Учет рабочего времени сотрудника

В наш век бережливых бизнес-процессов менеджеры вкладывают меньше усилий в отслеживание рабочего времени сотрудников и больше в работу.

Но как насчет почасовых сотрудников, которым все равно нужно следить за своим временем? Отделу расчета заработной платы по-прежнему нужна эта информация для расчета заработной платы. ‘

Даже для сотрудников, которые не получают почасовую оплату, отслеживание времени имеет важное значение для точного распределения ресурсов и управления проектами.

В чем проблемы?

Кража времени: Отсутствие прозрачности и подотчетности сотрудников в отношении учета их времени. На самом деле, 43% сотрудников преувеличивают количество часов, которые они работают, а 23% совершают кражу времени с помощью друзей, когда коллега отмечается в системе учёта рабочего времени за отсутствующего приятеля.Соблюдение законодательства: В разных регионах и штатах действуют особые трудовые законы в отношении учета рабочего времени.Неточные данные: Ручной учет рабочего времени подвержен человеческим ошибкам и может привести к неправильному подсчету, переплатам или недоплатам сотрудников.

Важность учета рабочего времени

Учет рабочего времени необходим не только для непосредственно самого учета, но и для измерения производительности, эффективного распределения ресурсов и соблюдения трудового законодательства. Вот несколько основных причин, по которым учет времени имеет решающее значение для бизнеса:

Важно для расчета заработной платы: если у отдела расчета заработной платы нет точных данных о времени, компания может столкнуться с юридическими последствиями или риском недовольства сотрудников.

Точное управление проектами: отслеживание времени помогает менеджерам понять, сколько времени требуется для выполнения задач, и соответствующим образом планировать будущие проекты. Крайне важно следить за сроками и выявлять области для улучшения.

Предотвращает махинации с рабочим временем: без системы отслеживания сотрудники могут завышать свои часы, что приводит к завышению фонда заработной платы или другим негативным последствиям.

Соблюдение законодательства: многие отрасли имеют специальное трудовое законодательство в отношении оплаты сверхурочных, перерывов на отдых и максимальной продолжительности рабочего времени. Точный учет рабочего времени обеспечивает соответствие этим нормам.

Как отслеживать рабочее время сотрудников

💠Шаг 1: Разработайте политику учета времени

Первым шагом является создание комплексной политики учета времени, в которой изложены ожидания, процессы и последствия несоблюдения. Эта политика должна охватывать следующие вопросы:

Когда сотрудники должны отмечать время прихода и ухода
Как следует фиксировать перерывы и обеденные часы
Правила учета времени при удаленной работе или в дороге
Порядок учета времени на разные задачи и проекты
Разрешение и порядок действий в отношении сверхурочной работы
Порядок представления информации о больничных листах или отпусках
Объем учета времени (например, только оплачиваемые часы или все рабочие часы)
Последствия фальсификации учета рабочего времени
Последствия несоблюдения политики

Политика не только устанавливает четкие ожидания, но и защищает юридически в случае возникновения каких-либо споров. Это основа системы учета рабочего времени, и она должна быть доведена до сведения всех сотрудников.

💠 Шаг 2: Выберите метод отслеживания времени

После того, как у вас есть политика, выберите лучший метод отслеживания рабочего времени сотрудников. Некоторые распространенные методы включают:

Ручные табели учета рабочего времени

Процесс ручного табеля учета рабочего времени предполагает, что сотрудники фиксируют свое рабочее время на бумаге и передают его своему руководителю на утверждение.

Вот как это работает:

Сотрудник заполняет табель учета рабочего времени, указывая свое имя, дату и общее количество отработанных часов за каждый день.
Они записывают время начала и окончания каждого рабочего дня, включая перерывы и обеденные часы.
По окончании недели они отправляют табель учета рабочего времени своему руководителю для проверки и утверждения.
Рукоковдитель проверяет правильность учета рабочего времени, подписывает табель учета рабочего времени и отправляет его в отдел кадров или расчет заработной платы для обработки.

Плюсы ручных табелей учета рабочего времени

Ручные табели учета рабочего времени хорошо подходят для малого бизнеса с ограниченным количеством сотрудников. Вот некоторые из преимуществ:

Простота настройки и использования
Никаких дополнительных затрат на программное обеспечение или оборудование
Может быть настроен в соответствии с конкретными потребностями бизнеса

Минусы ручных табелей учета рабочего времени

Трудоемкий процесс как для сотрудников, так и для руководителей
Повышенный риск ошибок или неточностей из-за вмешательства человека
Трудно отслеживать данные в режиме реального времени или контролировать активность сотрудников в рабочее время

Биометрические часы

Биометрические часы, используемые в автономном режиме, требуют, чтобы сотрудники регистрировали вход и выход с помощью отпечатка пальца или распознавания лица перед входом и выходом из офисного помещения.

Вот как работает этот метод отслеживания времени:

Сотрудники используют свою уникальную биометрическую информацию для регистрации прихода и ухода в начале и в конце каждого рабочего дня.
Сотрудников могут даже попросить отмечать время прихода и ухода на обед и другие перерывы.
Биометрические данные записываются и хранятся в цифровом виде, что делает процесс более эффективным и точным.
Менеджеры могут легко получить доступ к этой информации для расчета заработной платы или контроля посещаемости сотрудников.

Плюсы биометрических часов

Биометрические часы компенсируют все ограничения ручных табелей учета рабочего времени. Вот некоторые из преимуществ:

Точный и эффективный учет времени
Исключение напарников или кражи времени
Простой мониторинг посещаемости сотрудников в режиме реального времени
Снижает административную нагрузку на менеджеров по расчету заработной платы

Минусы биометрических часов

Ограничены настройками офлайн: эти часы не работают удаленно, поэтому подходят только для предприятий с физическими офисами.
Дорого: внедрение и обслуживание биометрических технологий может быть дорогостоящим, что делает их непрактичными для малых предприятий с ограниченными ресурсами.

Кроме того, они не являются гигиеничными и могут вызывать опасения по поводу конфиденциальности у некоторых сотрудников.

Программное обеспечение и приложения для отслеживания времени

Программное обеспечение для учета рабочего времени — это цифровой инструмент, который позволяет сотрудникам записывать свое рабочее время, задачи, перерывы и другую связанную с этим информацию прямо на компьютере или мобильном устройстве.

Вот как работает этот метод:

Сотрудники входят в программное обеспечение и выбирают свои задачи на день.
Программное обеспечение отслеживает время, затраченное на выполнение каждой задачи в режиме реального времени, что устраняет необходимость в ручных табелях учета рабочего времени.
Он также предоставляет точные отчеты о рабочем времени сотрудников, что делает обработку заработной платы более эффективной.
Некоторые программы даже предлагают такие функции, как:
Отслеживание местоположения во время работы
Учет времени со скриншотами экрана своего компьютера (периодические скриншоты или случайные интервалы)
Напоминания о перерывах
Интеграция с инструментами управления проектами для беспрепятственного отслеживания производительности.

На рынке доступно несколько приложений и программного обеспечения для отслеживания времени, что облегчает поиск подходящего решения для предприятий любого размера. Вот некоторые из лучших:

Time Doctor

Надежный учет рабочего времени с мониторингом активности, анализом продуктивности и подробными отчетами для управления удаленными командами.

Toggl Track

Комплексный учет рабочего времени с более чем 100 интеграциями и автоматизированными отчетами для повышения производительности.

Clockify

Совершенно бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени с неограниченным количеством пользователей, проектами и широкими возможностями отчетности.

Harvest

Интегрированные функции учета рабочего времени, выставления счетов и управления бюджетом для оптимизации наблюдения за проектами.

RescueTime

Автоматическое отслеживание времени и блокировка отвлекающих факторов для повышения концентрации и производительности.

Hubstaff

Отслеживание времени с помощью GPS и онлайн-табелей учета рабочего времени для эффективного управления удаленными и полевыми командами.

Timely

Автоматический учет рабочего времени с помощью искусственного интеллекта для точного учета рабочего времени без ручного ввода

Преимущества использования программного обеспечения для учета времени

Программное обеспечение для отслеживания рабочего времени предлагает множество преимуществ как для работодателей, так и для сотрудников. Вот некоторые из них:

Точный учет рабочего времени: благодаря программному обеспечению для отслеживания рабочего времени нет места для ручных ошибок или неточностей при учете рабочего времени. Это обеспечивает точную оплату и выставление счетов.
Повышенная производительность: приложения для отслеживания рабочего времени предоставляют информацию о времени, затраченном на выполнение каждой задачи, помогая отдельным сотрудникам или командам определить области, в которых они могут повысить свою производительность.
Прозрачное выставление счетов и выставление счетов: программное обеспечение для отслеживания рабочего времени обеспечивает точный учет рабочего времени для фрилансеров или предприятий, которые выставляют счета клиентам на основе отработанных часов, что делает процесс выставления счетов прозрачным и эффективным.
Улучшенное управление проектами: учет рабочего времени позволяет руководителям проектов отслеживать ход выполнения задач и выявлять потенциальные задержки или препятствия. Это позволяет им вносить необходимые коррективы для обеспечения своевременного завершения проекта.
Эффективное управление удаленной командой: программное обеспечение для отслеживания рабочего времени предоставляет компаниям с удаленными работниками простой и эффективный способ мониторинга и управления производительностью своих команд. Это также способствует повышению ответственности среди членов команды.
Инсайты для улучшения бизнеса: данные учета рабочего времени могут дать ценную информацию о том, как работает бизнес, помогая определить области, в которых можно повысить производительность или оптимизировать процессы.
Соблюдение трудового законодательства: соблюдение трудового законодательства: В некоторых отраслях точный учет рабочего времени требуется по закону для обеспечения соблюдения трудового законодательства.
Гибкий график работы: с ростом удаленной работы и гибким графиком программное обеспечение для отслеживания рабочего времени позволяет легко отслеживать и управлять различными рабочими планами.

Недостатки использования программного обеспечения для учета времени

Хотя программное обеспечение для отслеживания времени предлагает множество преимуществ, у него есть и некоторые недостатки. К ним относятся:

Вторжение в частную жизнь: некоторые сотрудники могут чувствовать себя некомфортно при мысли о том, что каждый их шаг отслеживается и контролируется, что приводит к опасениям по поводу вторжения в частную жизнь.
Сопротивление со стороны сотрудников: использование программного обеспечения для отслеживания рабочего времени может быть встречено сопротивлением или отторжением со стороны сотрудников, которые считают, что это форма микроменеджмента или отсутствия доверия со стороны работодателя.
Трудоемко и утомительно: для сотрудников постоянный ввод данных о времени и отслеживание каждой задачи может отнимать много времени и утомительно, что потенциально может привести к снижению производительности, а не к ее увеличению.
Возможные неточности: программное обеспечение для отслеживания рабочего времени зависит от ручного ввода данных сотрудниками, что может привести к неточным данным, если они не выполнены усердно или если в программном обеспечении есть технические проблемы.
Ограниченная область применения: программное обеспечение для отслеживания времени может фиксировать только определенные задачи или действия, пренебрегая другими важными аспектами работы, такими как творчество, решение проблем и совместная работа.

💠 Шаг 3: Открытое общение и прозрачность

Просто иметь лучшее приложение или программное обеспечение для отслеживания времени недостаточно для обеспечения успеха. Крайне важно, чтобы вы установили открытое общение и прозрачность со своими сотрудниками при внедрении мер по отслеживанию рабочего времени. Это включает в себя:

Четкие ожидания: работодатели должны четко сообщать о причинах использования программного обеспечения для отслеживания рабочего времени, ожидаемых данных и о том, как они будут использоваться.
Регулярная регистрация: регулярные встречи с сотрудниками могут помочь решить любые проблемы или проблемы, которые могут возникнуть с программным обеспечением. Это также позволяет получить обратную связь и предложения о том, как улучшить процесс.
Прозрачность использования данных: работодатели должны быть прозрачными в отношении того, как используются данные учета рабочего времени, и гарантировать, что они используются только по назначению, например, для повышения производительности и выявления областей, требующих улучшения.
Политика открытых дверей: наличие политики открытых дверей, при которой сотрудники чувствуют себя комфортно, обращаясь к своим работодателям с любыми проблемами, может способствовать доверию и позитивной рабочей культуре.
Обучение и поддержка: работодатели должны обеспечить надлежащее обучение и поддержку сотрудников при внедрении программного обеспечения для учета рабочего времени, чтобы они понимали, как использовать его эффективно и результативно. Не только это, вы также должны научить их тому, как лучше использовать свое время. На тренинге можно узнать, как создать список дел, как использовать инструменты повышения продуктивности для повышения производительности, как интегрировать искусственный интеллект в бизнес-процессы, чтобы сделать их более эффективными и т. д.

Советы по внедрению учета рабочего времени сотрудника

Будь то ручные электронные таблицы, перфокарты или сложное программное обеспечение, вам нужно выбрать метод учета рабочего времени сотрудника, который соответствует конкретным потребностям и целям вашего бизнеса. Вот некоторые факторы, которые следует учитывать при оценке различных вариантов:

Простота использования: выбранный метод должен быть простым в использовании и понимании сотрудниками при минимизации потребности в дополнительном обучении. Допустим, вы выбрали приложение для отслеживания времени — если оно слишком сложное или имеет неуклюжий интерфейс, сотрудникам может быть трудно эффективно его использовать.
Совместимость с вашим бизнесом и отраслью: в разных отраслях существуют разные рабочие структуры и процессы, поэтому выбранный метод отслеживания должен соответствовать тому, как работает ваш бизнес. Например, если ваша компания в основном полагается на удаленную работу, то онлайн-инструмент учета рабочего времени подойдет лучше, чем офисная система перфокарт.
Персонализация: в зависимости от потребностей вашего бизнеса вам могут потребоваться определенные функции или параметры настройки метода отслеживания. Очень важно выбрать решение, которое сможет удовлетворить эти требования и адаптироваться по мере роста вашего бизнеса.
Точность и надежность: выбранный метод учета рабочего времени сотрудника должен быть точным, надежным и предоставлять данные в режиме реального времени. Таким образом, вы можете доверять информации, которую он генерирует, при принятии важных бизнес-решений.
Интеграция с другими системами: если ваша компания использует другое программное обеспечение для управления проектами, расчета заработной платы или выставления счетов, важно выбрать метод отслеживания времени, который может интегрироваться с этими системами. Это исключит ручной ввод данных и оптимизирует процессы.
Стоимость: как владельцу бизнеса, необходимо учитывать стоимость внедрения и поддержания выбранного метода отслеживания. Некоторые методы могут иметь первоначальные затраты, в то время как другие могут требовать ежемесячной или годовой подписки.
Безопасность данных: поскольку речь идет о конфиденциальных данных, таких как часы работы и заработная плата сотрудников, важно выбрать метод отслеживания, который отдает приоритет безопасности данных. Обратите внимание на такие функции, как шифрование данных, защищенные серверы и разрешения пользователей, чтобы обеспечить защиту информации ваших сотрудников.
Геозонирование: если вашему бизнесу требуется работа сотрудников на месте или в определенных местах, геозоны могут быть полезной функцией в методе отслеживания времени. Он использует технологию GPS для определения географических границ и отслеживания, когда сотрудник входит в обозначенную зону или покидает ее.
Мобильная доступность: в современном мобильном мире крайне важно иметь метод отслеживания времени, доступный с любого устройства. Это позволяет сотрудникам регистрировать свое рабочее время из любого места, что облегчает работу удаленным работникам или тем, кто имеет раъездной характер работы.

Для HR-специалистов важно постоянно развиваться и быть в курсе современных методик управления персоналам.
Годовая подписка на курсы в pritula.academy — отличный способ повысить свой профессионализм, получить практические знания и успешно внедрять новые решения в компании. Инвестируйте в своё образование, чтобы создавать эффективные и комфортные условия работы для сотрудников.