Shortlist кандидатов: универсальное руководство (+ шаблон матрицы)

Организации начинают осознавать, что подбор и удержание лучших талантов необходимы для достижения бизнес-целей и сохранения конкурентных преимуществ. Составление короткого списка - это, пожалуй, самый сложный и длительный этап в процессе найма. Хотя маркетинг и брендинг работодателя могут помочь в поиске кандидатов, успешный отбор и составление короткого списка кандидатов по-прежнему представляет собой проблему для большинства компаний. Однако эффективный шорт-лист необходим для того, чтобы найти (и нанять) нужного человека на нужную роль.

Кроме того, согласно исследованиям, 50 % опрошенных соискателей отказываются от предложения работы из-за того, что процесс найма занимает слишком много времени, поэтому составление короткого списка в кратчайшие сроки не менее важно для того, чтобы не упустить лучших кандидатов.

В этой статье мы рассмотрим, что такое короткий список кандидатов и как разработать эффективный процесс составления короткого списка.

Что такое шорт-лист в рекрутинге?
Критерии отбора кандидатов - важнейшая часть процесса подбора персонала, в ходе которого рекрутеры и менеджеры по подбору персонала должны определить, какие кандидаты из их кадрового резерва лучше всего подходят для данной роли и хорошо вписываются в культуру организации.

Цель состоит в том, чтобы сузить список и определить набор квалифицированных кандидатов, которые перейдут на следующий этап процесса найма. Как правило, организации составляют список необходимых навыков и опыта, а также желательных навыков и опыта для каждой роли. Если кандидаты отвечают всем этим требованиям и подходят по культуре, они попадают в короткий список кандидатов на эту должность.

В процессе отбора кандидатов также важно учитывать такие факторы, как DEIB, объективность и справедливость. Растущий уровень безработицы означает, что большинство работодателей имеют дело с большим количеством кандидатов с различными навыками и опытом. Кроме того, с увеличением количества вариантов удаленной работы географические ограничения исчезают, что увеличивает кадровый резерв. Это оказывает еще большее давление на процесс найма, составления шорт-листа.

Составление короткого списка происходит на нескольких этапах процесса подбора персонала. Это и отбор по резюме, и отбор по тестам, и отбор по результатам собеседования (в том числе по телефону, видеосвязи и лично).

Далее вы можете увидеть различные виды отбора и этапы, на которых они происходят в процессе найма.

🔖 Составление короткого списка резюме
Это первый этап процесса подбора персонала, на котором просматриваются резюме, чтобы выяснить, обладает ли кандидат уникальным сочетанием квалификации, навыков и опыта для той роли, на которую он претендует. Если резюме кандидата соответствует заданным критериям, он попадает в шорт-лист следующего этапа.

🔖 Тесты на способности/навыки
Некоторые процессы найма включают в себя тест на способности или навыки (например, тест на навыки или оценку личности), чтобы определить, обладает ли кандидат навыками и поведением, необходимыми для данной роли и организации. Те, кто прошел тест, переходят к следующему этапу.

🔖 Телефонный отбор
Кандидаты, прошедшие телефонный отбор, проходят телефонное интервью, в ходе которого обычно задается ряд вопросов, касающихся информации, содержащейся в их резюме, и того, насколько хорошо они справятся с этой ролью. Этот этап также позволяет рекрутерам получить представление о коммуникативных навыках кандидата и его энтузиазме по отношению к должности и организации. Те, кто успешно прошел собеседование, попадают в шорт-лист для следующего этапа.

🔖 Видеоинтервью
Иногда вместо очного собеседования проводится видеоинтервью, особенно если речь идет об удаленной должности. Такие собеседования могут проводиться в Zoom, Skype, Google Hangouts и Microsoft Teams. Интервьюер может быть один или несколько, а кандидатам задается ряд вопросов, позволяющих оценить их навыки, опыт и соответствие должности. Кандидаты, успешно прошедшие собеседование, обычно попадают в шорт-лист для очного интервью.


🔖 Личное собеседование
На этом этапе кандидаты, как правило, приезжают в головной офис организации и проходят личное собеседование с 2-3 людьми (включая менеджера по персоналу и сотрудника отдела подбора персонала). Возможно, им дадут подготовить презентацию, которую они представят на этом собеседовании. Им также зададут вопросы об опыте, указанном в резюме, ситуационные вопросы, а также вопросы о том, насколько хорошо они впишутся в коллектив и организацию в целом и каковы их карьерные амбиции. Очные собеседования позволяют более подробно расспросить кандидата и понаблюдать за ним. В зависимости от уровня и характера роли, после этого этапа наиболее подходящему кандидату (кандидатам) может быть сделано предложение о работе.
Если роль более высокая и требует сложных навыков, после первого собеседования кандидаты могут быть включены в короткий список для проведения финального собеседования (и, возможно, еще одной оценки).

🔖 Проверка рекомендаций и биографии
Рекрутеры обычно проверяют рекомендации, предоставленные кандидатом, чтобы получить дополнительную информацию о его предыдущей работе, трудовой этике и поведении. В некоторых случаях (например, если сотрудник будет работать с детьми) необходимо провести проверку биографических данных (например, проверку на наличие судимости), чтобы убедиться, что кандидат подходит на эту должность, и обеспечить соблюдение требований законодательства.

🔖 Финальное собеседование
Если требуется еще одно собеседование, кандидаты, успешно прошедшие все предыдущие этапы, попадают в короткий список для финального собеседования. Это будет еще более тщательное собеседование, в котором могут участвовать более высокопоставленные сотрудники и проводиться дополнительные оценки.

🔖 Окончательный отбор
Выбирается наиболее подходящий кандидат на эту роль, и ему делается предложение о работе. Кандидаты, не прошедшие отбор, обычно получают уведомление, как только предложение о работе будет принято выбранным кандидатом.

Шаг 1: Просмотр резюме кандидатов
Первым шагом в процессе составления шорт-листа является рассмотрение HR-специалистами и/или менеджерами по подбору персонала резюме кандидатов, чтобы оценить общее качество полученных заявок. Они оценивают резюме на предмет наличия у кандидатов требуемой квалификации, навыков и опыта работы для той роли, на которую они претендуют.

Профессионализм и внимание к деталям (небрежные грамматические ошибки в резюме или сопроводительном письме) часто приводят к тому, что кандидат автоматически отсеивается, особенно при избытке кандидатов.

Шаг 2: Определите критерии отбора кандидатов
Следующий шаг - определение критериев отбора кандидатов. Как правило, это будет сочетание основных и желательных критериев, которые вы определили в начале процесса подбора персонала.

Существенные критерии - это все, что вы считаете необходимым для успешного выполнения кандидатом своей роли, например, минимальная квалификация. Желательные критерии - это то, что не является обязательным, но дает кандидату конкурентное преимущество, например, количество лет опыта работы.

Шаг 3. Создание карты оценки кандидатов
Следующий шаг в процессе составления короткого списка - создание матрицы или карты оценки кандидатов. В этой таблице учитываются основные и желательные критерии, чтобы вы могли присвоить числовой рейтинг по каждому критерию всем отобранным кандидатам.

Например, допустим, вы нанимаете стажера на должность закупщика. Ваш оценочный лист может включать:

• Уровень образования
• Опыт закупок и ведения переговоров
• Коммерческая смекалка
• Коммуникативные навыки

По каждому из этих критериев кандидату будет присвоен балл (например, от 1 до 10) в зависимости от того, насколько он соответствует этому критерию. Каждому критерию может быть присвоен «вес» - процентное соотношение, определяющее, насколько важны эти критерии по отношению ко всем остальным.

Оценочная таблица обеспечивает справедливую оценку всех кандидатов по критериям, а не друг по другу. Это позволяет провести более объективную оценку и выявить наиболее сильных кандидатов.
Вот пример того, как может выглядеть система показателей кандидата на должность стажера-закупщика:

Шаг 4: Оценка заявки по критериям
Следующий этап - оценка кандидатов по критериям, указанным в матрице.

Проведите первичный отбор, чтобы исключить все заявки, в которых отсутствуют основные критерии. В тех случаях, когда у вас много заявок, вам может понадобиться перейти к списку желательных критериев и определить, кто пройдет в следующий тур.

Возможно, вам придется добавить дополнительный аспект отбора, например, короткий телефонный звонок перед собеседованием, чтобы составить дополнительный список. Продолжайте делать это до тех пор, пока количество кандидатов не приблизится к целевому списку.

После этого вы можете провести детальную оценку каждого кандидата на основе заранее установленных критериев. Обязательно соблюдайте последовательность в процессе оценки.

Шаг 5: Сравнение кандидатов с помощью матрицы шорт-листа
После того как вы оценили все заявки, последний шаг - составление списка лучших кандидатов с помощью матрицы шорт-листа. Возьмите кандидатов, которых вы оценили, и сравните их между собой.

Это поможет вам принять решение о том, кого вы хотите перевести на следующий этап процесса найма или кто является вашим лучшим кандидатом.

Вот как может выглядеть матрица шорт-листа для стажера на должность закупщика:

Использование шаблона матрицы шорт-листа поможет вам сэкономить время на подсчет баллов кандидатов, что сделает процесс составления шорт-листа более эффективным. Более того, такой документ создает запись о том, как принимались решения, обеспечивая ясность и подотчетность, особенно если решения о найме будут подвергаться сомнению.

Вот как может выглядеть шаблон матрицы шорт-листа в Excel: