Справочник сотрудника: шаблоны

Справочник или руководство для сотрудника очень важен в компаниях, организациях и предприятиях. Он содержит актуальную информацию о компании и служит справочным материалом для любых сотрудников, у которых возникают вопросы о политике и процедурах компании. Руководство для сотрудника должно содержать все, что нужно сотруднику для выживания и процветания в компании.

Основная функция справочника для сотрудников заключается в том, чтобы дать сотрудникам четкое представление о том, чего компания ожидает от них с момента начала работы.
Важно разъяснить эти ожидания сотрудникам, чтобы:

• Если вы прочитаете какие-либо примеры из справочника сотрудника, вы увидите всю важную информацию, записанную в них. Поэтому сотрудники не могут сказать, что они «не знали», что сделали что-то не так.

Ваша компания не подвержена риску судебного разбирательства

• Справочник сотрудника является официальной документацией вашей компании. Хотя это не так эффективно, как трудовой договор (контракт), он может помочь защитить вас в юридических баталиях, например, когда сотрудник подает на вас в суд за незаконное увольнение.

Вы можете вести диалог со своими сотрудниками

• Справочник также служит отправной точкой, чтобы вы могли начать диалог со своими сотрудниками при возникновении вопросов. Например, если одному из ваших сотрудников нужно взять отпуск, чтобы присутствовать на похоронах члена семьи, обсудите процедуру отпуска, используя руководство в качестве справочника.
• Справочник сотрудника также служит структурой для политики вашей компании, тем самым делая ее понятной, чтобы все были на одной волне. Когда вы правильно документируете свои правила, рекомендации и политики, вероятность того, что ваши сотрудники будут им следовать, возрастает.

Справочник сотрудника — это тип документа, который содержит миссию, видение, ожидания и политику компании. Работодатели должны создать этот справочник, чтобы все было понятно для своих сотрудников. Вот основная информация, которую следует включить:

Основы трудоустройства

• Это самая информативная часть справочника. Этот раздел дает сотрудникам лучшее представление об условиях, записанных в их контрактах, и классификации должностей. Если у сотрудника есть принципиальные вопросы, он может обратиться к этому разделу.

В этот раздел вы также можете включить информацию о процессе набора персонала и основных правилах посещаемости.
Рассмотрите эти идеи:

• Типы трудовых договоров
• Информация о равных возможностях трудоустройства
• Процессы отбора и найма
• Укажите все правила посещаемости, поскольку они очень важны

Политики на рабочем месте
В этом разделе опишите свое рабочее место во всей его полноте. Другими словами, расскажите обо всех условиях, в которых работают ваши сотрудники. Включите соответствующие политики, такие как охрана здоровья и безопасность, борьба с домогательствами и многое другое. Это способствует созданию приятной и законной атмосферы в вашем офисе, где ваши сотрудники процветают.

Несмотря на то, что этот шаблон справочника сотрудника содержит основную информацию, вы можете настроить его и добавить любую другую информацию, которую считаете необходимой.
Вот некоторая основная информация, которую следует включить в этот раздел:

• Защита данных и конфиденциальность
• Насилие и домогательства
• Охрана труда и техника безопасности

Кодекс поведения
В этом разделе предоставьте своим сотрудникам полную схему для обоснования их поведения. Составьте схему того, как вы ожидаете от своих сотрудников отношения друг к другу, будь то партнеры, коллеги, клиенты или даже внешние заинтересованные стороны. Этот раздел посвящен созданию профессиональной и безопасной рабочей среды для всех ваших сотрудников.
Основная информация, которую следует включить в этот раздел:

• Дресс-код
• Цифровые устройства и кибербезопасность
• Отношения с сотрудниками
• Трудоустройство членов семьи и родственников
• Посетители на рабочем месте
• Распространение информации

Развитие и компенсация
В этом разделе вы объясняете, как вы вознаграждаете своих сотрудников за работу, которую они выполняют. Кроме того, обсудите различные способы того, как вы планируете помочь своим сотрудникам развиваться и продвигаться по карьерной лестнице. Благодаря политикам в справочнике для сотрудников ваши сотрудники видят, насколько вы их цените.
Когда они увидят эту информацию, почувствуют мотивацию продолжать делать все возможное все время.
При написании этого раздела включите в него следующие основные моменты:

• Расчет заработной платы и компенсаций
• Управление эффективностью
• Программы развития и обучения сотрудников

Льготы и преимущества
В большинстве случаев сотрудники не знают обо всех льготах и преимуществах, предлагаемых компанией. Вот почему важно включить всю эту информацию в справочник в интересах ваших сотрудников.
В этом разделе ваши сотрудники могут узнать больше о полном объеме того, что они получают, помимо базовой заработной платы.
Обязательно укажите:

• Компенсацию работникам
• Возможность работы на дому
• Расходы на проживание (например, что предоставляет компания для удаленной работы)
• Привилегии на парковку автомобиля
• Оборудование, выданное компанией

Рабочее время, отпуска и отгулы
Этот раздел является одним из самых важных разделов в справочнике. Когда сотрудники приходят в вашу компанию, они хотят знать, сколько времени они тратят на работу и сколько у них свободного времени. Опять же, вы можете включить в этот раздел столько информации, сколько считаете нужным.
Просто убедитесь, что вы включили в него основные пункты, такие как:

• Рабочее время и оплачиваемый отпуск
• Отпуск в связи с утратой, отпуск по уходу за ребенком,

Увольнение сотрудника
Также важно включить подробную информацию о том, когда сотрудники покидают компанию. Эти процессы особенно важны, если увольнение сопровождаются дисциплинарными проблемами.
В этом разделе обсудите детали о:

• Дисциплинарных взысканиях и т.п.

Пересматривайте свой текущий справочник

• Важно регулярно просматривать свой текущий справочник, чтобы проверить, нужно ли вам вносить какие-либо изменения. Информация в справочнике всегда должна соответствовать нормам компании и всем законам. При необходимости проведите исследование или задайте вопросы о законах, чтобы убедиться, что ваше руководство остается актуальным.

Создание черновика новой политики

• При создании проекта используйте четкий и лаконичный язык. Если вы считаете, что некоторые сотрудники могут не понять новую информацию, приведите пример, чтобы лучше объяснить это. Кроме того, убедитесь, что все руководители отделов понимают изменения, если их подчиненные зададут какие-либо вопросы.

Если вы планируете внести большие изменения в политику, назначьте встречу, чтобы обсудить это в первую очередь

• В случаях, когда вам нужно внести серьезные изменения, такие как изменение политики отпусков или компенсаций, назначьте встречу, чтобы обсудить это в первую очередь. На встрече объясните новую политику, ответьте на любые вопросы о ней, затем, если все согласны, создайте проект с учетом новой информации.
• Если вы планируете внести изменения в одну из наиболее спорных политик, назначьте встречу, чтобы объяснить все об этом своим сотрудникам, прежде чем вы завершите разработку и примените политику. Затем попросите сотрудников подписать форму о том, что они получили информацию и понимают изменения.

Даже если это небольшое изменение, объявите об этом

• Для небольших изменений, которые вы уже внедрили неофициально, просто запишите их и включите в свой справочник. Затем объявите об официальном изменении по электронной почте и приложите ссылку или файл обновленного руководства.