Управление отношениями с сотрудниками

Крепкие отношения в организации способствуют созданию благоприятного климата на рабочем месте. Давайте рассмотрим примеры отношений с сотрудниками и то, что нужно для того, чтобы сделать это хорошо!

Что такое отношения с сотрудниками?
Проще говоря, отношения с сотрудниками (employee relations - ER) - это управление отношениями между работодателями и сотрудниками. В центре внимания находятся как индивидуальные, так и коллективные отношения на рабочем месте, при этом все большее внимание уделяется связям между менеджерами и членами их команды.

Отношения с сотрудниками включают:

• Регулирование отношений между работником и работодателем с целью формирования взаимного уважения, доверия и признательности.
• Формирование сильной культуры компании и здоровой рабочей среды.
• Защита интересов сотрудников, их поддержка, решение их проблем и конфликтов.

Другими словами, отношения с сотрудниками охватывают договорные, практические, а также физические и эмоциональные аспекты отношений между работником и работодателем. Это важнейший фактор, влияющий на общую эффективность организации, поскольку правильное управление отношениями с сотрудниками приводит к повышению их благосостояния и производительности.

Под отношениями с сотрудниками может пониматься как программа или политика организации, так и команда людей, которые поддерживают отношения между работодателем и сотрудником.

Как правило, управление отношениями с сотрудниками относятся к функциям HR. Она может входить в общие обязанности HR-специалиста, а может быть поручена менеджеру или команде, занимающейся вопросами отношений с сотрудниками.

Отношения с сотрудниками и HR
Несмотря на то, что отношения с сотрудниками и HR пересекаются, у них разные цели:

HR - это более широкое направление, которое управляет всеми аспектами управления персоналом и рабочей средой организации, включая подбор персонала, обучение и развитие, компенсации и льготы, а также охрану здоровья и безопасность.
Отношения с сотрудниками - это специализированная функция, которая учитывает весь опыт сотрудников, чтобы поддерживать отношения организации с сотрудниками и их взаимодействие друг с другом.
В качестве примера разницы между этими двумя направлениями рассмотрим, как HR и ER подходят к концепции рабочей среды организации.

HR будет заниматься логистикой и обеспечением безопасности и оснащенности рабочих мест. ER сосредоточится на том, насколько сотрудники вовлечены в свою работу, понимая, как они воспринимают окружающую среду.

В чем разница между производственными отношениями и отношениями с сотрудниками?
Концепция производственных отношений (industrial relations - IR) была впервые предложена после промышленной революции. Ее целью было создание законов, регулирующих отношения на рабочем месте, и обеспечение того, чтобы эти законы улучшали жизнь как работников, так и работодателей.

Например, для работников это включает повышение заработной платы, большее внимание к здоровью и безопасности на рабочем месте, а также инициативы по обучению и развитию. Для работодателя - законы о занятости, способы разрешения конфликтов на рабочем месте и максимизация производительности.

Отношения с работниками (ER) - это новый термин, который все чаще вытесняет производственные отношения, поскольку он подчеркивает важность отношений между работодателем и работником и то, как одно непосредственно влияет на другое. Например, если IR может искать способы, с помощью которых компании могут повысить производительность своих работников, то ER спрашивает, как мы можем повысить общую производительность организации за счет повышения вовлеченности и мотивации сотрудников.

Люди - это самый большой актив любой организации, поэтому изучение отношений между работниками и работодателями гораздо важнее, чем их регулирование, именно поэтому отношения с работниками являются предпочтительной концепцией в современной бизнес-среде.

Примеры отношений с сотрудниками
Когда организации уважают права сотрудников и оправдывают их ожидания, вопросы взаимоотношений с работниками с меньшей вероятностью перерастают в проблемы. Чтобы сделать ER приоритетным направлением, необходимо включить его во все виды деятельности и жизненный цикл сотрудника.

Ниже приведены примеры различных типов отношений с сотрудниками:

Прием сотрудников на работу
Знакомство нового сотрудника с работой и компанией - это тот момент, когда отношения между работодателем и сотрудником могут начаться с самого начала. Тщательно продуманная программа вхождения в должность создает положительное первое впечатление и гарантирует, что сотрудники будут приняты, проинформированы и готовы к работе.

Урегулирование конфликтов на рабочем месте
Конфликты на рабочем месте - одна из распространенных проблем в отношениях с сотрудниками. В среднем менеджеры тратят более 4 часов в неделю на решение конфликтов, но почти каждый четвертый сотрудник считает, что его менеджеры плохо справляются с конфликтами.

Напряженность и разногласия вызывают недовольство на рабочем месте. Наличие формальных процедур и профессионалов ER, которые будут руководить процессом, может предотвратить эскалацию конфликта и разжигание негатива.

Кроме того, серьезное отношение к проблемам и жалобам сотрудников, расследование обвинений в неправомерном поведении или домогательствах демонстрирует, что работодатель стремится сохранить здоровую рабочую среду для всех.

"Конфликты между работником и работодателем больше не считаются нормой", - отмечает Анжела Мангрум из агентства по подбору персонала на производстве и фирмы по поиску руководителей Mangrum Career Solutions. "Вместо этого от руководства и персонала ожидается активное построение позитивных рабочих отношений вокруг общих целей".

Отсутствие на рабочем месте (Absenteeism)
Незапланированное отсутствие нарушает рабочий процесс, когда задачи не выполняются, и другим приходится подменять сотрудников. Чрезмерные прогулы могут возникать, когда сотрудники чувствуют, что их не ценят, что они выгорели, что у них проблемы со здоровьем или личными делами.

Подход ER позволяет выяснить причины абсентеизма и найти способы их устранения с помощью поддержки сотрудников или реструктуризации рабочих процедур.

Неподчинение
Лидеры должны уметь руководить своими командами и работой, которую они выполняют. Когда сотрудники демонстрируют отсутствие уважения или отказываются следовать указаниям авторитетного лица, это подрывает способность лидера руководить.

Неподчинение приводит к конфликтам в коллективе, когда люди чувствуют напряжение или выбирают одну из сторон. ER помогает предотвратить такие ситуации, устанавливая ожидания от поведения, проводя тренинги по общению для руководителей, создавая систему разрешения конфликтов, а также развивая культуру командной работы, умения слушать и взаимоуважения.

Неправомерное поведение сотрудника
Когда поведение сотрудника вредит рабочей среде, с ним необходимо бороться. Это касается как мелких нарушений, таких как постоянные опоздания на работу или совещания, так и серьезных проступков, например домогательств.

Эффективные отношения с сотрудниками задают тон в том, что такое поведение не будет терпимым, с четкой политикой, конфиденциальным способом сообщения о нем, а также процедурами расследования и пресечения.

Благополучие сотрудников
Наглядный способ придать ценность отношениям между работником и работодателем - инвестировать в благополучие сотрудников. Программы помощи сотрудникам, гибкий график работы, оплачиваемые дни психического здоровья, абонементы в спортзал и другие подобные инициативы демонстрируют, что здоровье и счастье сотрудников важны для организации.

Поощрение крепких связей между сотрудниками также способствует их благополучию, поскольку они могут общаться, чтобы снять стресс, и рассчитывать друг на друга в плане эмоциональной поддержки.

Здоровье и безопасность на рабочем месте
Обеспечение физической и психологической безопасности ваших сотрудников имеет решающее значение для успеха любой организации. Приоритет охраны здоровья и безопасности включает в себя внедрение отраслевых стандартов безопасности, а также создание благоприятной и свободной от стресса рабочей среды.

Кроме того, информирование сотрудников о правилах безопасности и мерах предосторожности укрепляет атмосферу уважения и заботы, создавая основу доверия между работодателем и сотрудниками.

Трудовые и производственные отношения
Взаимоотношения между работодателями и профсоюзами являются краеугольным камнем отношений между сотрудниками. Эти отношения строятся на переговорах, коллективных переговорах и разрешении споров - в стремлении к справедливому обращению и улучшению условий труда.

Чтобы избежать недоразумений, необходимо поддерживать открытые каналы связи между работодателями и профсоюзами.

Конструктивный диалог и прозрачность укрепляют трудовые отношения, что, в свою очередь, способствует созданию гармоничной рабочей среды.

Конечно, эти примеры даже не исчерпывают всего многообразия вопросов, с которыми приходится сталкиваться компаниям в сфере ER. Однако они показывают, что каждый вопрос касается либо договорных, эмоциональных, физических или практических аспектов отношений между работником и работодателем, либо нескольких из этих аспектов одновременно.

Поскольку сотрудники - это двигатель любой организации, вы хотите быть уверены, что отношения между сотрудниками и работодателем, а также между сотрудниками поддерживаются на должном уровне.

Эффективное управление отношениями с сотрудниками дает следующие преимущества:

• Эффективное общение на рабочем месте - Укрепление отношений между работодателями и сотрудниками способствует открытому общению в организации как на широком, так и на личном уровне. Это позволяет сотрудникам лучше понять ожидания, цели и задачи, а также то, как их вклад меняет ситуацию.
• Меньше конфликтов на рабочем месте - более крепкие отношения между руководством и коллективом создают атмосферу, способствующую диалогу и честным разговорам, которые могут решить проблемы до того, как они перерастут в споры. Если споры все же возникают, наличие платформы для их решения гарантирует, что сотрудники будут услышаны, и делает разрешение конфликтов быстрым и эффективным.
• Повышение морального духа и лояльности сотрудников - отношение к сотрудникам как к партнерам в отношениях свидетельствует об их уважении и признательности. Когда сотрудники чувствуют позитивную связь со своим работодателем, они получают возможность быть удовлетворенными и продуктивными на своей работе. Рабочая среда с высоким моральным духом позволяет людям быть довольными и преданными своему работодателю.
• Лучшая репутация работодателя - сотрудники, которые чувствуют, что их ценят на работе, будут высоко отзываться о своем работодателе перед другими. Компании с хорошими отношениями с сотрудниками часто имеют лучшую репутацию среди потенциальных сотрудников, клиентов, инвесторов и других заинтересованных сторон. Это может привести к расширению деловых возможностей организации.
• Снижение текучести кадров - сотрудники, у которых хорошие отношения с работодателем, склонны больше внимания уделять положительным аспектам своей работы, что делает их менее беспокойными и склонными к поиску других возможностей. Это позволяет организации дольше удерживать ценных, продуктивных сотрудников и снижать текучесть кадров.
• Повышение эффективности работы организации - поддержание удовлетворенности и мотивации сотрудников является важнейшим фактором общей эффективности работы организации. Когда сотрудники чувствуют связь со своим работодателем и преуспевают в своей роли, они становятся более продуктивными и вдохновленными, чтобы внести свой вклад в долгосрочный успех бизнеса.

Анализ результатов исследования Fortune 100 Best Companies to Work For® 2023 показывает, что доход на одного сотрудника в компаниях, попавших в этот список, увеличился на 7 %.

Каждая организация должна иметь стратегию управления отношениями с сотрудниками, в основе которой лежит принцип, что сотрудники являются ценными участниками миссии компании.

Давайте рассмотрим способы оптимизации отношений с сотрудниками:

1. Понять психологический контракт
В основе отношений между работником и работодателем лежит социальный и психологический контракт. Этот договор состоит из представлений о взаимных обязательствах двух сторон. Слишком часто сотрудники считают, что их организация не смогла должным образом выполнить этот контракт.

Было установлено, что такие представления, независимо от того, верны они или нет, снижают уровень доверия сотрудников:

• Доверие
• Удовлетворенность работой
• Намерение остаться в организации
• Чувство ответственности
• Эффективность работы в рамках и за рамками роли.

Поскольку такое восприятие нарушения психологического контракта может стать катастрофой для отношений с сотрудниками, важно понять, когда оно возникает.

Согласно исследованию, проведенному Моррисоном и Робинсоном, двумя основными причинами воспринимаемых нарушений психологического контракта являются отказ от исполнения обязательств и несоответствие.

Отказ - это когда представитель организации признает наличие обязательства, но сознательно не выполняет его. Например, когда рекрутер дает четкое обещание новому сотруднику, что его повысят в должности в течение трех лет, а затем не выполняет это обещание.

С другой стороны, несоответствие - это когда сотрудник и организационный агент (агенты) по-разному понимают, существует ли данное обязательство или какова его природа. Примером может служить ситуация, когда рекрутер неопределенно говорит, что люди обычно быстро получают повышение, часто в течение трех лет, а новый сотрудник интерпретирует это как обещание.

2. Обеспечьте честное общение
Как мы уже упоминали, честная и своевременная коммуникация - основа отношений с сотрудниками. Оно всегда должно быть прямым, донесенным до сотрудников и учитывающим их влияние.

Руководители должны делиться с коллективами новостями об организации, как можно скорее сообщать им об уходе сотрудников и создавать атмосферу, в которой никто не боится высказывать свое мнение или задавать вопросы.

Эффективная коммуникация на рабочем месте является двусторонней, и предоставление сотрудникам возможности поделиться своим мнением имеет большое значение для управления отношениями с работниками.

"Голос сотрудников и расширение их прав и возможностей приобретают все большее значение, поскольку сотрудники хотят иметь право голоса при принятии решений и ожидают, что их отзывы будут восприниматься всерьез", - отмечает Анжела Худ, основатель и генеральный директор платформы для привлечения талантов ThisWay Global.

"Создание прозрачных и открытых каналов коммуникации, таких как пульс-опросы и системы обратной связи, может помочь компаниям решить проблемы сотрудников и укрепить доверие".

3. Продвигайте видение компании
Часто рассказывайте о миссии и видении организации и объясняйте, как все, что делают сотрудники, связано с ними.

"Крайне важно четко информировать сотрудников о целях, ценностях, планах и задачах организации. Сотрудников, особенно образованных, а также представителей поколения Z, очень волнуют ценности руководства компании и их соответствие этим ценностям. Они ожидают прозрачности и того, что их попросят внести свой вклад, чтобы изменить ситуацию", - говорит Дайан Гайески, лидер в области коммуникации и обучения на рабочем месте из колледжа Итака.

Когда все понимают, чего пытается достичь компания и что она собой представляет, они почувствуют мотивацию и будут поддерживать миссию. Люди почувствуют себя частью чего-то большего и будут играть активную роль в достижении общей цели.

4. Доверяйте людям
Не занимайтесь микроменеджментом сотрудников. Они хотят иметь возможность управлять своей работой и принимать решения.

Исследование, проведенное Полом Дж. Заком из Центра нейроэкономических исследований, показало, что создание культуры доверия влияет на отношение сотрудников к своему работодателю. Сотрудники компаний с высоким уровнем доверия по сравнению с сотрудниками компаний с низким уровнем доверия на 60 % больше любят свою работу, на 70 % больше связаны с целями компании и на 66 % ближе к своим коллегам.

Убедившись, что люди знают, что им нужно делать, что от них ожидается и какая поддержка им доступна, доверьтесь им и позвольте им быть. Научите руководителей четко формулировать ожидания и соблюдать баланс, когда они предлагают рекомендации и обратную связь.

5. Улучшение признания и благодарности
По мнению опрошенных сотрудников, признание - самый важный фактор, способствующий отличной работе. Ознакомился с усилиями сотрудников и показал, что они вам небезразличны, - это ключ к построению прочных отношений с сотрудниками в рамках управления эффективностью.

Один из способов сделать это - внедрить публичную похвалу на своем рабочем месте:

• Поощряйте регулярные общекомандные собрания в организации. Эти неформальные моменты, на которых можно выразить признательность за хорошо выполненную работу и отметить достигнутые цели, покажут членам команды, как их ценят.
• Проводите общекорпоративные собрания, чтобы отметить достижения всех отделов. Такие мероприятия настраивают всех на то, что их вклад - это часть общей картины и работа над достижением общей цели.
• Создавайте возможности для того, чтобы коллеги хвалили друг друга. Например, попросите людей рассказать о мелочах, которые повлияли на их работу в течение недели, в формате "аплодисменты коллегам". Их можно озвучивать на быстрых праздниках каждую неделю.

6. Инвестируйте в своих сотрудников
Один из наиболее эффективных методов работы с сотрудниками - это предоставление ресурсов, которые приносят людям личную пользу. Такие возможности, как обучение и развитие (L&D), программы наставничества или коучинга среди коллег или программа оздоровления сотрудников, показывают сотрудникам, что компания заботится об их индивидуальном росте и благополучии.

Предлагайте сотрудникам время, чтобы они могли заниматься своим развитием и заботиться о себе. Предоставление им определенной свободы в распоряжении своими днями и рабочей нагрузкой позволит им совмещать обучение и уход за собой.

7. Укрепление DEIB
Крепкие отношения с сотрудниками означают отсутствие преференций для определенных групп. Приоритет разнообразия, равноправия, инклюзивности и принадлежности (DEIB) и предоставление равных возможностей для карьерного роста позволит вам создать уважительную и благоприятную среду, которая действительно позволит каждому участвовать, процветать и быть услышанным.

8. Рассмотрите правовые аспекты отношений с сотрудниками
Все этапы трудовых отношений связаны с юридическими аспектами, такими как законы и нормативные акты, касающиеся:

• заработной платы и сверхурочных
• искриминации
• безопасности на рабочем месте
• незаконного увольнения

Работодатели должны понимать и соблюдать эти нормы, а также следить за тем, чтобы сотрудники знали и получали положенные им права и льготы.

9. Мониторинг отношений с сотрудниками
Измерение воздействия ваших усилий по налаживанию отношений с сотрудниками показывает сильные и слабые стороны. Проводя опросы, отслеживая данные, собирая и анализируя отзывы, вы сможете выявить области, требующие улучшения, и спланировать, как их решить.

К числу показателей, которые следует принимать во внимание при оценке отношений с сотрудниками, относятся:

• Показатели вовлеченности сотрудников
• Уровень абсентеизма
• Уровень текучести кадров
• Уровень удержания лучших сотрудников
• Индекс разнообразия и вовлеченности
• Показатели удовлетворенности сотрудников
• Количество жалоб и время реагирования
• Процент положительных/отрицательных комментариев на внутренних и внешних сайтах.

Использование технологий также помогает отслеживать состояние отношений с сотрудниками в вашей организации. Например, 91 % компаний используют инструмент, с помощью которого сотрудники могут анонимно сообщать о проблемах или опасениях.

10. Иметь политику отношений с сотрудниками
Предвидение и наличие плана по решению проблем, связанных с отношениями с сотрудниками, закладывает основу для усилий организации по предотвращению конфликтов. Политика, способствующая справедливости и благополучию, помогает предотвращать и разрешать конфликты, создавая позитивное взаимодействие на рабочем месте.

Политика отношений с сотрудниками уникальна для каждой компании, но есть несколько общих элементов, которые можно взять за основу, в том числе:

• Вводная часть о компании и цели политики отношений с сотрудниками.
• Руководящие принципы компании (основные ценности, формулировка миссии), на которых строятся отношения с сотрудниками.
• Раздел о соблюдении правовых норм.
• Раздел о коллективных переговорах/промышленных отношениях.
• Политика и процедуры, касающиеся проступков и дисциплинарных мер.

Существует множество способов решения проблем, связанных с отношениями с сотрудниками. Вот несколько лучших практик, которые можно внедрить в вашей организации:

• Обращайтесь за обратной связью: Практика активного слушания путем регулярного запроса индивидуальных и коллективных отзывов от сотрудников помогает им почувствовать, что их мнение имеет значение, и дает вам ценную информацию о том, как улучшить отношения с сотрудниками.
• Убедитесь, что сотрудники понимают политику компании: Сотрудники должны иметь доступ ко всем политическим документам и понимать их, чтобы избежать путаницы.
• Будьте прозрачны: Поддерживайте открытую линию коммуникации, когда речь идет о политике и организационных изменениях, и отвечайте на вопросы сотрудников как можно более честно. Это укрепляет доверие и помогает сотрудникам чувствовать себя комфортно, поднимая и обсуждая проблемы.
• Применяйте стратегии разрешения конфликтов: Во время конфликта такие стратегии, как постановка и решение вопросов как можно раньше, открытый разговор, проявление сочувствия, компромисс и сотрудничество для достижения решения, удовлетворяющего потребности каждого, помогают поддерживать позитивные отношения между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководством.
• Реагируйте оперативно: Когда возникают проблемы в отношениях с сотрудниками, не забудьте принять своевременные меры и решить их, чтобы продемонстрировать, что вы принимаете меры.
• Следуйте своим процессам: Политика и процессы компании существуют для того, чтобы каждый человек, участвующий в управлении отношениями с сотрудниками, имел соответствующие инструменты и руководство для выполнения своих задач. Следуйте процессам во всех случаях, чтобы гарантировать, что каждый вопрос будет решен профессионально, а к каждому сотруднику и проблеме будет обеспечено равное отношение.

Роль менеджера по работе с персоналом
Роль менеджера по работе с сотрудниками вносит решающий вклад в работу организаций в любой отрасли. Менеджеры по работе с персоналом либо входят в состав HR, либо работают в составе специальной группы по связям с персоналом в крупных компаниях.

В их обязанности входит аудит или сотрудничество во многих областях HR, включая следующие:

• Политика и процедуры трудоустройства.
• Соблюдение правовых и нормативных требований.
• Урегулирование жалоб и конфликтов.
• Расследования на рабочем месте.
• Вовлеченность/удовлетворенность сотрудников.
• Рекрутинг, прием на работу, интервью при увольнении.
• Безопасные и здоровые условия труда.
• Политика компенсаций и льгот.
• Общение и переговоры с сотрудниками и трудовые отношения.
• Программы поощрения и вознаграждения.
• Стратегии и программы оздоровления и баланса между работой и личной жизнью.

Основные навыки и квалификация, необходимые для выполнения роли ER-менеджера, включают:

• Активное слушание и навыки межличностного общения для интерпретации отношения и чувств.
• Опыт разрешения конфликтов.
• Знание трудового законодательства.
• Способность вести переговоры и решать проблемы.
• Опыт работы с программным обеспечением для HR и анализа данных.
• Опыт разработки и реализации программ.
• Стремление к улучшению рабочей среды и благополучия сотрудников.