Блог

Как использовать Copilot для автоматизации HR процессов

2025-09-01 22:05
Copilot for HR быстро становится незаменимым инструментом для специалистов по персоналу, которые хотят работать быстрее и эффективнее. Встроенный в Microsoft 365, использует искусственный интеллект для автоматизации повторяющихся задач, создания контента и анализа данных — и все это в таких приложениях, как Word, Excel, Outlook и Teams.
Copilot — это помощник с искусственным интеллектом, встроенный в приложения Microsoft 365, такие как Word, Excel, Outlook и Teams.
Он работает путем объединения языковых моделей, таких как GPT-4, с данными вашей организации из Microsoft Graph (например, электронными письмами, документами и календарями), сохраняя при этом существующую безопасность и разрешения. Например, вы можете попросить Copilot «Обобщить результаты опроса по вовлеченности по регионам» или «Создать план адаптации для нового сотрудника по маркетингу», и Copilot выдаст понятные и пригодные для использования результаты за считанные секунды.

«Copilot for HR» — это не отдельный продукт, а способ применения инструмента в рабочих процессах HR. От ускорения набора персонала до создания планов обучения — это сокращает административную работу, чтобы команды могли сосредоточиться на стратегии. Microsoft сообщает о 30-40% более быстром выполнении рутинных задач, а исследование правительства Великобритании показало среднюю ежедневную экономию времени в 26 минут, при этом более трети пользователей экономят более 30 минут в день, что приводит к повышению производительности на 40%.
ИИ в HR наиболее эффективен, когда вы используете его с четкой целью. Специалисты по персоналу, которые могут определить, где ИИ может оказать реальное влияние, могут обеспечить готовность организации к внедрению и вооружить HR-команды необходимыми навыками

Трудности использования Copilot

Проблемы конфиденциальности данных

В то время как Copilot получает доступ только к информации, на которую у пользователей уже есть разрешение на просмотр через Microsoft Graph, HR должен обеспечить надлежащую классификацию и защиту конфиденциальных данных сотрудников. Таким образом, для предотвращения случайного воздействия необходимы четкие политики управления данными и контроль доступа на основе ролей.

Риск устаревшего или предвзятого контента

Как и любой ИИ, реакция Copilot основана на существующих данных и может отражать устаревшую информацию или неосознанную предвзятость. Специалисти HR должны внедрить процессы проверки, особенно в отношении такого контента, как должностные инструкции, резюме производительности и документы с политикой, чтобы обеспечить актуальные и инклюзивные результаты.

Сопротивление пользователя

Некоторые специалисты по персоналу могут не решаться внедрять ИИ, потому что они боятся увольнения с работы или не уверены в технологии. Упреждающее управление изменениями в персонале, включая демонстрацию того, как Copilot поддерживает, а не заменяет роли, может помочь укрепить доверие и адаптироваться.
Кривая обучения

Не все участники команды будут чувствовать себя комфортно при использовании инструментов генеративного искусственного интеллекта с первого дня. Тем не менее, предоставление структурированного обучения, простых руководств по использованию и быстрых примеров может помочь ускорить развитие навыков и уменьшить разочарование.

Проблемы интеграции

Хотя Copilot встроен в Microsoft 365, некоторые рабочие процессы управления персоналом зависят от сторонних систем, таких как ATS или программное обеспечение для расчета заработной платы, а это означает, что командам по управлению персоналом может потребоваться инвестировать в согласование процессов или интеграцию API, чтобы сделать Copilot действительно эффективным.

Соображения по стоимости

Copilot — это надстройка премиум-класса для Microsoft 365 для каждого пользователя, поэтому отделы кадров должны сопоставлять потенциальный прирост производительности с дополнительными лицензионными сборами, которые они должны платить. Особенно это касается крупных организаций, которым может потребоваться приобрести сотни или тысячи лицензий.

Чрезмерная зависимость от автоматизации

Без достаточного контроля со стороны человека Copilot может непреднамеренно подорвать стратегическую и реляционную роль HR, особенно в областях, требующих эмпатии и нюансов, таких как отношения с сотрудниками или обсуждение производительности. Как руководитель HR, вы должны четко установить границы, в которых человеческое суждение остается важным.

Варианты использования Copilot в HR

Автоматизируя повторяющиеся задачи и собирая информацию из нескольких источников данных, Copilot позволяет отделу кадров тратить меньше времени на ручные процессы и больше времени на стратегическое планирование и действия. Ниже приведены различные аспекты управления персоналом, в которых Copilot может быть полезен:
Copilot составляет объявления о вакансиях, письма с предложениями и письма с отказом в Word, генерирует вопросы для собеседования и даже сравнивает резюме кандидатов, чтобы подчеркнуть ключевые различия и сходства. Это ускоряет проверку и документирование, поэтому HR может сосредоточиться на принятии решений, а не на административной работе.

Второй пилот в действии

  • После встречи с менеджером по найму откройте Word и предложите Copilot: «Составьте описание должности инженера-программиста на основе этих заметок о встрече. Включите навыки, обязанности, преимущества и тон нашей компании».
  • Как только заявки поступят, вставьте резюме в Word и спросите: «Сравните этих пяти кандидатов, обобщив квалификации, сертификаты и опыт руководства в таблице».
  • В Teams используйте Copilot, чтобы «Составить 10 вопросов для собеседования для этой должности на основе описания должности».
  • После того, как кандидат будет выбран, используйте Word для подсказки: «Напишите письмо с предложением для [имя] на должность инженера-программиста, включая зарплату, бонусы, отпускные и наш социальный пакет».
  • Для других кандидатов спросите: «Составьте профессиональное, но чуткое письмо с отказом [имя], поблагодарив его за подачу заявки и поощряя его подавать заявки на будущие должности».

2. Адаптация и опыт сотрудников

Copilot автоматизирует создание документов для адаптации, персонализированных планов приветствия и контента, основанного на знаниях, для сотрудников. Отдел кадров Майкрософт даже использует настраиваемых агентов Copilot (через Copilot Studio) для работы ботов самообслуживания «Спросите HR», сокращая количество звонков представителям отдела кадров и обеспечивая более быструю поддержку сотрудников.

Второй пилот в действии

  • В Word подскажите Copilot: «Создайте двухнедельный план адаптации для нового продавца-консультанта. Включите основные этапы обучения, введение и ссылки на ИТ- и HR-ресурсы. Используйте наше руководство по адаптации в качестве справочника».
  • Персонализируйте план, попросив Copilot «адаптировать этот план для новых сотрудников маркетинговой команды, сосредоточившись на инструментах совместной работы и процессах кампании».
  • В Copilot Studio создайте бота для самостоятельного использования «Спросите HR», который может отвечать на часто задаваемые вопросы о льготах, настройке ИТ-инфраструктуры и расчете заработной платы, опираясь на документы внутренней политики (Microsoft использует это для сокращения количества звонков в отдел кадров или специалисту по расчету заработной платы).
  • Протестируйте бота, задавая образцы вопросов и уточняя ответы, чтобы представители отдела кадров обрабатывали меньше повторяющихся запросов.

3. Вовлеченность сотрудников и обновления политики

HR специалисты используют Copilot для составления опросов сотрудников, обобщения данных о вовлеченности и выявления тенденций в индексе потребительской лояльности сотрудников (eNPS) компании. Он также может анализировать обновления нормативных актов (например, директивы по рабочему времени), сравнивать их с внутренними политиками и составлять четкие статьи на основе сценариев, чтобы упростить соблюдение требований для персонала.

Второй пилот в действии

  • В Microsoft Forms используйте Copilot для составления опроса из 5 вопросов, чтобы определить факторы невовлеченности, уделяя особое внимание балансировке рабочей нагрузки, общению и признанию.
  • Соберите ответы, а затем в Excel спросите Copilot: «Сегментируйте оценки eNPS по отделам и срокам работы и выделите три фактора вовлеченности с самыми низкими оценками».
  • В Word подскажите Copilot: «Составьте одностраничное резюме этих идей с рекомендациями для менеджеров по дальнейшим действиям».
  • Чтобы узнать об обновлениях политики (например, о Директиве о рабочем времени), обратитесь к Copilot: «Сравните нашу внутреннюю политику в отношении рабочего времени с этими новыми рекомендациями ЕС. Обобщите различия, подготовьте три статьи базы знаний на основе сценариев для сотрудников и дайте ссылку на исходные документы».
  • Загружайте статьи в бот «Спросите HR», чтобы сотрудники могли получить доступ к обновлениям, не дожидаясь помощи HR.

4. Анализ данных и отчетность

Copilot, наложенный на Excel и Power BI, помогает анализировать большие наборы данных (например, оценки вовлеченности по демографическим показателям или регионам), выявлять тенденции и создавать сводки или визуализации для презентаций руководства. Он также может генерировать презентации PowerPoint из Word или выходных данных, автоматически структурируя историю с заголовками и визуальными эффектами.

Второй пилот в действии

  • В Excel загрузите данные о персонале (демография, текучесть кадров, вовлеченность). Подскажите Copilot: «Обобщите эти показатели по отделам и регионам. Определите 3 ключевые тенденции и аномалии, которые необходимо увидеть руководству».
  • Когда идеи будут готовы, откройте PowerPoint и спросите: «Создайте презентацию из 10 слайдов на основе этих выводов с четкими заголовками, диаграммами и заметками докладчиков. Используйте наш корпоративный шаблон».
  • Просматривайте черновые слайды Copilot (как показано в стенограмме, Copilot может создать 20+ слайдов менее чем за минуту) и уточняйте содержимое. Это обеспечивает точность перед презентацией руководству.

5. Продуктивность совещаний и отслеживание действий

С помощью Copilot в Teams можно записывать и обобщать заметки о собраниях, выделять задачи по выступающим и распространять сводки без необходимости в специальном секретаре.

Второй пилот в действии

  • Включите Copilot в Teams для собрания по внедрению HRIS.
  • Во время сеанса позвольте Copilot автоматически расшифровывать и маркировать выступающих.
  • После совещания попросите Copilot: «Подведите итоги этой встречи по темам. Составьте список действий с указанием владельцев и сроков. Подготовьте последующее электронное письмо для всех участников с кратким изложением решений».
  • Просмотрите выходные данные Copilot, при необходимости настройте их и отправьте их. Это избавляет команду от ручного ведения заметок и последующих действий.

6. Решение кейсов в Outlook и CRM

Copilot помогает командам кадровой поддержки, проверяя наличие подобных случаев, составляя профессиональные ответы по электронной почте руководителям или сотрудникам и связывая взаимодействие с системами управления персоналом одним щелчком мыши. Это ускоряет время отклика при сохранении согласованности.

Второй пилот в действии

  • Если, например, вы получили электронное письмо от руководителя о гибком графике работы, спросите Copilot в Outlook: «Проверьте наличие похожих активных случаев и подготовьте профессиональный ответ, ссылаясь на нашу политику и трудовое законодательство [страна]».
  • Просмотрите черновик Copilot, скорректируйте тон или специфику, а затем отправьте его.
  • Одним щелчком мыши вы можете прикрепить электронное письмо и примечания к заметке к записи CRM отдела HR, автоматически регистрируя взаимодействие (как это делает служба поддержки Microsoft HR).

Лицензионные требования

Соответствующая лицензия Microsoft 365: чтобы приобрести Copilot, у вас уже должна быть соответствующая лицензия Microsoft 365. К ним относятся:
  • Microsoft 365 бизнес стандарт
  • Microsoft 365 бизнес премиум
  • Microsoft 365 E3 или E5
  • Office 365 E3/E5
  • Другие корпоративные планы, такие как F1/F3, A3/A5, также могут соответствовать требованиям, в зависимости от соглашения вашей организации.
  • Минимального количества мест нет, а это значит, что с 2025 года вы можете купить Copilot для одного пользователя. Это идеальный вариант для пилотных программ или малого бизнеса.

Советы по использованию Copilot

Предлагайте понятные, контекстно-насыщенные подсказки

Copilot лучше всего работает с конкретными инструкциями. Вместо «Кратко изложите эту политику», например, используйте: «Кратко изложите эту политику гибкого рабочего графика в трех пунктах для слайдов по обучению сотрудников, используя простой язык для неюридической аудитории». Подробные подсказки улучшают тон, формат и контекст, сокращая количество правок.

Всегда проверяйте выходные данные ИИ

Copilot — это помощник, а не автопилот, поэтому его AI-контент может быть устаревшим, предвзятым или неточным. Всегда проверяйте результаты, особенно конфиденциальные сообщения, объявления о вакансиях или материалы по взаимодействию, чтобы обеспечить точность, тональность и соответствие требованиям.

Обучите свою команду конфиденциальности и ответственному использованию ИИ

Copilot использует данные Microsoft Graph (документы, электронные письма, чаты), поэтому сотрудник должен понимать разрешения и параметры конфиденциальности. Чтобы предотвратить раскрытие данных, проведите обучение по меткам конфиденциальности и тому, когда не следует использовать Copilot, например, в строго конфиденциальных случаях.

Сосредоточьтесь на ценных сценариях использования

Развертывайте Copilot там, где он обеспечивает наибольшую отдачу:

  • Word: Описания вакансий, письма с предложениями, письма с отказами, руководства по адаптации.
  • Excel и Power BI: Вовлеченность, текучесть кадров, анализ рабочей силы.
  • Teams: Резюме совещаний, действия, последующие действия.
  • Forms: Опросы сотрудников и сбор обратной связи.

Вы также должны составить карту трудоемких рабочих процессов и начать с тех, которые помогут быстро одержать победу.

Документирование внутренних инструкций

Создайте сборник схем с примерами подсказок, процессами проверки и утверждения, а также контрольными списками эскалации по юридическим, дисциплинарным или нормативным вопросам. Распространение этого руководства в масштабах всей компании обеспечит стабильное качество и внедрение.

Обеспечьте непрерывное обучение

Выйдите за рамки адаптации и поощряйте команды использовать такие курсы, как AI в HR или схемы обучения Microsoft Copilot. Проводите ежемесячные «оперативные лабораторные работы», где сотрудники могут делиться друг с другом советами и примерами использования.

Пилотирование, измерение и масштабирование

Начните с малого — нацельтесь на один или два рабочих процесса, таких как рекрутинг или отчетность по вовлеченности. Прежде чем расширять использование Copilot в организации, отслеживайте результаты, включая сэкономленное время, более быстрое разрешение обращений или улучшенную eNPS.

Держите людей в центре внимания

Автоматизация ценна, но деликатные решения и взаимодействие с сотрудниками требуют человеческого подхода. Сбалансируйте инструменты самообслуживания с доступом к специалистам по персоналу, чтобы сохранить доверие и качество суждений.

Дальнейшие действия

Если вы готовы внедрить Copilot, начните с определения одного или двух трудоемких рабочих процессов (например, документация по подбору персонала или отчетность по вовлеченности). Оцените сэкономленное время и то, как может улучшиться опыт сотрудников и руководителей. Как только вы увидите влияние, вы сможете расширить его использование на другие функции управления персоналом.
Чтобы повысить уровень внедрения и уверенности в себе, рассмотрите возможность повышения квалификации своей команды с помощью таких программ: