Skills Mapping: руководство по внедрению + шаблон

Составление Skills Mapping (карты навыков) может заложить основу для формирования штата сотрудников, способного адаптироваться к непредсказуемым изменениям в бизнесе. Этот инструмент стал еще более ценным после того, как руководители начали рассматривать роль каждого сотрудника как совокупность навыков, а не просто как название должности.

Операционная модель, основанная на навыках, приносит результаты. По данным Deloitte, организации, основанные на навыках, на 98 % чаще удерживают высокоэффективных сотрудников и на 57 % лучше предвидят изменения и реагируют на них.

Однако только 14 % руководителей компаний уверены, что их компания использует навыки своих сотрудников в полной мере. В этой статье рассказывается о картировании навыков и показано, как вы можете использовать его на благо своей организации.

HR может использовать процесс составления карты навыков для конкретного проекта или для выявления общих навыков и пробелов в квалификации сотрудников. После этого распределение работы, определение потребностей в обучении или найме талантливых сотрудников может быть осуществлено на основе полной информации.

Несмотря на схожесть этих понятий, картирование навыков - это не то же самое, что картирование талантов на основе навыков. Составление карты навыков - это инструмент, позволяющий обосновать составление карты талантов на основе навыков на уровне организации.

Составление карты компетенций в HRM (управлении персоналом) - это техника, связанная с составлением карты навыков. Однако эти два понятия не являются полностью взаимозаменяемыми. Навыки - это приобретенные способности к выполнению задачи, в то время как компетенции - это совокупность навыков, знаний, поведения, отношения и опыта. Таким образом, картирование навыков является подмножеством картирования компетенций.

Вот основные различия между картированием навыков и компетенций:

Акценты
Определение и оценка технических навыков сотрудников, чтобы представить обзор уровней квалификации.

Намерение
Обнаружить пробелы в навыках, чтобы определить потребности в обучении и найме и лучше распределить ресурсы.

Составление карты компетенций

Акценты
Оценка характеристик, выходящих за рамки технических навыков, таких как межличностные и поведенческие компетенции.

Намерение
Оценить эффективность сотрудников, чтобы обеспечить более тесное взаимодействие с целями организации.

Вы можете использовать результаты картирования навыков для поддержки вашей организации следующим образом:

• Обеспечение стратегического обзора навыков персонала: Понимание того, какие навыки имеются, а каких не хватает, является отправной точкой для привлечения руководства и планирования на будущее.
• Обеспечение охвата критичных и дефицитных ролей: Знание того, есть ли у вас сотрудники с важнейшими навыками или вам нужно найти таких людей, поможет вам подготовиться к предстоящим потребностям и потенциальному уходу ключевых сотрудников.
• Повышение вовлеченности сотрудников: Знание сильных сторон сотрудников позволяет руководителям ставить перед ними задачи или назначать их на роли, в которых они могут преуспеть, что ведет к повышению производительности и вовлеченности.
• Согласование навыков со стратегией бизнеса: Узнав, какими навыками обладают и в чем нуждаются сотрудники, вы сможете планировать их использование для достижения бизнес-целей.
• Поддержка планирования преемственности: Выявление пробелов в навыках сотрудников позволяет реализовать целенаправленные программы обучения и стратегии найма для удовлетворения будущих потребностей бизнеса.
• Содействие более плавному переходу: Знания о возможностях сотрудников облегчают принятие решений о том, какие изменения необходимо произвести и как лучше подготовить персонал к переходу.
• Повышение гибкости организации: Глубокое знание навыков сотрудников позволяет вам и вашей организации лучше и оперативнее реагировать на непредвиденные обстоятельства.

Матрица навыков - это таблица, в которой сопоставляются навыки и другие данные по вертикали и горизонтали. На одной оси перечислены навыки, а на другой - роли/имена сотрудников. Такое изображение помогает анализировать и визуализировать данные о навыках, чтобы ответить на определенные вопросы.

Вот три примера матрицы навыков:

1. Матрица навыков (инвентаризация): Сотрудники распределяются по навыкам на различных уровнях в соответствии с рейтинговой шкалой, отображающей общий охват.
2. Матрица пробелов в навыках: Сравнивает текущие навыки сотрудников с требуемыми, помогая определить приоритеты в обучении и развитии.
3. Матрица навыков и ролей: В ней представлены навыки, необходимые для каждой роли, что позволяет выявить дублирование навыков в разных ролях и определить возможности внедрения и развития навыков.

Шаг 1: Четко определите цели

Хотя существует множество причин, по которым HR может понадобиться провести анализ навыков, лучше всего начать со стратегических целей компании и разбить их на области, которые можно реализовать. Например, если компания хочет выйти на новые рынки, то в этих областях потребуется местный опыт в области маркетинга и продаж.

Согласование задач картирования навыков со стратегическими целями помогает обеспечить прямое воздействие на бизнес. Кроме того, если начать с бизнес-целей, проще заручиться поддержкой и поддержкой руководства.

Вот несколько примеров целей:

• Оценить, обладает ли команда необходимыми навыками для нового проекта.
• Понять, каких навыков не хватало команде, которая провалила проект.
• Выявить наиболее распространенные или отсутствующие навыки у ваших сотрудников
• Использовать данные о навыках для разработки программ обучения и развития.

Шаг 2: Представьте бизнес-обоснование для картирования навыков

У каждой HR-инициативы должен быть обоснованный мотив. Начните процесс картирования навыков с подготовки убедительного бизнес-обоснования. Оно должно включать в себя обзор имеющихся навыков, которыми может воспользоваться ваша компания, а также пробелов в навыках организации.

Вы также должны подробно описать, чего достигнет проект, кто будет в нем участвовать и как он согласуется с бизнес-целями. Вы можете еще больше усилить аргументацию, определив внутренних кандидатов на руководящие и другие важные должности и подчеркнув, как это позволит снизить затраты на подбор персонала и повысить эффективность.

Шаг 3: Получите одобрение руководства
Очень важно привлечь руководство к определению целей и масштабов. Они должны четко понимать, как это повлияет на их непосредственные сферы деятельности, и быть в состоянии предоставить ценную информацию о критически важных ролях, навыках и будущих потребностях в персонале.

Вклад руководства также помогает обеспечить лучшее согласование со стратегическими целями и определить приоритетность критически важных навыков. Когда руководители активно участвуют в этой части процесса, они становятся поборниками инициативы, повышая степень заинтересованности остальных сотрудников организации.

Шаг 4: Определите процесс картирования навыков

При определении процесса картирования навыков учитывайте следующие ключевые моменты:

• Установите критерии и шкалу оценки для уровней квалификации. (например, без опыта, общие способности, средние способности, продвинутые способности).
• Определите, как вы будете собирать данные о навыках (например, тесты, самооценка, оценка руководителей).
• Для крупных организаций решите, как распределить сотрудников по категориям (например, по уровням, командам, отделам).

Шаг 5: Привлечение ключевых заинтересованных сторон

Независимо от того, насколько тщательно вы продумали инициативу, невозможно учесть все переменные без участия заинтересованных сторон. Объясните HR-команде, руководителям отделов, менеджерам и сотрудникам цель составления карты навыков, чтобы собрать их мнение.

Шаг 6: Составьте перечень/библиотеку/таксономию навыков

На этом этапе вы должны назвать каждый навык, который вы хотите отобразить. Каждый навык, включенный в реестр навыков, должен соответствовать своей роли и быть необходимым для будущего успеха компании. Это поможет распределить их по категориям, таким как технические навыки, лидерские навыки и «мягкие» навыки.

Распределение навыков по категориям позволяет охватить в инвентаризации весь спектр способностей, что дает возможность определить конкретные возможности, необходимые в различных ролях в организации. Хорошо структурированный перечень навыков также создает стандартную основу, которую можно использовать для точной оценки способностей сотрудников и выявления пробелов в навыках.

В долгосрочной перспективе этот перечень может стать стратегическим инструментом для управления талантами, оценки эффективности и планирования преемственности. Таксономию навыков можно использовать для отслеживания прогресса сотрудников с течением времени и их вклада в удовлетворение меняющихся потребностей организации.

Это помогает компании оставаться конкурентоспособной, поддерживая персонал в соответствии с отраслевыми тенденциями и технологическим прогрессом. Кроме того, это способствует формированию гибкой, адаптирующейся рабочей силы, где навыки постоянно совершенствуются для поддержки роста и инноваций.

Шаг 7: Примите решение об использовании соответствующих технологий и инструментов

Автоматизация сокращает количество ошибок в процессе составления карты навыков - вам просто нужно найти технологию, которая наилучшим образом соответствует размеру, культуре и целям организации.

Для оценки навыков и визуализации результатов в небольших организациях может быть достаточно электронных таблиц и стандартного HR-программного обеспечения. Однако более крупным организациям, скорее всего, понадобятся инструменты для целенаправленного картирования навыков.

Специализированные программы для составления карт навыков предлагают стандартизированную структуру и гибкость для получения более полного представления о навыках сотрудников. Кроме того, они облегчают доступ к данным и их обновление. Некоторые платформы могут даже интегрироваться с HRIS (информационной системой управления персоналом). Ищите удобные варианты с визуально привлекательным форматом матрицы навыков.

Шаг 8: Доведите процесс и инструменты до сведения сотрудников и руководителей

Объясните цель упражнения по картированию навыков и то, как участники могут внести свою лепту. Особенно важно, чтобы руководители понимали причины и технические аспекты процесса. Так они смогут лучше обучать и поддерживать членов своей команды.

Выразите признательность сотрудникам за их усилия и вклад, напомнив им, что упражнение поможет составить карту карьеры и развить навыки, что принесет им пользу в долгосрочной перспективе. Не забудьте также учесть вопросы конфиденциальности, уточнив, какие данные вы будете собирать и как их использовать.

Шаг 9: Проведите оценку навыков

Использование нескольких методов оценки навыков (например, тестов, самооценки и оценки руководителей) позволяет взглянуть на процесс с разных точек зрения, которые могут быть полезны. Каждая оценка должна быть последовательной и иметь средства защиты от предвзятости и неточностей.

Кроме того, разным командам или отдельным сотрудникам могут потребоваться разные типы тестов, в зависимости от требуемых навыков для их ролей. Данные, полученные в результате оценки, также следует упорядочить в структурированном формате, например, распределить навыки по командам или отделам. Это позволит вам при необходимости выделить определенные группы для концентрированного анализа.

Шаг 10: Проанализируйте данные, чтобы выявить охват и пробелы в навыках

При оценке навыков генерируется огромное количество данных, поэтому при их анализе необходимо сосредоточиться на своих целях. Создание различных матриц навыков может помочь визуализировать данные и облегчить их обсуждение с заинтересованными сторонами. Ищите тенденции, темы и пробелы в анализе данных, например:

• Общие самые слабые/сильные навыки в организации
• Высококвалифицированные сотрудники
• Отсутствующие, но необходимые навыки в малоэффективных командах
• Возможности использования навыков сотрудников в других отделах или функциях
• Распространенность навыков в ролях, которые не требуют их наличия.

Шаг 11: Определите стратегии развертывания навыков и устранения пробелов в навыках

Как только вы узнаете, где существуют пробелы в навыках и умениях, вы можете приступить к разработке стратегий их устранения. Эти стратегии могут включать:

• Обучение сотрудников, которым необходимо овладеть требуемым навыком
• Коучинг высококвалифицированных сотрудников для подготовки их к руководящей работе
• Внедрение или модернизация цифровых инструментов для обучения на рабочем месте
• Спонсирование сотрудников для получения дополнительного образования или специализированных сертификатов
• Разработка плана, согласно которому высококвалифицированные сотрудники будут наставлять менее опытных.
• Привлечение кандидатов с определенным опытом, соответствующим целям бизнеса.

Матрица навыков может быть как простым, так и сложным визуальным представлением, в зависимости от того, какие данные в ней содержатся и чего вы хотите добиться с ее помощью. Вы можете сэкономить время на ее разработку, воспользовавшись одним из множества доступных шаблонов для составления матрицы навыков.

Если вам нужна простая и универсальная версия, мы предлагаем бесплатный шаблон матрицы навыков. Скачайте его здесь и начните свой путь по составлению карты.

Независимо от того, стремитесь ли вы отточить навыки своих сотрудников или подготовить свою организацию к изменениям, составление карты навыков дает необходимую информацию для успеха.

Наш курс Performance Review и оценка сотрудников поможет вам провести оценку так, чтобы она действительно влияла на развитие сотрудников и бизнеса.