Project Management: этапы

Проекты направлены на получение желаемого результата, изменения, продукта или услуги и обычно являются сложными. Поэтому они требуют тщательного планирования, сотрудничества, общения в режиме реального времени и контроля. Поэтому назначается один человек, который заботится обо всем этом и обеспечивает эффективное выполнение проекта; таким образом, появляется управление проектами.

Управление проектами включает заботу о проекте с самого начала и до конца:

• Обсуждение с заинтересованными сторонами объема, качества и показателей.
• Планирование
• Разработка расписания работы команды
• Оценка и попытка смягчить прогнозируемые риски
• Инициирование выполнения проекта
• Обеспечение связи и сотрудничества в режиме реального времени
• Контроль и создание отчетов по проекту
• Отслеживание показателей на каждом этапе
• Работа с непредвиденными рисками
• Периодическая реструктуризация первоначального плана (при сохранении целей проекта)
• Завершение проекта

Другими словами, управление проектами - это обеспечение успеха проекта путем его планирования и контроля на протяжении всего пути.

Проекты сложны и требуют совместной работы разных людей, отделов, а иногда даже организаций. Для них характерно быть дезорганизованными и терпеть неудачи. Поэтому управлять ими сложно.

Чтобы облегчить процесс, весь цикл управления проектом разделен на пять этапов или фаз. Несмотря на то, что особенности управления проектом варьируются в зависимости от отрасли, команды, типа проекта и т. д., эти пять этапов управления проектами практически непротиворечивы.

Итак, позвольте познакомить вас с этапами управления проектами.

Инициация

Фаза инициации - это этап, на котором начинается реализация проекта. Она включает в себя определение необходимости проекта, проверку его осуществимости и получение одобрения для официального начала.

Эта фаза начинается с того, что сотрудники высшего звена организации готовят бизнес-кейс. Они определяют необходимость, масштаб, характер, цели и заинтересованные стороны проекта, который они хотят реализовать. Затем они проводят технико-экономическое обоснование, чтобы убедиться в его возможности и рентабельности.

Если технико-экономические испытания прошли успешно, составляется примерный бюджет, и бизнес-проект представляется на утверждение высшему руководству.

Старшие менеджеры, как правило, являются заинтересованными сторонами и спонсорами проекта. Они проводят комплексную проверку, обсуждают бизнес-кейс и утверждают его.

С этого момента проект официально начинается. Подготавливается устав проекта или документ об инициации проекта (project charter or project initiation document -PID). В уставе проекта или PID, который является развитой версией бизнес-кейса, описываются потребность, цель, задачи, заинтересованные стороны и ограничения проекта. Обычно в документ также включается примерный бюджет.

Однако большая часть процесса до сих пор не ясна.

Например, компания, производящая мобильные телефоны, решила запустить новую функцию, скажем, камеру с более высоким разрешением.

На этапе инициации единственное, что мы знаем, - это то, что их клиенты оценят лучшую камеру, поэтому компания будет работать над этим.

Когда», „как“ и „кто“ - неясно.

Теперь старшие менеджеры назначают менеджера проекта, который ведет его дальше.

Последний обращается к уставу проекта или PID, получает полную информацию о проекте и ожиданиях заинтересованных сторон и приступает к работе.

Планирование

Поскольку проекты обычно сложны и включают в себя несколько факторов, их необходимо планировать. Эффективное планирование облегчает выполнение, поэтому этот этап занимает примерно половину продолжительности проекта. Кроме того, им полностью занимается менеджер проекта.

Они обсуждают с заинтересованными сторонами комплексный план проекта, чтобы достичь целей проекта в рамках ограничений по объему, времени и бюджету, соблюдая при этом качество.

Для начала они окончательно определяют принципы, процедуры и методологии, которые будут использоваться в ходе проекта. Затем они определяют точные результаты и устанавливают подходящие метрики (KPI) для их оценки. Теперь менеджеры проекта определяют работу, которую необходимо выполнить для достижения поставленных целей в срок и в рамках бюджета. Они также решают, где, когда и как закупать необходимые ресурсы.

Теперь наступает самая важная часть планирования проекта: формирование команды. Проект - это временное предприятие, требующее координации действий различных отделов и даже контрактных работников. Таким образом, создается совершенно новая команда, которая работает вне рамок своей обычной работы.

Например, в нашем предыдущем примере, когда компания по производству мобильных телефонов решила выпустить улучшенную камеру, технологам пришлось координировать свои действия с финансовым отделом, отделом маркетинга, отделом развития бизнеса и отделом разработки продуктов. Кроме того, компании необходимо сотрудничать со сторонними поставщиками, рекламными агентствами и несколькими независимыми подрядчиками. Таким образом, все люди, активно участвующие в проекте, образуют команду, которую возглавляет менеджер проекта.

Кроме того, к концу фазы планирования должны быть готовы следующие документы.

• Заявление о масштабе: В нем подробно определяется масштаб проекта. В заявлении о масштабе проекта указываются потребности, цели, преимущества, результаты и этапы проекта для дальнейшего использования. Оно может быть изменено в ходе проекта, но только после одобрения менеджера проекта.
• SMART И ЧЕТКИЕ ЦЕЛИ: Чтобы оставаться на верном пути, необходимо ставить и измерять правильные цели. Поэтому проекты требуют постановки SMART и CLEAR целей.
• Постановка целей SMART - это более традиционный подход. Он гарантирует, что все понимают цели и что они достижимы и измеримы. SMART расшифровывается как:

1. Конкретный: Отвечает на вопросы «кто», «что», «почему», «где», «когда» и «что».
2. Измеримые: Можно отследить с помощью метрик
3. Достижимый: Может быть достигнута
4. Реалистичный Имеет смысл
5. Своевременно Может быть достигнута в заданные сроки

• Система постановки целей CLEAR - довольно новая и разработана специально для современных предприятий с высоким темпом работы. CLEAR означает:

1. Сотрудничество: Поощряет членов команды к совместной работе.
2. Ограниченный: Ограниченные по масштабу и времени, чтобы быть управляемыми
3. Эмоциональный: Задействует страсть членов команды и побуждает их к работе
4. Ценные: Должны быть небольшими, поскольку они разбиты на более крупные цели
5. Дорабатываемые: Могут быть изменены и уточнены в зависимости от ситуации

• Структура разбивки работ (Work Breakdown Structure - WBS): Структура разбивки работ подразумевает разбивку всей работы по проекту на более мелкие разделы и виды деятельности. Другими словами, это ориентированная на результат разбивка работ, при которой каждый ключевой результат делится на управляемые разделы, и таким образом определяется работа, выполняемая для достижения каждого результата.
• Диаграмма Ганта: Это подробное визуальное представление сроков проекта в виде гистограммы. На одной стороне диаграммы Ганта изображены задачи, которые необходимо выполнить, а на другой - время, к которому они должны быть завершены. От вертикальной оси откладываются горизонтальные отрезки, отражающие продолжительность выполнения каждой задачи.
• План коммуникаций: Выполнение проекта требует широкого сотрудничества между различными людьми и отделами. Для этого необходимо обеспечить эффективную коммуникацию. Поскольку недопонимание является одной из основных причин провала проекта, план коммуникаций составляется на этапе планирования.
• План контроля качества: Недостаточно, чтобы проект был завершен в рамках трех ограничений - времени, бюджета и объема. Для достижения поставленных целей результаты должны соответствовать определенным стандартам качества.
• Именно поэтому менеджеры проектов определяют правильные метрики, которые необходимо измерять на каждом этапе для оценки качества.
• План управления рисками: В процессе реализации проекта возникают определенные риски. Многие из них невозможно предвидеть, но некоторые можно предсказать, поэтому менеджеры проектов разрабатывают план управления рисками до начала реализации проекта, чтобы смягчить предвиденные риски и управлять непредвиденными.
• План управления изменениями: Хотя этим аспектом часто пренебрегают, необходимо планировать внесение изменений. Заинтересованные стороны проекта часто меняют характер и количество работ, что приводит к задержкам и «сползанию» объема, то есть неконтролируемому росту объема проекта. Поэтому необходимо иметь план управления изменениями.

Исполнение

Теперь, когда фаза планирования завершена, команда проекта приступает к работе над проектом.

Они сменяют менеджера проекта, который берет на себя роль контролера и координатора.

Теперь члены команды двигают проект вперед.

Фаза выполнения обычно начинается с установочного совещания команды.

Здесь все получают полную информацию о проекте и своей роли в его успехе.

Руководитель проекта распределяет задачи между членами команды и закупает необходимые ресурсы, такие как капитал, договоры и другие ресурсы.

Он также объясняет всем механизм коммуникации и контроля, после чего команда приступает к работе над проектом.

Члены команды выполняют поставленные задачи и следят за тем, чтобы результаты были переданы нужному человеку в нужное время.

Они стараются выполнять поставленные задачи и производить качественную работу, иначе это может отразиться на их отчетах о проделанной работе.

Они также часто посещают совещания, организуемые руководителем проекта, чтобы отслеживать статус проекта и обеспечивать подотчетность.

На этапе выполнения проекта проводятся частые совещания по статусу, составляются отчеты по проекту и отчеты о перегрузке, которые показывают, будет ли проект успешным или нет.

Еще один аспект фазы выполнения связан с удовлетворенностью заинтересованных сторон.

Менеджер проекта должен держать заинтересованные стороны в курсе событий и следить за тем, чтобы они были удовлетворены.

Если это не так, команде может потребоваться изменить некоторые аспекты проекта в соответствии с планом управления изменениями.

Мониторинг и контроль

Этап мониторинга и контроля идет параллельно с этапом исполнения. Однако большую часть работы здесь выполняет менеджер проекта.

Поскольку проекты обычно сложны и трудно обеспечить их эффективное выполнение, необходимо следить за ними и осуществлять контроль там, где это необходимо. Эта работа ложится на плечи менеджеров проектов, которые и так очень тесно взаимодействуют с командой.

Они проверяют членов команды, координируют их работу и проводят совещания, чтобы отслеживать прогресс и убедиться, что все работают хорошо. Они обеспечивают продуктивность и следят за тем, чтобы никакие сомнения и казусы не задерживали проект и не отвлекали команду. Они также следят за качеством работы, часто отслеживая показатели. Кроме того, они отслеживают расходы и стараются завершить все в рамках бюджета.

Управление рисками - еще один аспект этапа контроля. Менеджеры проекта следят за рисками на этапе выполнения; они следят за тем, чтобы все предусмотренные риски управлялись в соответствии с планом, а вероятность непредвиденных рисков была снижена. При необходимости они также внедряют планы управления изменениями.

Завершение

Последняя фаза управления проектом связана с официальным завершением проекта.

Теперь команда передает готовые результаты менеджеру проекта, который представляет их заинтересованным сторонам и спонсорам.

Они также закрывают все сделки с подрядчиками по проекту и следят за тем, чтобы все платежи были произведены.

Здесь от команды также требуется помощь менеджеру проекта в учете использованных и неиспользованных ресурсов и подготовке подробного бюджета.

Затем руководитель проекта анализирует результаты работы и эффективность команды, чтобы наградить нужных людей.

Во многих случаях организуются небольшие рабочие мероприятия, чтобы поблагодарить команду за участие в проекте.

Важной частью завершающей фазы является доработка.

Для этого команда координирует свои действия с менеджером проекта и составляет список дел, которые не удалось выполнить в срок.

Затем они работают над его завершением.

И последнее - подведение итогов всего проекта и анализ успехов и неудач.

Команда проекта создает подробный отчет обо всем жизненном цикле проекта, документируя каждый успех и неудачу.

Затем менеджер дорабатывает, систематизирует и хранит отчет вместе с другой проектной документацией и результатами.

Каждому руководителю необходимо освоить менеджмент управления проектами, чтобы обеспечить успешную реализацию стратегий и изменений в компании.

Наш курс «Управление проектами» предоставляет всестороннюю подготовку по, вооружая вас знаниями и инструментами для эффективного проджект менеджмента.

Обучение охватывает такие важные темы, как

• планирование проектов;
• распределение ресурсов;
• управление рисками;
• контроль проектной деятельности;
• координация работы команды.

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в области управления проектами или хотите усовершенствовать свои навыки, наши курсы по проджект менеджменту предлагают практические знания и методы, которые помогут вам добиться успехов в своей роли и дадут уверенность в достижении профессиональных целей.