Организационная оценка: шаги проведения

Подобно тому, как оценка эффективности работы оценивает производительность и потенциал сотрудников, организационная оценка помогает руководителям понять, как обстоят дела в бизнесе.
Чтобы понять, почему организация преуспевает или терпит неудачу, необходимо изучить каждый аспект бизнеса. Это дает представление о том, как организация может повысить устойчивость, адаптироваться к изменениям и подготовиться к будущему.

Суть в том, чтобы понять внутреннюю работу компании, чтобы вы могли понять, как лучше всего использовать то, что идет хорошо, и модернизировать то, что не работает.

Организационная оценка включает:

• Оценку производительности, культуры, способностей и общего состояния организации
• Выявление сильных и слабых сторон и выявление возможностей для совершенствования
• Согласование целей, ресурсов и структуры друг с другом
• Повышение эффективности, культуры и вовлеченности сотрудников в организации.

1. Оценка организационной культуры

Оценка организационной культуры позволяет определить, соответствует ли культура компании тому, что утверждает ее руководство. Таким образом, он изучает, соответствуют ли культура труда, опыт и практика сотрудников целям и ценностям организации.

2. Оценка организационных потребностей

Организация может делать неверные предположения о том, почему ей не удается достичь всех своих целей. Оценка потребностей организации собирает данные с различных точек зрения в масштабах всей компании для выявления препятствий на пути к достижению целей.

Затем лидеры могут использовать эту информацию для решения проблем и планирования следующих шагов, чтобы максимизировать шансы компании на успех.

3. Оценка состояния организации

Здоровая организация демонстрирует устойчивость и высокую производительность, несмотря на изменения и проблемы. Оценка организационного состояния анализирует структуры, методы управления и опыт сотрудников, чтобы понять, какие изменения и ресурсы необходимы компании для укрепления.

4. Оценка организационных способностей

Навыки, которые организация требует от своих сотрудников, обычно меняются в зависимости от меняющихся потребностей бизнеса. Анализ пробелов в навыках выявляет существующие навыки персонала, позволяя выявить любые разрывы между текущими возможностями и тем, что необходимо компании для достижения ее краткосрочных и долгосрочных целей.

5. Оценка организационного лидерства

Неквалифицированные лидеры могут препятствовать успеху. Оценка организационного лидерства измеряет эффективность лидерства в различных областях и выявляет неиспользованный потенциал. Эта оценка выделяет области роста для существующих лидеров и определяет перспективы для создания жизнеспособного конвейера лидерства.

6. Оценка организационных рисков

Осведомленность о возможных опасностях дает вам время подготовиться к ним и ограничить или предотвратить их негативные последствия. Оценка организационных рисков выявляет потенциальные опасности для бизнеса и анализирует их вероятность и частоту. Обладая этой информацией, вы можете решить, как лучше всего снизить или даже устранить риски.

Организационная оценка — это полезный способ понять, как функционирует организация как есть. Это ценно, когда вы хотите обсудить улучшения таргетинга, внести стратегические изменения или подготовиться к крупным событиям, таким как слияния и поглощения. Ниже перечислены сценарии, в которых следует проводить организационную оценку.

До серьезных изменений

В преддверии значительных организационных изменений организационная оценка может помочь руководителям решить, как подготовить своих сотрудников и операции к надвигающимся обстоятельствам, таким как:

• Корпоративная реструктуризация
• Слияние или продажа
• Уменьшение или укрупнение операций
• Запуск новой инициативы или продукта
• Выход на новые рынки
• Реконструкция основных процессов
• Внедрение нового оборудования, инструментов или программного обеспечения.

После крупных событий

После любого крупного события (запланированного или иного) организационная оценка может помочь вам справиться с такими инцидентами, как:

• Изменения в ключевом руководстве
• Тонкая настройка после слияния или поглощения
• Высококонкурентный рынок труда с ограниченным количеством доступных талантов
• Экономические спады
• Изменение интересов и требований акционеров
• Катастрофические события (стихийные бедствия, войны, пандемии).

Периодически

Проведение организационных оценок на ежегодной или двухгодичной основе способствует постоянному согласованию стратегии и улучшениям, которые могут свести к минимуму осложнения и сбои в работе. Периодические организационные оценки могут служить следующим целям:

• Обнаруживайте красные флажки до того, как они станут проблемой
• Выявление пробелов и слепых зон в системах и структурах
• Откройте для себя возможности для инноваций и постоянного совершенствования
• Предугадывайте потребности в персонале.

Шаг 1: Определите свои цели

Начните с четкого определения целей организационной оценки. Вы должны точно понимать, зачем вашей компании нужна эта оценка, иначе это будет обычное, нецеленаправленное упражнение. Точное определение его цели и ожидаемых результатов гарантирует, что он будет целенаправленным и даст практическую информацию.

Согласуйте задачи с миссией и стратегическими целями организации. Например, если организация находится в процессе реструктуризации, возможными целями могут быть выявление пробелов в навыках, определение готовности к изменениям или оценка организационной культуры.

Шаг 2: Определите объем вашей оценки

После определения цели организационной оценки установите для нее параметры, чтобы убедиться, что вы не отклоняетесь от цели. Объем организационной оценки должен включать:

• Приоритетные области (т.е. культура, организационная структура, процессы и т.д.)
• Участвующие отделы или географические местоположения
• Хронология
• Затраты и распределение ресурсов.

Несмотря на то, что важно установить границы, вы также должны обеспечить разумную гибкость, поскольку объем оценки вашей организации может потребовать корректировки по ходу дела.

Шаг 3: Определите соответствующие заинтересованные стороны

Определите, какие стороны будут вовлечены в организационную оценку. Привлечение правильных заинтересованных сторон позволяет использовать различные точки зрения, обеспечивая более тщательный и эффективный процесс.

Заинтересованные стороны могут включать:

• Команды руководителей или отдельные лица
• Руководители/руководители отделов
• Представители сотрудников
• Технические и профильные эксперты
• Внешние партнеры.

Некоторые заинтересованные стороны являются очевидным выбором из-за их ролей и стажа, но вы можете включить и других, в зависимости от их доступности, надежности и объективности.

Шаг 4: Выберите правильный тип оценки

Тип оценки, которую вам необходимо провести, будет зависеть от поставленных вами целей и объема. Например, допустим, вы проводите оценку для подготовки новой линейки продуктов. Вы можете провести оценку лидерских качеств, чтобы определить, достаточно ли в компании квалифицированных, эффективных лидеров, чтобы взять на себя ответственность за это новое предприятие.

Шаг 5: Соберите данные наиболее подходящими методами

Следующим шагом является сбор информации, необходимой для проведения оценки. Сбор как качественных, так и количественных данных обеспечит более всестороннюю перспективу. Общие источники сбора данных для оценки организации включают:

• HRIS (HR информационные системы)
• Опросы и анкетирование
• Фокус-группы и интервью
• Финансовая отчетность
• Наблюдения за процессом
• Платформы для внутренней коммуникации и совместной работы
• Отраслевые бенчмарки
• Обзоры политик и процедур
• Документы стратегического планирования.

Шаг 6: Проанализируйте собранные данные

После того, как вы собрали все необходимые данные, пришло время проанализировать их, чтобы вы могли разобраться в них. Это включает в себя следующие процедуры:

• Проверка данных на предмет несоответствий и неточностей
• Форматирование и визуализация данных с помощью диаграмм, таблиц и графиков
• Сравнение данных по отделам, географическим местоположениям, группам сотрудников и т. д.
• Выявление закономерностей, взаимосвязей, тенденций и тем в данных, которые выявляют сильные и слабые стороны организации
• Обращение к экспертам в предметной области за комментариями для подтверждения ваших выводов.

В зависимости от количества источников данных, к которым вы можете получить доступ, этот этап может быть очень сложным. Если возможно, привлеките заинтересованное лицо, обладающее опытом анализа данных, чтобы помочь в этой части организационной оценки.

Шаг 7: Составьте рекомендации и разработайте план действий

На основе анализа данных вы можете сделать обоснованные предложения для достижения целей организационной оценки. Определите, что является наиболее срочным, наиболее осуществимым и что окажет наибольшее влияние, чтобы вы могли расставить приоритеты для своих следующих шагов.

Затем вы можете разработать план выполнения своих рекомендаций. Вот несколько советов по формированию эффективного плана действий:

• Объясните изменение и почему оно необходимо
• Представьте данные, подтверждающие эту рекомендацию
• Демонстрация того, как действие поддерживает приоритеты организации
• Укажите временную шкалу и то, как вы будете измерять прогресс и успех
• Опишите, как преодолеть потенциальные барьеры
• Наметьте необходимый бюджет и ресурсы.

Шаг 8: Сообщите о своих выводах соответствующим сторонам

Подготовьте отчет, в котором будут изложены результаты организационной оценки и планы действий. Используйте собранные диаграммы, графики и таблицы для отображения данных в удобном визуальном формате.

Представить отчет соответствующим заинтересованным сторонам. Чтобы адаптировать информацию к разным аудиториям, вы можете использовать отдельные версии, например резюме и более подробный отчет. Предлагайте обратную связь и предоставляйте время для обсуждения, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию и участие.

Шаг 9: Внедрение и мониторинг необходимых изменений

Установите последовательность и этапы выполнения плана действий. Вы можете обеспечить продуктивную реализацию, основываясь на следующих соображениях:

• Сообщите о видении и ожидаемых результатах изменений
• Распределяйте обязанности и поощряйте участие
• Предугадывайте вероятные ситуации и планируйте наихудшие сценарии развития событий
• Наблюдайте за прогрессом и вносите изменения, когда это оправдано
• Поддерживайте тесный контакт с заинтересованными сторонами
• Инициируйте циклы обратной связи, чтобы определить влияние изменений.

Шаг 10: Задокументируйте лучшие практики

Организационная оценка должна рассказать вам, что работает, а что нет для вашей компании. Например, рассматривая вопрос о том, как оценить организационную культуру, вы, возможно, узнали, что несколько пульс-опросов привлекают более активное участие сотрудников, чем более длительный опрос о культуре.

Ведите заметки и записи о том, что продолжать делать и что изменить перед следующей организационной оценкой. Это поможет вам выбрать наиболее эффективные меры, которые сэкономят время и ресурсы и позволят проводить более качественную организационную оценку.

Шаг 11: Последующие действия

Постоянно пересматривайте план действий и его результаты, чтобы определить его влияние. Это включает в себя устранение препятствий, с которыми сталкиваются сотрудники, и внесение необходимых коррективов, чтобы помочь им преодолеть эти препятствия.

Распознавать и поддерживать выгодные изменения и новые модели поведения для обеспечения долгосрочной устойчивости плана действий. Кроме того, сообщите заинтересованным сторонам о своих наблюдениях и попросите их внести свой вклад. Все эти действия помогают поддерживать импульс и гарантировать, что вы постоянно в курсе того, что происходит и что должно произойти в вашей компании.

Когда лидеры имеют четкое представление о состоянии и возможностях своей организации, они лучше могут составлять планы, ставить цели и распределять ресурсы для достижения успеха в бизнесе и приносить пользу сотрудникам. Это можно сделать с помощью планирования и проведения организационных оценок.