании. Это показывает, как кандидаты могут вести себя в реальных условиях.

Групповые собеседования
Когда в собеседовании участвуют несколько интервьюеров, менеджер по подбору персонала часто возглавляет группу и записывает коллективные отзывы и наблюдения. Это позволяет учесть все точки зрения и составить сбалансированное мнение о каждом кандидате.

Оценка конкретных ситуаций
Менеджеры по подбору персонала могут проводить собеседования с изучением конкретных ситуаций для кандидатов на должности, связанные с решением проблем и стратегическим мышлением. Во время таких собеседований они делают подробные записи о подходе, процессе мышления и предлагаемых решениях каждого кандидата, чтобы оценить его аналитические и стратегические способности.

Заключительные собеседования
Во время финального собеседования, как правило, с высшим руководством или менеджером по подбору персонала, составляются подробные записи, чтобы зафиксировать окончательные впечатления и все дополнительные вопросы и пожелания. Эти записи играют ключевую роль в процессе принятия окончательного решения и согласования предложения.

Организованное ведение записей во время собеседований помогает точно оценить кандидатов и принять взвешенное решение о найме. Чтобы помочь вам упростить этот процесс, мы создали простой в использовании шаблон в Excel.
Поделитесь этим шаблоном с менеджером по персоналу и другими интервьюерами, чтобы обеспечить последовательность действий всех участников. Затем вы можете использовать его в качестве руководства при проведении собеседования и убедиться, что охватили все важные области.

1. Хорошо подготовьтесь перед собеседованием
Подготовка - ключ к эффективному конспектированию во время собеседования. HR-специалисты и рекрутеры должны встретиться с менеджерами по подбору персонала, чтобы понять обязанности каждой открытой вакансии и прояснить все области, вызывающие беспокойство.

Также следует заранее подготовить структурированные вопросы, чтобы в ходе собеседования систематически затрагивать все необходимые темы. Наконец, перед собеседованием изучите резюме и анкетные данные каждого кандидата - это поможет вам правильно составить вопросы.

2. Создайте шаблон структурированного интервью
Такой шаблон поможет не только вам как HR-специалисту, но и менеджерам по подбору персонала. Структурированный шаблон интервью необходим для эффективной организации заметок - он должен включать разделы с личной информацией, ключевыми квалификациями, сильными и слабыми сторонами, а также поведенческими реакциями. Последовательный формат облегчает сравнение кандидатов и позволяет не упускать из виду важные моменты.

3. Практикуйте активное слушание и вовлеченность
Ваша цель - сделать точные и полные записи, а это возможно только в том случае, если вы будете активно слушать каждого кандидата. Для этого необходимо установить зрительный контакт, проявить интерес к ответам и использовать невербальные сигналы (например, кивок). Это позволит вам делать подробные записи и произведет положительное впечатление на кандидата.

4. Используйте аббревиатуры и символы
Использование сокращений и символов поможет ускорить процесс ведения записей и зафиксировать всю важную информацию, не теряя при этом течения беседы с кандидатами. Составьте список стандартных сокращений и символов для часто используемых терминов (например, «XP» - опыт или «Qs» - квалификация) и ознакомьтесь с ними. Вы также должны поделиться этим списком с другими интервьюерами, чтобы они понимали ваши заметки после каждого интервью.

5. Выделяйте ключевые моменты и цитаты
Чем больше кандидатов вы проинтервьюируете, тем больше заметок у вас будет после собеседования. Выделение ключевых моментов и прямых цитат кандидата поможет вам сосредоточиться на важной информации. Для этого можно использовать разные цвета для выделения важных моментов и цитат, а также отмечать особенно сильные или слабые ответы каждого кандидата для последующего обсуждения с командой.

6. Просматривайте и редактируйте записи после интервью
Просмотр и редактирование заметок сразу после каждого интервью поможет вам заполнить пробелы, прояснить неясности и лучше организовать их. Вы можете добавить дополнительные заметки, пока интервью еще свежо в памяти, и использовать структурированный шаблон для упорядочивания заметок, чтобы их было удобно использовать.

7. Сотрудничайте с командой по подбору персонала
Обмен заметками о собеседовании с командой по подбору персонала способствует сотрудничеству и обеспечивает всестороннюю систематическую оценку каждого кандидата. Используйте централизованную систему для хранения и обмена файлами, чтобы каждый член команды мог получить доступ ко всем соответствующим заметкам о собеседовании и добавить свои собственные. После каждого собеседования вы также можете запланировать подведение итогов, чтобы обсудить отзывы и впечатления каждого.

Шаг 1: Внесите свои заметки в форму оценки интервью
Сразу после каждого собеседования вносите свои записи в стандартную форму оценки собеседования. Эта форма должна соответствовать шаблону структурированного интервью, который вы использовали во время собеседования, и может включать разделы по каждому аспекту собеседования (например, технические навыки и соответствие требованиям культуры). Это позволит централизовать всю информацию, что облегчит ее последующий анализ и сравнение. Также следует убедиться, что все интервьюеры придерживаются одного и того же формата, чтобы сохранить последовательность.

Шаг 2: Организуйте заметки по определенным критериям
Следующий шаг - систематизация заметок по конкретным критериям, таким как технические навыки, соответствие культурным особенностям, поведенческие черты и общее впечатление. Это поможет вашей команде систематически оценивать каждого кандидата в соответствии с требованиями вакансии.

Для облегчения совместной работы и перекрестных ссылок создайте категории или теги в форме оценки, чтобы упростить сортировку и фильтрацию. Сгруппируйте похожие наблюдения, чтобы выявить закономерности, и убедитесь, что каждый критерий четко определен, чтобы избежать двусмысленности.

Шаг 3: Выделите ключевые компетенции и навыки
Определите и выделите ключевые компетенции и навыки каждого кандидата, чтобы быстро определить, какие кандидаты отвечают основным требованиям роли. Обобщите их основные сильные и слабые стороны в своих заметках и сопоставьте эти компетенции с описанием вакансии, чтобы определить, насколько они подходят для данной роли.

Шаг 4: Используйте рейтинговые шкалы
Включите в оценочную форму шкалы оценки, чтобы количественно оценить работу каждого кандидата в различных областях. Шкалы оценки помогут вам сравнить кандидатов и сделать процесс оценки более прозрачным и объективным. Используйте единую шкалу (например, 1-5 или 1-10) для всех критериев и дайте четкие указания для каждой оценки, чтобы обеспечить последовательность действий всех интервьюеров. Можно также предусмотреть место для комментариев, поясняющих каждую оценку.

Шаг 5: Проведите сравнительный анализ кандидатов
После того как вы провели интервью со всеми кандидатами на роль и упорядочили свои записи, проведите сравнительный анализ интервьюеров. Для этого нужно просмотреть и сравнить оценочные листы, чтобы выявить наиболее сильных кандидатов.

Создайте сравнительную матрицу, чтобы наглядно представить сильные и слабые стороны каждого кандидата. Используйте взвешенные критерии для определения приоритетности наиболее важных навыков и характеристик. В этом анализе должны участвовать все интервьюеры, чтобы собрать различные точки зрения.

Шаг 6: Проведите итоговое совещание с менеджером по персоналу
Запланируйте проведение итогового собрания с участием менеджера по персоналу и других интервьюеров, чтобы обсудить результаты собеседований. Такой совместный подход позволяет всем сторонам учесть все соображения перед принятием окончательного решения.

Заранее поделитесь с командой по подбору персонала систематизированными записями и сравнительным анализом и постройте обсуждение таким образом, чтобы систематически оценить каждого кандидата. Поощряйте открытые дискуссии и споры, чтобы устранить любые расхождения в оценках.

Шаг 7: Помогите менеджерам по найму сохранить объективность и справедливость
Как HR-специалист, вы играете решающую роль в обеспечении объективности и справедливости процесса найма. Это включает в себя напоминание менеджерам по найму о необходимости основывать свои решения на документальных доказательствах и установленных критериях, а не на личных предубеждениях.

Использование структурированных оценочных форм и шкал оценки может свести к минимуму субъективность, но при этом менеджеры по найму должны помнить о важности равных возможностей и недискриминации при приеме на работу. При необходимости вы можете провести обучение по вопросам неосознанных предубеждений и объективных методов оценки.

Шаг 8: Документирование окончательных решений и отзывов
Наконец, задокументируйте решения о приеме на работу и любые отзывы о собеседовании, предоставленные кандидатам. Это важно для поддержания прозрачности и для использования в будущем. Зафиксируйте процесс принятия окончательного решения, включая причины выбора или отказа каждому кандидату. Убедитесь, что обратная связь конструктивна и основана на конкретных наблюдениях по результатам каждого собеседования, а затем храните все записи и оценочные формы в надежном и доступном месте для будущих проверок или обзоров.

Ведение записей во время собеседований также требует от вас быть внимательным к собеседникам, получать подробную информацию о них и предлагать им конструктивную обратную связь. Это в значительной степени улучшает впечатления кандидатов и, как следствие, повышает имидж вашей компании среди соискателей.