HR SOP: руководство + шаблон

Должны ли вы писать HR SOPs (Standard Operating Procedures - Стандартные Операционные Процессы) для каждой задачи? Нет. Но вы должны написать HR SOPs хотя бы для некоторых задач. Почему? Подумайте вот о чем: Исследование, проведенное компанией Asana, показало, что сотрудники могли бы сэкономить 260 часов работы в год, если бы у них просто были более эффективные процессы. А это начинается с наличия стандартных операионных задач.

СОПы в HR охватывают все области HR-функции, включая привлечение и управление талантами, обучение и развитие, опыт сотрудников и так далее. Они стандартизируют HR-операции, гарантируя, что вы и ваша команда будете выполнять HR-задачи последовательно и законно, в соответствии с целями организации.

HR SOP обычно включает:

• Цель и область применения документа
• Ответственных за выполнение каждой задачи или принятие решения
• Пошаговые инструкции по выполнению процедуры
• Информация о правовых требованиях, которым должен следовать HR
• Сроки выполнения процедуры
• Рекомендации по документированию процесса
• Любые соответствующие формы или шаблоны.

В зависимости от контекста вашей организации, создаваемые вами СОПы HR будут выглядеть по-разному. Например, СОПы HR в крупных организациях более подробны и формализованы, в то время как СОПы в небольших организациях зачастую менее формальны и содержат больше возможностей для импровизации. Если вы работаете в производственной сфере, создаваемые вами СОПы, возможно, должны быть в большей степени сфокусированы на мерах безопасности и соответствии отраслевым нормам.

Стандартизированные процессы и операции приносят огромную пользу любому отделу HR и всей организации в целом. Вот несколько причин, почему вашей команде важно иметь СОПы по управлению персоналом.

Обеспечение последовательности и стандартизации
СОПы позволяют вашей команде осуществлять HR-процессы последовательно в рамках всей организации. Такая стандартизация помогает устранить несоответствия и путаницу, свести к минимуму ошибки и обеспечить справедливое и равное отношение ко всем сотрудникам. СОПы также помогают уменьшить личную предвзятость или субъективность при принятии решений, например, при приеме на работу, продвижении по службе или дисциплинарных взысканиях.

Например, при назначении вознаграждения или премий стандартизированный подход применяет последовательные критерии, чтобы сотрудники, занимающие одинаковые должности и имеющие одинаковые показатели эффективности, получали справедливое вознаграждение. Такой подход снижает риск расхождений в оплате труда, способствует прозрачности и основывает решения о вознаграждении на объективных факторах, а не на индивидуальном усмотрении или предвзятости.

Повышение эффективности и производительности
СОПы помогают оптимизировать рутинные процессы, разбивая сложные задачи на управляемые шаги, которые могут выполнять члены команды. Вместо того чтобы тратить время на изучение процессов, ваша команда может следовать четким инструкциям о том, что нужно сделать, как это сделать и в каком порядке.

Например, с помощью стандартизированного СОП по введению в должность сотрудники HR-отделов в разных регионах могут последовательно и эффективно обеспечивать новым сотрудникам беспрепятственное введение в должность.

Сократив время и усилия, затрачиваемые на выполнение рутинных задач, отдел кадров может сосредоточиться на более стратегических и ценных инициативах, таких как развитие лидерства, планирование преемственности или программы DEIB. Это позволяет отделу кадров усилить свое влияние и воздействие в организации.

Поддержание соответствия и управление рисками
Формализация процессов и установление четких стандартов работы с персоналом обеспечивают соблюдение трудового законодательства, нормативных требований и отраслевых стандартов.

HR SOPs внедряют стандартизированный подход к соблюдению правил, содержат рекомендации по ведению учета и документации, а также обеспечивают основу для обновления процессов по мере изменения законов и правил. Таким образом, организации снижают риски, связанные с несоблюдением требований, и избегают юридических проблем и потенциальных штрафов.

Предоставление рекомендаций для новых сотрудников HR
HR SOPs могут быть очень эффективным инструментом для введения в курс дела новых сотрудников HR-службы. Они предлагают новым сотрудникам структурированный путь обучения для ознакомления с рутинными процессами и помогают им понять ожидания организации.

Новые сотрудники быстрее становятся продуктивными. Во время и после периода адаптации СОПы могут продолжать служить постоянным справочным инструментом, особенно при возникновении незнакомых ситуаций или задач.

Кроме того, все новые сотрудники HR будут получать одинаковую информацию и обучение независимо от того, кто и где их принимает. Такое единообразие гарантирует, что HR-услуги будут оставаться надежными и качественными. Например, если каждый новый сотрудник HR-службы будет выполнять одни и те же действия при начислении заработной платы, вероятность ошибок будет меньше, и процесс останется неизменным независимо от того, кто его выполняет.

Поощрение непрерывного совершенствования
Когда у вас есть четкие и последовательные базовые принципы выполнения задач, вы сможете оценить эффективность и результативность HR-операций. СОПы помогут вам выявить избыточные или устаревшие процессы и либо устранить, либо улучшить их. Это также облегчает понимание того, когда может возникнуть неэффективность или недостаточная эффективность, которую необходимо устранить.

Например, если в СОП по подбору персонала указаны временные рамки для каждого этапа, гораздо проще выявить любые отклонения от этих временных рамок. Это может свидетельствовать о том, что реальный процесс занимает больше времени, чем предполагает СОП, и вам необходимо обновить СОП, или о том, что сотрудники, ответственные за процесс подбора персонала, не справляются со своими обязанностями.

1. Определите, какие HR-процессы нуждаются в СОПах
Начните с определения HR-процессов, которые больше всего выиграют от стандартизации. Ваша цель - определить приоритетность процессов, которые являются наиболее критичными или оказывают наибольшее влияние на организацию.

После того как вы определили приоритетность процессов, разбейте их на части и оцените:

• Кто участвует: Процессы, в которых участвуют несколько команд, отделов или заинтересованных сторон, скорее всего, выиграют от наличия СОПов, чтобы все следовали одним и тем же шагам.
• Уровень риска: Отдайте предпочтение процессам с высоким риском (юридическим, финансовым или репутационным), таким как увольнение сотрудников, дисциплинарные взыскания или документирование конфиденциальной информации.
• Частота и объем процессов: Сосредоточьтесь на процессах, которые выполняются часто и предполагают большое количество точек соприкосновения или взаимодействий.

2. Соберите информацию
После того как вы определили, какие процессы нуждаются в СОПах, пришло время собрать информацию о них. Это включает :

• Понять процесс: Получите широкое представление о процессе, который вы документируете. Поговорите с членами вашей команды HR или соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы понять цели, заинтересованные стороны, этапы, лучшие практики и другую информацию, относящуюся к процессам.
• Обратиться к экспертам в данной области: Обратитесь к тем, кто имеет опыт работы с процессами, для которых вы хотите написать СОПы. Они могут предоставить ценную информацию о нюансах и проблемах процессов и помочь сделать ваши СОПы более полными и точными.
• Изучить существующие процедуры: Изучите все соответствующие политики и процедуры и обязательно включите их в СОПы, которые вы создаете.

3. Изложите этапы, обязанности и временные рамки.
Начните с разбивки каждого процесса на отдельные задачи и перечислите их в последовательном порядке. Чтобы обеспечить подотчетность, необходимо четко определить, какая роль, человек или команда отвечает за выполнение каждой задачи.

Если у вас более сложные процессы, в которых участвуют несколько членов команды, вы можете использовать такие инструменты, как матрица RACI, чтобы уточнить роли и обязанности. Это позволит свести к минимуму путаницу в том, кто за что отвечает, особенно если речь идет о межфункциональных процессах.

Вам также необходимо установить четкие сроки для каждого этапа процесса, чтобы обеспечить своевременное и эффективное выполнение задач. Установите реалистичные сроки и предусмотрите резервное время на случай непредвиденных задержек. Если вы не уверены в разумных сроках выполнения задачи, посоветуйтесь с членами команды, которые уже выполняли ее, чтобы получить представление.

4. Разработайте руководство по стилю
Если вы хотите добиться единообразия в работе HR, начните с СОПов. Разработайте руководство по стилю, чтобы создать четкие и лаконичные документы, которым смогут следовать другие. Это гарантирует, что все ваши СОПы будут соответствовать друг другу, и поможет вам сократить время, когда вам нужно будет создать новый СОП.

Итак, что же можно включить в это руководство по стилю? Это зависит от конкретного контекста вашей организации, например, от отрасли, предпочитаемого стиля общения или страны, в которой вы находитесь. Тем не менее, вот несколько общих элементов, которые вы можете включить:

• Прямой, без жаргонизмов язык: Убедитесь, что СОПы легко читаются и понятны. Если ваши сотрудники не понимают инструкций, они не смогут следовать им и выполнять процесс.
• Последовательное форматирование и структура: Предоставьте подробные инструкции по оформлению документа (например, тип шрифта, размер шрифта, заголовки и подзаголовки, пули, нумерация и т. д.) и структуре, которой следует придерживаться.
• Наглядные пособия: Используйте чек-листы, блок-схемы или диаграммы для большей наглядности, особенно для сложных процессов. Не забудьте включить лучшие практики по включению этих элементов и связать их с инструментами или программным обеспечением для создания наглядных пособий.
• Стандартизированные термины: Включите список терминов и сокращений, которые люди могут использовать во всех СОПах, чтобы убедиться, что все понимают термины в СОПах.

5. Пересмотр и проверка СОПов
Не забудьте пригласить профильных экспертов для проверки СОПов, чтобы убедиться в их точности и полноте. Всегда полезно иметь один или несколько наборов глаз, чтобы заметить любые ошибки или неточности, которые вы могли пропустить, особенно если эти документы будут служить руководством для всех сотрудников HR.

6. Создайте централизованное хранилище СОПов
Теперь, когда у вас есть СОПы, подумайте, где вы собираетесь их хранить, чтобы они были безопасными, но при этом легкодоступными и удобными/

Независимо от того, какой вариант вы выберете, не забудьте внедрить строгий контроль доступа для защиты конфиденциальной информации и поддержания целостности ваших SOP. Вы можете реализовать:

• Ролевой доступ: На основе их ролей разрешить только уполномоченным сотрудникам просматривать и редактировать определенные СОПы.
• Аутентификация пользователей: Используйте такие меры, как сложные пароли или двухфакторная аутентификация для защиты хранилища.
• Контрольные журналы: Отслеживайте и документируйте, кто получает доступ к документам или изменяет их в хранилище, чтобы использовать их в случае возникновения несоответствий или проблем с безопасностью.

7. Обучите сотрудников HR
Создайте руководство с четкими и понятными инструкциями, которые помогут вашей команде ориентироваться, понимать и применять СОПы в повседневной работе. Включите инструкции о том, как:

• Получить доступ к хранилищу и навигация по нему: Дайте пошаговые инструкции о том, как получить доступ к СОПам HR, перейти к нужным разделам и воспользоваться функцией поиска.
• Ориентироваться в структуре СОП: Объясните структуру СОП и то, что содержит каждый раздел.
• Применять СОПы: Приведите примеры использования СОПов в реальных рабочих ситуациях.

Это руководство можно оформить в письменном виде или включить в него более интерактивные материалы, например видеоуроки. Эти материалы будут служить постоянной поддержкой для вашей команды, к которой они смогут вернуться в любое время, поэтому убедитесь, что они легко доступны.

Помимо этого, вам также необходимо организовать тренинги и регулярные занятия по повышению квалификации, чтобы убедиться, что вашей команде удобно использовать новые СОПы. Назначьте специального координатора по СОП, к которому команда сможет обратиться в любой момент, когда им что-то понадобится.

8. Запустить СОПы в работу
Настало время проинформировать всех заинтересованных лиц о новых СОПах и о том, как их использовать. Вы можете разослать электронное письмо, содержащее все необходимые ссылки и рекомендации.

Не забудьте указать имя и контактную информацию назначенного контактного лица по СОПам, если у кого-то возникнут вопросы. Регулярно контролируйте использование СОПов, чтобы убедиться, что все их соблюдают.

9. Поддерживайте и пересматривайте
Регулярный пересмотр СОПов поможет вам убедиться в том, что они остаются эффективными, актуальными и соответствуют передовой практике и политике вашей организации.

Частота проведения таких обзоров зависит от самих СОПов или более широкого контекста. Для большинства СОПов достаточно ежегодного пересмотра. Однако те, которые являются более динамичными (например, СОПы, связанные с соблюдением требований или новыми технологиями), необходимо пересматривать чаще, например каждые шесть месяцев. Вы также можете проводить обзоры на основе триггеров, когда происходит что-то, требующее немедленного изменения СОП.

Соберите обратную связь тех, кто регулярно использует СОПы. Вы можете рассылать опросы и анкеты, проводить индивидуальные обсуждения или размещать ссылки на формы обратной связи непосредственно в СОПах. Также полезно назначить координатора или межфункциональную группу, которая будет отвечать за пересмотр и обновление СОПов. Это обеспечит последовательность и эффективность процесса пересмотра.

Если вы хотите создать HR SOP для своей команды, но не знаете, с чего начать, не волнуйтесь! Готовый к использованию шаблон HR SOP поможет вам сэкономить время и силы. Вы можете легко настроить шаблон в соответствии с потребностями и требованиями вашего HR отдела и организации.

Просто нажмите на ссылку ниже, чтобы сохранить шаблон, и вы сможете сразу же приступить к документированию HR-процедур и процессов.