Автоматизация HR и Digital HR. Core HR, что автоматизировать и критерии выбора систем
2020-05-25 10:38
Только представьте, какое количество людей в мире работает на разных должностях. Далеко не все из них работают комфортно и эффективно. Один из ключей, чтобы организовать работу людей эффективно – это автоматизация.
Зачем нужна автоматизация?
1. Снижается вовлеченность сотрудников (по результатам исследований Gallup только 15% вовлечены: Gallup). 2. Много времени тратится на процессы, которые не автоматизированны. 3. Компании проигрывают на рынке труда IT-компаниям в привлекательности. 4. Лояльность сотрудников снижена (средний eNPS на уровне 0). 5. Процесс адаптации новых сотрудников и передачи знаний не оцифрован. 6. Доступ к лучшим HR-практикам ограничен. 7. Внедрение новых процессов занимает много времени. 8. Сотрудники не хотят пользоваться корпоративными системами. HR-автоматизация нужна компаниям, которые заинтересованы в эффективном управлении персоналом. А мы знаем, вовлеченность – это прямой фактор к повышению эффективности и продуктивности работы сотрудников.
Основные HR-тренды на 2020 от компании Deloitte:
• будущий формат работы: интеграция AI в работу, • новый подход к компенсациям, • фокус на благосостояние сотрудников, • чувство принадлежности сотрудника к работе, • управление персоналом из нескольких поколений (X, Y, Z), • переформатирование навыков персонала, • глобальные таланты, • создание и сохранение знаний в организации, • управление меняющимися стратегиями персонала, • развивающаяся роль HR.
Что должно быть в современном стеке любого HR-специалиста? Я бы выделил 2 направления автоматизации: 1. Core HR (информация об оргструктуре, сотрудниках, должностях, отпусках, больничных и прочее). 2. Talent Acquisition – автоматизация рекрутинга.
Пример моего личного опыта автоматизации систем: • BambooHR – CoreHR, Onboarding, Offboarding, Analytics • 15Five – OKR, 1:1, HighFive • Lever (ранее BreezyHR) – рекрутинг • Zoom, Calendly – вспомогательные инструменты для организации встреч • Workplace – трансляция событий • Slack – информирование, переписка • Confluence – LMS и база знаний • Elin – чат-бот с которым мы экспериментировали • Trello – командная работа HR
Эволюция систем от возможности хранения информация и формирования отчетов до чат-ботов и искусственного интеллекта:
И функции данных систем также эволюционировали:
• Хранение данных – кадры, например, в 1С. • Автоматизация операции – заявка на отпуск, например, BambooHR или Hurma. • Автоматизация процессов – Onboarding, например, Workable. • Автоматизация результата – решение задачи под ключ, например, 15Five. • Электронный HR - коучинг, подсказки, автопилот и навигация, предсказание будущего. Разработчики постоянно усовершенствуют HR-системы и предлагают много различных функций.
Теперь рассмотри эволюцию профессии HR-менеджера
Сегодня HR необходимо возглавить автоматизацию! Чем будет заниматься HR:
• архитектура HR-процессов и связь с бизнесом в системах автоматизации, • переговоры и убеждение кандидатов, • общение с людьми (human touch), • решение конфликтов, • демонстрация поведения (role model), • вдохновение.
Варианты автоматизации процессов: провайдеры и решения
Многие ожидают, что искусственный интеллект изменит процесс взаимодействия сотрудника и компании, в том числе и HR.
Примеры развития искусственного интеллекта в других системах:
• Gmail + авиабилеты = когда выехать в аэропорт, • автоответы в Linkedin, Gmail, • Siri может добавить событие в календарь, • автопилот Tesla – ваш личный водитель, • Netflix умеет предлагать вам фильм на основе ваших интересов, • банки могут блокировать подозрительные транзакции, • Facebook показывает посты и рекламу, основываясь наших предпочтениях.
Я считаю, что искусственный интеллект может быть полезен HR, например:
• вовремя отследить выгорание сотрудников, • предсказывать риски увольнения, • находить задачи, которые сотрудник выполняет не эффективно, • давать информацию и обучающий контент, когда сотруднику это необходимо, • улучшать взаимодействие команд, • давать подсказки руководителю, когда ему необходимо похвалить сотрудника.
Как обосновать бизнесу необходимость инвестировать в автоматизацию HR?
1 вариант
ROI При среднем окладе сотрудника 500$ в месяц и внедрении базового пакета эффект от автоматизации рутинных процессов позволит сэкономить сотруднику не менее 5% времени ли 25$ в месяц. ROI бота составляет: 25$ / 1$ х 100 = 2500%
2 вариант
Дополнительные бизнес-эффекты автоматизации:
• снижение текучести персонала в 1,2 раза, • ускорение адаптации на 1 месяц, • увеличение привлекательность компании для Y и Z поколений, • больше аргументов для принятия решения у руководителя, • 10% времени сотрудника освобождается за счет автоматизации, • в 2 раза снижаются затраты рабочего времени на обучение сотрудника, • на каждые 300 сотрудников требуется на одного HR-специалиста меньше.
Шаги внедрения автоматизации:
1. Фокус на UX. 2. Создать пилотную группу. 3. Вовлечь Power Users. 4. Продумать, в чем преимущество для сотрудников (баллы, бонусы). 5. Начинать с наиболее важных для людей функций. 6. Применить модель, например, Unfreeze (срочность, важность) ➡️ Change (презентации, обучение) ➡️ Freeze (культура, привычки).
Как выбрать систему автоматизации? Когда я выбирал систему, то составил набор ожидаемых функций: 1. Что я хочу автоматизировать в компании? 2. А что вообще можно автоматизировать? Проанализировал функции существующих в мире систем.
В итоге я создал свой список функций идеальной системы. Вот что у меня получилось:
Встроенная ATS 1. Публикация вакансий на отдельной страницы. 2. Сбор откликов с разных сайтов . 3. Статус по кандидатам. 4. Автоматическая отправка писем. 5. Доступ для менеджера. 6. Связь с Linkedin (возможность подать отклик профилем на Linkedin).
Performance management: 1. Каскадирование целей 2. Все цели всех сотрудников видны всем. 3. Оценка 360 по заданным компетенциям. 4. 9 box matrix (potential/performance). 5. Возможность проводить checkin по целям на регулярной основе (отмечать прогресс движения к цели, писать комментарии к целям вовремя 1:1. 6. Автоматизация onboarding и адаптации - рассылка писем, чек-лист. 7. Employee self-services - отпуска, дистанционные дни работы, отгулы. 8. Расчет Payroll - учет ЗП, отслеживание даты выхода (proration), история пересмотров ЗП, вилки ЗП или comparatio к рыночной ЗП. 9. Merit increase / performance based pay - возможность планировать пересмотр ЗП по компании, расчет бонусов, работа с бюджетами. 10. Управление развитием сотрудников - возможность записывать skills & competencies, уровень их развития, возможность указывать level сотрудника (junior, middle, senior). 11. Succession planning - возможность назначать саксесоров для сотрудников, возможность сотруднику планировать карьерный рост. 12. Exit management - отправка анкеты, чек-листы. 13. Оргструктура компании с возможностью отображения матричной структуры (когда есть 2 руководителя). 14. Отчетность. 15. Модуль по управлению вовлеченностью - регулярные опросники, отчеты по командам, доступ к отчетам для менеджеров. 16. Желательно - peer2peer recognition. 17. Поддержка Slack будет плюсом.