Бюджетирование HR
Что такое бюджетирование в работе HR и что нужно бюджетировать
Бюджетирование - это процесс планирования ресурсов для HR деятельности и бизнеса.Без него невозможно управлять персоналом. В случае ошибки, можно потратить денеги впустую.
10 этапов процесса бюджетирования HR
- Анализ прошлого года (расходы HR, эффективность, HR метрики).
- Анализ бизнес целей и планов.
- Анализ HR стратегии.
- Анализ потребностей в персонале.
- Анализ внешней и внутренней среды.
- Анализ опросов сотрудников.
- Получение обзора рынка заработных плат.
- Разработка HR стратегии.
- Составление бюджета.
- Утверждение стратегии и бюджета.
Что важно учесть на каждом этапе?
Этап 1. Анализ прошлого года (расходы HR, эффективность, HR метрики)
На что обратить внимание
Этап 2. Анализ бизнес целей и планов
Этап 3. Анализ HR стратегии
Бюджет – это инструмент реализации стратегии.
Этап 4. Анализ потребностей в персонале
Так как в HR стратегии основная статья затрат - фонд оплаты труда, нужно понимать, численность персонала будет увеличиваться, уменьшаться или оставаться неизменной.
Количество персонала влияет на фонд оплаты труда, бенефиты, на производные других бюджетов.
Анализ потребности в персонале проходит в несколько этапов:
• Определение точного количества сотрудников, необходимых компании, с учетом требуемых навыков.
• Планирование потребностей компании в персонале и сопоставление с рынком труда.
• Планирование преемственности и создание кадрового резерва.
• Гибкие рабочие места.
• Планирование талантов.
Когда компания планирует численность персонала, она отталкивается от бизнес-плана. Прогнозируется уровень активности. Анализируются разные сценарии и данные, которые есть в компании о людях и их компетенциях. В итоге создается прогноз потребностей и предложений, далее - план действий в различных направлениях.
Схематично этот процесс выглядит так:
Прокомментирую каждый блок представленной схемы.
Бизнес-план
• Является основой планирования персонала, так как определяет, чем будет заниматься компания и масштаб этих активностей.
• Нет бизнес-плана или стратегии = нет плана найма.
Сбор данных
• Качественные внутренние данные: какие продукты запускает бизнес, планируемые организационные изменения, HR информация о людях (навыки, эффективность и т.д.).
• Количественные внутренние данные: данные о текучести, демография, навыки.
• Качественные внешние данные: PESTEL анализ.
• Количественные внешние данные: рынок труда, демография, навыки.
Анализ потребности
• Прогноз будущего количества сотрудников, которые нужны компании и их навыков.
• Основывается на годовом бюджете и долгосрочных планах.
Анализ потребностей в компаниях построен по-разному. Расскажу, какие методы встречал я.
Часто компании применяют комбинированный подход. Например, анализ потребности на основании навыков и компетенций и на основании предстоящей работы.
Таким образом формируется понимание о количестве персонала, который будет нужен.
Далее анализируется, сколько есть действующего персонала и доступного на рынке.
Анализ предложения – это анализ доступных сотрудников на рынке (актуально для крупных компаний).
Включает:
• Количество представителей профессии.
• Потенциальные потери компании через текучесть.
• Потенциальные изменения существующих ресурсов через карьерный рост.
• Изменения в организации или новые методы работы (например, частичная занятость).
• Эффект роста продуктивности.
• Источники предложения внутри компании – существующие сотрудники или результат обучения.
Когда получены результаты анализа можно перейти к математическому расчету.
Прогноз будущих потребностей
Проанализируйте спрос и предложение кандидатов, чтобы определить дефицит или профицит.
Например:
• Текущая численность: 700 сотрудников
• Годовой уровень текучести: 10%
• Ожидаемые увольнения за год: 70
• Баланс на конец года: 630
• Нужно на конец года: 750
• Сколько нужно нанять: 750-630 = 120
Этап 5. Анализ внешней и внутренней среды
SWOT анализ
SWOT анализ - популярный инструмент, который используется для формирования любой стратегии. HR бюджет в этом случае не является исключением.
Идея этого инструмента заключается в том, чтобы увидеть компанию с точки зрения ее внутренних и внешних факторов.
Показатели сильных и слабых сторон имеют отношение к компании. Показатели возможностей и угроз – к рынку.
Если утверждение соответствует вашей компании, поставьте «1».
PESTEL анализ
Идея PESTEL анализа в том, чтобы дать оценку внешним факторам по шести направлениям. Предлагаю вашему вниманию пример заполненного PESTEL анализа, где уже указана информация о возможном влиянии факторов на компанию и на HR:
Этап 6. Анализ опросов сотрудников
Как правило, в течении года компания проводит разные опросники, которые помогают узнать, чего хотят люди и что важно учесть в бюджете.
Какие пожелания сотрудников в результате опроса было решено реализовать, например, добровольное медицинское страхование. Соответственно, необходимо включить в бюджет этот параметр.
Этап 7. Получение обзора рынка заработных плат
Важно понимать, что происходит с рынком заработных плат, как растет и с какими темпами. Какой уровень действующих заработных плат в компании по сравнению с рынком («в рынке», отставание, опережение).
На что обратить внимание
● Дата обзора и дата вступления в силу бюджета HR. Что здесь имеется в виду? Например, чаще всего обзоры публикуются осенью, а увеличение заработных плат запланировано в мае. Также есть дата вступления в силу HR бюджета. Обзор опубликован прошлой осенью, а бюджетируете вы этой осенью. Бюджет вступает в силу с 1 января, пересмотр зарплат запланирован с 1 марта. В этом случае данные нужно «состарить». Если зарплата по рынку увеличивается на 10%, то с осени до марта следующего года пройдет полтора года, в итоге на 15% зарплаты из обзора нужно поднять, чтобы сравнивать со своими.
● Релевантность выбора рынка. Если IT компания, то смотрите IT обзор.
Этап 8. Разработка HR стратегии
HR бюджет – это поддержка HR стратегии, которая синхронизирована с целями бизнеса. Если есть HR стратегия и нет HR бюджета, то это как «сад без полива».
Структура разработки стратегии HR
Этап 9. Составление бюджета
Обратите внимание, мы сделали много действий перед тем, как перешли к составлению бюджета.
Цель и задачи бюджета в бизнесе
● Планирование расходов на персонал.
● Принятие решений о направлениях инвестиций в персонал. Важно бюджетировать не только расходы, а также налоги. Например, HR бюджет $100 000. Если всю эту сумму мы потратим на заработную плату, то сотрудники получат с учетом налогообложения примерно 50% от этой суммы. А если $50 000 запланировать на другое направление, например, обучение и развитие, то люди получат ровно столько же денег, сколько потратит компания.
● Обеспечение ресурсами бизнес и HR стратегии.
● Дальнейший контроль эффективности. С HR бюджетом эффективность выше, чем без него, так как все составляющие заранее спланированы.
Бюджетирование заработных плат
Самая важная часть бюджета. Чаще всего используется Excel, Google таблицы.
Поделюсь с вами ссылкой https://bit.ly/39dWA5t.
На что обратить внимание при планировании заработных плат
● Об увольнении кого нам уже известно?
● Кто уйдет в декрет?
● Кто вернется из декрета?
● Расходы на отпускные больничные – в пределах нормы или ожидаются отклонения?
● Процент использования отпусков в компании
● Кто работает на полставки? Как будет работать дальше?
● Есть ли внутренние совместители? Как они отображены в файле?
● Есть ли уже анонсированные повышение заработных плат?
● Окончание испытательного срока у новичков и обещанные им повышения заработной платы
● Какой процент роста зарплат, если он есть год к году и почему?
Бюджетирование новых вакансий
На что обратить внимание
● В файле дата открытия вакансии или планируемая дата выхода человека на работу?
● Какие сейчас темпы закрытия вакансий?
● Какой процент незаполненности вакансий сейчас и как это отразится на бюджете?
● На каком уровне compa-ratio мы бюджетируем вакансии?
● Процент роста ФОТ (фонда оплаты труда) из-за вакансий, какие драйверы роста ФОТ, соотношение роста ФОТ и роста доходов компании.
● Кто из текущих сотрудников займет вакантные должности (если уже известно) и как это отображается в плане.
Бюджетирование пересмотра заработных плат
На что обратить внимание
● Что мы делаем с сотрудниками в красной зоне?
● Кому выплачиваем lump sum (эквивалент повышения заработной платы в виде разовой выплаты)?
● Средний Compa-Ratio по всем сотрудникам.
● Не сжимаются ли у нас уровни оплат (нет сотрудников с Compa-ratio 80-100%)?
● Какой общий процент пересмотра заработной платы по компании и как это соотносится с индустрией и средним Compa-ratio (идея в том, что процент должен соответствовать рынку с Compa-ratio на уровне 100% для релевантного уровня рынка).
Бюджетирование бонусов и премий
На что обратить внимание
● Какое распределение в процентах тех, кто не получил бонус, кто получил 50%, 100%, 150% и 200% бонуса и насколько это близко к нормальному распределению.
● Как сравнимы между собой средняя оценка сотрудников по 5-балльной рейтинговой шкале и средний процент бонуса? Идея в том, что они должны быть равны.
● Средний процент бонуса по департаментам – соответствует ли он средней степени достижения целей?
Бюджетирование бенефитов
На что обратить внимание
● Количество реальных пользователей бенефитов.
● Средние затраты на 1 реального пользователя. Бюджет на бенефит разделить на количество реальных пользователей.
● Процент бюджета на бенефиты от бюджета на ФОТ и его динамика.
● Полезность бенефитов для сотрудников.
● Ценность бенефитов для сотрудников. Рассчитывается из показателя сколько, условно говоря, денег сотрудник потратит на бенефит, если бы покупал сам + сколько времени он экономит. Чем больше денег экономить сотрудник., тем выше ценность бенефита.
Матрица оценки бенефитов
Пример анализа бенефитов (цифры условные)
Бюджетирование overhead (оборудование, лицензии, командировки, офисные расходы и т.п)
Пример
На что обратить внимание
● Чья это зона ответственности?
● Какие еще статьи расходов бюджетируем?
● Офисные затраты – в каком бюджете?
● Сумма всех overhead к сумме ФОТ?
Бюджетирование признания достижений
На что обратить внимание
● 0.5%-5% от ФОТ
● Денежная или неденежная (подарки)
● Как пересекается с системой бонусов?
Налогообложение на персонал
На что обратить внимание
● Ответственность финансов!
● Калькулятор налогов
● Бюджетируем всегда сумму gross, отдельным полем можем net
● Какие есть способы оптимизации налогообложения и насколько они рисковые?
Бенчмарки рынка
На что обратить внимание
● Источники – обзоры рынка заработных плат или коллеги из других компаний.
● Совпадают ли ваши стратегии.
● Где вы сознательно инвестируете меньше, а где больше?
Этап 10. Утверждение стратегии и бюджета
Процесс согласования бюджета
А для тех, кто желает почитать об измерении результативности HR департамента предлагаю книгу:
