Завершение испытательного срока сотрудников: как организовать (+шаблон)

Первые 90 дней работы нового сотрудника имеют решающее значение для того, чтобы определить, будет ли он преуспевать или бороться в компании. Предоставление поддержки и конструктивной обратной связи в рамках 90 дней может мотивировать новых сотрудников оставаться на своих должностях, минимизируя текучесть кадров и связанные с ней расходы.

В ходе оценки анализируются первоначальная работа сотрудника, интеграция в культуру компании и соответствие ожиданиям от роли. Это дает возможность и новому сотруднику, и его руководителю проанализировать успехи, определить области для улучшения и решить проблемы, возникшие в период адаптации.

Такой обзор позволяет убедиться в том, что новый сотрудник идет по плану, получает необходимую поддержку, а также возможность прояснить ожидания и предложить обратную связь. Он также позволяет руководителям предложить конструктивную обратную связь, подкрепляя позитивное поведение и стимулируя производительность.

Шаблон 90-дневного обзора обеспечивает структурированную основу для оценки и поддержки новых сотрудников. Это помогает сотрудникам понять, какие навыки и знания им необходимы для успешной работы, что ведет к повышению эффективности, вовлеченности и удержанию персонала.

Использование шаблона также создает четкую дорожную карту как для руководителей, так и для сотрудников, определяя конкретные показатели эффективности, ожидания от роли и цели развития.

Структурированный подход к предоставлению обратной связи и сбору информации от новых сотрудников - это мощный способ укрепить культуру постоянной обратной связи и заранее определить ожидания от работы. Это устраняет любые неопределенности и дает четкое представление о том, чего сотрудник может ожидать от трудовых отношений в дальнейшем

Давайте рассмотрим, что должен включать в себя каждый шаблон, а также типичные правила и запреты при разработке и проведении 90-дневного обзора:

Показатели эффективности
Они помогают оценить работу сотрудника в сравнении с ожиданиями от роли с помощью четких, измеримых критериев, согласованных с должностной инструкцией. В качестве примера можно привести показатели завершенности проектов, удовлетворенности клиентов или совместной работы в команде.

Делайте: Используйте конкретные, поддающиеся количественному измерению показатели для объективной оценки работы. Включите примеры вклада сотрудника, например, успешные результаты проекта или соблюдение сроков.

Не используйте: Использовать расплывчатые или субъективные критерии, такие как «усердно работает» или «демонстрирует потенциал», поскольку они не дают практической информации.

Оценка целей
С их помощью можно пересмотреть цели, поставленные при приеме на работу, и оценить прогресс сотрудника. Цели могут включать освоение конкретных инструментов, совершенствование навыков или участие в ключевых проектах.

Сделайте: Выделите цели первых 90 дней и поставьте новые достижимые задачи на следующий этап. Следите за тем, чтобы цели были SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Не ставьте слишком амбициозные или несвязанные цели, так как это может перегрузить сотрудника или привести к его нежеланию работать.

Разделы обратной связи
Создайте пространство для открытого обмена информацией между руководителем и сотрудником. В нем следует рассказать о сильных сторонах сотрудника, областях, требующих улучшения, и о том, как организация может лучше поддержать его.

Делайте: Предлагайте конструктивную, сбалансированную обратную связь, включая похвалу за достижения и предложения. Используйте конкретные примеры, чтобы подкрепить свои слова и стимулировать двустороннее общение.

Не делайте этого: не будьте слишком критичны и не давайте общих, расплывчатых отзывов, которые могут демотивировать или запутать сотрудника. Также не стоит концентрироваться только на положительных моментах и игнорировать области, требующие улучшения.

Области для улучшения
Этот раздел предназначен для определения навыков или поведения сотрудника, которые ему необходимо улучшить, чтобы соответствовать ожиданиям от роли. В этом разделе должны быть указаны шаги, которые можно предпринять, или ресурсы, такие как программы обучения или возможности наставничества.

Действуйте: Сформулируйте области совершенствования как возможности для роста и составьте для сотрудника четкий план их решения. Предложите действенные шаги, например, посещение конкретного семинара или наблюдение за коллегой.

Не делайте этого: Сосредотачиваться исключительно на слабых сторонах, не предлагая решений, поскольку это может вызвать чувство неудачи и демотивацию, а не мотивацию к совершенствованию.

Культурная интеграция
Обеспечьте место для оценки того, насколько хорошо сотрудник интегрировался в культуру вашей организации, включая его способность адаптироваться к ценностям компании, рабочей среде и командной динамике.

Сделайте это: Задайте конкретные вопросы о том, как сотрудник относится к рабочей обстановке и командному взаимодействию. Поощряйте отзывы об их опыте адаптации и общем соответствии культуре компании.

Не делайте: Предполагать культурную интеграцию без участия сотрудника. Обязательно спросите, как, по их мнению, они вписываются в культуру компании, и при необходимости окажите дополнительную поддержку, чтобы удовлетворить их потребности в интеграции.

Развитие навыков
Это позволяет оценить прогресс сотрудника в освоении конкретных технических или «мягких» навыков, необходимых для его роли, и определить, где ему может потребоваться дополнительное обучение.

Сделать: Включите список ключевых навыков, относящихся к роли, и оцените уровень владения ими сотрудником. Предложите целевое обучение или ресурсы для дальнейшего развития критических областей.

Не стоит: Давать расплывчатые оценки типа «нуждается в улучшении», не уточняя, каких именно навыков не хватает и как их развить. Кроме того, не ожидайте полного овладения всеми навыками в течение первых 90 дней.

Сотрудничество в команде
Оцените, как сотрудник сотрудничает с коллегами, вносит вклад в достижение командных целей и поддерживает производительность. Это очень важно для оценки его интеграции в коллектив.

Действуйте: Соберите отзывы членов команды, чтобы составить полное представление о совместной работе сотрудника. Отметьте случаи, когда сотрудник вносил вклад в командные проекты или демонстрировал сильные навыки межличностного общения.

Не стоит: Акцентировать внимание только на отдельных случаях конфликта или недопонимания, не ознакомившись с их вкладом в работу команды. Не игнорируйте и роль руководства в развитии эффективной командной динамики.

Способности к решению проблем
Подчеркните критическое мышление сотрудника и его навыки решения проблем, особенно то, как он подходит к решению задач и внедрению решений в своей роли.

Действуйте: Приведите примеры ситуаций, в которых они решали проблемы или принимали решения. Обсудите стратегии решения более сложных задач в будущем.

Не надо: Критиковать их навыки решения проблем, не предлагая рекомендаций по улучшению. Также не стоит превозносить их творческий подход или инициативу, даже если их решения были несовершенны.

Расстановка приоритетов в работе и управление временем
Наконец, включите в шаблон раздел, посвященный тому, насколько эффективно сотрудник расставлял приоритеты, управлял сроками и распределял обязанности в течение первых 90 дней работы.

Сделайте это: Используйте конкретные примеры, чтобы подчеркнуть эффективность управления временем или области, требующие улучшения. Дайте советы или инструменты, которые помогут им эффективно расставлять приоритеты.

Не надо: Давать общую обратную связь типа «нужно лучше управлять временем», не используя конкретные примеры или ситуации и не давая действенных советов.

Этап 1: Подготовка и сбор данных
Начните со сбора необходимой документации о роли и сотруднике. Вам понадобятся первоначальное описание должности, первоначальные цели введения в должность и все задокументированные ожидания от процесса найма. Запланируйте проведение обзора как минимум за две недели, чтобы у сотрудника было достаточно времени подготовиться к нему.

Соберите конкретные примеры работы сотрудника, в том числе:

• завершенные проекты и результаты
• обратная связь и сотрудничество в команде
• взаимодействие с клиентами или заинтересованными сторонами
• записи о прохождении обучения
• Любые задокументированные проблемы или успехи.

Этап 2: Настройка системы оценки
Настройте анализ так, чтобы он отражал уникальные аспекты должности. Если речь идет о технических должностях, сосредоточьтесь на конкретных навыках и результатах проектов. Для должностей, связанных с клиентами, сделайте акцент на показателях обслуживания и навыках управления взаимоотношениями.

Учитывайте потребности конкретной отрасли, например:

• В здравоохранении: Создайте разделы, посвященные показателям ухода за пациентами, требованиям к соблюдению норм и протоколам безопасности. Включите проверку необходимых сертификатов и статуса лицензирования.
• В сфере технологий: Сосредоточьтесь на развитии технических навыков, метриках качества кода и внедрении проектной методологии. Включите разделы, посвященные допускам к работе в системе безопасности и техническим сертификатам.
• В сфере финансовых услуг: Включите проверку соответствия нормативным требованиям, оценку управления рисками и показатели управления клиентским портфелем.

Этап 3: Оценка культуры
Изучите конкретные примеры того, насколько хорошо сотрудник воплощает ценности компании. Например, вы можете описать ситуацию, в которой сотрудник продемонстрировал основную ценность инноваций, и рассмотреть, как это согласуется с подходом компании к творческому решению проблем.

Оцените культурное соответствие сотрудника, оценив его:

• Стиль общения и эффективность
• Сотрудничество в команде
• Адаптация к нормам компании
• Вклад в командную динамику.

Этап 4: Структура оценки эффективности
В рамках оценки каждой компетенции дайте четкое описание ожидаемого поведения, конкретные примеры продемонстрированных результатов, области развития и пункты действий по улучшению.

Пересмотрите первоначальные цели на 90 дней, используя эту структуру:

• Изложите первоначальную цель
• Опишите достигнутый прогресс
• Проанализируйте все возникшие препятствия
• Зафиксируйте извлеченные уроки.
• Установите новые или пересмотренные цели.

Этап 5: Планирование развития
Составьте перспективный план развития, включающий краткосрочные цели (на ближайшие 90 дней), долгосрочные карьерные устремления, конкретные потребности в развитии навыков, необходимые ресурсы или поддержку, а также сроки достижения.

Для каждой области развития укажите конкретные действия, которые необходимо предпринять, необходимые ресурсы, сроки завершения, показатели успеха и график проверок.

Этап 6: Документация и последующие действия
Составьте официальный протокол, включающий резюме оценки эффективности, конкретные примеры и подробную обратную связь, согласованные пункты действий, детали плана развития, а также подписи и ознакомился с ними.

Завершите анализ, определив дальнейшие шаги и сделав следующее:

• Назначение даты последующей встречи
• Уточнение ожиданий
• Подтверждение наличия ресурсов
• Установление каналов связи
• Запланируйте регулярные встречи.

После 90-дневного обзора проследите за выполнением всех согласованных действий, таких как обучение, наставничество или постановка целей. Затем вы должны отслеживать прогресс и предлагать постоянную поддержку, чтобы обеспечить долгосрочный успех нового сотрудника.

Ниже перечислены лучшие практики, которые следует соблюдать менеджерам по найму при проведении 90-дневных обзоров. В дополнение к этим практикам полезно предоставить каждому сотруднику время и рекомендации для размышлений и подготовки к встрече по итогам 90-дневного обзора.

Это устраняет неопределенность, помогает провести конструктивный разговор и дает им самостоятельность в процессе адаптации. Кроме того, это снимает давление с линейного менеджера, который должен вести разговор только со своей стороны, поощряя диалог и взаимное участие.

1. Подготовьтесь к обзорной встрече
Заблаговременно соберите необходимую информацию и сведения о новом сотруднике, изучите показатели его работы, результаты проектов и отзывы. Затем определите конкретные примеры успехов и области, требующие улучшения, чтобы обсудить их во время встречи.

Вам также следует пересмотреть цели и ожидания при приеме на работу, чтобы оценить прогресс, и составить четкую повестку дня встречи, чтобы охватить все важные темы.

→ Роль HR: Предоставить менеджерам чек-лист или шаблон для организации заметок и правильной структуры обсуждения.

2. Общайтесь эффективно
Сильная коммуникация необходима для укрепления доверия и обеспечения того, чтобы новый сотрудник чувствовал поддержку. Встреча должна быть двусторонней беседой, а не просто критикой. Чтобы задать позитивный тон, начните встречу с рассказа о достижениях и вкладе сотрудника.

Предоставляя обратную связь, используйте четкие, конкретные формулировки, приводите примеры, подтверждающие замечания, и поощряйте сотрудника делиться своими размышлениями об успехах, проблемах и опыте. Также важно проявить сочувствие и выслушать мнение сотрудника, чтобы обеспечить открытый диалог.

→ Роль HR: Провести тренинг по предоставлению конструктивной обратной связи и работе с деликатными темами, чтобы менеджеры уверенно подходили к разговору.

3. Ставьте цели вместе
Обзор должен согласовывать цели нового сотрудника с целями команды и организации, поддерживая чувство цели и направления. Начните с постановки целей SMART на следующий период обзора, затем определите области, в которых новый сотрудник может улучшить или развить свои навыки.

После этого вы можете обсудить ресурсы или возможности обучения, чтобы поддержать эти цели и согласовать их с карьерными устремлениями сотрудника и стратегическими приоритетами организации.

→ Роль HR: Предоставить менеджерам примеры эффективных методов постановки целей и инструменты для отслеживания прогресса.

4. Устранение проблем и барьеров
Менеджеры по найму должны выявить и устранить все препятствия, мешающие успеху нового сотрудника. Для этого создайте для сотрудника безопасное пространство для обсуждения проблем, связанных с ролью, динамикой команды или ресурсами рабочего места.

Сосредоточьтесь на решении проблем путем совместного мозгового штурма и предложите поддержку (например, наставничество, обучение или корректировку рабочей нагрузки), чтобы помочь преодолеть препятствия. Затем вы можете проследить за решением выявленных проблем, чтобы обеспечить прогресс.

→ Роль HR: Поощрять руководителей к принятию менталитета роста и рассматривать проблемы как возможности для совершенствования, а не как неудачи.

5. Обеспечьте справедливую и точную оценку
90-дневный обзор должен представлять собой объективную и сбалансированную оценку работы и потенциала нового сотрудника. Для этого оценки должны быть основаны на измеримых данных и конкретных примерах, а не на субъективных мнениях.

Сбор отзывов от членов команды, коллег и заинтересованных сторон также может обеспечить всестороннюю оценку. Кроме того, чтобы избежать предвзятости, сосредоточьтесь на реальных результатах работы нового сотрудника, а не на сравнении с предыдущими сотрудниками. Вы также должны ознакомиться с тем, что первые 90 дней - это период обучения для нового сотрудника, и установить реалистичные ожидания прогресса.

→ Роль HR: Провести тренинг по неосознанным предубеждениям и объективной оценке работы, чтобы менеджеры проводили справедливые оценки.