Матрица обучения: как ее применять [+шаблон]

В условиях ускоряющихся перемен хорошо продуманная матрица обучения выступает в роли щита компании, позволяя HR-специалистам предвидеть пробелы в навыках, определять приоритеты обучения, проводить индивидуальные мероприятия, поощрять непрерывное обучение и согласовывать его со стратегическими целями бизнеса. Более того, в компаниях, предлагающих программы обучения, уровень оттока сотрудников снижается на 53%.

Давайте разберемся, что именно представляет собой матрица обучения и как разработать и внедрить ее результаты при проведении анализа потребностей в обучении.

Что такое матрица обучения?
За последние несколько десятилетий темп изменений значительно ускорился, и сейчас мы наблюдаем его усиление. Эффективные программы обучения обеспечивают сотрудникам гибкость и адаптивность, необходимые для процветания в этой динамичной среде.

Матрица обучения персонала - это стратегический инструмент управления персоналом, предназначенный для отслеживания, планирования и управления обучением и развитием навыков сотрудников в соответствии с лучшими практиками управления человеческим капиталом. Ее основная цель - выявление потребностей в обучении, мониторинг прогресса в приобретении навыков и обеспечение компетентности персонала в соответствии с целями организации.

Как правило, матрица представляет собой сетку или таблицу, в которой содержится подробная информация о сотрудниках, требуемых навыках и компетенциях, статусе обучения и истории. Она помогает анализировать пробелы в навыках, развивать карьеру, отслеживать соблюдение требований и эффективно распределять ресурсы. Регулярное обновление матрицы позволяет отражать текущий статус обучения и организационные изменения, что делает ее незаменимым инструментом для HR-специалистов, менеджеров и руководителей отделов при принятии решений и оценке программ обучения.

Матрицы обучения предлагают структурированные и стратегические преимущества для развития сотрудников и организационного согласования, но они требуют тщательного управления и адаптации к индивидуальным и организационным потребностям, чтобы избежать таких подводных камней, как жесткость, ресурсоемкость и потенциальные неточности.

Преимущества

• Выявление пробелов в навыках: Позволяет легко обнаружить нехватку навыков у сотрудников, что облегчает проведение целевых мероприятий по обучению.
• Эффективность назначения проектов: Помогает назначать нужных сотрудников на соответствующие проекты с учетом их потребностей в обучении и навыков.
• Оптимизация графика обучения: Позволяет планировать графики обучения, обеспечивая всех сотрудников актуальными знаниями и навыками.
• Повышение безопасности и качества: Повышение безопасности на рабочем месте и улучшение качества работы благодаря тому, что сотрудники получают адекватную подготовку для выполнения своих задач.
• Повышение вовлеченности и удержания сотрудников: Способствует повышению удовлетворенности сотрудников, предоставляя им четкие возможности карьерного роста и формируя у них ощущение прогресса.
• Объективное измерение производительности: Обеспечивает прозрачные и измеримые цели работы, связанные с результатами обучения.

Недостатки

• Требует много времени на поддержание: Требует регулярного обновления и управления, что может отнимать много времени, особенно у крупных организаций.
• Возможность неточностей: Риск неточностей в данных, особенно если они не обновляются регулярно или не управляются должным образом.
• Универсальный подход: Может не учитывать индивидуальные стили обучения или специфические нюансы работы, что приводит к обобщенному подходу к обучению.
• Потенциальное чрезмерное внимание к формальному обучению: Может привести к чрезмерному увлечению формальными программами обучения в ущерб обучению на рабочем месте или возможностям неформального обучения.
• Ресурсоемкость: внедрение и поддержка могут быть ресурсоемкими, требующими специального программного обеспечения или административной поддержки.
• Ограниченная гибкость: Может стать жесткой, ограничивая способность быстро адаптироваться к внезапным изменениям в требованиях к квалификации или организационных приоритетах.

Анализ потребностей в обучении и матрица обучения играют взаимодополняющую роль в стратегии обучения и развития организации. В первом случае речь идет о выявлении и оценке потребностей в обучении, а во втором - об инструменте для организации и отслеживания процесса удовлетворения этих потребностей.

Матрица навыков направлена на оценку и визуализацию текущих навыков сотрудников, в то время как матрица обучения отслеживает и управляет деятельностью и прогрессом в обучении сотрудников.

Матрица навыков:

• Определяет текущий уровень квалификации сотрудников в различных компетенциях
• Оценивает существующие навыки и компетенции сотрудников
• Используется для понимания сильных и слабых сторон навыков в команде
• Обеспечивает визуальное представление пробелов и сильных сторон навыков в команде.

Объединение анализа потребностей в обучении (training needs analysis - TNA), матрицы навыков и матрицы обучения в организации приводит к повышению эффективности обучения, эффективному распределению ресурсов и принятию решений на основе данных. Благодаря совместному использованию этих мощных инструментов ваша организация сможет создать надежную экосистему обучения, которая расширит возможности сотрудников, повысит производительность и будет способствовать устойчивому росту.

В ходе TNA выявляются пробелы в навыках и потребности в обучении, на основе которых составляется матрица навыков. Эта матрица определяет необходимые навыки для каждой должности и оценивает уровень квалификации сотрудников, чтобы выявить конкретные пробелы.

Матрица обучения разрабатывается на основе информации из TNA и матрицы навыков, что позволяет обеспечить целевые и эффективные программы обучения, направленные на удовлетворение наиболее важных потребностей.

Давайте рассмотрим шаги по использованию матрицы обучения более подробно:

1. Проведите анализ потребностей в обучении
Это основа всего процесса управления обучением. Он включает в себя детальную оценку текущих возможностей персонала по сравнению с требуемыми навыками и компетенциями для различных ролей.

При этом используются такие методы, как опросы сотрудников, индивидуальные интервью, прямые наблюдения, данные о выполнении должностных обязанностей и требования к компетенциям по конкретным ролям. Анализ направлен на выявление конкретных областей, в которых необходимо обучение, будь то отдельные сотрудники, конкретные отделы или вся организация. Этот шаг имеет решающее значение для согласования обучения как с индивидуальными карьерными целями, так и с целями организации.

2. Разработка матрицы навыков
После определения потребностей в обучении следующим шагом будет создание матрицы навыков. Этот инструмент наглядно представляет навыки и уровень квалификации каждого сотрудника по различным компетенциям, связанным с его ролью. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны сотрудников, что дает возможность проводить целенаправленные мероприятия по обучению.

Матрица обычно классифицирует навыки по различным уровням владения ими и может использоваться для выявления высокопотенциальных сотрудников для руководящих ролей или специализированных задач. Это также отличный инструмент для планирования преемственности и управления талантами.

3. Создание матрицы обучения
На основе матрицы навыков составляется матрица обучения, в которой указываются конкретные мероприятия по обучению каждого сотрудника. Эта матрица включает такие детали, как тип необходимого обучения, его текущий статус (не начато, в процессе, завершено) и сроки.

Матрица служит инструментом отслеживания и управления, обеспечивая четкое представление о том, кому какое обучение необходимо и каков его прогресс. Она необходима для того, чтобы не упустить ни одного критически важного обучения и эффективно распределить ресурсы.

4. Построение планов развития
На основе данных матриц навыков и обучения составляются индивидуальные планы развития для каждого сотрудника. Эти планы должны учитывать как выявленные потребности в обучении, так и карьерные устремления сотрудника. В них описываются шаги, необходимые для приобретения новых или совершенствования имеющихся навыков, включая сроки и ожидаемые результаты.

Планы развития должны быть динамичными, позволяющими вносить коррективы в зависимости от прогресса сотрудника и изменений в требованиях к его роли.

5. Реализация программ обучения
Выполнение программ обучения - это практическое применение планов развития. Она включает в себя организацию и проведение фактических тренингов, которые могут варьироваться от внутренних семинаров и мастер-классов до онлайн-курсов или внешних тренингов.

Эффективность этих программ зависит от их соответствия выявленным пробелам в навыках и предпочтениям сотрудников в обучении. Регулярная обратная связь и вовлеченность на этом этапе крайне важны для обеспечения эффективности обучения и его положительного восприятия.

6. Мониторинг и обновление матриц
Для поддержания актуальности и точности матриц навыков и обучения их необходимо регулярно пересматривать и обновлять. Это включает в себя добавление новых навыков, обновление уровней квалификации и отражение завершения программ обучения. Этот процесс помогает отслеживать изменение набора навыков сотрудников и корректировать программы обучения по мере необходимости. Регулярное обновление также гарантирует, что организация сможет быстро реагировать на изменения в отрасли или на рынке.

7. Оценка и корректировка
Заключительный этап посвящен оценке эффективности программ обучения и общей стратегии развития. Это можно сделать с помощью различных методов, таких как анализ эффективности, оценка навыков, обратная связь с сотрудниками и измерение влияния на бизнес-результаты.

По результатам оценки должны быть внесены необходимые коррективы в программы обучения, планы развития или даже сами матрицы навыков и обучения. Цель - создать непрерывный цикл оценки, обучения и анализа, чтобы сформировать культуру непрерывного обучения и развития.

Такой комплексный подход к управлению обучением и развитием в вашей организации гарантирует, что усилия по обучению будут соответствовать текущим потребностям и адаптироваться к будущим изменениям, что в конечном итоге приведет к созданию более квалифицированного, компетентного и гибкого персонала.

Регулярно обновляя матрицу навыков, оценивая программы обучения и интегрируя обучение с другими инициативами по развитию талантов, вы можете гарантировать, что ваши программы обучения будут оптимизированы для достижения максимального эффекта.

👀 Скачать Шаблон матрицы навыков