Адаптация и онбординг: ключевые факторы успешной адаптации удаленных сотрудников

Что такое адаптация и онбоардинг. Как адаптировать удаленных сотрудников

Как вы думаете адаптация нужна сотрудникам или компании? Можно ли адаптацию посчитать в деньгах? Об этом и не только расскажу.

Согласно исследованиям компании Randstad, около 25% людей меняют работу каждый год. Обратите внимание, четверть людей во всем мире сталкиваются с процессом адаптации.

Согласно статистики:

✳ До 50% людей увольняется в первые 4 месяца и до 50% ТОПов за первые 18 месяцев (SHRM).

✳ Из тех сотрудников, которые уволились в первые 6 месяцев после поступления на работу,

80% приняли это решение намного раньше: в первые 2 недели на новом месте, то есть именно в период адаптации.

✳ Каждый 4-ый новый сотрудник задумывается об увольнении в первые 3 месяца работы (Pulse of Talent).

✳ Новички, которые проходят структурированный процесс адаптации, на 58% чаще остаются в компании на более чем 3 года (The Wynhurst Group).

✳ Увольнение сотрудника может стоить компании около 150% его годовой зарплаты (Исследовательский институт рабочей силы и занятости, Калифорния, Беркли).

Согласно исследованиям и общепринятому мнению, у сотрудников есть около 90 дней, чтобы проявить себя на новом месте работы. Чем быстрее новые сотрудники почувствуют себя желанными и подготовленными к работе, тем быстрее они смогут внести успешный вклад в выполнение миссии компании.

В Facebook действует "правило 45 минут", которое означает, что все новые сотрудники могут приступить к работе в течение 45 минут после прихода, поскольку все их системы и устройства были настроены до того, как они пришли в свой первый день.

Я думаю это правило стоит принять во всех компаниях.

Онбординг относится к процессам, в ходе которых новые сотрудники интегрируются в организацию.

Он включает мероприятия, которые позволяют новым сотрудникам пройти процесс первоначальной, а также узнать об организации и ее структуре, культуре, видении, миссии и ценностях.

Исследование Gallup (7 Problems With Your Onboarding Program (gallup.com))

• только 12% сотрудников довольны адаптацией своей компании,

• эти сотрудники почти в три раза чаще говорили, что у них самая лучшая работа из возможных,

• в целом, только 29% новых сотрудников считают, что они были подготовлены и получили поддержку для успешной работы в новой должности.

Эффективный план адаптации предоставляет идеальную возможность повысить вовлеченность сотрудников.

Эффективный план адаптации:

✳ Способствует установлению благоприятных отношений между новыми сотрудниками и руководством. В народе говорят, что сотрудник приходит работать в компанию, а увольняется от руководителя. Чем лучше будет контакт с руководителем, тем меньшая вероятность, что сотрудник уволится.

✳ Укрепляет приверженность компании, содействует профессиональному росту сотрудников.

✳ Доказывает, что руководство признает талант сотрудников.

Ценностное предложение сотрудника (EVP) определяет ценность, которую сотрудники получат от работы в конкретной организации. Оно воплощает в себе обещания, данные при приеме на работу, и реализуется каждый день через культуру компании. При приеме на работу сотрудники впервые видят, как EVP организации может быть реализовано или не реализовано. Адаптация нужна и для бренда работодателя, чтобы сотрудник увидел совпадение того, что рассказали на собеседовании с тем, что он видит собственными глазами.

Что должно быть в Onboarding по мнению компании Gallup (Onboarding is a crucial step in the employee experience and for employee retention and development. (gallup.com))

Считается, что во время адаптации вы должны дать сотруднику ответы на 5 ключевых вопросов:

1. "Во что мы здесь верим?"

2. "В чем мои сильные стороны?" Кроме адаптации в этом процессе есть еще испытание своих сил. Когда сотрудник соглашается работать в компании, он в какой-то мере рискует. Он не знает, справится ли он. Поэтому во время адаптации важно показать сотруднику, что у него получается. Это позволит новичку остаться, а также вселит в него уверенность, что может работать эффективно. Когда сотрудник теряет веру в себя, ему сложно преодолевать любые препятствия, с которыми он сталкивается в работе. И наоборот, когда люди в себя поверили и компания в этом помогла, они думают, сейчас не получилось, но у меня обязательно получится.

3. "Какова моя роль?" Я думаю вы по себе знаете, работая в разных компаниях на одной и той же должности, вы видите, как по-разному реализована работа, разные задачи, подходы к работе, требования к знаниям. Когда сотрудник приходит с определенными знаниями и компетенциями в компанию, ему важно понимать, как ему нужно работать у вас, какая его роль, в чем особенность, какие отличия. Чем быстрее вы поможете ему это осознать, тем быстрее он будет более эффективным.

4. "Кто мои партнеры?" Сотрудники не работают в одиночку, они взаимодействуют со своим руководителем, с другими командами компании. Новичку важно понимать кто эти все люди и правила взаимодействия.

5. "Каким видится мое будущее здесь?" Каждому из нас важно знать свое будущее. Это подтверждается огромным в мире спросом на гороскопы, предсказания, нумерологию и тому подобное. И мы хотим верить, что все будет хорошо. Так и человеку, когда он приходит в компанию, тоже задумывается, а какое мое здесь будущее, что у меня будет здесь происходить, чего смогу добиться. Чем ярче, светлее будет будущее его работы в компании, тем больше он будет стараться.

• Время до продуктивности. Этот показатель измеряет время, которое требуется новому сотруднику, чтобы войти в курс дела и внести свой вклад в работу организации, и на него сильно влияет программа адаптации. Установите ключевые показатели эффективности для каждой должности, а затем измерьте, сколько дней понадобилось новому сотруднику, чтобы достичь этих показателей.

• Показатели текучести кадров/удержания. Изучите показатели текучести кадров/удержания для различных "выпускных классов" (например, тех, кто начал работать в определенном году) и отследите различия между этими классами.

• Порог удержания. Отследите момент, когда большинство новых сотрудников покидают организацию (например, 50 % сотрудников увольняются в течение первых 90 дней работы). Если организация имеет тенденцию терять много сотрудников в течение первых 90 дней работы, например, организация может захотеть провести углубленные интервью при увольнении, чтобы определить причину (например, обещания, данные, но не выполненные, отсутствие глубокого понимания каких-либо негативных условий работы).

• Опросы новых сотрудников. Проводите опросы новых сотрудников через различные промежутки времени в течение первого года работы, чтобы узнать, где находятся их болевые точки. Также проведите опрос среди ваших приятелей/наставников, чтобы узнать, что, по их мнению, работает, а что нет.

• Удовлетворенность и вовлеченность сотрудников. Эти два показателя тесно связаны с адаптацией, поскольку то, как мы начинаем работать в организации, создает первое впечатление, которое трудно изменить. Вовлечение начинается с приема на работу, а создание культуры, воплощающей EVP организации, приводит к повышению удовлетворенности сотрудников.

• Показатели эффективности (выполнение KPI). Например, сравните производительность группы, которой в прошлом была предоставлена только одна неделя для ознакомления, с производительностью аналогичной группы, которой был предоставлен полный месяц в рамках пересмотренной программы.

• Неофициальная обратная связь. Особенно в небольших организациях работодатели могут захотеть собрать небольшие фокус-группы, состоящие из недавно принятых новых сотрудников (или провести такое исследование один на один), и задать открытые вопросы, чтобы определить их удовлетворенность не только процессом адаптации, но и организацией в целом.

У SHRM есть модель эффективной адаптации, о которой хочу рассказать.

Считается, что успешная адаптация – это комбинация пяти факторов:

● Выбор правильного кандидата на должность.

● Умение сотрудника управлять собственной эффективностью компания может помочь, обучить, но это его умение.

● Ясность роли, то есть четкое понимание, что нужно делать.

● Социальная интеграция – это то, что помогает познакомиться с другими людьми, установить контакты.

● Знание культуры.

На схеме ниже факторы успешной адаптации перечислены в центре:

Все процессы, все процедуры в рамках адаптации направлены на улучшение процесса адаптации. Как видите на схеме стрелки ориентируются к центру.

Конечно, индустрия, размер организации, лидерство, климат, культура также оказывают влияние, при этом универсальная модель успешной адаптации работает.

Я предлагаю рассмотреть этапы адаптации.

Начнем с Job offer, после получения которого человек начинает думать: «Как я буду работать? Что я получу? Какие у меня вопросы»

Следующий этап Preboarding – до выхода на работу. Затем важный этап – Введение в должность. Далее последующие дни и поддержание связи с сотрудником. Этап Reboarding, когда человек переходит на новую должность, переводится в новый офис, в другую страну.

В целом, исследования, посвященные адаптации новых сотрудников, показывают, что при правильном подходе адаптация приводит к следующим результатам:

• повышению удовлетворенности работой

• организационной приверженности и лояльности

• снижению текучести кадров

• более высоким уровням производительности

• эффективность карьеры

• снижение стресса

Это основные аргументы, почему в компании нужно заниматься процессом адаптации. Когда вы разрабатываете программу адаптации, вы должны поставить себе цели и задачи:

• повысить удовлетворенность работой

• запустить отношения

• повысить эффективность работы

• прояснить ожидания от новых сотрудников

• уточнить цели новых сотрудников

• защитить от текучести кадров

• обеспечить поддержку посредством обратной связи, коучинга и последующих действий

• Соблюдение требований является самым низким уровнем и включает в себя обучение сотрудников основным юридическим и политическим правилам и нормам.

• Разъяснение - это обеспечение понимания сотрудниками их новой работы и всех связанных с ней ожиданий. Часто разъяснения прописаны в правилах трудового распорядка.

• Культура - это широкая категория, которая включает в себя формирование у сотрудников представления об организационных нормах - как формальных, так и неформальных.

• Связь относится к жизненно важным межличностным отношениям и информационным сетям, которые должны установить новые сотрудники.

• Ускорение сроков вступления в должность

• Повышение продуктивности на работе

• Сокращение текучести

Если сложить результаты по трем показателям, вы получите сколько денег принесет компании успешная адаптация.

• Обсудить с новым сотрудником его должностные обязанности;

• Познакомить новичка с его командой, чтобы ему помогли социально адаптироваться;

• Помочь новичку познакомиться с новыми людьми и создать «социальную сеть» в Google;

• Проводить ежемесячные проверки в течение первого полугодия с момента устройства нового сотрудника;

• Установить политику открытых дверей, чтобы новый сотрудник знал, что он всегда может обратиться за помощью к менеджеру, если у него возникает вопрос или требуется какая-либо помощь.

• На протяжении периода адаптации новички ходят в специальных кепках, которые выделяют их из толпы.

Благодаря этому опознавательному знаку все сотрудники готовы прийти на помощь новому коллеге

• После найма на работу Nooglers (так называют новичков) проходят двухнедельную программу личного обучения и ориентации, в которой объясняются организационная структура, основные технологии и методы программирования. Кроме того, старшие инженеры читают лекции о практике и культуре Google.

• Таким образом, старожилы могут лучше устанавливать отношения с Nooglers, и заодно прокачивают свои тренерские и ораторские способности.

• Одной из фундаментальных организационных ценностей Google является Изменение. Технологическая и организационная эволюция настолько быстры, что позитивное отношение к внедрению новых систем и способов ведения дел имеет решающее значение для обеспечения комфорта и успеха в Google.

• Другие культурные аксиомы включают в себя: «мы все исследователи», «учимся узнавать» и «находить образцы для подражания». Заметили тенденцию? В связи с постоянными изменениями сотрудникам рекомендуется не запоминать первичную информацию, а понимать, как они вписываются в большую систему.

• Все новички-инженеры должны узнать, как работает конкретная запатентованная технология, поэтому Nooglers посещают практические учебные пособия под названием Codelabs, чтобы освоиться.

• Предположим, что Noogler является опытным разработчиком, синьором, поэтому цель этих руководств состоит в том, чтобы дать им задачи для адаптации к технологии. Они также используются опытными инженерами, которые хотят периодически обновлять свои знания о различных инструментах, поэтому посещать их не стыдно.

• Первый проект, назначенный новым разработчикам, называется «стартовый проект».

• Предполагается, что проект будет коротким (около двух недель) и станет хорошим введением в специализированную область.

• Очевидно, что специализация на практике менее верна, но начальные проекты с низким уровнем риска и не являются стрессовыми для новичка

• Каждому Noogler назначается наставник, который успешно работает в компании и прошел курс по типичным потребностям новичка.

• Поначалу наставник - это просто дружелюбный человек, чтобы встретиться с ними в конце первого дня. Их официальные отношения охватывают в среднем три месяца.

В адаптации часто используются элементы геймификации, так как процесс состоит из множества элементов и нужно, чтобы сотрудник прошел все. Геймификация позволяет автоматизировать процесс отслеживания каждого элемента адаптации.

Пример геймификации в компании Wargaming с использованием HR платформы «Пряники».

https://pryaniky.com/ru/Solutions/EmployeeAdjustment

https://morbax.com/hr-chat-bots

Офлайн формат –Адвент календарь.

Современные системы позволяют прописать чек-лист адаптации, действия, сроки, ответственных, например, HRM Система Управления Персоналом для HR | PeopleForce

Независимо от того, возвращаются ли сотрудники после длительного перерыва (например, увольнения, отпуска по болезни или откомандирования) или в связи с внутренним переводом или повышением, "адаптация" означает введение сотрудника в курс текущих и новых проектов, акклиматизацию к новой культуре и отношениям в коллективе, а также помощь сотруднику в понимании различных ожиданий, связанных с успехом на работе.

Инвестиции в адаптацию могут привести к повышению производительности труда в более короткие сроки и дать сотрудникам время для восстановления социальных и эмоциональных связей с коллективом и работой, что приведет к повышению вовлеченности и удовлетворенности работой.

И в заключении несколько важных моментов, которые необходимо учитывать в адаптация удаленных сотрудников:

1. Сохраняйте человеческий облик. Знакомство лицом к лицу более эффективно. Используйте видеовстречи для знакомства новых сотрудников с их командами, менеджерами и другими ключевыми игроками компании.

2. Используйте почтовую рассылку. Если вы обычно дарите новым сотрудникам сувениры компании (фирменные футболки, кружки, канцелярские принадлежности), подумайте о том, чтобы отправить новым удаленным сотрудникам подарочную коробку. Этот жест поможет почувствовать себя частью команды.

3. Оптимизируйте бумажную работу. Перенесите ее максимально в онлайн.

4. Не забывайте о корпоративной культуре. Если новые сотрудники работают удаленно, это не значит, что они не могут быть интегрированы в культуру компании. Рекомендуется назначить время для общения новых членов команды вне рабочих встреч.

5. Оставайтесь на связи. Не позволяйте новым удаленным сотрудникам попасть в категорию тех, кто не видит и не помнит. Убедитесь, что менеджеры знают, что нужно часто проверять своих новых членов команды, используя любой наиболее эффективный способ связи, будь то мгновенное сообщение, электронная почта, телефонный звонок или видеозвонок.

6. Проведите личную адаптацию. Многие сотрудники, которые были приняты на работу виртуально, со временем должны будут начать работать в офисе. Когда этот день наступит, уделите время тому, чтобы заново познакомить всех недавно принятых сотрудников с организацией и офисной средой.