Как провести HR SWOT-анализ

SWOT-анализ позволяет HR-команде получить четкое представление о внутренних и внешних факторах, влияющих на вашу деятельность. Тщательный анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз подготовит вас к созданию эффективных HR-стратегий.

Сильные и слабые стороны - это внутренние факторы организации, которые можно контролировать. Возможности и угрозы - это внешние факторы за пределами организации, которые не подвластны HR.

Как HR, проанализируйте эти факторы, чтобы определить свою роль в поддержке миссии организации.

HR отвечает за деятельность организации, связанную с персоналом. Он нанимает людей, которые помогают достичь целей организации.

Чтобы обеспечить согласованность действий с организацией, HR-лидеры должны участвовать в обсуждениях на высоком уровне с высшим руководством компании. Это позволит HR понять стратегическое направление компании, чтобы лучше подготовить и оснастить персонал для удовлетворения ее потребностей.

SWOT-анализ для HR позволяет выявить внутренние и внешние факторы, влияющие на работу отдела кадров в вашей организации, чтобы команда могла создавать долгосрочные стратегии, ориентированные на планирование и развитие персонала.

Вы можете провести SWOT-анализ для оценки компетенций вашей организации на уровне отдельных сотрудников и отделов. Сотрудники и команды могут определить, например, какими навыками они обладают в настоящее время и каких способностей им не хватает. Собрав всю информацию, вы узнаете о существующих сильных и слабых сторонах и разработаете планы по приобретению навыков или сотрудников, которые отсутствуют, но необходимы в долгосрочной перспективе.

Преимущества SWOT-анализа для HR

SWOT-анализ позволяет проанализировать внутренние и внешние факторы, которые играют важную роль в функциях и целях HR.

Знание своих сильных сторон поможет вам в постановке долгосрочных и краткосрочных целей. Изучение слабых сторон позволит вам устранить недостатки или улучшить определенные области. Возможности дают представление о том, в каком направлении будет развиваться ваш отдел. Угрозы могут предупредить вас о потенциальных проблемах и рисках в будущем.

SWOT-анализ может помочь HR определить, какие области являются сильными и упадочными, чтобы правильно распределить ресурсы. Руководителям HR-служб рекомендуется проводить SWOT-анализ дважды в год, чтобы проверить, как изменились требования к персоналу за определенный период, и как реагировать на эти изменения.

1. Определите свои сильные стороны

Сильные стороны - это активы, которые могут поддержать вашу стратегию и функцию HR. Это внутренние факторы в HR-отделе, которые могут помочь направить организацию к ее целям.

Некоторые вопросы, которые следует рассмотреть, чтобы определить ваши сильные стороны:

• Каких достижений добился HR?
• Что отличает HR от HR-департаментов других организаций?
• Что делает HR-департамент сильной стороной? Например, наличие доступа к HR-инструментам или нишевые/специализированные навыки.

2. Знайте свои слабые стороны

Слабые стороны - это внутренние факторы, которые служат "обузой", способной негативно повлиять на организацию.

Некоторые вопросы, которые следует рассмотреть, чтобы узнать свои слабые стороны:

• В каких областях HR вы не справляетесь с поставленными задачами?
• Какие внутренние факторы затрудняют достижение целей HR?
• Каких ресурсов вам не хватает в вашем HR-отделе (люди, технологии, инструменты)?

3. Раскройте свои возможности

Возможности - это внешние факторы, которые могут привести к росту HR. Это может означать, что компания стремится расширить спектр услуг или выйти на новые территории, что означает необходимость в дополнительной кадровой поддержке. Если компания хочет получить преимущество на новом рынке, ей может потребоваться дополнительная рабочая сила или обучение текущих сотрудников новым навыкам для запуска новых услуг.

Некоторые вопросы, которые следует помнить при выявлении возможностей:

• Какие внешние ресурсы вы можете использовать для достижения своих HR-целей?
• Какие HR-технологии будут востребованы в будущем?
• Какие HR-инструменты или технологии компания может приобрести или использовать, чтобы HR-отдел мог выполнять свою работу более эффективно?
• Как заинтересованные стороны относятся к HR-департаменту?

4. Определите угрозы

Угрозы для HR-отдела - это внешние факторы, которые негативно влияют на организацию.

Некоторые вопросы, над которыми стоит задуматься при определении угроз:

• Будет ли автоматизация выполнять задачи, которые раньше решала команда HR?
• Как ваши целевые кандидаты или HR-индустрия воспринимают вашу организацию?
• Есть ли у HR-команд других компаний определенное преимущество перед вашей?

Пример проведение HR SWOT-анализа для организации:

1. Сильные стороны

Сильный брендинг работодателя
Сильный брендинг работодателя необходим, если вы хотите выделиться на рынке труда и привлечь высококлассных кандидатов. Подумайте о Google и Apple как об организациях, которые ежедневно получают тысячи заявок.

Наличие узнаваемого бренда работодателя не только благоприятно сказывается на вашей репутации, но и помогает сократить расходы на подбор персонала. Вам не придется тратить много денег на рекламу вакансий или нанимать кадровое агентство, потому что вы сами привлекаете кандидатов.

Конкурентоспособный компенсационный пакет
Отчет компании Willis Tower Watson показал, что 73% работодателей назвали конкурентный рынок труда главной причиной повышения заработной платы. А 46% работодателей увеличат зарплатный бюджет, чтобы помочь своим сотрудникам справиться с инфляцией.

Конкурентоспособный пакет оплаты труда оказывает значительное влияние на удовлетворенность сотрудников. Сотрудники, которые чувствуют себя достойно вознагражденными за свою работу, с большей вероятностью останутся мотивированными и даже будут делать все возможное для достижения целей компании. Если HR сможет предоставить сотрудникам щедрое вознаграждение, это также повысит их моральный дух и снизит текучесть кадров.

2. Слабые стороны

Ограниченные ресурсы
Основная функция HR - поддержка персонала компании. Начиная с приема на работу и оформления на работу и заканчивая интервью при увольнении, их задача - обеспечить сотрудникам хорошие условия труда, справедливую оплату и возможности для профессионального роста и развития.

Недостаток ресурсов ограничивает работу. Например, ограниченный бюджет на подбор персонала может затянуть процесс найма. Существующие члены команды будут чувствовать себя уставшими и демотивированными из-за дополнительной нагрузки. Или неспособность достичь целевых показателей производительности из-за нехватки персонала. Так или иначе, это в конечном итоге ограничивает эффективность бизнеса.

Высокая текучесть кадров
Текучесть кадров - это количество людей, покидающих компанию за определенный период. Высокий уровень текучести означает, что компания не может удержать своих сотрудников в течение длительного времени. Чтобы удовлетворить и удержать сотрудников, необходимо работать. Существует множество причин, по которым люди увольняются: низкая зарплата, плохое управление, низкая культура компании и отсутствие карьерного роста.

Если у вас высокий уровень текучести кадров, вы уступаете конкурентам высококлассных специалистов, что может поставить под угрозу ваше конкурентное преимущество. Вовлеченность сотрудников снижается. Бизнес-операции приостанавливаются. Принятие важных бизнес-решений откладывается из-за необходимости привлечения дополнительных сотрудников.

3. Возможности

Инвестиции в HR-технологии
Инвестиции в HR-технологии могут ускорить HR-операции за счет автоматизации и оптимизации повторяющихся задач, таких как отбор кандидатов, прием на работу, начисление заработной платы, учет рабочего времени, создание и ведение документации по сотрудникам. Автоматизация HR может сэкономить время, освободив персонал для выполнения более важных или сложных HR-функций. Она также может сделать HR-процессы более прозрачными, эффективными и последовательными.

HR-технологии также используют искусственный интеллект, поэтому их можно применять и для более сложных функций, например VR/AR. Например, вы можете использовать VR для обучения сотрудников работе с новым оборудованием. Или при приеме на работу можно использовать VR, чтобы провести людей по офису и дать им представление о рабочем пространстве и культуре компании.

Изменение кадровой политики
Изменение методов работы привело к появлению новой кадровой политики, которая позволяет сотрудникам хорошо выполнять свою работу. Постоянно развивающиеся технологии и "новая нормальность" привели к появлению новых способов максимизировать производительность работников и повысить их удовлетворенность.

Например, многие технологические компании предлагают удаленный/гибридный режим работы. Компания Prodoscore, лидер в области программного обеспечения для мониторинга сотрудников, сообщила о 47-процентном увеличении производительности труда своих удаленных сотрудников. Для многих людей удаленная работа привлекательна тем, что обеспечивает баланс между работой и личной жизнью. У них появляется больше времени на семью, уход за собой или хобби. Кроме того, сотрудники, работающие дома, экономят в среднем 40 минут в день на проезде и деньги, потраченные на покупку обедов во время перерывов в работе.

4. Угрозы

Жесткий рынок труда
Если конкуренты нанимают сотрудников на конкретные должности, разгорается война за таланты. Особенно на рынке труда, где вакансий много, а талантов мало. Согласно отчету Korn Ferry, к 2030 году более 85 миллионов рабочих мест могут остаться незаполненными из-за отсутствия достаточного количества квалифицированных специалистов для их заполнения. Если не принимать меры, нехватка талантов может привести к нереализованным годовым доходам в размере около 8,5 триллиона долларов к 2030 году.

HR должен разработать стратегии по привлечению и удержанию лучших талантов. Предложение привлекательных компенсационных пакетов или гибкого графика работы популярно среди ИТ-специалистов в отрасли, постоянно испытывающей жесткую конкуренцию. В противном случае вы рискуете потерять своих сотрудников, уйдя в другие организации, предлагающие более выгодные условия оплаты или работы.

Конфиденциальность данных
С ростом числа компаний, использующих облачные вычисления для хранения бизнес-данных, безопасность HR-данных сегодня важна как никогда.

HR-команда должна быть уверена в том, что личные данные сотрудников - номер социального страхования, банковская информация - находятся в безопасности. В противном случае работодатель столкнется с последствиями неспособности защитить данные сотрудников: штрафами, судебными исками и "подмоченной" репутацией.

HR-проекты могут быть самыми разнообразными: от разработки процессов найма стажеров и учеников, проведения мероприятий по сплочению коллектива до реализации программы привлечения сотрудников к сотрудничеству.

Сильные стороны
- Каковы преимущества реализации этого HR-проекта?
- Какие преимущества есть у нашего отдела/организации, чтобы сделать этот проект успешным?
- Что делает этот проект уникальным по сравнению с другими существующими проектами в компании или HR-проектами других организаций?

Слабые стороны
- Каковы предполагаемые слабые стороны при планировании и реализации этого проекта?
- Какие ресурсы необходимы для реализации данного проекта, которыми не располагает HR?
- Каковы потенциальные внутренние препятствия (со стороны других отделов) при реализации данного проекта?

Возможности
- Есть ли у этого проекта возможность помочь другим HR-процессам?
- Можно ли повторить этот проект в другом HR-проекте?
- Можно ли повторить этот проект в других отделах?

Угрозы
- Какие внешние факторы могут помешать этому HR-проекту?
- Что делают ваши конкуренты, которые могут помешать вашему HR-проекту?
- Существует ли законодательство или нормативные акты, которые могут повлиять на ваш HR-проект?

Эффективный SWOT-анализ предполагает сбор правильных данных и их использование для принятия правильных решений в области HR.
Вот советы по проведению SWOT-анализа в HR:

1. Определите ключевые заинтересованные стороны: Сотрудники, руководство, отрасль и общество - все они вносят свой вклад в определение и анализ факторов в каждой категории (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы), поэтому важно заручиться поддержкой каждого сектора.
2. Запланируйте мозговой штурм с каждой заинтересованной стороной, чтобы выявить сильные и слабые стороны, которые влияют на другие заинтересованные стороны и организацию в целом. Мозговой штурм открывает новые перспективы и дает новые идеи, которые не могут возникнуть, если встреча проходит только в команде HR. Проведите исследование, чтобы собрать данные о возможностях и угрозах. Избегайте догадок, по возможности подкрепляя свои исследования цифрами, графиками или фотографиями.
3. Поскольку SWOT-анализ станет основой вашей HR-стратегии, необходимо установить и измерить важные KPI, чтобы подкрепить свои выводы. В качестве примера KPI можно привести коэффициент текучести кадров, время приема на работу и т. д.
4. Создайте свой SWOT-анализ. Перечислите все факторы, полученные от заинтересованных сторон, и расположите их в порядке важности: от наиболее важных к наименее важным. Выделите приоритетные факторы, которые принесут бизнесу наибольшую прибыль, что, соответственно, позволит вам поддержать другие факторы.
5. Создайте планы действий, чтобы определить, какие и если:
6. Вы можете использовать свои сильные стороны для создания возможностей на рынке
7. Вы можете использовать свои сильные стороны и возможности для устранения слабых сторон и угроз
8. Вы можете уменьшить угрозы по отношению к слабым сторонам.
9. Храните список в месте, доступном для всех заинтересованных сторон. Время от времени пересматривайте его, чтобы в первую очередь уделять внимание приоритетам. Оценивайте, не изменились ли обстоятельства и ситуация вокруг фактора, чтобы соответствующим образом скорректировать планы действий.

Пример SWOT-анализа HR
Вот пример вопросов, которые необходимо рассмотреть при проведении SWOT-анализа недостатка навыков у сотрудников:

Сильные стороны
- Какими текущими навыками обладает компания, которые
помогают в достижении бизнес-целей?
- Каковы преимущества приобретения этих навыков?

Слабые стороны
- Каких навыков не хватает, что может помешать компании достичь своих целей?
- Какие области бизнеса в настоящее время не справляются с поставленными задачами?

Возможности
- Какие инструменты и технологии доступны для повышения квалификации сотрудников?
- Есть ли в компании квалифицированные специалисты, которые могут быть наставниками для менее квалифицированных ? Применяются ли другие методы обучения для повышения квалификации сотрудников
например, обучение на рабочем месте?

Угрозы
- Приведет ли отсутствие навыков к тому, что компания потеряет долю рынка или клиентов?
- Заменит ли автоматизация имеющиеся навыки сотрудников?

Тщательный анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз подготовит HR-команду к созданию эффективных стратегий.