Digital Change Management: руководство для HR

Технологический прогресс все больше меняет методы работы бизнеса и его сотрудников. Организации, нацеленные на постоянное совершенствование, воспользуются этим прогрессом, чтобы оставаться конкурентоспособными и повышать производительность. Однако они должны умело управлять цифровыми изменениями. Давайте посмотрим на управление цифровыми изменениями и на то, как HR может его стимулировать.

Инициатива по цифровой трансформации обречена на неудачу, если она не реализована должным образом. Вы не можете просто установить новую технологию и надеяться, что ваши сотрудники хорошо ее воспримут. Цифровые изменения должны учитывать различные ожидания и приоритеты многочисленных заинтересованных сторон.
Именно здесь на помощь приходят управление изменениями и управление персоналом. HR должен помочь создать в организации образ мышления, направленный на то, чтобы быть открытым и восприимчивым к внедрению цифровых технологий. Когда сотрудники обладают стойкостью и упорством, чтобы осваивать новые технологии и методы работы, их эффективность повышается.

1. Подготовьтесь

Прежде чем приступить к логистике цифровых изменений, крайне важно иметь реалистичную картину текущих рабочих процессов и того, что в них продуктивно или неэффективно. Затем вы можете решить, что должно произойти, чтобы ваши операции были такими, какими они должны быть. Подготовительные мероприятия должны включать:

• Информацию от членов команды о том, как на самом деле выполняется работа.
• Учет ваших бизнес-целей и готовности к изменениям.
• Оценка текущей цифровой зрелости вашей организации и того, в каких областях вам необходимо расставить приоритеты.
• Определение заинтересованных сторон на исполнительном уровне для создания адвокации.
• Создание видения изменений с целями и стратегиями.
• Выясненение типов препятствий и сопротивления, с которыми вам придется столкнуться.

2. Определите

Вы должны четко понимать требования к цифровому решению, что оно должно достичь, и как это будет улучшено. На этом этапе вам могут помочь следующие действия:

• Интервью с заинтересованными сторонами, чтобы продумать влияние на текущую реальность и то, что придется изменить.
• Определение того, кого это затронет и как это изменит текущий способ работы.
• Определение, какие ресурсы вам понадобятся.
• Поиск людей, обладающих нужным опытом и эффективных коммуникаторов для руководства и облегчения процесса.

3. Составьте проектный план

На этом этапе вы берете всю собранную информацию и составляете подробный план цифрового взаимодействия с сотрудниками и их обучения. Он должен включать:

• Цели, которые будут поддерживаться изменениями.
• Масштаб проекта, указав, что он будет и не будет включать.
• Навыки, которые необходимо развивать, чтобы принять цифровое решение
• Какими будут показатели успеха.
• Стратегии внедрения.
• Учет неизвестных или потенциальных барьеров, которые могут возникнуть, и разработка планов по их предотвращению или смягчению.

4. Разработка и тестирование

Теперь пришло время осуществить изменения и внедрить решения с помощью пилотной программы для небольшой пользовательской базы, чтобы получить их отзывы и предложения. Вот несколько идей для этой части процесса:

• Установите первоначальные цели, которые легко достижимы, чтобы праздновать победы на ранней стадии.
• Планируйте регулярные встречи с руководителями и разработчиками для совместной работы и отслеживания прогресса.
• По мере того, как сотрудники начнут осваивать новые процессы, напомните им, как изменения будут полезны после полного внедрения.
• Учитывайте отзывы сотрудников в жизнеспособном решении и дорожной карте будущих улучшений

5. Запуск

Здесь вы полностью представляете решения более широкой аудитории и масштабу. Действия, которые руководство может предпринять во время запуска, включают:

• Переход от мышления управления проектами к мышлению управления программами.
• Внедрение всех стратегий внедрения цифровых технологий, которые позволяют сотрудникам выполнять изменения.
• Представляйте частые коммуникации, чтобы повторить видение организации и напомнить всем, почему изменения важны.
• Использование положительного подкрепления, чтобы связать сотрудников с изменениями и приветствовать их как новую норму, чтобы новые процессы закрепились.

6. Мониторинг принятия

Даже если цифровая трансформация прошла гладко, вы должны проанализировать прогресс своей организации и проанализировать результаты. Это может дать ценную информацию, которую можно учесть при будущих усилиях по изменению. Способы мониторинга внедрения включают:

• Сбор отзывов, чтобы найти способы более широкого внедрения и оценить, достигаете ли вы намеченных целей и задач.
• Определение первопричин любой резистентности и разработка путей их устранения.

Сопротивление со стороны сотрудников и руководства

У людей есть естественная склонность хотеть сохранить статус-кво и сопротивляться или даже бояться того, что незнакомо. Нерешительность в отношении перемен может быть обнаружена в каждой части организации.

Руководители должны быть поддерживающими спонсорами изменений, и у них есть власть над бюджетом. Даже если их бай-ин есть в начале, со временем он может ослабнуть, если они не увидят выплат. Это может задать вялый тон, который повлияет на вовлеченность сотрудников.

Для сотрудников сопротивление может быть связано с недостаточным доверием к руководству и предположением, что нарушение их рутины на самом деле усложнит их работу. Это также может быть эмоциональная реакция, связанная со страхом неудачи и того, что технологии возьмут на себя их роль.

Кроме того, руководители отделов могут думать, что их системы работают нормально и так не учитываются, и не учитывают более широкие потребности организации.

Пробелы в цифровых навыках

Из-за конкурентного рынка талантов или существующих должностных обязанностей, которые не зависят от технологий, некоторым сотрудникам может не хватать цифровых навыков, необходимых для освоения новых инструментов и моделей поведения.

В зависимости от организации, вы не можете просто предположить, что все нынешние сотрудники легко примут или освоят навыки, необходимые для работы в цифровом качестве. Некоторым работодателям, возможно, придется предлагать обширное обучение на протяжении всей цифровой трансформации.

Нет определения успеха

Должно быть понимание того, чего организация хочет достичь с помощью внедрения цифровых технологий. Если вы не знаете, куда направляетесь, вы не можете знать, когда доберетесь туда. Сотрудники должны иметь возможность визуализировать направление, в котором они будут двигаться по пути с помощью новых инструментов. В противном случае они могут потерять зрение и прибегнуть к использованию прежних методов.

Отсутствие четкого представления о том, к чему вы стремитесь, может затруднить внедрение и отслеживание показателей, которые будут определять успех цифровых изменений.

Сбои в коммуникации

Коммуникация со всеми заинтересованными сторонами лежит в основе успешного управления цифровыми изменениями. Люди должны знать, что произойдет и чего ожидать, когда это произойдет. Иногда большое внимание уделяется общению с клиентами, но недостаточно общению с сотрудниками. Когда связь прерывается на любом этапе процесса, это может привести к разочарованию и задержкам.

Последовательное информирование руководителей и команды по управлению изменениями о целях и прогрессе имеет решающее значение для предотвращения неопределенности. Кроме того, должны быть каналы, по которым лидеры и члены команды могут делиться своими идеями и потребностями с высшим руководством. В противном случае существует вероятность распространения слухов или неверной информации.

Скорость изменений

Управление процессом изменений может казаться жонглированием. Без хорошей системы отслеживания и согласованных процессов трудно идти в ногу с несколькими одновременными проектами и всеми изменениями, которые постоянно происходят в мире труда.

Сотрудники также могут утомляться, сталкиваясь с постоянными изменениями, что может повлиять на их вовлеченность и производительность. Если вы не решите эту проблему, это может повлиять на результат проекта.

Современный HR доказал свою ценность как ключевая стратегическая функция, приносящая организациям конкурентные преимущества. Это позволяет HR взять на себя большую часть ответственности за управление цифровыми изменениями.

Это люди, стоящие за технологией, которые заставляют ее работать. Каждая организация должна создать благоприятную среду для поддержки своих сотрудников, в чем и заключается HR.

Давайте рассмотрим шесть областей, в которых HR может управлять цифровыми изменениями:

1. Создание стратегии внедрения цифровых технологий

Каждый этап вашей цифровой трансформации должен включать в себя методы внедрения цифровых изменений. Цель состоит в том, чтобы сотрудники могли в полной мере освоить и с легкостью использовать все функции новых инструментов.

HR должен наметить стратегию внедрения цифровых технологий, которая включает в себя:

• Осведомленность о пользователях и их потребностях.
• Определение обязанностей для каждого уровня организации.
• Обучение и постоянная поддержка в различных форматах.
• Пилотная программа и ее реализация.
• Техники для вдохновения пользователей.
• Отслеживание использования и прогресса пользователя.

2. Позиционирование цифровых решений в организации с помощью эффективной коммуникации

Люди не идут на трансформацию только потому, что им так говорят. Сотрудники хотят знать, что такое новые инструменты и как технологии повлияют на них. В обязанности HR входит демонстрация и объяснение преимуществ и ценности цифровых решений таким образом, чтобы они были понятны лично сотрудникам.

Важно указать, как изменение должно оказать положительное влияние на каждый из этих аспектов:

• Бизнес в целом: Вовлекайте сотрудников, связывая их с тем, чего пытается достичь компания и как это выделит вас среди конкурентов.
• Место работы: Опишите, что изменится в рабочей среде и как все будет работать.
• Сотрудники: Подробно расскажите о том, как их задачи станут проще.

3. Устранение барьеров на пути внедрения

Как мы уже упоминали, всегда есть препятствия на пути внедрения цифровых технологий, такие как страх, сопротивление, пробелы в навыках и т. д. HR должен стремиться преодолеть эти барьеры, создавая среду открытости для обучения и обмена новыми идеями.

Сотрудники должны чувствовать, что у них есть голос. Вы должны прислушиваться к их опасениям и смягчать их. Добиться заинтересованности сотрудников можно при условии достаточного обучения, прозрачной и двусторонней коммуникации, а также четкого сообщения о важности цифровых инициатив.

4. Содействие изменению поведения и повышение устойчивости

Цифровые изменения — это больше, чем просто смена инструментов, которые вы используете в своей организации. Речь идет об изменении поведения людей и о том, чтобы помочь им думать и выполнять работу по-новому.

Изменение поведения не происходит в одночасье, но инвестиции в помощь сотрудникам в приобретении нового мышления повысят производительность и снизят сопротивление и обиды.

HR должен сосредоточиться на развитии следующих качеств процветающей цифровой культуры:

• Нововведение
• Сотрудничество
• Подвижность
• Храбрость
• Проницательность в отношении данных

По мере того, как ваша организация внедряет цифровые изменения и новые методы работы, вы создаете устойчивую рабочую силу, которая будет лучше подготовлена к следующей корректировке или трансформации, которая, вероятно, не за горами.

5. Управление рисками

Цифровая трансформация несет в себе потенциальные риски, поскольку организация внедряет незнакомые технологии. Если эти угрозы не устранены, они могут повлиять на ваши бизнес-функции и соблюдение законодательства.

HR должен уделять особое внимание этим рискам. Учитывайте этические вопросы и вопросы конфиденциальности, а также временную потерю производительности и другие ситуации неопределенности. План управления цифровыми изменениями должен включать в себя управление и сбор показателей, необходимых для снижения рисков.

6. Практиковать то, что мы проповедуем

HR должен быть лидером и начать с развития собственных навыков и амбиций в области технологий, прежде чем они смогут помочь организации трансформироваться. Для HR гораздо эффективнее продвигать план цифровой ловкости, если команда уже воспользовалась возможностью применить новые инструменты. Установление этого стандарта вдохновит другие отделы последовать его примеру.

В конечном счете, сотрудники осознают преимущества технологий, когда они будут использовать и подключаться к цифровым HR-решениям, таким как приложения для управления персоналом, чат-боты и предоставление цифровых услуг.