Секреты Google Таблиц

Когда речь заходит о данных в электронных таблицах, расшифровка значимой информации может быть проблемой, являетесь ли вы гуру электронных таблиц или специалистом по анализу данных. Но благодаря достижениям облачных вычислений и искусственного интеллекта вы можете мгновенно обнаружить идеи и дать возможность каждому сотруднику вашей организации, не только обладающему технической или аналитической базой, принимать более обоснованные решения.
Мы запустили "Explore" в Sheets, чтобы помочь вам расшифровать ваши данные, используя мощь машинного интеллекта, и с тех пор мы добавили еще больше способов для вас, чтобы интеллектуально визуализировать и обмениваться данными вашей компании. Сегодня мы анонсируем дополнительные функции Google Sheets, которые помогут компаниям более эффективно использовать свои данные - от поворотных таблиц и формул, основанных на машинном анализе, до еще более гибких способов анализа данных.

Многие команды полагаются на поворотные таблицы для обобщения массивных наборов данных и поиска полезных шаблонов, но создание их вручную может быть затруднительным. Теперь, если у вас данные сгруппированы в электронную таблицу, Таблицы могут разумно предложить вам поворотную таблицу.
На панели "Explore" вы также можете задавать вопросы о ваших данных, используя повседневный язык (через обработку естественного языка), и получить ответ в виде поворотной таблицы. Например, введите "Какова сумма доходов продавца?" или "Сколько доходов генерирует каждая категория товаров", и Таблицы помогут вам найти правильный анализ поворотных таблиц.

Кроме того, если вы хотите создать поворотную таблицу с нуля, Листы могут предложить ряд соответствующих таблиц в редакторе поворотных таблиц, чтобы помочь вам быстрее суммировать данные.

Для анализа данных мы часто используем базовые формулы электронных таблиц, такие как =SUM или =AVERAGE, но требуется время, чтобы убедиться, что все входные данные написаны правильно. Вскоре после ввода "=" в ячейке могут появиться подсказки. Используя машинный анализ, Таблицы предоставляют вам полные предложения формул, основанные на контекстуальных подсказках из данных ваших электронных таблиц. Мы разработали это, чтобы помочь командам сэкономить время и получить ответы более интуитивно понятным образом.

Мы также добавляем дополнительные функции, чтобы сделать листы еще лучше для анализа данных:

• Посмотрите обновленный пользовательский интерфейс для поворотных таблиц в листах и новые, настраиваемые заголовки строк и столбцов.
• С новыми функциями поворотного стола вы можете просматривать свои данные по-другому. Когда вы создаете поворотную таблицу, вы можете "показывать значения в % от итоговых величин", чтобы увидеть суммарные значения в виде доли от итоговых величин. После того, как у вас есть таблица, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке для "просмотра деталей" или даже объединить группы поворотных таблиц, чтобы агрегировать данные так, как вам это необходимо. Мы также добавляем новые опции форматирования, такие как повторяющиеся метки строк, чтобы дать вам более точный контроль над тем, как представить ваши обобщенные данные.
• Создание и редактирование графиков водопадов. Графики водопада хороши для визуализации последовательных изменений в данных, например, если вы хотите видеть постепенную разбивку доходов за прошлый год из месяца в месяц. Выберите Вставить > Диаграмма > Пикер типов карт, а затем выберите "водопад".
• Быстрый импорт или вставка файлов данных фиксированной ширины. Листы будут автоматически разбивать данные на столбцы для вас без использования разделителя, например запятых, между данными.

Эти новые функции "Листы" будут развернуты в ближайшие недели - подробности см. здесь. Чтобы узнать больше о том, как пакет G Suite может помочь вашему бизнесу раскрыть ценные сведения и ускорить повышение эффективности, посетите веб-сайт пакета G Suite. Или ознакомьтесь с этими советами, которые помогут вам начать работу с таблицами.
Источник

Сколько раз вы работали в документе только для того, чтобы понять, что редактируете устаревшую версию? Помимо разочарования, это может привести к путанице и замедлению работы над проектом. Одна из отличительных особенностей работы в таких "облачных" инструментах, как G Suite, заключается в том, что все автоматически сохраняется. Вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы работаете над самой последней версией документа, потому что ваши приложения делают это за вас.
Но в те времена, когда тебе нужно вернуться и увидеть изменения, все просто. Перейдите в Файл > История версий > Просмотреть историю версий и просмотреть полный список изменений в документе в одном месте. Там же можно восстановить и предыдущие версии документа.
Другой трюк заключается в том, чтобы просто щелкнуть текст в верхней части навигационной панели с надписью "Последнее изменение было..." или "все изменения сохранены" в Документах Google. Если навести указатель мыши на этот текст, он покажет вам, какие последние изменения были внесены в документ и кто их внес. Или, если вы возвращаетесь к документу, вы можете нажать кнопку "Смотреть новые изменения", и документ выделит изменения, которые были внесены с момента вашего последнего посещения.
Подробнее о том, как следить за работой в G Suite, читайте далее.

Помимо просмотра версий, есть и другие интересные вещи, которые вы можете сделать, чтобы следить за работой в G Suite. Ты можешь:
1. Сделайте копии конкретных версий.
Это отлично подходит для обмена версиями работы "до" и "после" с вашим боссом. Вы можете делать копии определенных версий в истории версий. Щелкните значок с тремя точками рядом с выбранной версией и выберите "Сделать копию", чтобы получить вторую запись.

2. Назовите конкретные версии своих работ.
В истории версий вы можете следить за своей работой, присваивая имена отдельным версиям в своем списке. Поскольку все ваши изменения сохраняются в облаке, вы можете легко вернуться назад и изменить имена версий вместо десяти различных версий "итогового" документа, плавающих в потоках электронной почты. Бонусные баллы за творческие имена!

3. Посмотрим, кто и когда видел твои работы.
Если вы когда-либо задавались вопросом, кто конкретно рассматривал вашу работу, есть способ просмотра активности в Документах Google, Листах или Слайдах. Те, кто пользуется платными версиями, могут перейти в меню Инструменты > Панель управления деятельностью и посмотреть подробности о количестве людей, просматривающих свои документы, просмотревших их, а также о тенденциях аудитории. Если вы хотите добраться туда быстрее, вы можете использовать этот сочетание клавиш, чтобы увидеть панель управления деятельностью: Ctrl + Alt/Option + T, затем нажмите Z.
4. Настройка уведомлений, чтобы видеть, когда вносятся изменения в листы.
Если вы работаете с электронной таблицей для отслеживания проекта, вы можете захотеть видеть регулярные обновления о том, когда вносятся изменения. Вы можете настроить уведомления для оповещения об изменениях сразу после того, как кто-то изменит данные в ячейке. Выберите Сервис > Правила уведомления и выберите необходимые параметры.

Не позволяйте проблемам с версиями замедлять работу. Используйте эти советы, чтобы разобраться с путаницей.
Источник

Штрих-коды - это полезный способ отслеживать события, например, регистрацию людей на информационной сессии, конференции или мероприятии. И вы можете быстро создавать QR-коды в Google Sheets.

Этот пример извлечет данные из ячейки А1 для создания QR-кода:

=IMAGE("https://chart.googleapis.com/chart?chs=200x200&cht..."&A1&")

Я использовал аналогичный метод для создания купонных кодов на веб-сайте, которые люди могут использовать для выкупа товаров в магазине.

Попробовали ли вы уже использовать Google Sheets?
Они дают вам визуальный способ переключения между проверенными и непроверенными значениями (истинными и ложными) в ячейке электронной таблицы. Это открывает всевозможные возможности для того, чтобы сделать ваши листы более интерактивными.

Вы найдете флажки в меню "Вставить":

На данный момент рядом с ними есть НОВЫЙ лейбл, но он исчезает через некоторое время.

Когда вы добавляете флажок, он появится в выделенной ячейке или диапазоне ячеек, и он будет снят. Если вы посмотрите в строке формул, то ячейка будет иметь значение FALSE.
Это означает, что вы можете связать эту ячейку с любой формулой, например, с оператором IF, и она будет вести себя как значение FALSE (если флажок не установлен).

При нажатии на сам флажок, он становится галочкой (отображается галочкой и серым фоном) и значение ячейки меняется на TRUE. Опять же, вы можете использовать это в своих формулах.

Вы также можете добавлять флажки через меню Data Validation (Проверка данных).
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, выберите в меню пункт Проверка данных, после чего откроется всплывающее окно Проверка данных.
В разделе Критерии вы найдете флажки в качестве последнего варианта.
У вас есть больше опций, когда вы вставляете флажок таким образом, а не через меню. При желании вы можете настроить значения не только на TRUE и FALSE, но и на другие параметры. Вы также можете добавить валидацию, чтобы ячейка отклонила любые значения, которые не совпадают со значениями, указанными для параметра Проверено и Непроверено.

1. Создание динамических диаграмм

Ранее я показывал один способ создания динамических графиков с помощью Data Validation, который отлично работает, но имеет главный недостаток, заключающийся в том, что вы не можете выбрать несколько элементов из выпадающего меню.
Флажки могут решить эту проблему за вас и позволить зрителю выбирать и выбирать все или любую из серий данных для отображения на графике, как показано в этом Gif:

Каждая строка данных в этой таблице представляет страну и ее ВВП за 10-летний период, с 2006 по 2015 год.
Вот как эта техника работает под капотом (нажмите, чтобы увеличить):

Я добавил флажок рядом с каждой строкой таблицы, в данном случае в столбец L (показан 1 на рисунке выше). Это означает, что для каждой строки я могу отметить или снять флажок, чтобы указать, хочу ли я отметить эту строку или нет.
В таблице теперь есть столбец значений TRUE/FALSE, где TRUE означает, что я хочу включить эти строки, а FALSE означает, что я не хочу видеть эти строки.
Данные передаются во вторую динамическую таблицу, основанную на том, была ли выбрана конкретная строка (страна) из этой колонки TRUE/FALSE. Есть различные способы сделать это, и я выбрал формулу Query в этом примере:

=QUERY( A1:L11, "where L = TRUE", 1)

Затем из этой второй динамической таблицы данных строится график (как показано на рисунке 2 выше). Когда я отмечаю или снимаю флажки с строк данных, эти ряды будут отображаться или исчезать с графика.

С запуском флажков мы теперь можем создать приложение To-Do!
Этот простой пример легче понять, чем приведенный выше пример динамической диаграммы.
Он состоит из списка задач в столбце А и списка флажков рядом с ними, в столбце Б. Я добавил условное правило форматирования пользовательских формул для затенения строк красным при установке флажка, чтобы показать, что задача выполнена.
Формула для пользовательского правила условного форматирования выглядит следующим образом:
= $B2 = TRUE
Ключевым моментом, на который следует обратить внимание, является $ перед B только ссылки B2. Это гарантирует, что для испытания рассматривается только столбец B (TRUE или FALSE), но форматирование применяется ко всей строке.
Приложение To-Do выглядит вот так:

Вот последний пример, который может иметь приложения в мире Ed-Tech.
Предположим, вы создаете рабочие таблицы, используя Таблицы, в которых учащиеся работают, и используете их для ответов на вопросы.
Используя флажки, вы можете добавлять скрытые решения или подсказки, которые отображаются только при установленном флажке.
Вот простой пример, чтобы проиллюстрировать это:

Для отображения подсказки или решения можно использовать формулу IF и флажок TRUE/FALSE для отображения/скрытия решения.
Например, решение для 35% из 40 может быть показано по этой формуле, чтобы показать ответ:
=IF( E9 , 0.35 * 40 , " ") *
И если вы хотите показать формулу в качестве подсказки, вы можете заключить ее в кавычки, чтобы превратить в строковое значение:
=IF( E9 , "= 0.35 * 40" , "" )
Источник