Как организовать процесс расширения должностных обязанностей

Сотрудники теряют интерес к своей работе, когда обязанности становятся неизменными. Увеличение объема работы - это способ разнообразить роль и помочь сотрудникам оставаться вовлеченными в работу и связанными с успехом организации.

Цель расширения должности - повысить удовлетворенность и эффективность сотрудников за счет расширения разнообразия задач и обязанностей в рамках их роли. Это один из ключевых методов редизайна рабочих мест, наряду с обогащением, ротацией и упрощением рабочих мест.

Расширение рабочих мест родилось из необходимости пересмотреть то, что породила волна специализации рабочих мест в начале 1900-х годов. Специализация рабочих мест означает, что сотрудники развивают особые навыки для выполнения узкого круга задач. При этом предполагается, что человек будет высокоэффективен при выполнении этих задач. Несмотря на скучность и повторяемость, специализированная работа в то время имела смысл для бизнеса, поскольку позволяла увеличить объем производства и прибыль.

Один из самых известных примеров - компания Ford Motor Company. Благодаря узкоспециализированным сборочным линиям, созданным на ее заводах, компания занимала лидирующие позиции на рынке. В результате компания смогла предложить рабочим гораздо более высокую минимальную зарплату и предоставить им больше выходных.

Расширение рабочих мест было популяризировано в 1960-70-х годах как противоположность специализации рабочих мест. В это время повышенное внимание уделялось факторам, которые делали работу мотивирующей. Появилось понимание того, что традиционные сборочные линии массового производства были монотонной и глубоко неудовлетворительной рабочей ситуацией.

Несмотря на то что концепция расширения рабочих мест существует уже несколько десятилетий, она по-прежнему актуальна. Современный деловой климат характеризуется быстрым ростом и постоянными изменениями в характере работы. Организации ожидают от сотрудников адаптации к новым методам и меняющимся приоритетам, а также гибкого подхода к выполнению своей работы. Модель расширения должностных обязанностей - это один из способов обеспечить выполнение дополнительных и изменяющихся обязанностей.

Расширение должностных обязанностей направлено на повышение вовлеченности сотрудников и эффективности организации за счет расширения круга обязанностей сотрудника, тем самым увеличивая разнообразие используемых навыков и снижая монотонность работы.

Принятие на себя новых обязанностей часто приводит к повышению удовлетворенности работой и расширению возможностей для карьерного роста. Эта стратегия не только приносит пользу сотрудникам, делая их работу более интересной и способствуя их профессиональному росту, но и помогает организациям формировать более квалифицированный и мотивированный персонал.

Существует два основных вида расширения должностных обязанностей, которые описываются как горизонтальное и вертикальное. Вот что они означают:

• Горизонтальное: предполагает возложение на сотрудника дополнительных, но схожих задач, которые позволят сохранить его текущий уровень ответственности. Например, расширение территории продавца, чтобы увеличить возможности компании по продажам и повысить комиссионные сотрудника. Другой пример - предоставление работнику сборочной линии большего количества деталей для установки на изделие, чтобы внести разнообразие в его работу и одновременно консолидировать производство.

• Вертикальное: подразумевает добавление задач к роли, что увеличивает сферу ответственности и самостоятельности сотрудника. Например, уполномочить административного помощника предлагать и поддерживать бюджет на мероприятия по сплочению коллектива или возложить на работника службы питания ответственность за обучение новых сотрудников. Расширив круг обязанностей и ответственность сотрудников, они смогут найти большее удовлетворение и внести больший вклад в работу организации.

Каждая организация должна применять свой собственный подход к расширению в зависимости от отрасли, структуры персонала и потребностей бизнеса. Несмотря на то, что в каждой организации расширение штата может выглядеть по-разному, существуют некоторые универсальные лучшие практики, которые HR может взять на вооружение.

Вот несколько способов, с помощью которых HR может эффективно поддержать процесс расширения:

🔖 Четко общайтесь и вовлекайте сотрудников: Сотрудники будут сопротивляться изменениям, которые им непонятны. При регулярном информировании о целях расширения штата и о том, как это будет полезно для них и их карьеры, сотрудники с большей вероятностью примут концепцию расширения обязанностей. Предоставляйте периодические обновления, активно вовлекайте их в процесс принятия решений и отвечайте на их проблемы и вопросы. Когда сотрудники чувствуют себя информированными и включенными в процесс, они с большей готовностью согласятся на это.

🔖 Настройте сотрудников на успех, проведя тщательную подготовку и обучение: Расширение штата обычно требует от сотрудников приобретения новых навыков и/или знаний. Внедрите комплексные программы обучения и развития, которые позволят сотрудникам эффективно справляться с расширенными задачами и обязанностями. Это могут быть онлайн-курсы, практические занятия, семинары, тренинги или наставничество.

🔖 Применяйте взвешенный подход к внедрению: Вводите расширение обязанностей постепенно. Сотрудникам нужно время, поддержка и ресурсы, чтобы освоиться и привыкнуть к новым обязанностям. Добавляйте новые задачи постепенно, чтобы сотрудники успели войти в курс дела и не чувствовали себя перегруженными и разочарованными. Руководители должны внимательно оценивать возможности и уровень квалификации сотрудников и при необходимости оказывать им поддержку.

🔖 Следите за тем, чтобы рабочая нагрузка была сбалансированной: Если не принимать мер, увеличение объема работы может привести к тому, что сотрудник почувствует себя непомерно тяжелым. Дополнительные задачи должны быть сбалансированы с существующими обязанностями, чтобы нагрузка была управляемой и предотвращала выгорание. Процесс должен предусматривать свободу действий для изменения приоритетов, перераспределения задач и привлечения дополнительных ресурсов.

🔖 Контролируйте эффективность и результаты: Инициативы по расширению рабочих мест должны оцениваться на предмет эффективности в достижении ваших целей, будь то снижение монотонности или производительности. Вы можете определить общее влияние расширения рабочих мест и выявить области улучшения, создав действенные механизмы оценки эффективности и обратной связи, которые отслеживают прогресс сотрудников и собирают конструктивные мнения. Обеспечьте гибкость для внесения необходимых корректировок, которые позволят добиться максимального успеха и удовлетворенности сотрудников расширенными должностными обязанностями.

🔖 Признание и поощрение сотрудников: Если сотрудник ознакомился с расширенным кругом обязанностей и выразил признательность, это в значительной степени поддерживает его мотивацию и способствует вовлеченности. Создайте систему поощрения, которая будет отмечать усилия и демонстрировать вклад сотрудников, например, публичное признание, праздничные мероприятия и события, подарки и премии.

Возможно, расширение должностных обязанностей возникло как средство борьбы с утомительностью узкоспециализированных сборочных линий, но оно по-прежнему актуально в современном цифровом мире. С ростом числа задач, автоматизируемых или оцифровываемых, роли естественным образом сокращаются и становятся более специализированными.

При расширении должностных обязанностей, которое хорошо поддерживается HR, сотрудники могут принять новые обязанности и стать более гибкими.

В Академии есть курс "Organizational Development - организационное развитие компании",
который расчитан прежде всего на HR и уровень понятности информации позволит его пройти даже HR Generalist. На курсе вы сразу же примените несколько инструментов для вашей компании и получите обратную связь по результатам