Метрики управления изменениями

В современной деловой среде постоянно происходят перемены, обусловленные изменением целей бизнеса, рыночных сил, требований клиентов и потребностей персонала. HR играет важную роль в решении этих проблем, обеспечивая адаптацию и процветание организации. Измерение различных показателей управления изменениями может помочь HR отследить и оценить успех или неудачи управления изменениями в компании.

HR может принести пользу, разрабатывая и внедряя надежные стратегии управления изменениями. Используя целевые показатели, вы можете измерить эффективность этих инициатив и лучше согласовать их с целями организации. Таким образом, HR не только поддерживает успешные инициативы по изменению, но и способствует общему успеху и адаптивности бизнеса.

Управление изменениями включает разработку и реализацию стратегического плана подготовки сотрудников к организационным сдвигам и изменениям. Оно также обеспечивает постоянную поддержку сотрудников для успешной адаптации. Хотя управление изменениями отличается в разных компаниях, эффективные стратегии управления изменениями всегда направлены на минимизацию сопротивления и оптимизацию принятия.

Когда компании (и HR) внедряют организационные изменения, они должны быть в состоянии измерить их воздействие. Метрики управления изменениями помогают HR количественно и качественно измерить, оценить и оптимизировать результаты этих организационных изменений.
Эти показатели также помогают отслеживать прогресс, выявлять области для улучшения и, в конечном счете, лучше согласовывать стратегии с целями организации и благополучием сотрудников. Затем HR доводит ключевые показатели и их результаты до сведения руководства и других ключевых заинтересованных сторон.

Показатели управления изменениями измеряют успех усилий по изменению и способствуют пониманию более широких последствий изменений. HR может использовать показатели результатов и принятия изменений, чтобы убедиться, что инициативы по изменению соответствуют стандартам производительности и соответствия и приняты сотрудниками.

HR-команды также могут внимательно следить за тем, как работают программы компании, чтобы рекомендовать любые необходимые корректировки.

Ниже приведены три основные категории показателей управления изменениями: достижение, завершение и приемлемость. Каждая категория содержит полезные показатели для измерения успеха инициатив по изменению вашей компании, степени их завершения и приемлемости.

1. Рейтинг соответствия процессам
Эта метрика помогает убедиться в том, что внедренные в вашей компании изменения соответствуют законодательной и нормативной базе. Требования к соответствию могут варьироваться в зависимости от компании, отрасли и местоположения.

Вот как рассчитать эту метрику:

Рейтинг соответствия процессов (%) = (Количество процессов, соответствующих требованиям, ÷ общее количество процессов) × 100

2. Вовлеченность и моральное состояние сотрудников
Большие и малые изменения в штате неизбежно повлияют на вовлеченность и моральный дух сотрудников. Отслеживайте эти показатели до, во время и после проведения изменений в компании; это позволит получить ценную информацию о том, насколько эффективно организация управляет влиянием изменений на своих сотрудников.

3. Производительность и эффективность работы сотрудников
Измерение изменений в производительности и эффективности помогает оценить влияние инициатив по изменениям на производительность сотрудников. Это также дает возможность оценить, способствуют ли изменения повышению производительности труда, препятствуют ли им или не оказывают на нее никакого влияния.

Вот как рассчитать общий коэффициент продуктивности сотрудников (employee productivity rate - EPR):

EPR = общее количество часов, отработанных в неделю ÷ общее количество сотрудников.

Примените эту формулу к периоду (например, за месяц) до внедрения инициатив по изменению и к периоду после их завершения, чтобы выявить любое снижение производительности труда сотрудников. Это позволит вам решить проблему как можно быстрее и эффективнее.

4. Количество инцидентов, связанных с несоблюдением требований
Очень важно быть проактивным и выявлять любые «красные флажки» или случаи несоответствия требованиям на ранней стадии. Это позволит HR быстро устранить пробелы и улучшить процессы обеспечения соответствия.

Это поможет предотвратить перерастание незначительных несоответствий в серьезные проблемы, которые могут подорвать инициативу изменений, нарушить работу и негативно повлиять на моральное состояние и производительность сотрудников.

5. Экономия затрат и окупаемость инвестиций (ROI)
Оценка влияния инициатив по внедрению изменений на итоговый результат компании помогает обосновать инвестиции и продемонстрировать соответствующие измеримые преимущества.

Это могут быть показатели продаж, удовлетворенности клиентов и другие важные бизнес-показатели. Предотвращение ненужных расходов помогает оптимизировать имеющийся бюджет.

Вот как рассчитать ROI:

ROI (%) = (Чистая выгода* ÷ стоимость инвестиций) × 100

*Чистая выгода = Общая выгода - Общие затраты

6. Доля сотрудников, прошедших обучение
Этот показатель измеряет процент сотрудников, прошедших необходимое обучение, связанное с инициативами по изменению. Он показывает готовность сотрудников к внедрению новых процессов или систем. Он также позволяет оценить информацию, полученную после обучения, и выявить необходимые изменения.

Вот как рассчитать коэффициент завершения обучения сотрудников:

Коэффициент прохождения обучения сотрудниками (%) = (количество сотрудников, прошедших обучение, ÷ общее количество сотрудников, прошедших обучение) × 100

7. Уровень принятия
Отслеживание доли сотрудников, активно использующих новые системы или процессы, внедренные в рамках инициатив по преобразованиям, дает представление о том, как сотрудники восприняли эти изменения. Он также позволяет определить, насколько эффективно сотрудники применяют полученные навыки в реальных условиях.

Вот как рассчитать коэффициент освоения:

Коэффициент освоения (%) = (Количество сотрудников, использующих новый процесс/инструмент, ÷ общее количество сотрудников) × 100

8. Достижение основных этапов проекта
Оценка степени достижения компанией ключевых этапов инициатив по изменению помогает определить эффективность управления проектом и общий прогресс.

Это также позволяет пересмотреть эти этапы, чтобы оценить, не являются ли они нереальными и не нужно ли их изменить или отменить.

9. Удовлетворенность клиентов и заинтересованных сторон
Изменения могут повлиять на внешних клиентов и заинтересованных лиц. Отслеживайте их вовлеченность, отслеживая посещаемость и участие в ключевых встречах или фокус-группах во время и после внедрения изменений. Для этого можно также использовать опросы удовлетворенности сотрудников и обратной связи.

Одним из широко используемых методов определения удовлетворенности клиентов является оценка CSAT (customer satisfaction - удовлетворенности клиентов). Обычно компании получают его, прося клиентов оценить свою удовлетворенность продуктами/услугами по шкале от одного до пяти (пять - наибольшая удовлетворенность).

Вот как рассчитать показатель CSAT вашей компании:

CSAT (%) = (Сумма всех оценок ÷ общее количество ответов) × 100

10. Организационное соответствие
Оценка соответствия инициатив по изменению организационным целям гарантирует, что реализация этих инициатив не нанесет ущерба стратегическим целям. Это также помогает компании и ее сотрудникам не тратить лишнее время и силы на устранение серьезных расхождений между инициативами изменений и целями организации.

11. Готовность к изменениям
Измерение готовности организации к изменениям позволяет скорректировать стратегии, направленные на повышение готовности к изменениям. SHRM рекомендует сначала определить ключевые роли для успешных изменений (например, должности, которые будут руководить новыми бизнес-подразделениями и организационной структурой). Затем оцените их компетентность в контексте их отдельных должностей.

И наконец, используйте эту формулу для расчета готовности вашей компании к изменениям:

Готовность к изменениям = (вакантные должности ÷ общее количество должностей) × (сотрудники с желаемой оценкой компетентности ÷ общее количество оцененных сотрудников) × 100

12. Скорость изменений
Мониторинг скорости внедрения изменений и адаптации организации дает представление об эффективности и гибкости управления изменениями.

Скорость изменений можно рассчитать по следующей простой формуле:

Скорость изменений (%) = (Общее время реализации изменений ÷ Общее запланированное время реализации) × 100

13. Эффективность руководства
HR должен обеспечивать поддержку инициатив по изменению и напоминать руководству о необходимости подавать пример, особенно во время перемен и переходного периода.

Оценка роли руководства в управлении процессами изменений и содействии принятию их сотрудниками имеет решающее значение для успешного внедрения изменений.

14. Обратная связь и удовлетворенность сотрудников
Соберите отзывы сотрудников с помощью опроса об их степени удовлетворенности процессом изменений и решайте любые проблемы в режиме реального времени. Это поможет сохранить или повысить моральный дух и свести к минимуму сопротивление.

Вы можете использовать следующую формулу для расчета индекса удовлетворенности сотрудников (ESI) вашей компании:

ESI (%) = (Общее количество сотрудников, давших положительные ответы на вопросы опроса, ÷ общее количество сотрудников, принявших участие в опросе) × 100

15. Эффективность обучения
Убедитесь, что сотрудники обладают навыками и знаниями, необходимыми для сокращения количества ошибок. Для оценки навыков и знаний можно использовать оценки до и после обучения. Также можно проанализировать более широкое влияние обучения на бизнес-результаты, такие как эффективность или финансовые показатели, чтобы обеспечить соответствие целям организации.

Вот как рассчитать эффективность обучения:

Эффективность тренинга (%) = [(Оценка после тренинга - оценка до тренинга) ÷ оценка до тренинга] × 100

При разработке процесса измерения управления изменениями HR должен следовать следующим простым шагам:

Шаг 1: Установите цели и задачи
Определите желаемые результаты инициативы по изменению, согласуйте их с целями организации и убедитесь, что они ясны, измеримы и достижимы.

Шаг 2: Определите конкретные метрики и KPI
Выберите количественные и качественные показатели для отслеживания прогресса в достижении этих целей. К ним можно отнести отслеживание уровня производительности и скорости внедрения.

Шаг 3: Внедрить изменения
Реализуйте инициативы по изменению, обеспечив тщательную коммуникацию, обучение и поддержку сотрудников для плавного перехода.

Шаг 4: Соберите данных
Систематически собирайте данные в течение определенного периода времени с помощью опросов, отчетов о проделанной работе, форм обратной связи и наблюдений (это лишь некоторые способы).

Шаг 5: Проанализируйте, оцените и скорректируйте
Проанализируйте собранные данные, чтобы оценить эффективность изменений. Определите области для улучшения и уточните стратегии и метрики, чтобы лучше достичь желаемых результатов.

Важно понимать важность анализа показателей управления изменениями. Это позволит вам дать руководству обоснованные рекомендации по улучшению стратегии управления изменениями в компании. Вот несколько лучших практик, которые следует учитывать при отслеживании показателей управления изменениями:

• Используйте гибкие методы управления изменениями: Поощряйте итеративные и простые подходы, которые обеспечивают гибкость и быстроту реагирования на обратную связь и меняющиеся обстоятельства.
• Используйте инструменты обратной связи с сотрудниками: Привлекайте сотрудников на всех уровнях, запрашивая их вклад и обратную связь, чтобы вы могли понять их проблемы, мнения и предложения по инициативам управления изменениями. Опросы сотрудников - отличный инструмент для этой цели.
• Используйте программную аналитику: Используйте инструменты программной аналитики для получения конкретных данных и понимания эффективности и влияния инициатив по изменению организации. Это способствует принятию решений на основе данных.
• Интегрируйте метрики в бизнес: Включите показатели управления изменениями в оценку бизнеса и персонала, например, в анализ эффективности работы сотрудников, бизнес-планы и отраслевые бенчмарки. Это поможет согласовать бизнес-цели с целями организационных изменений.
• Отслеживайте и пересматривайте показатели: Используйте данные, которые вы собираете и анализируете, чтобы выявить, устранить, донести и решить любые проблемы, которые вы заметили. Эти показатели также покажут, что работает хорошо, и компания сможет продолжать развивать эти инициативы.

Первый шаг к созданию панели показателей управления изменениями - определение целей и показателей компании. HR должен определить основные заинтересованные стороны, роли и обязанности, участвующие в процессе изменений.

Вы можете задать следующие вопросы, которые помогут вам принять решение о том, какие показатели управления изменениями следует отслеживать:

• Каковы цели и преимущества стратегии изменений в компании?
• Как мы будем измерять ее успех и влияние?
• Кому нужен доступ к панели показателей управления изменениями?
• Как можно использовать систему SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) для четкого и реалистичного определения целей и показателей изменений?
• Как HR может лучше согласовать цели и показатели изменений с организационной стратегией, видением и ценностями компании?

Приборная панель показателей управления изменениями обеспечивает доступ к ключевым показателям в режиме реального времени. Это централизованный инструмент для мониторинга, анализа и информирования о прогрессе и влиянии инициатив по изменению. Приборная панель поможет вам принимать обоснованные, основанные на данных решения и активно управлять процессами изменений.

Ваш ИТ-отдел может либо самостоятельно создавать панели показателей управления изменениями, либо нанять внешнего поставщика. Если приборная панель создается собственными силами, проработайте с ИТ-отделом технические аспекты разработки приборной панели, включая возможность создания отчетов.

Вот несколько внешних инструментов, которые вы (или ваш ИТ-отдел) можете использовать при создании панели показателей управления изменениями:

Tableau
Мощная визуализация данных, настраиваемые информационные панели

ServiceNow
Интегрированная платформа для ИТ и корпоративных служб

OCM Solution
Специальное решение для управления организационными изменениями

ChangeAnalytics
Аналитическое понимание инициатив по изменению

DOMO
Облачная платформа; интеграция данных в режиме реального времени

Измерение, интерпретация и представление HR-данных - важнейшие навыки для HR-специалистов. Повышение уровня этих навыков поможет вам представить руководителям ценные сведения, основанные на данных. Mike Pritula Academy предлагает программу подготовки:

• Курс Управление изменениями даст готовые модели успешного внедрения изменений в компании и нужные инструменты
• Курс HR метрики поможет оценить эффективность процессов, управлять ими и конечно же улучшать

Вы повысите свою квалификацию и, следовательно, повысите ценность вашей организации.