Блог

Что включить в политику удаленной работы (+бесплатный шаблон)

2024-05-07 22:20
Политика удаленной работы становится все более важной и необходимой в связи с ростом числа удаленных сотрудников. Грамотно разработанная политика учитывает эти изменения. Она поддерживает растущее предпочтение гибкого графика работы, который согласуется с существующими политиками и процедурами компании и конкретно касается удаленной работы.
Что такое политика удаленной работы?
Добро пожаловать в будущее (гибридного) офиса. По данным Gallup, восемь из десяти сотрудников, способных работать удаленно, рассчитывают на гибридную или полностью удаленную работу, причем 60% хотят работать вне офиса часть недели и почти 30% не хотят возвращаться в офис вообще.

Статистика Deloitte показывает аналогичную картину:
  • 29 % сотрудников, способных работать удаленно, сегодня работают полностью удаленно
  • 40 % сотрудников с возможностью удаленного доступа перешли от работы полностью на месте к гибридной или исключительно удаленной работе.
Этот переход вызван не только цифровизацией и пандемией. Многие сотрудники пришли к выводу, что им нравится гибкость гибридной работы, а 46% респондентов в отчете Workmonitor, подготовленном компанией Randstad, заявили, что уволились бы, если бы их работа не поддерживала баланс между работой и личной жизнью.

Проблема в том, что удаленная или даже гибридная работа - это не то же самое, что работа в офисе, и традиционные правила не всегда учитывают эти различия. Чтобы удовлетворить потребности гибридных или удаленных сотрудников и при этом сохранить последовательность, сильную культуру компании и производительность, необходимо разработать политику удаленной работы, которая описывает, как компания разрешает своим сотрудникам работать из мест, не относящихся к традиционной офисной среде (как правило, из дома).

Такая политика определяет, кто имеет право работать дома, часто в зависимости от характера их работы или в каждом конкретном случае. В ней устанавливаются требования к рабочему времени, уточняется, придерживается ли удаленная работа стандартных рабочих часов или есть гибкость, позволяющая учитывать различные графики.
Зачем нужна политика удаленной работы?

Как и все политики и процедуры компании, политика удаленной работы содержит четкие указания и ожидания для сотрудников. В контексте удаленной работы это очень важно для поддержания последовательности, эффективности и продуктивности, когда рабочее место выходит за рамки традиционного офиса. Она гарантирует, что сотрудники понимают свои обязанности, рабочее время и методы связи, которые они должны использовать. Это помогает поддерживать дисциплину и чувство нормальности даже при удаленной работе.

Как HR-специалисту, важно помнить, что четко разработанная политика может привести к повышению удовлетворенности сотрудников и улучшению баланса между работой и личной жизнью. Предоставление сотрудникам возможности работать из дома может сократить время на дорогу и обеспечить более гибкий график, позволяющий учитывать личные обязательства и обеспечивающий лучший баланс между работой и личной жизнью.
С точки зрения организации, возможность работать из дома может расширить кадровый резерв. Компании не ограничиваются наймом талантливых сотрудников вблизи своих офисов, а могут получить доступ к более широкому спектру навыков и опыта со всего мира. Политика удаленной работы может даже привести к экономии средств за счет снижения потребности в больших офисных помещениях, коммунальных услугах и других ресурсах, связанных с содержанием физического рабочего места.
Что касается производительности труда, то многие компании считают, что сотрудники работают более продуктивно, когда они контролируют свою рабочую среду. Отсутствие привычных офисных отвлекающих факторов и возможность создать индивидуальное рабочее пространство позволяют сотрудникам лучше концентрироваться и эффективнее использовать свое время.

Однако, как и любая другая деловая практика, политика работы на дому эффективна только в том случае, если она разработана с учетом потребностей организации и сотрудников, а также управляется и измеряется.

Что включить в политику удаленной работы

При разработке политики в отношении работы дома HR должен учитывать различные факторы для обеспечения всеобъемлющей и четкой политики.

Вот некоторые ключевые моменты, которые следует включить:

  • Правомочность: Четкое определение того, на каких сотрудников и сферы деятельности распространяется политика и при каких обстоятельствах она применяется. Это включает в себя определение того, какие роли имеют право на удаленную работу и в какой степени они могут работать из дома.
  • Процесс запроса: Процесс, в рамках которого сотрудники могут запросить возможность работы на дому, включая все необходимые согласования с руководством.
  • Коммуникация и составление графика: Каналы связи, гибкость рабочего времени, а также где, когда и как сотрудники должны сотрудничать и подключаться.
  • Оценка эффективности: Как будет оцениваться производительность и результаты.
Важно отметить, что гибридная политика работы на дому будет включать целый ряд положений в рамках общей политики. По своей природе политика работы на дому не является универсальной, однако она является основой прозрачности и последовательности. Поэтому различные "подполитики" в рамках политики работы дома будут отвечать различным потребностям сотрудников.

Вот несколько правил, которые вы можете включить:
1. Политика гибридной работы на дому: Опишите принцип работы гибридной модели, в частности, укажите, сколько дней предполагается проводить в офисе, а сколько - дома.

2. Политика отключения интернета на работе из дома: Разработайте протокол действий сотрудников в случае перебоев с интернетом, включая ожидания по общению и сроки решения проблемы.

3. Политика безопасности при работе дома: Подчеркните важность информационной безопасности и укажите меры, которые сотрудники должны принимать для защиты данных компании. Это включает использование безопасных соединений, одобренных компанией устройств и соблюдение политик ИТ-безопасности.

4. Политика выплаты за работу дома: Если применимо, определите порядок выплаты для покрытия расходов на обустройство домашнего офиса или текущих расходов, которые сотрудники могут понести, работая из дома.

5. Политика возмещения расходов при работе дома: Подробно расскажите о том, какие расходы компания будет возмещать, о процедуре подачи документов на расходы и об ограничениях на суммы возмещения.

6. Политика в отношении оборудования для работы дома: Уточните, будет ли компания предоставлять необходимое оборудование (компьютеры, телефоны, эргономичную мебель) и как будет осуществляться поддержка и обслуживание оборудования.

7. Рабочее время и гибкость: Определите основные часы работы, в которые все сотрудники должны быть доступны, но при этом предусмотрите гибкость, чтобы учесть личные обязанности и разницу в часовых поясах.

8. Управление эффективностью и отслеживание производительности: Определите, как будет оцениваться эффективность работы. Например, будет ли производительность основываться на результатах и выполнении поставленных задач или на количестве отработанных часов? Какие цифровые инструменты отслеживания производительности используются регулярно?

9. Протоколы связи: Определите ожидаемое время ответа в рабочее время и использование одобренных компанией платформ для всех обсуждений, связанных с работой, и обмена файлами.

10. Профессиональное развитие: Укажите, как сотрудники, работающие дома, будут иметь равный доступ к возможностям профессионального развития и обучающим ресурсам, чтобы удаленная работа не препятствовала карьерному росту и повышению квалификации. Также обсудите ожидания от удаленных сотрудников в плане их развития.
Примеры политики работы дома
Пример 1. Atlassian прокладывает путь к работе на дому
Компания Atlassian, получившая название "Команда везде", является распределенной компанией с момента открытия первого офиса в США в 2005 году. Компания переосмыслила концепцию распределенного персонала, предложив гибкость и автономность в выборе места работы, будь то из дома или в офисе.

Team Anywhere делает акцент на асинхронном общении и проводит встречи в режиме реального времени только для ключевых мероприятий, таких как начало проекта и мозговой штурм. Они стремятся к прогрессу, а не к совершенству, постоянно адаптируя свой подход на основе обратной связи и обучения. Цель - объединить преимущества удаленной работы с преимуществами очного взаимодействия, чтобы получить сбалансированное решение.
Вот несколько основных моментов, касающихся методов работы Atlassian:

  • Сотрудники могут выбирать, где им работать, балансируя между личными целями и поддержкой семьи.
  • Приоритет отдается письменному и асинхронному общению, что позволяет учитывать разные часовые пояса и графики.
  • Встречи в режиме реального времени стратегически используются для инициирования проектов, мозговых штурмов и принятия решений.
  • Организация личных встреч для укрепления личных связей и командной работы.
  • Регулярная оценка и адаптация политики удаленной работы для удовлетворения меняющихся потребностей и улучшения процессов.
Пример 2. Разница между работой из дома и работой в EY
Принцип компании EY на работу из дома гласит: "Работа - это то, что вы делаете, а не то, куда вы идете". Согласно веб-сайту EY, политика компании в отношении удаленной работы была разработана еще до блокировки и действует до сих пор.

Политика EY поощряет работу из дома, хотя офисы компании остаются открытыми, в первую очередь для того, чтобы помочь сотрудникам, когда они сталкиваются с такими проблемами, как перебои с электричеством или интернетом. EY также внедрила приложение, с помощью которого сотрудники могут регистрировать визиты в офис или к клиентам, и организовала сервис "нажми и забери" для тех, кому необходимо приобрести технические аксессуары или другие предметы первой необходимости.
Как профессионал в области управления персоналом, вот несколько основных моментов из политики EY, на которые стоит обратить внимание:

  • Методы работы постоянно развиваются. В то время как домашняя обстановка располагает к сосредоточенному выполнению задач, другие помещения предназначены для взаимодействия, способствующего развитию идей, креативности и командной работы.
  • Команды талантов EY инициировали целый ряд мероприятий, направленных на вовлечение сотрудников в работу: от виртуальных фитнес-тренировок для сотрудников и их семей до сети mindfulness, которая поддерживает психическое и эмоциональное благополучие, а также управление финансами.
  • Поддержание коммуникации имеет решающее значение для сохранения единства команды.
  • Большое внимание уделяется объединению преимуществ удаленной работы с преимуществами личного общения.
👉🏻 Шаблон политики удаленной работы
Чтобы добиться максимального эффекта от политики в отношении работы дома, следуйте этим проверенным практикам:

  • Проводите обучение: Проведите комплексное обучение по цифровым инструментам и платформам, облегчающим удаленную работу, чтобы все сотрудники могли комфортно и эффективно их использовать.
  • Поощряйте регулярные встречи: Поощряйте регулярные встречи руководителей со своими командами, возможно, посредством ежедневных или еженедельных виртуальных встреч, чтобы все были в курсе происходящего.
  • Уделяйте приоритетное внимание кибербезопасности: Проводите интенсивное обучение всех сотрудников передовым методам обеспечения кибербезопасности, чтобы защитить конфиденциальную информацию компании.
  • Поощряйте баланс между работой и личной жизнью: Поощряйте сотрудников соблюдать регулярный рабочий день и делать перерывы в течение дня, чтобы избежать выгорания и сохранить баланс между работой и личной жизнью.
  • Организуйте социальные мероприятия: Организуйте виртуальные социальные мероприятия, такие как онлайн-кофе-брейки или командные игры, для поддержания морального духа и чувства общности среди удаленных сотрудников.
  • Разработайте четкие протоколы общения: Убедитесь, что члены команды остаются на связи и сотрудничают друг с другом.
  • Внедрите инструменты управления виртуальными проектами: Помогают отслеживать ход выполнения задач и проектов.
  • Установите четкие показатели эффективности: Соотносите показатели с результатами удаленной работы, а не со временем, проведенным в офисе.
  • Обеспечьте хорошую настройку домашнего офиса: Предоставьте эргономические рекомендации и поддержку при обустройстве домашнего офиса, чтобы снизить риск растяжений и травм.
  • Обеспечьте поддержку: Предложите поддержку в области психического здоровья, например, доступ к консультациям или ресурсам по развитию мышления, понимая, что удаленная работа иногда может привести к чувству изоляции.
  • Поощряйте культуру доверия и самостоятельности: Обучите менеджеров управлению удаленными сотрудниками, чтобы избежать микроменеджмента, который может быть контрпродуктивным в условиях удаленной работы.
  • Помогайте руководителям подавать пример: Убедитесь, что руководители демонстрируют здоровое поведение при работе на дому, чтобы установить стандарты в организации.
  • Предлагайте компенсации или субсидии: Возмещайте или субсидируйте расходы на домашний офис, чтобы облегчить финансовое бремя сотрудников.
  • Проанализируйте и пересмотрите: Регулярно пересматривайте и обновляйте политику в отношении работы на дому, чтобы адаптироваться к меняющимся обстоятельствам и отзывам сотрудников.
Внедрение комплексной политики удаленной работы имеет решающее значение для современных организаций, стремящихся сохранить конкурентоспособность.
Существует не менее 500 пунктов, которые необходимо учесть при удаленной работе сотрудников. Все они есть в нашем курсе 👉🏻Организация удаленной работы сотрудников😇