Как написать Performance Review: руководство + примеры

Большинство performance review терпят неудачу, потому что они поспешны, расплывчаты и/или оторваны от реальной работы.

Как только вы освоите написание обзоров производительности, вы откроете для себя новый уровень коучинга и развития ваших сотрудников.

Основываясь на многолетнем опыте руководства командами и менеджерами по коучингу, я покажу вам, как писать обзоры эффективности, которые должны быть продуманными, основанными на фактах и намечать четкий путь для будущего роста.

Это шанс сделать шаг назад, посмотреть на то, что работает, честно поговорить о том, что не работает, и решить, как двигаться дальше.

Если все сделано правильно, это не просто процесс, это момент восстановить связь и убедиться, что оба человека согласны с работой, ожиданиями и тем, как выглядит успех в будущем.

Давайте проясним одну вещь: оценка эффективности никогда не должна быть первым разом, когда кто-то слышит о проблеме.

Если вы откладываете важные отзывы до момента проверки, вы не выполняете свою работу в качестве менеджера.

Постоянная обратная связь имеет важное значение. Формальная оценка эффективности работы – это подведение итогов, а не сюрприз.

Хороший обзор производительности должен делать четыре вещи:

1. Подчеркните сильные стороны сотрудника и недавнее влияние
2. Определите конкретные области для улучшения или поддержки
3. Корректируйте цели или ожидания в зависимости от того, что изменилось
4. Укрепите роль руководителя в оказании помощи сотруднику в его росте.

Речь идет о том, чтобы быть вдумчивым. Подумайте о роли, ожиданиях, окружающей среде и производительности человека. И извлекайте данные, размышляйте над реальными примерами и просите других высказать свое мнение, если вы не видите повседневности.

1. Подумайте о производительности вашей команды и сотрудников

Прежде чем что-либо писать, найдите время, чтобы по-настоящему задуматься. Не просто открывайте шаблон отзыва и начинайте заполнять поля.
Лучшие отзывы начинаются с вдумчивого рассмотрения того, что произошло, какой вклад внес человек и что все это означает в контексте. Оглянитесь на период обзора и рассмотрите полную картину. Начните с результатов — чего на самом деле достиг этот человек? Достигли ли они своих целей, превысили их или промахнулись? Однако не стоит останавливаться на цифрах. Подумайте о том, как была выполнена работа. Хорошо ли они сотрудничали? Постоянно появляться? Вмешаться, когда стало тяжело?

Затем уменьшите масштаб и рассмотрите команду как единое целое. Какой вклад этот человек вносит в динамику группы? Помогает ли он продвинуть работу вперед или создает трения? Является ли он тем человеком, к которому другие обращаются за поддержкой, или склонен действовать в стороне?

Иногда наибольшее влияние оказывают не обновления проекта или отчеты о статусе, а то, как кто-то помогает другим добиться успеха.

Если вы не работаете в тесном контакте с человеком изо дня в день, вам нужно пойти на более глубокий уровень. Соберите информацию от людей, которые это делают. Например Оценка 360.

Кроме того, во многих компаниях сотрудники также проходят самооценку как часть процесса. Если это так, не читайте его слишком рано, сначала проанализируйте и соберите данные, а затем используйте самоанализ, чтобы сравнить перспективы, выявить совпадения или пробелы и понять, как сотрудник видит свой собственный прогресс.

Речь идет не о том, чтобы совпадать ответы, а о том, чтобы узнать что-то новое. Вот несколько вещей, на которые я обращаю внимание во время своих размышлений:

• Основной вклад и результаты, которых добился человек
• Выделяющиеся поведенческие модели (положительные или отрицательные)
• Отзывы, которые я уже давал в течение года (постоянная обратная связь обязательна!!)
• Любые расхождения между ожиданиями и фактическими результатами
• То, что я наблюдал, в сравнении с тем, что испытали другие

2. Составьте свой отзыв и свяжите его с ожиданиями от должности
Не начинайте с чистого листа — используйте структуру, чтобы направлять свое мышление и сделать обзор более легким для написания и чтения.
Вот простой вариант, который я рекомендую:

• Ключевые достижения
• Сильные стороны
• Области для улучшения
• Прогресс в достижении целей
• Обратная связь от других пользователей
• Дальнейшие действия и поддержка.

Это даст вам четкую схему, которой нужно следовать, и гарантирует, что ничего важного не будет упущено.

При составлении отзыва свяжите его с ожиданиями от должности, основанными на должностной инструкции (и если у вас нет должностной инструкции для этой роли, пора это исправить...).

Каковы основные обязанности? Как выглядит «хорошая производительность» на этой должности? Соответствуют ли они стандарту, превышают его или отстают?

Будьте конкретны и используйте примеры, и избегайте расплывчатых формулировок, таких как «отличное отношение» или «нужно лучше общаться».

Вместо этого напишите, что произошло, на что это повлияло и что нужно изменить.

Пример: «Во втором квартале [компания] руководила проектом по миграции системы и поддерживала его, несмотря на многочисленные задержки со стороны поставщиков. Ее упреждающее общение с ИТ-отделом и бизнес-командой помогло избежать дальнейших задержек на последующих этапах. Это яркий пример ответственности за проект и межфункционального сотрудничества».

Или: «[имя] часто пропускал сроки во время бюджетного цикла, что задерживало нашу финансовую отчетность и создавало дополнительную работу для команды аналитиков. Нам нужно упреждающее планирование и последовательное выполнение поставленных задач».

Каждый пункт должен быть связан с тем, что ожидается от должности и что важнее всего для команды и организации. Таким образом, производительность становится действенной, а не просто наблюдаемой.

После того, как вы составили отзыв, прочитайте его про себя и спросите:

• Ясно ли это отражает их результаты?
• Удивит ли их что-нибудь из этого?
• Могу ли я подкрепить каждое утверждение примерами?

Этот шаг требует времени, но именно здесь обзор начинает проявляться. Вы не просто описываете то, что произошло, вы помогаете человеку понять, как у него дела и что будет дальше.

3. Подготовьтесь к проведению оценки эффективности работы
После того, как вы составили отзыв и отправили его, пришло время подготовиться к разговору, который у вас будет с сотрудником, о котором вы написали отзыв!
Выделите время на подготовку — не только для того, чтобы перечитать то, что вы написали, но и для того, чтобы подумать о том, как вы хотите вести разговор и как проходили ваши разговоры с сотрудником в прошлом. Отличная встреча по обзору — это не просто чтение вслух повествования, это вдумчивый двусторонний разговор.

Подумайте о своих целях на будущее.

• Что вы хотите, чтобы сотрудник вынес из этого разговора?
• Где бы вы хотели, чтобы он чувствовал гордость?
• Что бы вы хотели, чтобы он улучшил?
• Что бы вы хотели, чтобы он чувствовал, когда покидают встречу?

Мне нравится начинать с выделения прогресса. Укрепляйте сильные стороны и значимый вклад на раннем этапе. Когда вы начинаете с того, что идет хорошо, это создает пространство для открытости, размышлений и доверия.

Оттуда переходите к областям для улучшения с ясностью, а не с суждениями. Расскажите о влиянии любых проблем и четко определите, что необходимо изменить и почему.

Если вы даете жесткий отзыв, заранее спланируйте, как вы его выразите.
Это включает в себя прогнозирование того, как сотрудник может отреагировать.

Оценка эффективности не должна быть односторонней. Это общий разговор, поэтому задавайте вопросы, приглашайте к размышлениям и дайте сотруднику возможность поделиться своей точкой зрения.

Попробуйте спросить:

• Что казалось наиболее значимым в вашей работе в этот период?
• Где вы чувствовали, что испытывали трудности?
• Какая поддержка помогла бы вам расти в этом квартале?

Лучшие разговоры о производительности должны быть обоснованными, открытыми и ясными. Вы не выступаете. Вы сотрудничаете, чтобы развивать друг друга, чтобы стать лучшим сотрудником, командой и организацией.

4. Проведение встречи с сотрудником
Оценка эффективности работы часто сопряжена с большим историческим багажом — сотрудники могут ожидать, что разговор будет односторонним, слишком формальным или сосредоточенным только на том, что пошло не так.

Ваша задача состоит в том, чтобы немедленно разорвать этот шаблон.

Начните с намерения, это не просто упражнение по чтению, вы здесь, чтобы поговорить о производительности, согласованности, росте и о том, что будет дальше.

Задайте тон заранее, поделившись тем, что вы надеетесь обсудить, и дайте сотруднику возможность поделиться своими собственными целями в разговоре.

Вот простой способ открытия:

«Сегодня мы поговорим о вашем влиянии, о том, в чем вы видите прогресс и на чем мы можем сосредоточиться дальше. Я поделюсь своим мнением, и я также хочу услышать ваше мнение.

Цель состоит в том, чтобы провести честный разговор о том, где все работает, где можно стать лучше и как мы можем двигаться вперед вместе».

Придерживайтесь подготовленного плана, но не будьте жесткими. Позвольте разговору разворачиваться.
Когда разговор завершится, подведите итог тому, что вы оба услышали и о чем договорились. Затем обновите письменный отзыв, если это необходимо, на основе обсуждения. Это может включать:

• Уточнение контекста вокруг примера производительности
• Переписывание цели разработки с учетом новых предложений
• Корректировка языка в соответствии с согласованием или разрешением.

Убедитесь, что окончательная версия отражает весь разговор, а не только первоначальный черновик.
Наконец, задокументируйте любые последующие действия. Если у вас появилась новая цель, план поддержки или изменились ожидания, запишите это и сделайте так, чтобы их было легко отслеживать.

Качество работы

• Какими достижениями в этот период вы гордитесь больше всего?
• Где, по вашему мнению, ваша работа оказала наибольшее влияние?
• Какие практики или привычки помогли вам стабильно выполнять высококачественную работу?
• Если бы у вас было больше времени или ресурсов, куда бы вы вывели свою работу на новый уровень?

Согласованная работа

• Когда вы чувствовали наибольшую причастность к успеху команды?
• Что помогает вам наиболее эффективно сотрудничать с другими людьми?
• Видите ли вы какие-либо возможности для создания еще более прочных партнерских отношений в команде?
• Кто поддерживал ваш успех в последнее время, и как вы поддерживали других?

Коммуникация

• Какие коммуникационные подходы хорошо сработали для вас в достижении ваших целей?
• Можете ли вы привести пример, когда ваше общение помогло добиться ясности или прогресса?
• Где вы чувствуете себя наиболее уверенно в общении, а где вы хотели бы получить еще больше влияния?
• Какие отзывы о своем общении вы получили и которые показались вам полезными?

Ответственность и ответственность

• Расскажите о случае, когда вы проявили инициативу, которая привела к положительному результату.
• Как вы настраиваете себя на успех при управлении своими проектами или обязанностями?
• Какие системы или подходы помогли вам оставаться ответственными за достижение своих целей?
• Где бы вы хотели получить еще больше возможностей для владения или лидерства в будущем?

Рост и развитие

• Какие новые навыки или опыт вы приобрели, что вас вдохновляет?
• Какие сильные стороны вы хотите продолжать развивать в течение следующих 6–12 месяцев?
• Есть ли навыки или опыт, которые вы хотели бы изучить, но которые мы еще не обсуждали?
• Как мы можем лучше согласовать ваш рост с вашими карьерными целями?

Обратная связь и поддержка менеджера

• Какая поддержка или обратная связь помогли вам добиться наилучших результатов?
• Как я могу лучше поддержать вашу работу, ваше развитие или ваши цели?
• Существуют ли дополнительные ресурсы, инструменты или опыт, которые помогут вам расти быстрее?
• Как бы вы хотели, чтобы мы сотрудничали в ближайшие месяцы, чтобы вы продолжали развиваться?

Согласованность и мотивация

• Какие части вашей работы кажутся вам наиболее мотивирующими и значимыми прямо сейчас?
• Где вы чувствуете себя наиболее согласованным с целями и миссией команды?
• Есть ли области, в которых вы хотели бы оказать еще большее влияние?
• Что сделало бы следующий этап вашей работы еще более энергичным?

Когда вы используете эти вопросы в разговоре о выступлении, обязательно внимательно слушайте и делайте заметки о том, что подтверждает ваши наблюдения, а что открывает что-то новое, чего вы не ожидали.

Если все сделано правильно, оценка эффективности показывает человеку, в чем он силен, где он может расти и как вы будете поддерживать его в достижении этой цели.