Как эффективно организовать процесс увольнения (+ чек-лист)

Процесс увольнения обеспечивает плавный переход сотрудников из организации. Внедрение надежного процесса offboarding помогает минимизировать юридические риски, поддерживать позитивные отношения с бывшими сотрудниками и защищать репутацию компании

Как правило, увольняющийся сотрудник проходит ряд этапов, включая передачу работы другим членам команды, возврат имущества компании и интервью при увольнении. Цель состоит в том, чтобы сделать переход плавным для всех участников процесса, связать концы с концами и убедиться, что сотрудник уходит на хороших условиях и сохраняет положительное впечатление о компании.

Другими словами, цель увольнения двойная. С одной стороны, она призвана помочь организации улучшить опыт сотрудников и свести к минимуму влияние ухода на бизнес. С другой стороны, она используется для формирования важнейших последних впечатлений сотрудников о компании - и того образа, который они создадут для внешнего мира.

Ввод и вывод сотрудников на работу являются неотъемлемой частью жизненного цикла сотрудника и помогают укрепить его опыт.

Процесс адаптации помогает новым сотрудникам почувствовать себя желанными гостями в компании, получить необходимое оборудование, обучиться выполнению своих задач, наладить контакт с командой и освоиться в новой роли. Цель состоит в том, чтобы заложить прочный фундамент, который обеспечит им, их команде и всей организации долгосрочный успех.

Процесс увольнения является обратным и помогает завершить жизненный цикл сотрудника структурированным образом. Сотрудники должны вернуть все оборудование компании, выйти из корпоративной сети и аннулировать свой доступ, передать обязанности другим членам команды и попрощаться с коллегами. Цель - провести увольнение без стресса.

Давайте рассмотрим некоторые причины, по которым увольнение сотрудников имеет значение и заслуживает вашего внимания.

🚩 Бывшие сотрудники - это послы
Первое впечатление важно, но не менее важно и последнее впечатление.

На пути сотрудника есть несколько ключевых «моментов, которые имеют значение». Например, первый рабочий день, веселые мероприятия по сплочению коллектива, первая зарплата, повышение по службе и процесс увольнения.

Если у сотрудников останутся приятные воспоминания о последних днях работы в компании, они с гораздо большей вероятностью будут высоко отзываться о своем бывшем работодателе. Это положительно скажется на бренде компании-работодателя и, как следствие, на ее привлекательности для новых кандидатов.

🚩 Бывшие сотрудники могут стать будущими сотрудниками
Люди покидают компании по разным причинам. Одни уходят из-за отсутствия карьерного роста, другие - из-за отсутствия гибкости или потому, что нашли более выгодное предложение в другом месте.

Сотрудники не всегда уходят из компании, потому что им не нравится компания или ее культура. Поэтому некоторые из них бумерангом возвращаются обратно после работы в другой организации. Более того, почти 40 % сотрудников рассматривают возможность работы у своего бывшего работодателя. Ключевую роль в этом играет положительный опыт «offboarding» и последние впечатления.

С точки зрения организации, повторный прием на работу бывших сотрудников имеет свои преимущества. Это экономически выгодно, поскольку ваш «новый» сотрудник быстрее приступит к работе и станет продуктивным, и вы знаете, что он подходит вам с точки зрения культуры компании.

🚩 Бывшие сотрудники - тоже клиенты
Как и ваши кандидаты, ваши бывшие сотрудники часто являются вашими клиентами. Это означает, что если опыт работы с кандидатами очень важен для того, чтобы отвергнутые кандидаты оставались довольными клиентами, то процесс увольнения - ключевой момент в том, чтобы ваши бывшие сотрудники оставались лояльными клиентами.

Что может быть лучшей рекламой для вашего бренда, чем бывший сотрудник, который остается клиентом даже после ухода из компании?

🚩 Сохранение организационных знаний
Процесс увольнения - это не только создание у сотрудников отличных впечатлений. Это еще и сохранение их знаний в компании после их ухода путем эффективной передачи знаний.

«Передача знаний имеет решающее значение для предотвращения сбоев и поддержания уровня производительности, поскольку опыт и организационные знания уходящего сотрудника передаются его замене или оставшимся членам команды.

🚩 Безопасность
Правильный процесс увольнения имеет решающее значение для безопасности. Исследования показывают, что 89 % бывших сотрудников сохраняют доступ хотя бы к одному приложению с прежнего места работы, уже работая в другом месте. Половина учетных записей бывших сотрудников остается активной более одного дня после увольнения. Кроме того, 76 % ИТ-руководителей согласны или полностью согласны с тем, что «увольнение сотрудников представляет собой значительную угрозу безопасности».

Использование процесса увольнения для обеспечения того, чтобы бывшие сотрудники не имели доступа к системам и сетям компании после увольнения, - простой способ минимизировать эту угрозу.

🚩 Соответствие требованиям и регулирование
В зависимости от отрасли и местонахождения компании, вашей организации может потребоваться соблюдение определенных правил и норм, касающихся доступа и увольнения сотрудников. Соблюдение нормативно-правовых требований - важный аспект работы с сотрудниками.
Обеспечить соблюдение этих правил и предотвратить потенциальные юридические проблемы гораздо проще, если у вас есть повторяющийся процесс - в данном случае процесс увольнения».

Как выглядит идеальный процесс увольнения? Точные детали зависят от типа организации и роли, но есть несколько лучших практик, которым вы можете следовать, чтобы все прошло гладко.

1. Поблагодарите увольняющегося сотрудника
Поблагодарите сотрудника за всю его работу и усилия, которые он приложил за время работы в организации, и дайте понять, что его будет не хватать. Если они делают следующий шаг в своей карьере или жизни, не забудьте поздравить их.

2. Сообщите об уходе
Хотя может возникнуть соблазн отложить сообщение об уходе сотрудника до выяснения всех деталей, разумнее поделиться этой информацией раньше, чем позже, чтобы укрепить доверие и прозрачность и уменьшить количество сплетен в компании. Обсудите с уходящим сотрудником, как и когда будет сообщена эта новость.

Руководители должны как можно скорее сообщить своей команде, отделу и HR об уходе сотрудника.

Общение на протяжении всего процесса увольнения - залог успеха. Четкая коммуникация гарантирует, что все будут на одной волне и поймут, чего ожидать в процессе увольнения.

3. Обеспечьте передачу знаний
Независимо от того, наймете вы преемника или нет, важно сохранить знания уходящего сотрудника внутри компании.

У вас должно быть:

• Четкое представление о ежедневных задачах, которые они выполняют
• Понимание того, какие задачи являются приоритетными
• Права доступа ко всем системам и файлам, которые они используют.
• Список людей, с которыми они работают, как внутри организации, так и за ее пределами.

Всегда полезно попросить людей создать документ о передаче полномочий или видеоролик с полезными советами для того, кто возьмет на себя их роль. Если вы знаете, кто это будет, передачу можно начинать немедленно.

Кроме того, если есть задачи, которые можно автоматизировать или включить в стандартные операционные процедуры, уходящий сотрудник - лучший кандидат для этого. Это сэкономит ваше время и деньги.

Дополнительным бонусом положительного процесса увольнения является то, что если после ухода сотрудника вам будет не хватать определенных знаний, вы сможете попросить его помочь вам, что он с радостью сделает.

4. Восстановите активы компании
Согласно исследованию Oomnitza, 27 % организаций сообщили о потере более 10 % своих технологических активов из-за незавершенного процесса увольнения.

Важно попросить увольняющегося сотрудника сдать в последний день его работы имущество компании: бейджи или ремешки, кредитные карты, униформу, телефоны, ноутбуки или служебный автомобиль.

Чтобы ничего не упустить, полезно составить чек-лист всех активов.

5. Отключите доступ к системам
Исследование, проведенное компанией Beyond Identity, показало, что почти каждый четвертый сотрудник говорит, что у него все еще есть доступ к учетным записям с прошлых мест работы.

Не забудьте отозвать у сотрудника доступ ко всем системам, включая внутреннюю сеть компании и любые другие учетные записи и программное обеспечение, к которым у него есть доступ. Например, CRM-системы, аккаунты компании в социальных сетях, базы данных контента и доступ к панелям управления продажами. Это важный шаг для предотвращения любых рисков безопасности.

6. Проведите интервью при увольнении
Если интервью при увольнении проведено правильно, оно может дать вам массу информации, включая сведения о сильных и слабых сторонах вашей организации, которые вы обычно не получаете, и о том, как улучшить последние.

Интервью при увольнении обычно представляет собой конфиденциальную встречу между сотрудником отдела кадров и увольняющимся сотрудником. Отнеситесь к любой обратной связи серьезно и помните, что интервью при увольнении сыграет большую роль в том, как увольняющийся сотрудник запомнит вас как работодателя.

Вот несколько возможных вопросов для интервью при увольнении, которые можно задать во время встречи:

• Почему вы решили уйти?
• Что бы вы хотели улучшить в работе здесь?
• Что мы могли бы сделать по-другому, чтобы вы остались?
• Как складывались ваши отношения с руководителем?
• Какие качества мы должны искать в вашем заместителе?
• Чего мы не делаем, но должны делать, чтобы создать лучшую организационную культуру?
• Порекомендовали бы вы нашу компанию соискателям из вашего окружения?

7. Обновите организационную структуру
После того как сотрудник покинул компанию, обновите организационную структуру и справочники.

Если у сотрудника есть преемник, укажите его данные, если нет - укажите данные того, кто его заменит. То же самое относится к брошюрам и веб-сайту компании и может предотвратить много (внутренней) путаницы.

8. Организуйте окончательные выплаты и льготы
Так же как некоторые компании забывают отозвать доступ к системам уходящего сотрудника, они иногда забывают снять с него зарплату.

Несмотря на то что в большинстве систем расчета заработной платы эта функция встроена, дважды проверьте, чтобы процесс окончательного расчета осуществлялся вашим отделом заработной платы или финансовым отделом. Чтобы облегчить эту задачу, предоставьте им все необходимые данные, включая дату окончания работы сотрудника, период уведомления, возможные праздники, которые необходимо оплатить, и все остальное, что имеет значение.

9. Оставайтесь на связи
Существуют различные способы поддерживать связь с бывшими сотрудниками, например, через кадровый резерв или группу выпускников. Оба варианта позволяют отправлять бывшим сотрудникам последние новости компании (и вакансии), чтобы они оставались в курсе событий, если захотят. Специальное программное обеспечение для корпоративных выпускников, такое как Aluminati и EnterpriseAlumni, может стать отличным вариантом.

Но оставаться на связи имеет и другие преимущества. Как мы уже говорили, это может быть полезно в том случае, если вы потеряли какие-то знания, которыми обладал только уходящий сотрудник, или если его преемнику нужна помощь в решении конкретной задачи.

С точки зрения бывшего сотрудника, оставаться на связи тоже имеет свои преимущества, например, когда ему нужна рекомендация или рекомендательное письмо, или если однажды он увидит вакансию, которая заинтересует его, и потенциально захочет вернуться.

HR Cloud позволяет компаниям создать непревзойденный опыт увольнения для увольняющихся сотрудников с помощью портала для выхода под брендом компании. Их решение автоматизирует определенные процедуры увольнения и автоматически отправляет необходимые документы, такие как окончательные сводки по заработной плате, обеспечивая незабываемые впечатления для сотрудника.

HROnboard предоставляет программное обеспечение для адаптации, они также предлагают решение для оффбординга. Это поможет вам структурировать процесс увольнения и отметить все необходимые пункты: необходимые документы, итоговую информацию о заработной плате, опросы при увольнении и даже прощание с командой.

С помощью BambooHR вы можете обеспечить соответствие нормативным требованиям, работая с контрольными списками и используя автоматизацию, чтобы сосредоточиться на людях, а не на процессах. Программное обеспечение заранее отвечает на распространенные вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников в процессе увольнения. Это делает его максимально простым и понятным, что помогает вашим сотрудникам чувствовать, что их ценят, и защищает бренд вашего работодателя.

Trello не является официальным инструментом для оффбординга. Однако, если у вас нет обширного бюджета, это хороший пример бесплатного инструмента, который вы можете использовать для структурирования увольнения сотрудников.

Платформа в первую очередь известна как приложение для совместного управления проектами, но вы также можете использовать ее для создания шаблона и контрольного списка, который поможет вам уволить сотрудников.