Автоматизация HR процессов: руководство + инструменты

Автоматизация HR-служб появилась благодаря времени и количеству физической бумажной работы, связанной с ежедневными HR-процессами. Если HR-специалисты в вашей команде тратят больше времени на администрирование, а не используют свои ценные навыки в других областях бизнеса, значит, пришло время найти новый способ работы.

Однако переход от ручного подхода к автоматизации HR требует определенного уровня навыков и обучения использованию технологии, чтобы быть эффективным. Но преимущества автоматизации HR для всех ваших сотрудников значительно превышают время, энергию и деньги, которые вы потратите на это.

Повышение эффективности
Работа с персоналом во многом зависит от процессов, основанных на документах. Если они выполняются вручную, это может отнимать много времени, повторяться и быть крайне неэффективным. Бумажная работа может «застрять» в очереди или на столе одного человека, и ошибки - обычное дело. Более того, требовать от людей приходить в офис или отправлять подписанные формы по факсу - излишне.

Автоматизация управления персоналом переводит в цифровой формат все вышеперечисленное и многое другое, повышая производительность и эффективность всего бизнеса. После этого организация может направить больше энергии на то, чтобы все сотрудники отдела кадров были защитниками интересов людей. Они могут сосредоточиться на формировании культуры, практиках работы с людьми, быть защитниками рабочих мест и экспертами по коммуникациям. Все эти четыре компетенции необходимы для работы любого HR-специалиста.

Действенные выводы
Автоматизация HR позволяет отслеживать, собирать и анализировать всевозможные данные. Это позволяет выявлять закономерности и создавать отчеты о полученных результатах. Затем вы можете использовать эти данные для улучшения процессов, устранения любых сбоев и повышения эффективности работы всего бизнеса.

Сокращение количества ошибок
Ручное заполнение платежных ведомостей, табелей учета рабочего времени и проверка отпусков создают почву для человеческих ошибок. Кроме того, машина может выполнить эти задачи быстрее и уменьшить вероятность ошибок.

Улучшение коммуникации и сотрудничества
Автоматизация HR обеспечивает четкое представление обо всех процессах и этапах работы. Это помогает всем понять обязанности друг друга, что улучшает коммуникацию и работу в команде.

Сокращение расходов на бумажную обработку документов
Бумажная обработка требует распечатки документов, а затем их подшивки и хранения. Автоматизация управления персоналом сокращает расходы, связанные с этим. Она минимизирует потребность в складских помещениях и гарантирует, что документы можно легко найти одним нажатием кнопки.

Положительный опыт для кандидатов на работу и сотрудников
Когда сотрудники HR-службы погрязли в административных задачах, они часто не успевают или забывают проверить новых кандидатов на работу. Это создает негативный опыт приема на работу, независимо от того, будут ли они в итоге приняты на работу или нет. Автоматизация HR означает, что у HR будет больше времени на общение с кандидатами и улучшение их общего опыта.

Кроме того, сотрудники выигрывают от самообслуживания. Например, они быстрее утверждают свои заявления на отпуск и отчеты о расходах, а также могут отслеживать свои льготы. Это способствует положительному опыту работы с сотрудниками.

Рекрутинг

• Процессы рекрутинга включают:
• Размещение объявлений о вакансиях,
• Отслеживание откликов,
• Отбор резюме,
• Предварительную оценку кандидатов перед приемом на работу,
• Сортировку и определение приоритетов кандидатов на основе заданных критериев,
• Автоматизированные потоки электронной почты.

Если вы не автоматизируете непродуктивные административные задачи, связанные с этими процессами, ваши сотрудники HR будут тратить на них лишнее время.

Прием сотрудников на работу
При приеме сотрудников на работу необходимо собирать документы для проверки, подписывать формы, предоставлять новым сотрудникам доступ к инструментам, запрашивать устройства и многое другое.

Автоматизация HR может обеспечить удобный чек-лист в процессе приема на работу. Это включает в себя возможность создания автоматических рабочих процессов уведомления и утверждения, сбора форм с электронной подписью и автоматического создания официальных документов в формате PDF, быстрой доставки устройств сотрудникам без ожидания ИТ-поддержки и многое другое.

Оффбординг
Процессу offboarding часто не уделяют должного внимания, но он так же важен, как и onboarding. При правильном подходе увольнение помогает защитить компанию и оставить хорошее впечатление у ваших бывших сотрудников.

Однако ручное увольнение отнимает много времени. Существует потенциальный риск потери форм или их неправильного заполнения. Кроме того, есть риск не защитить компанию с точки зрения соблюдения нормативных требований и безопасности.

Программное обеспечение для автоматизации управления персоналом позволяет создать чек-лист и:

• заполнять и загружать документы в электронном виде,
• планировать интервью при увольнении,
• обновлять личную информацию,
• организовать выплату последней зарплаты сотрудника,
• создавать запросы на возврат оборудования компании,
• удалите их доступ к приложениям в выбранную вами дату,
• удалять их из справочника компании в последний день работы (чтобы он оставался актуальным).

Доступ к приложениям и инструментам
Когда новый сотрудник приходит в организацию, в первый же день ему необходимо предоставить доступ к необходимым приложениям с нужными уровнями прав. Это часто приводит к тому, что в первый же день сотрудник теряет время, пытаясь полностью настроиться и получить доступ к центральным системам, необходимым для выполнения своих обязанностей.

Автоматизация HR-процессов может позволить вам автоматически предоставлять доступ новым сотрудникам на основе заранее определенных критериев. Со временем сотрудникам также может понадобиться доступ к дополнительным приложениям и инструментам. Автоматизация HR-процессов позволяет любому сотруднику запросить доступ к тому или иному приложению и получить согласие или отказ руководителя.

Управление оплачиваемыми отпусками
Вручную рассчитать и утвердить дни отпуска может быть проблематично, поскольку это связано со многими задачами:

• Проверка баланса отпусков сотрудника
• Получение разрешения руководителя на отпуск
• Регистрация отпуска для начисления заработной платы.

Кроме того, если все это ложится на плечи одного человека, возникает много возможностей для человеческой ошибки. Забываются электронные письма, возникает риск сбоев в работе, когда этот человек сам уходит в отпуск или на больничный.

Программное обеспечение для автоматизации HR предлагает автоматизированный процесс управления отпусками, который автоматически рассчитывает все вышеперечисленное.

Заявления о расходах
Знаете ли вы, что 38 % сотрудников говорят, что подача и обработка расходов - это скучно, а более чем каждый шестой говорит, что они боятся этим заниматься?

Ненужные ручные задачи, такие как подача заявок на расходы, негативно влияют на удовлетворенность сотрудников работой. Доказано, что это снижает их производительность и эффективность. Более высокий уровень удовлетворенности сотрудников приводит к повышению производительности труда, что в свою очередь ведет к увеличению

Расчет заработной платы
Ручной подсчет отработанного времени или дней, а также больничных и отпускных оставляет много возможностей для ошибок. Это приводит к тому, что сотрудникам недоплачивают или переплачивают.

Автоматизация HR может упростить этот процесс, отслеживая и рассчитывая все автоматически, упрощая выплаты и облегчая поиск данных, если они понадобятся для аудита соответствия или чего-то еще.

Подача налоговых деклараций
На разных уровнях (местном, государственном, национальном, международном) действуют разные налоговые законы. Они зависят от размера организации и места ее деятельности. Это означает, что заполнение налоговых деклараций может быть сложным, особенно если учесть, что законы часто обновляются и меняются.

Автоматизация начисления налогов с заработной платы на основе соответствующих законов гарантирует, что сотрудники и подрядчики получат и заполнят правильные формы. Кроме того, она обеспечивает цифровой файл, который легко найти в случае аудита. Программное обеспечение для расчета налогов с персоналом ускоряет процесс подачи налоговых деклараций и избавляет от стресса.

Управление временем
Ведение табеля учета рабочего времени вручную и назначение одного человека или команды для его отслеживания крайне неэффективно. Зачастую они могут быть заполнены несколько дней спустя, а также потеряны.

Автоматизированное приложение для учета рабочего времени позволяет хранить в цифровом виде профили сотрудников, записи о посещаемости и другую информацию. Это делает весь процесс более быстрым и точным.

Выплаты сотрудникам
Служба управления льготами или профессиональная организация работодателей (PEO) часто занимается льготами, включая медицинское обслуживание, пенсионные планы, компенсацию работникам и другие льготы для многих организаций.

Проблема в том, что сотрудники обычно практически не имеют представления о том, какие льготы им доступны во время работы.

Программное обеспечение для автоматизации может отслеживать все ситуации сотрудников и отображать их льготы, в том числе при изменении обстоятельств. Это пример самообслуживания сотрудников.

Отслеживание результатов работы сотрудников
Автоматизация учета результатов работы сотрудников означает, что у компании есть доступные данные для определения повышения зарплаты, премий, дисциплинарных взысканий или увольнения. Отдел кадров может отслеживать эти данные и предоставлять менеджерам доступ к ним для добавления заметок, подготовки к обзору эффективности и обеспечения выполнения поставленных задач.

Автоматизация отслеживания результатов работы упрощает процесс, гарантирует отсутствие предвзятости, позволяет принимать точные решения и служит отличным ориентиром как для руководителей, так и для сотрудников.

На что следует обратить внимание при выборе инструмента для автоматизации управления персоналом?

Во многом это зависит от проблем, которые вы пытаетесь решить. Он также должен легко интегрироваться с уже имеющимися решениями и быть довольно простым в использовании с минимальным обучением.

Вам также необходимо учитывать бюджет, с которым вы работаете, установить для себя график развертывания и учитывать интересы заинтересованных сторон.

В большинстве компаний в процесс автоматизации управления персоналом может быть вовлечено до 10-12 систем, а это значит, что простота интеграции имеет решающее значение для успеха.

Также важно отметить, что автоматизация управления персоналом не исправит плохие процедуры или политики управления персоналом. Кроме того, выбранное вами программное обеспечение для автоматизации управления персоналом может хорошо работать для текущего размера вашей компании, но не сможет масштабироваться по мере роста или расширения за рубежом. Все это факторы, которые следует учитывать перед выбором инструмента автоматизации.

Вот несколько популярных инструментов автоматизации управления персоналом, которые вы, возможно, захотите рассмотреть.

Built for Teams - это программное обеспечение для управления отпусками, которое использует совместно используемые календари для отслеживания посещаемости, запросов на отгулы, отпусков по болезни и других оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков.

Bamboo HR - это платформа, созданная для ввода данных, их отслеживания, а также для информационных потребностей HR-команд, расчета заработной платы, управления и бухгалтерского учета. Она позволяет пользователям легко хранить все в одном месте, а также создавать отчеты для получения ценных сведений.

WorkBright предлагает полностью удаленный процесс приема на работу для любой организации. Вы можете управлять документами и файлами новых сотрудников из любого места, а также отправлять автоматические напоминания в течение всего процесса, как только сотрудник примет ваше предложение.

Платформа Fuse Workforce Management объединяет управление временем и посещаемостью, управление персоналом и расчет заработной платы в единое программное решение. Это мощный автономный инструмент, который позволит вам получить точное представление о ваших сотрудниках, а также улучшить процесс принятия решений, планирования и эффективности в рамках всей организации.

WebHR служит связующим звеном между HR и IT. Среди его возможностей - eTrack, планировщик смен, заявления о расходах и обсуждения. Он также помогает организовать набор персонала, посещаемость, отпуска и праздники, а также поставляется с мобильным приложением и поддержкой.