Информационная система управления персоналом (HRIS): шаги внедрения

2 часа в день. Именно столько времени информационная система управления персоналом (HRIS) может помочь HR-специалистам сэкономить на административных задачах. Другими словами, HRIS незаменима для превращения HR из административной в стратегическую функцию.

Эффективное управление персоналом без информационной системы управления персоналом (HRIS) сегодня практически невозможно, по крайней мере, для компаний определенного размера.

В этой статье мы подробно рассмотрим информационную систему управления персоналом, поделимся лучшими практиками управления HRIS и предложим идеи, как вывести аналитику HRIS на новый уровень.

Давайте погрузимся!

Что такое HRIS?
Информационная система управления персоналом, или HRIS, - это программное решение, которое используется для сбора, управления, хранения и обработки информации о сотрудниках организации. По сути, HR-команды используют HRIS для более эффективной работы и принятия решений на основе данных.

В большинстве случаев информационная система управления персоналом включает основные функции, необходимые для комплексного управления персоналом. Эта система помогает компаниям управлять и автоматизировать основные HR-процессы, такие как:

• управление данными о сотрудниках
• управление льготами
• обработка платежных ведомостей
• управление временем и посещаемостью
• отчетность и аналитика
• самообслуживание сотрудников

В прошлом программное обеспечение HRIS было локальным, то есть работало на собственной технической инфраструктуре компании. В настоящее время оно почти всегда является облачным, что, помимо прочего, значительно упрощает его обновление.

HRIS vs HRMS vs HCM
Термины HRIS, HRMS и HCM часто используются как взаимозаменяемые. И хотя в основных областях управления персоналом, опирающихся на базовые данные о сотрудниках, существует некоторое совпадение, это не одно и то же. Скорее, они развивают друг друга и предлагают все более сложные функции по мере развития потребностей компании.

Проще говоря, HRIS предлагает базовые данные и автоматизацию рабочих процессов. Система управления персоналом (HRMS) предлагает все функциональные возможности HRIS и, кроме того:

• Рекрутинг и отслеживание кандидатов
• Ввод в должность
• управление эффективностью работы
• Вовлечение сотрудников

Система управления человеческим капиталом (HCM) предлагает все функции HRIS и HRMS, а также дополнительные возможности. Она предлагает полный набор HR-приложений для улучшения работы сотрудников и ориентирована на стратегию и планирование.
Как правило, она включает:

• Обучение и развитие
• управление компенсациями
• планирование преемственности
• Отраслевые данные и контрольные показатели
• Расширенные данные и аналитика
• Бизнес-аналитика

Имейте в виду, что точные характеристики и функциональные возможности HRIS, HRMS и HCM различаются в зависимости от поставщика. Перечисленные в этой статье функции являются лишь базовым примером того, как могут выглядеть различные типы HR-программ.

В зависимости от поставщика HRIS, точные функциональные возможности системы будут отличаться. Для ясности и последовательности мы обсудим функции, перечисленные в разделе, объясняющем, что такое HRIS, которые являются основными функциями HRIS.

Управление данными о сотрудниках
Управление данными о сотрудниках - это сбор, организация и хранение данных о сотрудниках. Это, пожалуй, самая главная функция любой информационной системы управления персоналом и причина, по которой так много организаций используют именно ее.

Это позволяет предприятиям сократить объем бумажной работы, поддерживать информацию в актуальном состоянии, а также повысить удобство поиска и доступность информации.

Управление льготами
Еще одной особенностью информационной системы управления персоналом является управление льготами. Льготы сотрудников являются важным аспектом оплаты труда и также управляются в этой системе.

HRIS упрощает управление льготами, автоматизируя процессы регистрации и отслеживая право сотрудников на льготы. Она служит централизованной платформой для управления различными планами льгот и позволяет сотрудникам легко получать доступ к своим льготам и изменять их.

Обработка платежных ведомостей
Функция расчета заработной платы автоматизирует процесс оплаты труда сотрудников организации. В этот модуль системы часто вводятся договорные данные и информация о новых сотрудниках - иногда в сочетании с данными о времени и посещаемости - и в конце месяца создаются платежные поручения.

Управление временем и посещаемостью
Этот модуль собирает данные о времени и посещаемости сотрудников. Это особенно актуально для сменных работников, которые приходят и уходят.

В прошлом - и, как мы видели ранее, в некоторых компаниях до сих пор - сотрудники часто записывали свое рабочее время на листке бумаги. Затем их руководитель вручную вводил эти данные в систему учета рабочего времени. На основе этих данных формировались платежные поручения, которые оплачивались всем сотрудникам.

В современной более цифровой рабочей среде работники часто регистрируются на рабочем месте по отпечатку пальца или с помощью карты, синхронизированной с HRIS компании. Это позволяет определить точное время прихода и ухода людей. Любые опоздания можно легко обнаружить.

Отчетность и аналитика
Эта функция позволяет создавать автоматизированные HR-отчеты по различным темам, таким как текучесть кадров, отсутствие сотрудников, производительность и т. д. Аналитика включает в себя анализ этих данных для принятия более обоснованных решений.

Самообслуживание сотрудников
Как мы уже говорили выше, компании все больше внимания уделяют тому, чтобы сотрудники и их непосредственные руководители сами управляли своими данными.

Преимущества HRIS
Использование HRIS имеет множество преимуществ для организации, HR и сотрудников.

Работа с таким программным обеспечением обычно становится интересной, когда в компании работает от 30 до 50 сотрудников. Управление базовой информацией о сотрудниках в Excel на этом этапе становится обременительным, а такие простые процедуры, как утверждение отгулов, необходимо стандартизировать.

Использование HRIS особенно выгодно для крупных организаций, которые обычно используют более продвинутые системы HRIS для поддержки различных HR-функций. Малым предприятиям подойдет более простая HRIS.

Давайте рассмотрим некоторые из основных преимуществ работы с HRIS:

• Улучшенное ведение учета: HRIS - это система учета, которая отслеживает изменения во всем, что связано с сотрудниками. Таким образом, HRIS можно рассматривать как единый источник правды в отношении данных о персонале.
• Соответствие требованиям: Некоторые данные о сотрудниках собираются и хранятся по соображениям соответствия нормативным требованиям. Например, материалы для идентификации сотрудников в случае кражи, мошенничества или других проступков, информация о первом контактном лице в случае чрезвычайной ситуации, идентификационные данные граждан для налоговой службы, сроки действия обязательной сертификации. Всю эту информацию организации могут хранить в HRIS. Данные должны храниться надежно и безопасно, в соответствии с нормами GDPR.
• Эффективность: Хранение всей этой информации в одном месте способствует точности и экономит время. Некоторые компании до сих пор хранят множество данных о сотрудниках в виде бумажных документов. Поиск нужной папки и нахождение нужного листа может отнимать у сотрудников много времени. Например, в США около 38 % сотрудников до сих пор используют бумажные табели учета рабочего времени и перфокарты. В Канаде этот показатель составляет 58 %.
• Стратегия управления персоналом: HRIS позволяет отслеживать данные, необходимые для реализации стратегии управления персоналом и бизнеса. Примеры использования данных HRIS мы рассмотрим далее в этой статье.
• Самообслуживание HR: Еще одним преимуществом информационной системы управления персоналом является ее способность предоставлять сотрудникам и руководителям услуги самообслуживания. Это позволяет сотрудникам быть более самостоятельными и управлять (большей частью) своими делами, например, обновлять информацию о себе или писать заявление на отпуск.
• Улучшенный опыт сотрудников: Если все сделано правильно, возможности самообслуживания и легкий доступ к HR-информации, которые предлагает HRIS, могут положительно повлиять на ваш цифровой опыт сотрудников, а вместе с ним и на ваш общий показатель EX.

Gartner перечисляет наиболее популярные пакеты для управления человеческим капиталом в организациях с численностью сотрудников более 1 000 человек. К ним относятся:

Другие известные поставщики HRIS для крупных компаний - ADP, Cornerstone и Cegid.

Примеры информационных систем управления персоналом для малого и среднего бизнеса включают:

Внедрение HRIS - это сложный процесс, который включает не только множество исследований и множество заинтересованных сторон, но и требует значительного объема управления изменениями.

Мы рассмотрим 6-этапный обзор процесса внедрения HRIS

1. Поиск
Выясните, что нужно от HRIS различным заинтересованным сторонам. На основе этих требований и после ознакомления с нашим чек-листом требований к HRIS вы можете составить список потенциальных поставщиков.

Затем вы можете обратиться к этим поставщикам с предложением. В идеале к концу этого этапа вы должны выбрать подходящего поставщика HRIS.

2. Планирование и согласование
На этом этапе вы выбираете партнера по внедрению и создаете руководящий комитет и группу внедрения. Руководящий комитет обычно состоит из старших представителей выбранного вами поставщика HRIS, директора по персоналу вашей организации, внутреннего менеджера проекта и, желательно, старшего пользователя из вашего бизнеса.

Основная обязанность группы внедрения - работа над повседневными задачами, которые возникают в ходе внедрения.

3. Определение и проектирование
На этом этапе вам необходимо определить группы пользователей и наметить процессы и рабочие процессы. Определите функциональные и технические требования к инфраструктуре и безопасности HRIS.

Также учтите, что на этом этапе может потребоваться интеграция HRIS с другими существующими системами. Вот почему так важно иметь информационную систему управления персоналом с возможностью интеграции с существующими и будущими системами.

4. Настройка и тестирование
На этом этапе вам необходимо создать основную группу тестирования, которая будет тестировать вашу новую HR-систему и предоставлять отзывы для потенциальных улучшений. После этого необходимо также провести приемочное тестирование, в ходе которого вы сможете привлечь несколько пользователей для получения окончательных отзывов.

5. Обучение и общение
Перед запуском системы вам необходимо подготовить тренинг для технического персонала, план коммуникации, страницу часто задаваемых вопросов и другие документы поддержки.

6. Развертывание и поддержка
После того как все процессы поддержки налажены, вы можете официально запустить HRIS. Не забывайте постоянно собирать отзывы и обновлять учебные материалы в соответствии с развитием системы. Постоянная и точная коммуникация - ключевой момент.

После внедрения HRIS вам необходимо убедиться, что она продолжает эффективно обслуживать своих пользователей. Давайте рассмотрим некоторые лучшие практики управления HRIS. Подумайте, например, о следующем:

• Настройка под нужды организации: Настраивайте HRIS в соответствии с конкретными потребностями и рабочими процессами организации, например, конфигурируйте поля, формы и рабочие процессы, чтобы учесть уникальные процессы и требования к отчетности. Некоторые системы (и поставщики) позволяют настраивать больше, чем другие. Об этом следует помнить и спрашивать при выборе поставщиков.
• Регулярное обслуживание данных: Регулярно проводите аудит и очистку данных, чтобы обеспечить точность и целостность данных HRIS, включая записи о сотрудниках, информацию о заработной плате и оценки эффективности работы.
• Обучение и поддержка пользователей: Проводите комплексные тренинги и оказывайте постоянную поддержку пользователям HRIS, чтобы максимально повысить эффективность использования системы и убедиться, что сотрудники умеют пользоваться ею для решения таких задач, как учет рабочего времени, оформление льгот и управление эффективностью работы.
• Об этом также следует помнить при выборе поставщика HRIS. Спросите, как будет выглядеть поддержка после полного внедрения системы, т. е. будет ли у вас специальный сотрудник, к которому вы сможете обратиться за поддержкой, или вам придется сначала общаться с чат-ботом или обращаться в службу поддержки?
• Постоянная защита данных: Внедрите надежные меры защиты данных, включая протоколы шифрования, контроль доступа пользователей и регулярные аудиты безопасности, чтобы защитить конфиденциальную информацию о сотрудниках, хранящуюся в HRIS, от несанкционированного доступа или утечки.
• Мониторинг и оптимизация производительности: Регулярно отслеживайте показатели производительности системы, такие как время отклика и опросы удовлетворенности пользователей, чтобы выявить области для улучшения и оптимизировать производительность системы путем усовершенствования или модернизации по мере необходимости.
• Регулярное обновление и обслуживание системы: Следите за обновлениями и исправлениями системы, предоставляемыми поставщиком HRIS, чтобы обеспечить оптимальную производительность системы, доступ к новым функциям и соответствие изменяющимся нормативным требованиям. Также необходимо регулярно выполнять задачи по обслуживанию, такие как резервное копирование базы данных и системы, чтобы предотвратить потерю данных и простои системы.

Помимо облегчения управления персоналом, HR отделы могут (и должны) использовать данные HRIS для создания более проактивных стратегий управления талантами и удержания сотрудников. Вот как:

• Интегрируйте HRIS с другими соответствующими системами, такими как системы управления эффективностью, обучения и найма, чтобы консолидировать данные и получить комплексное представление о жизненном цикле сотрудника.
• Используйте исторические данные HRIS для выявления закономерностей и тенденций в текучести кадров, вовлеченности и производительности. Анализируйте факторы, способствующие текучести кадров, такие как стаж работы, уровень должности, отдел и оценки эффективности.
• Используйте данные HRIS для разработки персонализированных мер для сотрудников, входящих в группу риска, таких как целевое обучение, возможности карьерного роста или корректировка рабочей нагрузки или должностных обязанностей.
• Поощряйте сотрудничество между HR и линейными менеджерами в использовании аналитики HRIS для управления талантами и стратегий удержания. Предоставление менеджерам доступа к соответствующим данным и аналитике HRIS для поддержки принятия решений на основе данных на уровне команды.

Если говорить о должностных функциях, то есть одна роль, которая предполагает работу с HRIS: HRIS-аналитик.
HRIS-аналитик занимает уникальную позицию - он является экспертом в области информационных технологий и данных в HR-сфере.

Другие должности, связанные с HRIS, - HRIS-менеджер и HRIS-специалист.

Чем занимается HRIS-аналитик?
HRIS-аналитик обеспечивает поддержку HRIS. Это включает исследование и решение проблем HRIS, а также взаимодействие с другими частями бизнеса, такими как финансы и расчет заработной платы.

Аналитики также генерируют стандартные и специальные отчеты HRIS и улучшают процессы HRIS. Это означает улучшение работы сотрудников с системой, разработку удобных для пользователей корректировок и внедрение новых политик, которые должны быть отражены в системе.

Однако в современной рабочей среде знание основ работы с HRIS является необходимым навыком для всех сотрудников HR-службы. Это особенно актуально для малых и средних организаций, в которых нет специальной команды HRIS.

Зарплата HRIS-аналитика
Ожидаемая зарплата HRIS-аналитика зависит от места работы и стажа.

Ziprecruiter сообщает, что средняя годовая зарплата HRIS-аналитиков в США составляет около 90 000 долларов.

✍🏻 Обучение по внедрению HRIS - онлайн курс Автоматизация HR и Digital HR
Если вы хотите узнать больше о внедрении HRIS, построении и управлении цифровой HR-стратегией, мы рекомендуем ознакомиться с нашей 👉🏻 программой, которая даст вам полное представление об этих темах.