Опрос вовлеченности: руководство по анализу

Проведение тщательного анализа опросов вовлеченности сотрудников необходимо для повышения вовлеченности и улучшения опыта сотрудников в вашей организации, а также для развития бизнеса.

Проведение и распространение опроса требует ценных ресурсов, поэтому данные должны быть тщательно проанализированы, отражены в отчетах и приняты соответствующие меры.

Вовлеченность сотрудников - это то, насколько счастлив, мотивирован и удовлетворен сотрудник своей ролью на работе. По данным Gallup, вовлеченные сотрудники превосходят невовлеченных на 147 %, поэтому мониторинг и повышение вовлеченности сотрудников играют важную роль в успехе любой организации. Вовлеченный сотрудник, скорее всего, будет продуктивным, позитивным и преданным своей работе, а также будет выходить за рамки своих должностных обязанностей.

Опрос о вовлеченности сотрудников предназначен для измерения вовлеченности персонала организации с помощью ряда вопросов. Результаты этих опросов позволят получить честную и ценную информацию о том, как ваши сотрудники чувствуют, думают и ведут себя на работе в течение определенного периода времени в разных отделах, подразделениях и ролях.

Анонимный опрос - лучший способ получить реальное представление о том, насколько вовлечены ваши сотрудники. В ходе опроса часто выясняются мнения и взгляды, которыми они могут не решаться поделиться с менеджерами и руководителями из опасения, что это может быть использовано против них и повлиять на их карьерный рост.

Проведение опроса также помогает сотрудникам почувствовать, что их слышат и понимают. Однако просто провести опрос недостаточно. По данным исследования TINYpulse, только 25 % сотрудников считают, что их организация принимает эффективные меры на основе обратной связи, которую они предоставляют в ходе опросов. Это, в свою очередь, может привести к повышению уровня вовлеченности, что негативно сказывается на производительности и прибыли.

Анализ данных, полученных в результате обратной связи с сотрудниками, поможет вам заметить закономерности, трудности и проблемы, которые вы сможете найти и внедрить в организации. Эти данные очень ценны, но только в том случае, если они собираются и анализируются эффективно и если принимаются соответствующие меры.

Какие проблемы возникают при анализе опросов сотрудников?

Несмотря на множество преимуществ анализа опросов сотрудников, важно знать о некоторых проблемах.

Первая проблема - создание опроса со слишком большим количеством вопросов, которые становятся непосильными для участников. Это может привести к снижению точности результатов, что может означать принятие неправильных для организации мер.

Вторая проблема - когда в опросе слишком много тем. Это может затруднить сопоставление данных и привести к появлению слишком большого количества возможных вариантов действий.

В следующем разделе мы рассмотрим, как преодолеть эти потенциальные проблемы при проведении анализа опроса вовлеченности сотрудников.

1. Начните с правильной разработки опроса

Как уже говорилось выше, если в вашем опросе слишком много вопросов или слишком большое разнообразие типов вопросов, это может затруднить формулирование выводов из полученных результатов. Кроме того, рассылка опроса о вовлеченности сотрудников раз в год может не дать вам четкого представления о том, что чувствуют ваши сотрудники. Поэтому наиболее эффективной будет рассылка более коротких опросов.

Задавать правильные вопросы - это ключ к сбору ценных, ощутимых данных о восприятии сотрудников, на основании которых вы сможете действовать. Согласно исследованиям компании Visier существует четыре фактора, которые наиболее сильно влияют на вовлеченность сотрудников. Это лидерство, возможности, согласованность и развитие. Поэтому вопросы, связанные с этими факторами, могут стать отличной отправной точкой для разработки вашего опроса.

Вот несколько примеров эффективных вопросов для опроса:

• Я чувствую вдохновение и мотивацию благодаря видению организации
• У меня есть все необходимое для успешной работы в моей роли
• Я знаю, что мне нужно делать, чтобы быть успешным на работе
• С удовольствием ли вы идете на работу?
• Порекомендовали бы вы работу в этой организации своим знакомым?
• Нравится ли вам работать с вашей командой?
• Довольны ли вы компенсацией и льготами, которые вы получаете в настоящее время?

Как видите, некоторые из этих вопросов являются вопросами, а другие - утверждениями. Оба варианта могут быть эффективными, поскольку ответы можно получить на основе числовой шкалы, например, по шкале от 1 до 5 баллов: насколько вы согласны или не согласны с этим утверждением? Это пример закрытого вопроса, поскольку существует конечное число возможных ответов. С другой стороны, результаты открытого опроса о вовлеченности сотрудников могут дать большой объем данных, которые гораздо сложнее анализировать.

2. Установите четкие цели

Прежде чем приступить к созданию опроса, необходимо четко сформулировать цели и области внимания, а также убедиться, что выбранные вопросы помогут вам в достижении этих целей.

Потратьте время на обдумывание цели опроса:

• Что вы хотите узнать?
• Какие результаты вы надеетесь получить?
• Какова конечная движущая сила опроса?
• Почему это важно для нашей организации и сотрудников?

Также полезно проанализировать результаты прошлых опросов и использовать их при подготовке следующего опроса.

• Что не сработало в прошлый раз?
• Как мы можем сделать это более эффективно в этот раз?
• Есть ли вопросы, которые мы включали ранее, и которые мы хотим использовать снова?
• Есть ли вопросы, которые нам следует исключить?

Как команда HR, вы также должны учитывать, что измеряет остальная часть организации. Хотя вы можете быть сосредоточены на таких показателях, как текучесть кадров и время приема на работу, для бизнеса важны продажи, прибыль, удовлетворенность клиентов и заказчиков и т. д. Обязательно узнайте, каковы основные показатели вашей организации и почему они важны.

3. Количественно оцените данные

Как уже говорилось, числовые показатели - это более простой способ выразить результаты и значительно облегчить сравнение данных.

Цифры осязаемы и не оставляют места для неверного толкования или серых зон.

Именно поэтому необходимо получать числовые показатели везде, где это возможно.

Анализируя результаты опроса о вовлеченности сотрудников, представляйте данные в виде числовых или процентных показателей.

Это позволяет людям легко увидеть закономерности и тенденции в результатах.

4. Сегментируйте данные

У каждого из ваших сотрудников будет свой опыт работы. Именно поэтому сегментирование данных является ключевой частью анализа опроса о вовлеченности сотрудников. Отслеживание и сравнение различных групп сотрудников и демографических показателей позволит вам получить более глубокое представление об уникальных проблемах каждой группы на работе.

Вы сможете оценить эффективность работы конкретных команд, понять, почему одни работают лучше других, и разработать план действий для тех областей, которые имеют наибольшее значение. Это особенно полезно, если вы ограничены во времени или деньгах и должны более избирательно подходить к использованию ресурсов.

Учтите это при создании опроса и включите в него дополнительные вопросы о возрасте, поле и команде. Вы также можете объяснить, зачем вам нужна эта информация и что анонимность сотрудников будет сохранена.

5. Выявление закономерностей и тенденций

Следующий шаг в анализе результатов опроса о вовлеченности сотрудников - поиск и выявление закономерностей и тенденций в результатах опроса. Это можно сделать, обратив внимание на определенные демографические показатели, статус сотрудника, стаж работы и т. д.

Например, большинство ваших старших сотрудников относительно счастливы на работе, а ваши стажеры низшего звена - нет? Есть ли разница в результатах между теми, кто получает оклад, и теми, кто работает почасово?

Если большинство ваших сотрудников одинаково относятся к какому-либо вопросу, это верный признак того, что вам нужно глубже разобраться в этом и что-то изменить.

Если же только несколько сотрудников недовольны или просят о чем-то, это, скорее всего, менее значимо.

6.Дополняйте количественные данные качественными

Хотя цифры важны, не менее важно собирать качественные ответы, чтобы дополнить количественные данные и не упустить ни одной серьезной проблемы.

Качественные данные могут отражать мысли, мотивацию и отношение сотрудника.

Например, если сотрудника спрашивают, насколько он счастлив на работе, и он дает оценку 4 из 5, это может означать, что он в целом доволен.

Однако причина, по которой они не поставили оценку 5, может заключаться в том, что у них есть проблемы или критические замечания. И если вы хотите, чтобы все сотрудники оценили работу на 5 баллов, очень важно узнать, что именно их беспокоит, чтобы решить эту проблему.

Возможно, вам стоит организовать серию фокус-групп для сотрудников или обратиться к отдельным сотрудникам для более глубокой беседы. Некоторые программы для проведения опросов позволяют делать это даже при анонимном заполнении анкет. Будьте сосредоточены на вопросах и выберите несколько ключевых тем.

7. Связь вовлеченности сотрудников с результатами бизнеса

Важно помнить, что анализ отличается от подготовки статичных отчетов. Анализ заключается в объединении нескольких различных показателей и процессов, а также в отображении и распространении данных различными способами. Это позволяет ответить на важные для бизнеса вопросы.

Например, влияет ли частая смена менеджеров в команде на уровень вовлеченности сотрудников?

Многие организации имеют высокий уровень вовлеченности сотрудников, но при этом страдают от высокой текучести кадров на ключевых должностях. Это говорит о том, что, хотя ваши сотрудники чувствуют себя счастливыми и вовлеченными, это может быть не связано с их работой или должностью. Например, возможно, ваши показатели вовлеченности высоки потому, что вы предлагаете невероятный пакет льгот или самые конкурентоспособные зарплаты и щедрые бонусы.

Именно здесь анализ данных становится бесценным и помогает понять, что результаты опроса о вовлеченности сотрудников значат для бизнеса. Объедините и проанализируйте данные о вовлеченности с другой важной информацией из систем управления персоналом, а также с бизнес-данными из ERP-системы.

8. Контрольные показатели результатов

Бенчмаркинг поможет вам лучше понять свои результаты и то, как ваша организация работает по сравнению с предыдущими результатами и отраслевыми стандартами, а также определить ключевые области для улучшения. По сути, бенчмаркинг в HR подразумевает сравнение одного набора данных опроса с другим, который измеряет нечто подобное.

Существует три типа эталонных показателей, которые вы можете использовать:

1.Национальный

Сравнение ваших результатов с национальными поможет вам понять, какое место занимает ваша организация в масштабах страны.

2.Отраслевой

Отраслевой бенчмаркинг поможет вам определить, как ваша организация сопоставляется с аналогичными организациями в вашей отрасли.

Как правило, этот метод более надежен, чем национальный бенчмаркинг, поскольку учитывает отраслевые факторы.
3. Внутренний

Последний вариант бенчмаркинга - это внутренний подход. Это означает, что вы сравниваете свои последние результаты с прошлыми и понимаете, как ваша организация работает с течением времени.

Вы можете решить, что хотите рассылать ежемесячные или ежеквартальные опросы, в которых отслеживаете вовлеченность сотрудников до и после внедрения новой системы программного обеспечения, чтобы понять, повышает ли это вовлеченность. Это позволит вам отслеживать прогресс и постоянно вносить небольшие улучшения.

Бенчмаркинг позволяет задавать такие вопросы (и отвечать на них), как:

• Каковы наши результаты в этом квартале по сравнению с прошлым кварталом? Как изменился уровень вовлеченности?
• Каковы показатели других организаций в отношении уровня вовлеченности сотрудников?
• Является ли наш уровень текучести кадров высоким или низким для нашей отрасли?

9. Визуализируйте результаты

Визуализация данных, полученных в ходе анализа, облегчит их обработку, понимание и снизит риск неправильной интерпретации для руководителей и заинтересованных сторон. Это также облегчает получение практических выводов и выявление областей, требующих улучшения.

Существует несколько способов визуализации результатов опроса сотрудников.

• Круговые диаграммы

Они помогают показать различные категории, которые объединяются в единое целое. Например, если в вопросе «Считаете ли вы, что в организации у вас достаточно возможностей для карьерного роста?» вы можете использовать круговую диаграмму, чтобы показать процент сотрудников, выбравших каждое число.

• Столбчатые диаграммы

Гистограмма позволяет сравнить ответы разных групп или показать, как изменилась тенденция с течением времени. Вы можете использовать гистограмму, чтобы показать разницу между результатами в разных отделах вашей организации.

• Линейные диаграммы

Линейная диаграмма - лучший способ сравнить два набора данных. Например, вы можете сравнить результаты вовлеченности в этом году с прошлогодними. Линейная диаграмма может быть особенно эффективна при отображении небольших изменений, которые не так заметны на гистограмме.

• Графические изображения с указанием причин

Если вы хотите обратить внимание сотрудников и заинтересованных сторон на какой-то конкретный факт или цифру, лучшим подходом будет создание графического изображения с призывом к действию.

Это хорошо работает, если факт или цифра являются неожиданными или сотрудники сильно заинтересованы в них.

10. Обсудите результаты с руководителями и примите меры

Конечная цель анализа опроса о вовлеченности сотрудников - определить, какие действия необходимо предпринять для повышения вовлеченности. Поэтому, когда вы достаточно проанализировали и переварили полученные данные, последний шаг - сообщить о своих выводах руководителям и разработать план действий.

Даже если вы не довольны результатами, все равно важно сообщить о них и обеспечить прозрачность во всем бизнесе. Вместо того чтобы играть в игру с обвинениями, разберитесь в причинах возникновения проблем и сосредоточьтесь на поиске решения. Это ваша возможность сделать что-то позитивное, что принесет пользу вашим сотрудникам и повысит эффективность работы организации в целом.

Запланируйте встречу с руководителями и убедитесь, что повестка дня ясна. Подчеркните важность ориентированности на решение проблемы, попросите их рассказать о своих командах и представить предлагаемый вами план действий.

Возможно, вы также захотите предложить включить показатели вовлеченности в обзоры эффективности менеджеров. Это может стимулировать менеджеров к совершенствованию собственных навыков, развитию команды и улучшению коммуникации с сотрудниками.

Анализ опросов о вовлеченности поможет вам определить, в чем ваша организация сейчас преуспевает и что нужно улучшить, чтобы повысить эффективность работы, мотивацию и приверженность сотрудников. Эти богатые данные помогут вам заметить закономерности и темы, которые вы сможете использовать для создания действенной стратегии, позволяющей повысить вовлеченность и приблизиться к достижению ваших более широких бизнес-целей.